在 Word 文件中使用外部資料欄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

想在商業文件中輕鬆有效地輸入最新的正確資料嗎? 您可以搭配使用 Microsoft SharePoint 外部資料欄和 Word 內容控制項,在 Microsoft Word 2013 文件的內文中,使用外部來源的資料。比方說,也許您想在文件庫建立一個標準客戶合約,其中含有儲存在 SAP 或 Dynamics CRM 等企業營運 (LOB) 資料庫的客戶姓名、公司名稱和電話號碼。

如需詳細資訊,請參閱尋找外部資料的相關內容,並設定文件或表單庫的檔案範本

您要做什麼?

開始之前

深入瞭解結構化文件

在清單或文件庫中建立外部資料欄

建立 Word 範本,以便在內容控制項中顯示外部資料

建立 Word 文件並輸入資料

開始之前

若要使用外部資料,必須先執行幾個必要工作,以便安全地存取資料。下列資訊可以幫助您規劃接下來的步驟。此外,如果您在使用外部資料時發生問題,這些資訊也可以幫助您找出問題所在。若要存取外部資料,您或管理員必須執行下列作業:

準備外部資料來源    系統管理員可能需要建立一個帳戶,並提供的資料來源的權限,以確保正確的人員能存取資料和的資料不會結束不正確。在外部資料庫中,系統管理員可能也會想要建立特定的資料表、 檢視、 查詢等將結果所需只限制,並協助改善效能。

設定 SharePoint 服務與帳戶    管理員必須啟動 Business Data Connectivity Services 和 Secure Store Service。

設定 Secure Store Service    系統管理員必須執行下列作業: 決定外部資料來源、 建立目標應用程式,並設定目標應用程式的認證的最佳存取模式。

設定 Business Data Connectivity Service    系統管理員必須確認建立外部內容類型有 Business Data Connectivity 中繼資料儲存區權限,且適當的使用者擁有的外部清單為基礎的外部內容類型的存取權的使用者。

建立外部內容類型    使用者必須先定義外部內容類型包含連線、 access、 作業、 欄、 篩選及其他用來從外部資料來源擷取資料的中繼資料的方法的相關資訊。

確保 Office 產品已可供使用    若要同步處理外部資料,以使用 Office 產品,您必須 Windows 7 或更新版本的下列免費軟體產品、 SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4 及 WCF Data Services 5.0 for OData V3 (如有需要,您會自動提示您下載軟體) 每個用戶端電腦上。此外,確定 Office 的安裝選項, Business Connectivity Services   已啟用 (這是預設值)。這個選項會安裝的 Business Connectivity Services Client Runtime 執行下列動作: 快取與外部資料與同步處理、 對應到外部內容類型的商務資料,顯示外部資料項目選擇器中的 Office 產品,和執行 Office 產品中的自訂解決方案。

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深入瞭解結構化文件

結構化文件可以控制內容在文件的顯示位置、哪一種內容能夠顯示在文件中,以及內容是否能夠編輯。結構化文件的範例包括:

  • 含有不應加以編輯之法律用語的法律文件。

  • 商業提案的標準封面,作者必須在此輸入職稱、電子郵件地址、電話號碼和姓名。

  • 自動納入最新客戶資料的發票。

若要在 Word 2013 中建立結構化文件,您可以使用內容控制項來修正內容的位置、指定內容的種類 (文字、日期、圖片等)、以色彩醒目提示,以及控制編輯作業。您也可以將內容控制項自動連結到對應的外部資料欄。

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在清單或文件庫中建立外部資料欄

附註:  若要建立外部資料欄,必須有清單或文件庫的「參與」或更高權限。

  1. 瀏覽至 SharePoint 網站,然後再瀏覽至清單或文件庫。

    附註:  您不可以將外部資料欄新增到外部清單。

  2. 按一下 [清單][文件庫] > [清單設定][文件庫設定]

  3. [欄] 區段中,按一下 [建立欄]

  4. 輸入欄名 (例如「客戶」),然後按一下 [欄類型] 下的 [外部資料]

  5. [外部內容類型] 下,按一下 [外部內容類型選擇器],然後從外部內容類型清單選取適當的項目,例如 [客戶]

  6. 執行下列一或多個動作,來決定您如何處理針對外部內容類型所定義的任何動作:

    • 若要顯示含有一或多個動作的功能表,按一下 [顯示動作功能表]

    • 若要讓外部資料欄在選取時執行預設動作,按一下 [連結此欄位至外部內容類型的預設動作]

  7. [新增欄以顯示每個其他欄位] 下,按一下 [選取所有欄位],或是選取一或多個特定欄位名稱,例如 [商務名稱][商務電話]

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建立 Word 範本,在內容控制項中顯示外部資料

  1. 在 SharePoint 文件庫中,按一下 [文件庫] > [文件庫設定]

  2. [一般設定] 下,按一下 [進階設定]

  3. [文件範本] 區段的 [範本 URL] 下,按一下 [編輯範本]

  4. 在 Word 2013 開啟後,若要顯示或隱藏 [文件資訊面板],請在 [開發人員] 索引標籤的 [範本] 群組中,按一下 [文件面板],然後選取或清除 [在文件開啟及初始儲存時顯示文件資訊面板],最後再按一下 [確定]

  5. 新增要出現在每一份文件中的標準文字。

    例如,您可能會新增銷售提案所需的「樣板」合約文字。

  6. [插入] 索引標籤的 [文字] 群組中,按一下 [快速組件],指向 [文件​​摘要資訊],然後根據外部資料欄按一下欄位,將每個欄位拖曳到文件內文中作為內容控制項。

    例如,按一下並拖曳 [客戶姓名][商務名稱][商務電話]

  7. 按一下 [檔案] > [儲存],然後結束Word 2013。

  8. 在 SharePoint 中,在文件庫的 [進階設定] 頁面上按一下 [確定]

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建立 Word 文件並輸入資料

  1. 在文件庫中,按一下 [文件] > [新文件]

  2. 視需要編輯並修訂標準文字。

  3. 若要填入正確的外部資料欄值,請選取含有外部資料項目選擇器的內容控制項。

    比方說,您只要選取適當的客戶姓名,系統就會自動為您填上入 [客戶][商務名稱][商務電話] 等值。

  4. 按一下 [檔案] > [儲存],然後結束 Word。

外部資料欄值現在已儲存至 Word 文件,而且也顯示為文件庫中已儲存文件的相對應外部資料欄值。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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