在 SharePoint Workspace 2010 中管理連絡人

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

連絡人就是您互動的人員。您可以將連絡人新增至您個人的清單,在啟動列中。您也可以管理您自己的連絡人

您想要做什麼?

新增連絡人

將連絡人資訊另存成檔案

將連絡人傳送給其他人

驗證連絡人的身分識別

解決連絡人名稱衝突

建立連絡人的別名

刪除連絡人

隱藏連絡人

檢視連絡人的診斷資訊

檢視連絡人內容

新增連絡人

若要搜尋並將新的連絡人新增至啟動列中的連絡人清單,請執行下列步驟:

  1. 按一下 [常用] 索引標籤。

  2. 按一下 [新增連絡人]

  3. [尋找使用者] 對話方塊的 [搜尋目標] 欄位中,輸入您要尋找的名稱或文字。

    詳細資料

    您可以使用「全名」、「名字」、「姓氏」、「商務電子郵件」或「個人電子郵件」來進行搜尋,搜尋會傳回相符之任何有效欄位的所有連絡人。例如,搜尋字串「john」會傳回名稱為「Andrew Johnson」的連絡人,因為「john」是「姓氏」欄位中的前四個字元。基本原則是,您輸入的搜尋字串越明確 (經由輸入更多字元),搜尋結果就會越精準。

    您可以經由拖曳 [尋找使用者] 對話方塊中的欄,來重新排列欄的順序;也可以用滑鼠右鍵按一下任何欄標題,然後取消選取要移除的欄名,以移除欄 (除了 [全名] 之外)。此外,還可以用滑鼠右鍵按一下任何欄標題,然後選取要還原的欄名,以還原已移除的欄。您在 [尋找使用者] 對話方塊中所做的任何變更,只會套用至目前的搜尋工作階段。下一次當您開啟 [尋找使用者] 對話方塊時,就會還原成所有預設值。

  4. 選用:如果您要在搜尋中加入此目錄,請核取 [包含公用工作區連絡人目錄]

    根據預設,SharePoint Workspace 會搜尋您的公司網路 (如果您屬於某個) 以及您已知的連絡人

  5. 按一下 [尋找]

  6. 找到相符項目時,請在清單中選取它。

    清單中的每一個連絡人名稱旁邊會顯示狀態圖示,讓您能夠查看其線上狀態。不過,透過 [公用工作區連絡人目錄] 找到的相符連絡人最初一定會顯示 [未知] 狀態圖示,直到您選取他們並新增至連絡人清單之後,狀態圖示才會消失。

  7. 若要查看所選取之相符連絡人的詳細資訊,請按一下 [內容]

    例如,您可能要採取步驟以驗證連絡人的身分識別

  8. 按一下 [新增],將連絡人新增至清單。

將工作區成員新增至連絡人清單

當新的人員成為您工作區的成員時,您可能會想要將他們的連絡人資訊新增至您的個人清單。請以滑鼠右鍵按一下您要新增的成員,然後選取 [新增至我的連絡人]

您也可以利用拖曳方式,將工作區成員新增至連絡人清單。

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將連絡人資訊另存為檔案

您可以將連絡人資訊另存為檔案,然後在電子郵件中以附件方式傳送連絡人檔案。

  1. 以滑鼠右鍵按一下連絡人,然後選取 [另存連絡人資訊為檔案...]

  2. [另存連絡人資訊為...] 對話方塊中,選取要儲存連絡人檔案的位置,然後按一下 [儲存]

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將連絡人傳送給其他人

您可以傳送給其他人的連絡人作為電子郵件訊息或Groove 訊息的檔案附件。

  1. 以滑鼠右鍵按一下連絡人。

  2. 選取 [透過電子郵件傳送給選取的連絡人...]

  3. [收件者:] 欄位中,輸入一個或多個電子郵件地址。

  4. 如果有需要,請編輯主旨與內文訊息。

    請注意,標準的內文訊息包含下載 SharePoint Workspace 的指示,以防萬一收件者還沒有帳戶。

  5. 按一下 [確定]

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驗證連絡人的身分識別

我們強烈建議您驗證連絡人身分識別,以減少和外人共用機密資訊的風險。根據您的帳戶安裝,組織的系統管理員可能已驗證許多連絡人身分識別。SharePoint Workspace 會使用下列色彩,以表示連絡人與成員清單中之人員的驗證狀態:

  • 黑色:未驗證。

  • 綠色由您已驗證

  • 藍綠色:已由公司驗證。

  • 藍色:已由公司驗證,但位於您的網域外或已交互認證。

  • 紅色︰ 名稱衝突。具有類似的名稱的兩個連絡人以紅色顯示,不論他們驗證的狀態。如需詳細資訊,請參閱解決名稱衝突

套用至您身分識別的通訊原則,會決定您可依據其他使用者的驗證狀態而與他們互動的能力。這些原則可能執行下列任何一項:

  • 禁止您和公司系統管理員尚未驗證的任何使用者通訊。

  • 在允許您和尚未驗證其身分識別的使用者通訊之前,開啟 [連絡人驗證提醒] 對話方塊 (如下所述) 以警告您。

  • 允許您和任何連絡人通訊,沒有任何警告或限制。

貴組織驗證的其他使用者可能會提供您足夠的擔保其身分識別。在某些情況下,尤其是如果您正在使用高度敏感資訊,您可能也想要手動驗證的使用者身分識別

對於連絡人驗證提醒對話方塊的回應

如果您嘗試和尚未驗證身分識別的使用者通訊,而您帳戶身分識別的通訊原則已設定為在遇到這樣的使用者時提出警告,此時就會顯示 [連絡人驗證提醒] 對話方塊。您可以執行下列任何一項:

  • 選取使用者並按一下 [驗證身分識別]。請依照下一節的指示進行,以手動驗證連絡人的身分識別。

  • 按一下 [內容],以檢視所選取使用者的連絡人內容。

  • 按一下 [繼續],以忽略使用者驗證提醒,並繼續進行活動。

  • 按一下 [取消],以取消您剛才所執行會導致使用者驗證提醒的活動。

手動驗證連絡人

SharePoint Workspace 會將唯一 「 數位指紋 」 指派給每個連絡人的身分識別。數位指紋的步驟會顯示為長字串的字母和數字 (含標點符號,提高可讀性)。這些數位指紋適用於手動驗證的連絡人,請參閱在您的工作區中,和連絡人清單的實際的身分識別。您也可以檢視指派給您的身分識別的數位指紋

若要手動驗證連絡人身分識別,請執行下列作業:

  1. 以滑鼠右鍵按一下您要驗證的連絡人 (或工作區成員),然後按一下 [驗證身分識別...]

    [驗證身分識別] 對話方塊會顯示有關您與選取之連絡人目前關聯的資訊,例如您共用的工作區、您交換的訊息數目,以及您的組織關聯。如果您與選取的連絡人沒有任何關聯,[驗證身分識別] 對話方塊就會提供檢查連絡人數位指紋的指示,以此驗證其身分識別。

    附註: 如果 SharePoint Workspace 偵測到有兩個以上的連絡人有相同的名稱,[驗證身分識別] 對話方塊就會顯示警告訊息,建議您在驗證此連絡人時指定別名。

  2. 請執行下列其中一項:

    • 如果您從看到的資訊中充分確認連絡人的身分識別,請按一下 [驗證]

      [驗證身分識別] 對話方塊中,輸入連絡人的替代名稱 (如果有需要),然後按一下 [確定]

    • 如果您還沒完全確認連絡人的身分識別,想要多執行幾個步驟來驗證其身分識別,請按一下 [仍不確定嗎? - 請檢查指紋]

      依照 [驗證身分識別] 對話方塊中的步驟執行,以檢查連絡人的數位指紋,然後按一下 [驗證]

      [驗證身分識別] 對話方塊中,輸入連絡人的替代名稱 (如果有需要),然後按一下 [確定]

取消驗證連絡人的身分識別

有時候您可能需要變更已經手動驗證之連絡人的驗證狀態,讓他們顯示為尚未驗證。

  1. 以滑鼠右鍵按一下您要取消驗證的連絡人 (或工作區成員),然後選取 [驗證身分識別...]

  2. 按一下 [取消驗證]

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解決連絡人名稱衝突問題

如果兩個以上的連絡人有完全相同的顯示名稱,他們的名稱就會在連絡人清單、工作區成員清單以及其連絡人資訊卡中以紅色顯示。當顯示名稱在移除前置、尾端及多個內嵌的空格,並將名稱轉換為小寫字元之後,如果顯示名稱完全相符,顯示名稱即視為完全相同。

例如,「Ann  Beebe」和「Ann Beebe」會造成名稱衝突;而「Ann Beebe」和「AnnBeebe」卻不會造成名稱衝突。

您必須區別連絡人名稱,才不至於不小心與錯誤的連絡人進行活動。您可以為任何衝突的連絡人名稱建立別名。

此外,在一些比較少見的情況下,名稱衝突的原因可能是您的帳戶儲存過時的連絡人所造成。例如,有可能某個連絡人已啟用新的帳戶,並放棄先前帳戶的所有活動,但兩個帳戶卻使用相同的顯示名稱。在這種情況下,您可以隱藏過時連絡人 (如下所述),讓該連絡人不再出現於您的任何連絡人清單中。

若要解決名稱衝突,請執行以下步驟:

  1. 以滑鼠右鍵按一下發生衝突的名稱,然後按一下 [解決名稱衝突]

  2. 請執行下列任一項動作:

    • 按一下 [檢視 vCard...],以查看選取之連絡人的詳細資料。這或許可以幫您區別相同名稱的連絡人。

    • 按一下 [設定連絡人別名...] 以開啟 [別名] 對話方塊,您可以在這裡為該連絡人輸入唯一的顯示名稱。

    • 按一下 [驗證身分識別...],執行驗證連絡人身分識別的步驟。

  3. 按一下[完成]

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為連絡人建立別名

您可以使用別名來顯示任何連絡人 (除了您自己以外)。如果您無法區別具有相同名稱的連絡人,這樣做便十分有用。

  1. 以滑鼠右鍵按一下連絡人,然後按一下 [設定連絡人別名]

  2. 輸入別名,然後按一下 [確定]

    別名名稱會顯示原始名稱的位置。若要查看連絡人的原始的名稱,您可以開啟其連絡資訊,或別名點名稱以顯示快顯視窗,顯示原始名稱。

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刪除連絡人

若要從啟動列的連絡人清單中刪除連絡人:

  1. 選取您要刪除的連絡人。

  2. 按下 DELETE 鍵,然後按一下 [是] 確認刪除。

您從啟動列的連絡人清單中刪除的連絡人,可能仍會出現在其他連絡人清單中,例如 [傳送訊息] 或 [傳送邀請] 對話方塊中的 [收件者:] 下拉式清單。這是因為 SharePoint Workspace 將和您互動的所有使用者的連絡人資訊儲存在一個稱為「已知的連絡人」的彙總清單中。此清單包含您已新增至啟動列連絡人清單的連絡人,再加上您工作區的成員。請記住,您通常可能會有沒列在連絡人清單中的工作區成員。

您無法刪除的連絡人顯示已知的連絡人清單中。不過,您可以至少隱藏這些連絡人

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隱藏連絡人

連絡人有時候可能會因各種原因而過時。如果有過時的連絡人,您可以將他們隱藏起來,讓他們不再列於會顯示連絡人的下拉式功能表中。

  1. 開啟 [連絡人管理員]。

  2. 選取您要隱藏的連絡人。

  3. 按一下 [隱藏],將選取的連絡人放入 [隱藏的連絡人] 清單中。

  4. 按一下 [確定]

附註: 隱藏連絡人會不會自動解決相關聯的名稱衝突。如果您想要隱藏的連絡人顯示為名稱衝突的使用者,請參閱解決名稱衝突資訊。

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檢視有關連絡人的診斷資訊

您可以檢視所選取連絡人的診斷資訊。有時候,您可能需要查看這項資訊,以用於技術支援。如果需要將診斷資訊傳送給技術支援人員,您可以將 [診斷] 對話方塊中的資訊複製並貼入電子郵件。

  1. 開啟 [連絡人管理員]。

  2. 選取您要的連絡人。

  3. 按一下 [診斷]

    若要從 [連絡人] 窗格複製資訊,請按一下滑鼠右鍵,並按一下 [全選],然後再按一下滑鼠右鍵,並按一下 [複製]

    若要從 [線上狀態][網路診斷] 窗格複製資訊,請按一下 [複製到剪貼簿]

  4. 按一下 [確定]

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檢視連絡人內容

若要檢視任一個連絡人的內容,請以滑鼠右鍵按一下該連絡人,然後按一下 [內容]。從連絡人的內容,您可以:

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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