在 SharePoint Server 中使用資料的藍圖

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

藉由結合 Office SharePoint Server 2007、2007 Microsoft Office System 與企業的資料,您可以建立讓自己舒適自如的商務解決方案。

在 SharePoint Server 中使用資料的藍圖

本文內容

建置商務解決方案就像打造家園

了解資料基礎

運用 Office SharePoint Server 2007 中的資料

使用 Office System 程式中的資料搭配 Office SharePoint Server 2007

開始使用範本和案例

建置商務解決方案就像打造家園

比方說,您想要建立美好的家園。 如果您有充裕時間和金錢,則可採用選項 A:買一塊尚無水電瓦斯管路的空地、聘請建築師設計房子、雇用營造商 (其下另有包商) 從無到有開始蓋房子。 如果您沒有那麼多時間和金錢,則可採用選項 B:購買模組式房屋,選擇預先設計的建築樣式與樓層平面圖,然後雇用營造商在具有水電瓦斯等公用設施的已開發建地上快速蓋好房子。

Microsoft Office System 及 Office SharePoint Server 2007 同時提供這兩種選項,供您建置優質的商務解決方案。 選項 A 通常需要資金、撰寫程式碼及進行開發,一般來說最好是留給 IT 專業人員來做。 選項 B 結合 Microsoft Office System (建築師) 及 Office SharePoint Server 2007 (模組式房屋、已開發建地及水電瓦斯等管路)、積極的資訊工作人員 (營造商) 及範本與案例 (建築樣式與樓層平面圖)。

如果您有意藉由選項 B 來建置優質的商務解決方案而且需要相關協助,那麼您來對地方了。 本文幫助您瞭解在 Office SharePoint Server 2007 中使用資料的概況,並提供其他資訊的諸多連結,可協助您深入瞭解所討論的多項功能,以及有助於您實作解決方案的詳細資料。

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了解資料基礎

任何以 Microsoft Office System 為基礎的自動化商務解決方案 (無論是企業、部門或工作群組層級),其根基都是資料以及處理資料的基本方式。

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三種類型的資料

資訊攸關企業經營效率,而資料則是企業的命脈。 大多數的企業耗費主要資源來收集、儲存、更新、存取、分析、報告和管理資料。 這些資料分成三種形式:

  • 結構化資料   這類資料可以組織成表格,並可輕鬆更新、排序、篩選及查詢,而且通常儲存在一般檔案和資料庫中。 結構化資料也包含中繼資料 (通常定義為「描述資料的資料」)。 中繼資料可提供資料的相關意義及限制,其中包括欄標題、資料類型和格式以及驗證規則。 結構化資料的範例包括採購訂單、統計、庫存、預算和銷售額。

  • 非結構化資料   這類資料是儲存在文件及簡報中的資訊,而且無法自動轉換成結構化資料的資訊。 非結構化資料的範例包括備忘錄,信件、出版物、政策、提案、規格、投影片和履歷表。

  • 半結構化資料   這類資料包含結合些許非結構化資料的結構化資料,例如註解及備忘錄欄位、文件附件及圖形。 非結構化資料的範例包括狀態報告,正式化邀商建議書 (RFP) 文件、績效評估和產品目錄。

您可以使用 Microsoft Office System 和 Office SharePoint Server 2007 同時處理這三種類型的資料,但本文的焦點會放在結構化及半結構化資料上。

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資料連線

結構化及半結構化資料通常是來自外部資料來源,例如 XML 檔案、活頁簿或資料庫。 這個外部資料來源會透過資料連線連接到您的程式,而該資料連線是說明如何找到、登入及存取外部資料來源的一組資訊。

連線資訊也可以儲存在連線檔案中,如 Office 資料連線 (ODC) 檔案 (.odc)。 ODC 檔案會使用自訂的 HTML 和 XML 標籤來儲存連線資訊,而且可供大部分 Office 程式使用。 Office InfoPath 2007 使用類似的通用資料連線 (UDC) 檔案 (.udc)。 若要持續一致的共用連線、更容易找到所需的連線、協助提升安全性,以及減輕資料來源的管理工作,這時就顯得檔案連線格外有用。 共用連線檔案的最佳方法是將其放在受信任的安全位置 (例如 SharePoint 資料連線庫),讓適當的使用者與程式可在其中讀取檔案,但只有指定的使用者可以修改檔案。

連線外部資料

1. 有各種不同的資料來源,可供您連線至 Microsoft SQL Server、Microsoft Office Access 2007Office Excel 2007 和文字檔案。

2. 每一個資料來源都有關聯的 ODBC 驅動程式或 OLE DB 提供者。

3. 連線檔案會定義從資料來源存取和擷取資料所需的所有資訊。

4. 連線資訊是從連線檔案複製到您的程式。

隨 Microsoft Windows 一起安裝的 Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 可使用開放式資料庫連接 (ODBC) 驅動程式或物件連結與內嵌資料庫 (OLE DB) 提供者連線至多種關聯式和非關聯式的資料來源。 當您安裝 Microsoft Office System 時,您的電腦尚便會新增額外的 ODBC 驅動程式與 OLE DB 提供者。 您也可以使用其他製造商提供的 ODBC 驅動程式與 OLE DB 提供者,即可從 Microsoft 資料來源以外的來源取得資訊。 如需安裝這些 ODBC 驅動程式或 OLE DB 提供者的相關資訊,請查看資料庫的說明文件,或洽詢您的資料庫廠商。

若使用 Microsoft Office System,您便可在許多 Office 程式建立連線,以及使用 [資料連線精靈] 連線至新的資料來源。 您也可以使用 Office Excel 2007 針對 ODC 檔案內容進行最佳檢視或編輯。

其他資訊

使用資料連線精靈將資料匯入 Office Publisher、Visio 或 Word

連線至 (匯入) 資料的概觀

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使用資料格來處理資料

處理資料的最簡單方法通常是使用資料格。 資料格是以欄和列的表格方式來顯示資料,可讓您輕鬆地排序、篩選、查詢及處理資料。 資料格也可讓您針對您的商務解決方案從數個資料來源取得正確的資料集。 對部分使用者來說,資料格已足以令其有效地處理資料。 但對其他使用者而言,您必須提供更多易於使用的方式來管理資料,例如表單、報表和儀表板。

[資料工作表] 檢視中的 [員工] 表格

有了 Microsoft Office System 和 Office SharePoint Server 2007,您便可使用 Access Web 資料工作表、Access 資料工作表和 Excel 表格來建立及使用資料格。

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使用表單有效率地變更資料

以巢狀方式彼此依存的多張子表單 結構化及半結構化資料通常需要更新及變更,而且極適用於表單。 不論是列印或線上表單,都是一種以標準結構及格式所設計的文件或程式元件,方便用於收集、擷取、組織及編輯資料。 表單是可供使用者檢視與存取資料的窗口。 線上表單包含指示、格式設定、標籤以及可輸入資料的空白處,類似列印表單。 線上表單也包含用以顯示資料,或是讓使用者更容易輸入或編輯資料、執行動作或進行選取的控制項,例如清單方塊、選項按鈕和命令按鈕。 吸引目光的表單可讓您在使用資料更為愉快並更有效率,並有助於避免輸入不正確的資料。

有了 Microsoft Office System 和 Office SharePoint Server 2007,您便可使用 Access 表單、InfoPath 表單、SharePoint 清單表單、插入做為表單的資料檢視以及表單網頁組件來建立及使用表單。

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使用報表來呈現資料並做出決策

報告可以讓您獲得資料總覽 結構化及半結構化的資料通常會透過商務報表提供給使用者。 報表是根據特定的業務需求,轉換成格式化及組織化之資訊的資料呈現方式。 報表範例包括預算預測、銷售摘要、電話清單、郵寄標籤及產品型錄。 報表可以是簡單的單頁概述或大量資料的階層式顯示。 報表也可能包含子報表且會依傳入的參數而各有不同。其具有高度互動性,可讓使用者排序、篩選及向下切入或甚至鑽研資料。

資訊工作人員可使用報表協助回答問題、將焦點集中在目標、找到最佳的替代項目、制訂正確的策略和戰術、判斷後果及折衷方案,以及評估未知數與風險,以做出良好的商業決策。

報表使用者可用下列方式來分類。

使用者類型

範例

報表動作

進階使用者

資料及商務分析師

建立及自訂報表、使用線上分析處理 (OLAP) 樞紐分析表、使用報表撰寫工具、進行統計分析,以及使用資料採礦工具執行分析。

中度使用者

管理員和其他資訊工作人員

讀取詳細的報表、自訂報表並使用篩選、排序和設定參數與之互動,以及建立臨機查詢及報表。

普通使用者

第一線工作人員

透過流程圖等簡單的顯示方式讀取標準的簡式報表及存取報表。

有了 Microsoft Office System、Office SharePoint Server 2007 和 SQL Server,您便可使用 Access、Excel、SQL Server Reporting Services,InfoPath (使用表單合併) 和 Office SharePoint Designer 2007 (使用唯讀資料檢視) 建立及使用各種報表。

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使用儀表板及 KPI 來依據資料採取行動

商務智慧是全業界常見且全力投入的工作,設計用以收集、管理和使用資料;辨別模式和意義;做出決策、回應和行動;進而提升企業效能。 儀表板和關鍵效能指標 (KPI) 是商務智慧的核心。

使用儀表板

儀表板 (也稱為計分卡) 是相當重要的商務智慧技術,其結合報告與分析,以視覺化方式呈現企業、部門和群組層級的重要資訊。

銷售儀表板

儀表板分成三種類型:用來監控員工日常工作的營運型儀表板、分析資料及監視每月和每季活動的戰略型儀表板,以及進行長期企業管理的策略型儀表板。 儀表板可包含量化資料,例如訂單金額、市場佔有率、獲利、支援要求、製造瑕疵或網頁點擊數。 儀表板也可具備質化資料,例如十大客戶、關鍵問題,目前等待完成的任務以及重大新聞更新等。

使用關鍵效能指標 (KPI)

儀表板的基本要素之一即為關鍵效能指標 (KPI),其為指出重要的商務目標進度達成率的視覺提示 (例如向上和向下箭號、停止指示燈訊號及彩色圓形)。 KPI 是一個可量化的度量,用來監控組織績效,例如每月毛利或每季員工流動率。 KPI 對團隊、經理與企業而言都深具價值,此指標可快速評估可衡量目標的達成進度,並根據下列三個基本問題做出明智的決策:「我的進度超前或落後?」、「進度提前或落後多少?」以及「我至少需要達到什麼進度?」。

銷售效能指標 每個 KPI 都有其目標、狀態及趨勢。 例如,部門每月銷售額是常見的 KPI。 仔細規劃之後,即會針對每個部門定義每季的銷售目標。 儀表板或計分卡 (可能使用色彩或公司所定義的標準圖示) 顯示此目標的每週狀態為追蹤中、進度超前或落後。 過去幾年的趨勢也可能會彙總在圖表中,而且有時還會提供明年的預測。

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利用 Office SharePoint Server 2007 內的資料

Office SharePoint Server 2007 可讓您輕鬆管理及共用文件、網站和工作區,並支援使用稍早所述之所有三種資料類型的常見商務活動,因而有助於與其他員工共同作業。 範例包括:

  • 必須在專案上共同作業、溝通商業用途、衡量成就、組織團隊與工作、開發及追蹤排程及里程碑、識別成本及產生交付項目的工作群組與部門。

  • 需要管理大量文件、稽核程序、溝通原則,以及保留、找出大量記錄並加上標籤的企業。

Office SharePoint Server 2007 也會建立堅實的基礎架構,以開發使用所有三種類型之資料的其他商務解決方案。 若是資訊工作人員,則依據結構化及半結構化資料在不使用或使用極少程式碼的情況下建置自動化商務解決方案時,下列 Office SharePoint Server 2007 元件會扮演重要元素。 這些元件可單獨使用或搭配運作,它們就像您的「模組式房屋、已開發建地及水電瓦斯管路」,可協助您快速建置商務解決方案。

SharePoint 中的結構化資料元件

1. 您可以使用 Microsoft Office System 和 Office SharePoint Server 2007 處理許多類型的外部資料,包括企業營運 (LOB) 資料、Office 資料來源及一般檔案。

2. Office SharePoint Server 2007 有許多元件,其設計為以各種不同方式操作外部資料。

3. 您可以透過 Office 桌上型電腦程式或 Windows Internet Explorer 等瀏覽器存取這些外部資料。

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SharePoint 清單

SharePoint 網站中通常會有許多預設清單,包括連結、宣告、連絡人、議題追蹤、問卷及工作,您可以將其當作商務解決方案的焦點。 這些預設清單常可提供快速、有效的解決方案,而且只需要微幅修改,甚至完全不需要修改。 例如,若要評估員工和客戶滿意度,您可使用包含條件分支和分頁符號的問卷調查;若要深入分析工作群組專案及一般工作任務,則可使用具有版本設定及版本歷程記錄存放區的議題追蹤功能。

專案工作清單

清單內容豐富且具有彈性,還有許多內建功能,可提供完善的方式來儲存、共用及處理結構化及半結構化資料。您可以:

  • 涵蓋許多類型的資料,例如日期、圖片、公式與根據其他欄進行的計算、僅附加欄位 (適用於記錄及追蹤應用程式) 和查閱欄位 (您可以在其中選取來自另一個清單欄位的值)。

  • 建立清單檢視,以不同和特定的方式來組織、排序和篩選資料;變更中繼資料,如新增及刪除欄,以及修改驗證規則,並在具有內容類型、網站欄及範本的 SharePoint 網站間全面使用一致的清單。

  • 建立自訂清單、在網頁組件和網頁組件頁面中顯示資料,以及從其他程式 (如 Excel 和 Access) 匯入、匯出及連結至資料。

  • 追蹤版本及詳細歷程記錄、需要核准才能修改資料、使用項目等級和資料夾安全性、存回和取出,以及使用提醒和 RSS 摘要來自動接收最新的變更通知。

  • 將一份清單中的內容整理成資料夾,以增添便利性及提高效能,並使用索引的方式來改善使用大型清單的普遍效能。

[Access Web 資料工作表] (之前稱為 [資料工作表檢視]) 提供資料格以檢視及編輯多種類型之清單的資料。 您可能會發現 Access Web 資料工作表比標準清單檢視更方便且功能更為強大。 它會在列和欄中顯示清單或文件庫的內容。 您可以新增和編輯列及欄、套用篩選和排列順序、顯示計算值和總計值,並方便地在方格中編輯資料。

資料工作表檢視範例

附註: Access Web 資料工作表需具備安裝於用戶端電腦上的 Office Access 2007 以及支援 ActiveX 控制項的瀏覽器。

[Access Web 資料工作表] 工作窗格中也包含數個額外的命令,可以讓您輕鬆地與 Excel 與 Access 互動。

命令

動作

在 Access 中追蹤此清單

在 Access 中建立連結表格,此表格也會連結到 [資料工作表檢視],而且您可以重新整理及更新表格 (僅適用於 Office Access 2007)。

匯出至 Access

將檢視匯出至資料庫中的表格。

使用 Access 建立報告

在 Access 中建立連結表格並產生報告。

使用 Excel 查詢清單

將資料匯出至 Excel,您就可以在 Excel 中重新整理。 (與標準清單檢視中 [動作] 功能表上的 [匯出至 Excel] 命令的行為相同)。

使用 Excel 列印

將資料匯出至 Excel,您就可以從 Excel 列印。

使用 Excel 製作圖表

將資料匯出至 Excel,您就可以在 Excel 中使用 [圖表精靈] 製作圖表。

建立 Excel 樞紐分析表

將資料匯出至 Excel,您就可以在 Excel 中建立樞紐分析表。

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SharePoint 文件庫

SharePoint 文件庫是 SharePoint 網站上的某個位置,您可以在其中和小組成員與其他員工一同建立、收集、更新及管理文件。 每個文件庫都會顯示這些文件的相關文件和關鍵中繼資料清單,以協助人們使用檔案和共同作業,而且每個文件庫提供實用的功能,例如存回和取出文件、建立主要和次要版本編號和追蹤,以及使用豐富的原則、稽核及工作流程功能。 您可以在文件庫中建立和管理文件、圖片、簡報、表單及其他類型的檔案。 最後,您可以使用預設的共用文件庫,並針對自己的用途自訂這個文件庫,或者也可以建立其他文件庫。

文件庫

總共有三種文件庫:文件庫、表單庫及資料連線庫,這三種文件庫可以處理所有類型的資料。

文件庫   您可以使用文件庫來儲存、存取及管理各式各樣的檔案,包括 Office 文件、試算表、報表、表單、Office Access 2007 資料庫及文字檔案。

表單庫   您可以在表單庫中儲存及使用 Office InfoPath 2007 表單。 表單庫提供一個中心位置,讓使用者可以填寫及儲存以相同的範本為基礎的表單。 例如,您可以使用 InfoPath 建立資產追蹤解決方案,此方案會將表單範本 (.xsn) 和表單 XML (.xml) 檔案儲存在 SharePoint 表單庫中。

資料連線庫   資料連線庫 (DCL) 是可定義為受信任位置並可輕鬆地儲存、保護、共用及管理 ODC 和 UDC 檔案的特殊文件庫。 系統管理員可以控制這些連線的存取權,所以只有具有權限的受信任使用者可以使用這些連線。 Excel Services 可以設定成僅可使用受信任的連線。 系統管理員可能也需要將資料庫從測試伺服器移到生產伺服器,或更新存取資料的查詢。 使用儲存在 DCL 的 ODC 檔案即可輕鬆管理此連線資訊,而使用者也能更方便地存取資料,因為所有活頁簿都使用相同連線檔案和重新整理作業,則無論在用戶端或伺服器電腦,都能取得該連線檔案的最新變更。 您甚至可以將 Office SharePoint Server 2007 及使用者的用戶端電腦設定為自動偵測該連線檔案的變更,並使用該連線檔案的最新版本。 簡單來說,資料連線庫可大幅簡化資料連線的維護與管理作業。

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網頁組件與網頁組件頁面

網頁組件是形成網頁組件頁面之基礎的資訊模組單元。 您可以將網頁組件新增至網頁組件頁面中的網頁組件區域,然後自訂個別網頁組件,為您的網站使用者建立專屬頁面。 網頁組件頁面是一種特殊類型的網頁,您可以在其中使用網頁組件,將資料 (例如清單和圖表) 及網站內容 (例如文字和圖像) 合併至依照共同工作或特殊專題建立的動態資訊顯示。

您可以使用網頁組件頁面,以井然有序、實用且方便的方式,呈現各式各樣結構化與非結構化資訊。網頁組件頁面通常包含多個連結的網頁組件,可讓您動態地顯示資料和內容,以查看您想要的結果。

例如,您可以建立稱為「客戶訂單」的網頁組件頁面,以顯示重要資訊。客戶來電詢問訂單,不記得訂單 ID 編號,但確實記得下單日期,這時您就可以使用網頁組件頁面執行下列動作。

包含多個網頁組件的客戶訂單網頁組件頁面

1. 依照訂單 ID 編號查閱訂單,或者在這個情況下,依照訂單日期查閱。

2. 依照日期顯示所有訂單。

3. 根據客戶名稱選取正確的訂單,然後查閱訂單詳細資料以及客戶詳細資料。

4. 從訂單中選取一個明細項目 (在此情況下選取燈),然後顯示產品圖片,以確認客戶的問題。

5. 掃描與客戶訂單有關的最新即時商業新聞。

您可以使用網頁組件頁面進行下列動作:

  • 合併來自不同資料來源的資料,並建立報告。

  • 分析及彙總資料 (例如加總、總計或計數)。

  • 摘要每天要最先查看的重要 KPI 資訊。

  • 在儀表板中排列優先順序並醒目提示專案或客戶資料,以協助您進行有效決策。

  • 顯示最新的工作排程及會議資訊,以快速規劃您的一天。

  • 快速存取商業新聞、當地天氣和最愛網站,以集中瀏覽網頁。

下列是可連線以及顯示結構化及半結構化資料的重要網頁組件。

網頁組件

描述

清單檢視

顯示清單資料與文件庫中繼資料

表單

使用 HTML 表單控制項來顯示資料

圖像

顯示圖像

Excel Web Access

顯示 Excel 活頁簿

報表檢視器

顯示從 SQL Server Report Services 建立的報表

資料檢視

顯示和編輯來自各種不同資料來源的資料

KPI

顯示關鍵效能指標 (KPI) 清單中的 KPI 資料和符號

KPI 詳細資料

顯示 KPI 清單中一個項目和符號的 KPI 資料

商務資料項目

顯示單一商務資料項目的詳細資料

商務資料清單

在清單中顯示商務資料的摘要

商務資料動作

連接網頁組件以設定商務應用程式動作

商務資料相關清單

連接網頁組件以顯示相關的商務項目

商務資料項目建立器

從查詢字串的參數建立商務資料項目,以便在商務資料設定檔頁面中使用。

篩選

以各種方式篩選網頁組件的資料

其他資訊

使用篩選網頁組件

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商務資料目錄

商務資料目錄 (BDC) 是一種元件,其提供內建支援以顯示 SAP、Siebel 和 SQL Server 等企業營運 (LOB) 資料庫中的資料。 一般而言,這些 LOB 系統會管理客戶資料,庫存、帳務與產品生命週期等重要商業資訊與程序。 這些系統通常都需要密集訓練且不易使用,此外僅限少數特定人員使用。 BDC 則可讓更多需要存取資料,以及須以其他更有彈性的方式處理資料的人員使用 LOB 資料。 例如,InfoPath 採購單可用來顯示第一個系統的客戶資料、第二個系統的產品詳細資料,以及第三個系統的財務詳細資料。

下列是處理商務資料目錄的角色與工作摘要。

角色

工作

商務分析師

定義功能並建立預先定義的解決方案

中繼資料作者

撰寫及測試中繼資料

管理員

匯入應用程式定義和設定資料的存取

網站成員

將商務資料整合至網頁組件、網頁與清單

開發人員

建立自訂網頁組件頁面解決方案

網站訪客

使用商務資料

在商務資料清單網頁組件中顯示商務資料

當您從資料來源擷取商務資料時,可以使用四種商務資料目錄功能:

  • 清單中的商務資料   您可以新增商務資料欄做為欄位類型,即可將商務資料併入任何現有的 SharePoint 清單或文件庫。 常見案例包括:將文件與客戶記錄建立關聯,例如提案、合約及簡報;使用自訂欄補充資料,例如註釋;以及從清單中選取資料,例如郵遞區號。

  • 商務資料動作   商務資料動作是商務物件旁顯示的連結。 例如,這些連結可以開啟網頁、顯示商務應用程式的使用者介面,或開啟 InfoPath 表單。 商務資料動作也會顯示為 SharePoint 清單和搜尋結果中的連結。 藉由使用這些連結,您可以輕鬆地更新項目或查看相關資料。

  • 商務資料網頁組件   Office SharePoint Server 2007 包含可以從 BDC 顯示任何實體的幾種商務資料網頁組件。 您可以使用商務資料網頁組件,以自訂網站上的商務資料顯示方式。 您也可以連接這些網頁組件,之後當您在其中一個網頁組件中執行動作時,即會變更另一個網頁組件的內容。

  • 使用者設定檔中的商務資料   為了增強 Office SharePoint Server 2007 中的使用者資訊,則在 BDC 中登錄應用程式時,依預設會建立商務資料設定檔。

其他資訊

在 SharePoint 網站上顯示商務資料

商務資料目錄

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KPI 清單

每季銷售 KPI 現成清單可讓您更容易將 KPI 合併至您的商務解決方案。 下列是使用 KPI 清單的四種方法,而每一種方法都會處理 KPI 值的一項常見來源,以及將這些值納入 SharePoint 網站的方式:

  • SharePoint 清單中的資料   當 SharePoint 清單包含您可以計算的項目、屬於工作流程一環的項目,或內含日期的項目時,您可以使用 KPI 來追蹤議題或任務已開啟多久,開啟數目為何,以及任務完成百分比。 您還可追蹤總計,例如開啟議題的時間量或一個地區中的總銷售額。

  • Excel 活頁簿中的資料   您可以在文件庫的 Excel 活頁簿中設定 KPI 並從 Office SharePoint Server 2007 連結至 KPI。 當活頁簿中的資料變更時,KPI 也會自動更新。 您也可以選擇使用 Office Excel Web Access 網頁組件,即可在相同的網頁上顯示活頁簿。

  • Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services 的資料   Office SharePoint Server 2007 可以使用 Analysis Services 中的 KPI,該服務為 Microsoft SQL Server 2005 的元件。 系統管理員或資料庫分析師通常會使用 Office SharePoint Server 2007 來設定這些 KPI 及登錄資料連線。 然後,具有適當權限的任何人都可以存取資料庫並連結至 Analysis Services KPI。

  • 手動輸入的資訊   若未設定正式系統,或是您要追蹤單次性專案,則可手動輸入準則。 此 KPI 清單對於顯示電子郵件或一些其他系統中所溝通的資訊來說很有幫助。

工作流程

核准工作流程的流程圖 任何組織中許多重要的程序主要都取決於人員。 將參與程序者之間的互動自動化可改善程序的效率。 這些程序有時也稱為人力工作流程。 有了 Office SharePoint Server 2007,您便可使用預先定義的工作流程,或使用 Office SharePoint Designer 2007,您便可根據清單及文件庫項目來建立新的工作流程解決方案。 在 Office SharePoint Designer 2007 中,規則型工作流程設計工具可讓您輕鬆建構擁有條件分支及多個步驟的工作流程。

Office SharePoint Server 2007 隨附的工作流程可與 2007 Office 發行 中的程式緊密整合。 您可以使用 Office Outlook 2007 和使用者溝通工作與狀態。 您可以使用 Office Access 2007 來修改與連結清單相關聯的工作流程,並建立工作流程報告,以便更深入地評估專案狀態及評估商務程序。 工作流程可以使用以 Office InfoPath 2007 建立的自訂表單,以便透過 Office Word 2007 等其他 Office 程式與使用者互動。

其他資訊

設計反應工作流程狀態的表單

示範:使用表單和工作流程簡化商務程序

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SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services 是完整的企業規模報表管理及發佈服務,其中包含報表設計、建置、傳送、安全性,以及使用各種不同的格式顯示。 有了 SQL Server 2005 Service Pack 2,您便可使用 SharePoint 整合模式中的 Reporting Services 執行下列作業:

  • 使用 SharePoint 文件庫來儲存報表、資料來源和報表模型。 將報表儲存至文件庫,可讓報表也使用工作流程、版本設定及安全性等標準的 Office SharePoint Server 2007 功能。 您也可以將報表新增到報告中心。

  • 將儲存於 Office SharePoint Server 2007 的報表及所有相關資源,與在報表伺服器中儲存及執行的相同報表同步處理。

  • 使用一致的使用者介面來管理及檢視報表。 報表檢視器網頁組件上有方便的工具列,可讓您檢視及編輯內容;管理權限與訂閱;在報表產生器中編輯;設定資料來源、參數、快照及逾時;檢視報表及版本歷程記錄;以及發佈主要版本。

範例報告

您可以使用報表檢視器網頁組件來檢視、瀏覽、列印和匯出報表伺服器上的報表。 報表檢視器網頁組件與由報表伺服器處理的報告定義 (.rdl) 檔案相關聯。 您可以在網頁組件上設定屬性,即可控制工具列和檢視區域的外觀,以及將網頁組件連結至特定報表。 報告庫中的報表會使用報表檢視器網頁組件轉譯。 任何網頁組件頁面也可以修改為使用報表檢視器網頁組件來顯示報表,您也可以連線至篩選網頁組件來限制報表中顯示的資料。

將 Reporting Services 與 SharePoint Server 進行整合需要安裝下列元件:SQL Server 2005 Reporting Services,其裝載 Reporting Services 報表並使用 Web 服務介面與 SharePoint Server 進行通訊;SQL Server 2005 Service Pack 2,其可讓 SharePoint Server 與 Reporting Services 在報表伺服器上整合;以及適用於 Microsoft SharePoint 技術的 Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services 增益集,其包含報表檢視器網頁組件和新的報表管理使用者介面。

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報告中心

報告中心是網站範本,其中包含預先定義的報告庫、資料連線庫、SharePoint 清單、網頁組件 (包括篩選網頁組件) 及 KPI 等集合。而您可針對自己的用途自訂及增強這些項目。 將「報告中心」視為中央樞紐,無論使用者因進行臨機查詢或已排定的定期快照而瀏覽、尋找及取得最新報告時,其皆可提供常見且簡單安全的位置及報告環境。 使用「報告中心」,您可以減少依賴以電子郵件附件的形式傳送報告,並協助改善網路壅塞。 您可以在「報告中心」儲存各式各樣的報表,包括試算表,存取快照,SQL Report Services 報表及 PDF 檔案。

銷售報表中心

其他資訊

報告中心簡介

使用報表中心網站

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使用 Office System 程式中的資料來搭配 Office SharePoint Server 2007

當然,您只需使用 Office SharePoint Server 2007,即可建立使用所有資料類型的商務解決方案。 但是,2007 Office 發行 與 Office SharePoint Server 2007 有許多實用的整合點,可以讓您更輕鬆地使用結構化及半結構化資料,以便更有效且完善地設計商務解決方案。 在能幹的資訊工作人員 (相當於營造商) 的控制之下,下列 2007 Office 發行 程式即可扮演建築師的角色,負責提供完善設計且令人滿意的商務解決方案。

計畫

目的

資料類型

Excel (以及 Excel Services 技術)

分析並以視覺化方式呈現試算表格式的數字和其他資料,建立具備專業外觀的圖表,以及使用樞紐分析表來處理階層式資料。

結構化

InfoPath

收集並處理 XML 資料。

結構化及半結構化

Access

彙整、輸入、儲存、報告及管理資料庫中的資料。

結構化及半結構化

SharePoint Designer

自訂資料導向的網頁和 SharePoint 網站,然後建立資料檢視。

結構化、半結構化及非結構化

Word

快速且有效率地編寫專業文件

非結構化

Visio

以視覺化方式呈現及傳達複雜的資訊、系統和程序。

非結構化

Outlook

透過電子郵件進行通訊,以及管理連絡人、排程和工作。

非結構化

Publisher

建立具有專業外觀的出版物和行銷資料。

非結構化

PowerPoint

使用動畫、圖形及媒體建立動態簡報。

非結構化

頁首

Excel 和 Excel Services

使用 Excel 和 Excel Services 的時機:

  • 在資料上執行計算和統計比較。

  • 建立及使用樞紐分析表,以便在精簡和彈性的版面配置中檢視階層式資料。

  • 利用具專業外觀的圖表、設定格式化條件圖示、資料列及色階,讓您的資料更醒目。

  • 執行複雜的資料模擬分析作業,例如統計資料、工程和迴歸分析。

Excel 提供下列與 Office SharePoint Server 2007 整合的資料導向整合點。

Excel 的資料導向整合點

1. 將 Excel 工作表資料一次性匯入至 SharePoint 清單,或將 Excel 工作表資料匯出至 SharePoint 清單,以建立永久性的單向資料連線。

2. 使用永久性的單向資料連線,以便在 SharePoint 清單中重新整理 Excel 工作表中的資料。

3. 將 Excel 活頁簿發佈至 Excel Services,然後使用網頁組件頁面上的 Office Excel Web Access 網頁組件顯示資料並與之互動。

4. 將資料從 OLAP 伺服器、SQL Server 與 Access 資料庫及一般檔案匯入 Excel 活頁簿。

將 Excel 資料匯入 SharePoint 清單

若您要將現有資料載入至 SharePoint 清單,則可以使用 SharePoint 清單的 [動作] 功能表上的 [匯入] 命令,將 Excel 工作表、儲存格範圍、指定範圍或 Excel 表格的資料匯入至 SharePoint 清單。

將 SharePoint 清單資料匯出至 Excel 表格

您可以將 SharePoint 清單資料匯出至 Excel 表格,如此即會在 Excel 與 SharePoint 清單之間建立單向資料連線。 當您從 SharePoint 清單更新資料並重新整理 Excel 中的資料時,Excel 會將 Excel 資料更換為最新的 SharePoint 清單資料,覆寫您對該資料進行的任何變更。 資料連線僅為單向,所以您在 Excel 中所做的變更都不會反映到 SharePoint 網站上的清單。

附註: 您無法在 Office Excel 2007 活頁簿與 SharePoint 清單之間進行資料同步處理。 Microsoft Excel 2003 中會提供此功能,而使用 Excel 2003 活頁簿或 Visual Basic for Applications (VBA) 時仍可使用。 不過,Office Access 2007 是目前使用雙向連線同步處理 Office 程式和 SharePoint 清單之間資料的慣用方法。

匯出 Excel 表格至 SharePoint 清單

當您使用 [匯出表格至 SharePoint 清單精靈],將表格資料從 Excel 匯出至 SharePoint 清單時,即採用了另一個方法在 Excel 和 SharePoint 清單之間建立單向資料連線。

如果您不想使用對 SharePoint 清單所做的變更來更新 Excel 工作表中的表格資料,您也可以匯出資料而不連線至 SharePoint 清單。

將活頁簿發佈至 Excel Services

您可以將活頁簿發佈至 Office SharePoint Server 2007,讓其他使用者可以使用 Office Excel Web Access 網頁組件來存取活頁簿所包含的所有或部分資料。 當您將活頁簿發佈至 Excel Services,便會在伺服器上發佈整個活頁簿,但是您可以定義要 Excel Services 顯示在 Office Excel Web Access 網頁組件中的活頁簿部分 (例如,個別的工作表、指定範圍或圖表)。 藉由僅顯示活頁簿的特定部分並使用 Office SharePoint Server 2007 權限,來協助保護活頁簿免於遭到未經授權的存取時,即可讓活頁簿中的資料保持機密性,同時讓獲得授權的使用者重新整理、重新計算可檢視的資料及與其互動。 如果您針對活頁簿中指定的儲存格設定參數,然後才發佈活頁簿,則使用者也可以編輯那些儲存格及定義值。

其他使用者可以檢視及分析顯示的工作表資料。 他們可以藉由使用排序和篩選資料等部分 Excel 功能,或是使用樞紐分析表向下切入功能,而與活頁簿互動。 如果您針對活頁簿中指定的儲存格設定參數,則使用者也可以編輯那些儲存格及定義值。

使用 Excel Web Access 共用 Excel 活頁簿 1. 頂端區段包含標題以及內含多個功能表、命令及下拉式清單的工具列。

2. 主視窗會在工作表檢視中顯示一個或多個工作表、在命名項目檢視中顯示圖表或 Excel 表格等命名項目,並可選擇性地顯示大綱區域。

3. [參數] 工作窗格則有參數標籤、資料輸入的文字方塊,以及針對每個參數提供相關資訊的選擇性工具提示。

4. 底端區段會顯示重新整理資料的訊息。

附註: 並非所有 Excel 功能皆受到 Excel Services 支援。

其他資訊

建立以試算表為基礎的清單

從 SharePoint 清單匯入資料

匯出 Excel 表格至 SharePoint 清單

規劃 Excel services 的外部資料連線

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InfoPath

使用 InfoPath 的時機:

  • 定期收集商務資料,包括費用報表、工時卡、問卷調查及保險表單。

  • 使用標準控制項 (例如文字方塊和清單方塊) 及具彈性的控制項 (例如重複表格、選擇群組、選擇性區段及多個檢視) 設計簡單到複雜的電子表單。

  • 確保資料一致且正確無誤。

  • 將表單合併至單一表單以建立報表。

InfoPath 提供下列與 Office SharePoint Server 2007 整合的資料導向整合點。

InfoPath 的資料導向整合點

1. 將表單範本發佈至表單庫作為範本,並作為內容類型。

2. 讀取和寫入儲存在表單庫中的 XML 表單檔案。

3. 使用 XML 表單檔案、從清單和 Excel 工作表中讀取資料,並從 SQL Server 與 Access 資料庫讀取及寫入資料。

4. 根據表單內容啟用清單檢視資料的編輯。

5. 在瀏覽器中使用瀏覽器相容的表單範本顯示 InfoPath 表單。

送出資料至 SharePoint 網站,並使用 SharePoint 資料填入表單控制項

若要允許使用者送出以表單範本為基礎的表單到文件庫,您可以新增次要資料連線至用來送出資料的表單範本。 新增送出資料連線之後,您可以設定表單範本以允許使用者將他們的表單資料送出到文件庫中。

將表單範本發佈至表單庫

您可以將表單範本發佈至 Office SharePoint Server 2007,然後在表單庫中使用及儲存 Office InfoPath 2007 表單。 表單庫提供一個中心位置,讓使用者可以填寫及儲存以相同的範本為基礎的表單。 例如,您可以使用 InfoPath 建立資產追蹤解決方案,此方案會將表單範本 (.xsn) 和表單 XML (.xml) 檔案儲存在表單庫中。

建立及使用瀏覽器相容的表單

當您設計 Office InfoPath 2007 表單範本,您可以選擇建立可以在網頁瀏覽器中開啟或填寫的表單範本。 這種類型的表單範本稱為瀏覽器相容的表單範本。 當您完成瀏覽器相容的表單範本設計後,您可以使用 [發佈精靈] 將其發佈到執行 InfoPath Forms Services 的伺服器。

發佈表單範本做為網站內容類型

發佈表單範本做為網站內容類型時,即是讓使用者可以指派多個表單範本到單一文件庫,或將表單範本指派至網站集合的多個文件庫。 網站集合是虛擬伺服器上一組具有相同擁有者及共用系統管理設定的網站。 每一個網站集合都包含頂層網站,而且可以包含一個或多個子網站。 每個虛擬伺服器上可以有多個網站集合。 當您要廣泛地重複使用資訊或在單一位置啟用許多表單的資料集合時,請使用網站內容類型。

讓使用者可以使用清單檢視編輯欄位

您可以允許使用者使用清單檢視,或編輯表單庫中表單的屬性,以新增或編輯欄位資料。 這可讓使用者使用 SharePoint 清單,以新增或更新一個或多個表單的資料,而不需要實際開啟表單。

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Access

使用 Access 的時機:

  • 共用關聯式資料庫中的資料。

  • 使用記錄鎖定和衝突解決功能,以便更有效率地處理更新。

  • 使用許多表格。

  • 建立複雜的查詢以連接表格。

  • 建立表單和報表。

Access 提供下列與 Office SharePoint Server 2007 整合的資料導向整合點。

Access 的資料導向整合點

1. 針對 Access 檢視與 SharePoint 清單之間的資料執行一次性匯入或匯出。

2. 建立永久性雙向連線以連結 Access 資料表與 SharePoint 清單之間的資料 (更新的清單資料會在 Access 資料表中顯示;更新的 Access 資料表資料則會列在清單中)。

3. 讓清單資料離線、在 Access 中更新、重新連線、同步處理更新,以及解決衝突。

4. 在 Access 資料工作表、表單及報表檢視中顯示與編輯清單資料。

5. 將 Access 資料庫發佈至 Office SharePoint Server 2007。

Office Access 2007 中新的 SharePoint 清單整合功能

Office Access 2007 中的下列新功能使 Office SharePoint Server 2007 整合更為簡單且更有彈性:

  • 強化 SharePoint 資料類型的對應   新增多重值欄位和附件的支援之後,Office Access 2007 現在支援在 SharePoint 網站上找到更多的資料類型,以簡化共用應用程式的設計和建立作業。

  • 備忘錄欄位的歷程記錄追蹤   備忘錄欄位對於儲存大量資訊極為實用。 您可以設定屬性,讓 Office Access 2007 將所有變更的歷程記錄保留至備忘錄欄位。 然後,您可以檢視這些變更的歷程記錄。 這項功能也支援 SharePoint 網站上的版本設定功能,因此,您也可以使用 Office Access 2007 檢視對 SharePoint 清單所做的變更。

  • 查閱資料表   當您連結至 SharePoint 清單時,Office Access 2007 會自動替所有查閱清單建立連結表格 (除非查閱清單已經連結至資料庫)。 如果查閱清單包含會查閱其他清單的資料欄,那些清單也會包含在連結作業中,如此一來,每個連結表格的查閱清單即會在資料庫中擁有相對應的連結表格。 Access 也會在這些連結表格之間建立關聯。

匯入及匯出資料至 SharePoint 清單

您可以匯入 SharePoint 清單,即可將其帶入 Office Access 2007 中。 匯入 SharePoint 清單,即可在 Office Access 2007 資料庫中建立清單的複本。

當您匯出資料時,Office Access 2007 會建立所選表格或查詢資料庫物件的複本,並將複本儲存為清單。 例如,您可能會想要在 Office Access 2007 與 SharePoint 網站之間持續共用資料,但資料目前儲存在 Access 中。 您在 Office Access 2007 資料庫中使用查詢以產生每日或每週狀態報表,然後再將結果定期張貼到其中一個 SharePoint 網站。

連結至 SharePoint 清單

連結可讓您無須匯入資訊即可連線至清單中的資料,如此便會建立雙向連線以同時檢視及編輯清單及 Office Access 2007 資料庫中的最新資料。 當您連結至 SharePoint 清單時,Office Access 2007 會建立反映來源清單之結構及內容的連結表格。 與匯入不同的是,連結只會建立連至清單的連線,而不會連至清單的任何特定檢視。 不過,如果您想要進行結構變更,例如移除或變更資料欄,則必須開啟 SharePoint 網站上的清單。 在 Office Access 2007 中工作時,您也無法新增、刪除或修改連結表格中的欄位。

使用 Office Access 2007 讓連結的 SharePoint 清單離線

如果您需要帶一些工作回家處理或在外出差,則使用 Office Access 2007 並按一下即可讓連結的 SharePoint 清單離線。 您可以在 Office Access 2007 中處理資料,然後同步處理您的變更,或稍後再重新連線到 SharePoint 網站。 例如,假設您出門在外時需要提供零件目錄給客戶。 如果您已將 SharePoint 清單連結至 Office Access 2007 表格,則可先讓資料離線,最後再讓其上線。 如果發生衝突,例如,如果其他人更新伺服器上的同一筆記錄,或該名人員也正離線工作,您可以在同步處理時解決此衝突。

從 SharePoint 網站開啟 Office Access 2007 表單和報表

您可以從 SharePoint 網站開啟豐富 Office Access 2007 檢視中的清單。 Office Access 2007 表單、報表和資料工作表可與 SharePoint 網站上的其他檢視同時顯示。 當您選擇檢視,Office Access 2007 就會啟動並開啟所要求的表單、報表或資料工作表。 這可讓您更輕鬆地在 SharePoint 網站上執行豐富的報表,而不需要先啟動 Office Access 2007 或瀏覽到正確的物件。

附註: 使用者必須在自己的電腦上安裝 Office Access 2007,才能建立、使用或修改 SharePoint 網站上的 Office Access 2007 檢視。

發佈 Office Access 2007 資料庫至 SharePoint 網站

您可以將 Office Access 2007 資料庫發佈 (也稱為移動及轉換) 至 Office SharePoint Server 2007。 當您從 Office Access 2007 將資料庫發佈至 SharePoint 網站,您可以在 SharePoint 網站上建立連結為資料庫中之資料表的清單。 移動資料庫時,Office Access 2007 會建立新的前端應用程式,其具備剛匯出的所有舊有表單和報表以及新的連結資料表。 [移至 SharePoint 網站精靈] 可協助您同時移動所有資料表的資料。 或者,之後可以將 Office Access 2007 資料庫載入 SharePoint 文件庫。

例如,您可以使用 Access 追蹤範本,直接與 SharePoint 網站上的議題追蹤範本互動,以追蹤組織的資料、議題和工作流程。 當使用者在 SharePoint 網站上使用這些清單,他們可以從 SharePoint 清單的 [檢視] 功能表中開啟 Office Access 2007 查詢和報表。 如果您想要檢視及列印每月會議的 Access 議題報告,您可以直接從 SharePoint 清單執行。

建立 SharePoint 清單之後,當使用者使用 SharePoint 網站的功能來管理資料並隨時掌握變更動態時,即可使用 SharePoint 網站上的清單或 Office Access 2007 中的連結資料表。 身為管理員,您可以管理資料的權限和版本,以便查看變更資料的人員或還原舊資料。

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SharePoint Designer

使用 Office SharePoint Designer 2007 的時機:

  • 建立及自訂網站。

  • 設計工作流程,而不需要使用傳統的程序編碼語言或技術。

  • 設計資料檢視以建立自訂的即時資料檢視。

  • 插入資料檢視做為表單,以建立撰寫回資料來源的表單。

Office SharePoint Designer 2007 提供下列與 Office SharePoint Server 2007 整合的資料導向整合點。

SharePoint Designer 的資料導向整合點

1. 使用 Office SharePoint Designer 2007 建立資料檢視。

2. 在資料檢視中從許多不同的資料來源讀取、合併及更新資料,資料檢視即是您只能在 Office SharePoint Designer 2007 中建立的網頁組件。

3. 在網頁的資料檢視中顯示與編輯資料。

資料檢視

範例資料檢視

資料檢視是可延伸標記語言 (XML) 格式之資料來源的可自訂即時檢視,並且可使用可延伸樣式表語言轉換 (XSLT) 顯示該資料。您可以使用資料檢視來執行下列工作:

  • 從資料庫查詢、XML 文件以及 SharePoint 清單和文件庫等各種不同的資料來源顯示與編輯資料,以及編譯來自多個資料來源的資料以建立彈性的自訂檢視與報表。

  • 顯示您可以篩選、排序或分組的即時資料檢視,並建立條件檢視。

  • 建置網頁組件頁面,並連接網頁組件,以建立商務解決方案。

  • 建立功能豐富的自訂表單。

其他資訊

建置 SharePoint 應用程式簡介

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其他 Office System 程式

雖然其他 Office System 程式並非以資料為中心,但還有其他方法可將結構化及半結構化資料合併至使用這些其他程式的解決方案。

Visio 資料圖表

您可以使用 Microsoft Visio Viewer,或是將圖表儲存為網頁,即可在網頁上顯示 Visio 圖表。 圖表可以協助您使用資料連結,以 Visio 圖案視覺化、組織、瞭解並呈現清單、活頁簿或資料庫中儲存的資料。 例如,您可以顯示不同地區的銷售資料,因而能輕鬆比較各地區目前與前幾年的銷售結果。

以旗標顯示狀態

合併列印

您可以使用型錄合併列印建立不同類型的出版物 您可以在 Word、Publisher 和 Outlook 中使用合併列印建立大量郵件解決方案,以製作要寄給客戶的個人化信件、信封、標籤及電子郵件。 例如,您可以將 Word 或 Publisher 文件儲存在 SharePoint 文件庫中,並使用連絡人清單 (以及許多其他可能的資料來源) 做為合併列印作業的資料來源。 您甚至可以使用工作流程來「啟動」合併列印,做為以特定客戶為目標之行銷活動的一環。

Word、PowerPoint 和 Excel 中的文件資訊面板

簡單關鍵字搜尋的精確度通常無法滿足與特定專案、商務實體或帳戶相關聯之商務記錄的要求。 使用者可在下列 2007 Office 發行 程式中找到 [文件資訊面板]:Word、Excel 和 PowerPoint。 [文件資訊面板] 是中繼資料擷取機制,不需要撰寫程式碼,即可輕鬆地設定。 [文件資訊面板] 會收集並擷取中繼資料,以提供內容給文件,並提升整個 SharePoint 網站的內容搜尋能力。

文件資訊面板 [文件資訊面板] 是 XML 表單,因此可使用 Infopath 完全自訂。 使用 InfoPath 資料連線功能,您甚至可以建立將 LOB 資料導入表單的 [文件資訊面板]。 例如,您可以將客戶記錄管理 (CRM) 系統的資料填入客戶資料欄位。 之後使用者也可以新增任何重要的文件資訊 (例如相關文件的連結),然後再關閉文件。 因此,中繼資料是以更簡便的方式來擷取,並輕鬆地與一組客戶、產品及相關文件建立關聯。

其他資訊

使用 InfoPath 設計文件資訊面板簡介

使用 InfoPath 設計文件資訊面板

檢視或變更 Office 文件的屬性

Outlook 2007 中的工作和連絡人

Outlook 與 Office SharePoint Server 2007 有許多整合點。 您可以使用 SharePoint 連絡人清單傳送電子郵件、並列顯示 SharePoint 和 Outlook 2007 行事曆、管理 SharePoint 提醒和 RSS 摘要、建立會議工作區,以及使用工作流程。 您也可以讓文件庫離線、使其重新連線,並使用 Outlook 2007 同步處理。 兩個額外的資料導向整合點則需使用結構化資料。

您可以同時使用標準工作清單與專案工作清單,方法是讓工作清單離線、使其重新連線並同步處理;檢視、更新及新增工作至 SharePoint 網站但不離開 Outlook;建立及指派工作給小組成員。

連絡人清單 您也可以在 Outlook 中更有效率地儲存、共用以及管理 SharePoint 連絡人。 一旦您連線至 Outlook 2007,SharePoint 連絡人就可當作您個人的 Outlook 連絡人。 您可以檢視、編輯、列印,甚至使用 Microsoft Office Communicator 致電這些連絡人。 您可以將電子郵件訊息及會議邀請傳送給他們、使用色彩類別、儲存多個電話號碼以及電子郵件地址,同時加入連絡人相片、電子名片和生日及週年紀念日資訊。 您甚至可以使用連絡人網頁組件,在網頁組件頁面上顯示 Outlook 連絡人。

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開始使用範本和案例

為了協助您更輕鬆使用商務解決方案,Microsoft 提供了各種現成範本,幫助您快速建立一般的解決方案。 下列各節所說明的實用範本是一組預先定義的文件或網站,其具備可解決一般需求的功能、樣式和版面配置;而所描述的一般案例則是可能類似您的解決方案需求的商務解決方案說明。 範本與案例是您的「預先設計的建築樣式與樓層平面圖」,可協助您針對商務解決方案的需求選擇最佳的設計。

使用這些範本及案例做為起點,即可自訂和建立自己的商務解決方案。 使用 Office SharePoint Designer 2007 新增或修改 SharePoint 網站中的資料檢視、自訂 SharePoint 網站的主版頁面以符合網站標準,並整合來自資料來源的外部資料。 新增或自訂現有的商務邏輯更符合組織的程序和工作流程。 使用 BDC 將 LOB 資料整合至商務解決方案。 利用 Access、InfoPath 和 Excel 提供的使用許多資料導向整合點,以按照您要的方式進一步強化這些範本及案例。 這有無限可能性。

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SharePoint 網站範本

Microsoft 所提供的網站範本具有立即可用的自訂案例,使用者可在任何規模的組織中因應特定商務程序或工作組合的需求及要求量身打造。 這些網站範本是以 Windows SharePoint Services 3.0 為基礎且與 Office SharePoint Designer 2007 相容,因而能更輕鬆地自訂。

管理及財務範本

董事會   提供適用於董事會會議記錄、工作與議題及事件的單一位置。

企業績效報告   透過問卷調查和線上討論協助追蹤客戶滿意度。

規範程序支援網站   指定控制任務和管理文件庫,以協助團隊與高階主管管理規範實作工作。

爭議發票管理   協助應付帳款部門追蹤廠商到期應付發票的相關資訊,包括提前支付的金額與延遲付款的理由。

費用補助與核准   管理費用核准程序的元素,以協助核准者節省時間。

徵求建議書   協助管理建立及發佈徵求建議書 (RFP) 以及收集建議書提交和接受通知的處理程序。

人力資源

請假與休假排程管理   協助員工管理請假及休假的天數,包括不在辦公室的日期列表及職務代理人。

員工活動網站   協助員工建立並報名參加公司贊助的活動及事件。

員工自助式福利   可讓員工尋找並登記雇主提供的福利。

員工訓練的排程與資料   協助排程訓練,以及提供員工註冊和接收課程資料的位置。

工作招募與面試管理   可讓招募團隊簡化管理工作招募及填補職位空缺的程序。

IT 與營運

Bug 資料庫   協助開發小組收集並追蹤其程式碼中的 Bug 相關資訊,包括重製步驟、類別、註解、優先順序及與錯誤嚴重性。

客服中心   協助人員管理從找出問題到根本原因分析及解決方式的客戶服務要求處理程序。

服務台   協助團隊管理服務要求的處理程序,包括管理根本原因識別及追蹤狀態。

庫存追蹤   擷取手動輸入的更新庫存資訊,並於各零件達到追加訂購數量時通知使用者,以協助組織追蹤庫存的相關元素。

IT 小組工作區   更新專案任務、議題、里程碑和 Bug,藉以協助團隊管理軟體專案的開發、部署及支援。

出借中心   使用出借/歸還功能及自動化逾期通知協助管理組織保存的實體資產。

實體資產追蹤與管理   協助團隊管理實體資產的申請及追蹤,例如位置、條件、製造商、型號、目前擁有者及估計值。

場地與設備預約   讓小組能夠管理共用會議室與設備的使用狀況。

追蹤與管理

編列預算與追蹤多個專案   藉由建立專案並使用任務、甘特圖及一般狀態指示項工具,協助編列多組相互關聯之活動的預算並進行追蹤。

變更要求管理   協助使用者追蹤與設計變更相關聯的風險,包括核准或拒絕變更的能力。

討論資料庫   協助小組在線上或透過 Office Outlook 2007 RSS 功能討論主題,以促進協同合作。

文件庫與檢閱   協助團隊使用版本追蹤文件庫 (包括往來討論) 管理文件檢閱週期,以提供意見反應。

知識庫   可讓員工共用組織內部的知識。

專案追蹤工作區   協助小型團隊管理專案議題、任務及專案狀態等專案資訊。

小組工作網站   讓專案小組集中儲存背景文件、追蹤行事曆事件,以及提交小組會議決定的交辦事項。

工時卡管理   協助簡化透過員工打卡來追蹤多個專案所耗費工時,以及報告工作進展與迄今所耗費專案工時的程序。

銷售與行銷

競爭力分析網站   透過實用的競爭力分析技巧範本,協助整理競爭對手產品分析的結果。

連絡人管理   協助團隊管理小組成員間的連絡人資訊,包括與 Office Outlook 2007 同步處理。

整合行銷活動追蹤   啟用行銷活動績效的追蹤。

產品與行銷需求規劃   透過實用的規劃範本和共同作業工具,協助整理新產品的開發程序與行銷內容。

銷售線索管道   追蹤潛在客戶、商機、連絡人及客戶,以協助團隊管理銷售管道。

專長

運動聯隊   管理公司棒球隊,包括球員、隊長、排程和統計資料。

課堂管理   協助講師儲存及組織課程內容、行事曆項目和公告。

股東權益報告   提供集中位置,以協助整合針對財務權益所完成的評估研究。

政府機關案例管理   協助管理政府案例的工作、文件及分派。

臨床試驗提議與管理   協助管理執行臨床試驗所需的文件、工作、議題及討論。

製造流程管理   協助製造工程團隊追蹤線性製造流程,以及阻撓製作工作完成的問題。

活動規劃   協助小組透過使用線上註冊、排程及通訊和意見反應來整理事件。

新店開幕   協助團隊管理新店開幕的程序,包括專案和任務管理工具。

其他資訊

建置 SharePoint 應用程式簡介

Windows SharePoint Services 3.0 的應用程式範本

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SharePoint 工作流程

Office SharePoint Server 2007 包含下列預先定義的工作流程,可以用來自動化商務程序或在一般工作群組的情況下使用。

核准工作流程   核准工作流程會將儲存至清單或文件庫的文件或項目轉送給一組人員,供其核准。 根據預設,核准工作流程是與文件內容類型有關,因此會自動出現在文件庫中。

收集意見反應工作流程   收集意見反應工作流程會將儲存至清單或文件庫的文件或項目轉送給一組人員,以收集其檢閱意見反應。 根據預設,收集意見反應工作流程是與文件內容類型有關,因此會自動出現在文件庫中。

收集簽章工作流程   收集簽章工作流程會將儲存至清單或文件庫的 Office 文件轉送給一組人員,以收集其數位簽章。 收集簽章工作流程只能與包含一個或多個簽章欄的 Office Word 2007 或 Office Excel 2007 文件一起使用。 根據預設,收集簽章工作流程是與文件內容類型有關,因此會針對內含簽章欄的文件或活頁簿自動出現在文件庫中。

處理核准工作流程   處理核准工作流程的設計目的是要支援組織中的記錄管理需求。 此工作流程可讓參與者決定要保留或刪除到期文件或項目,以管理文件到期和保留程序。

翻譯管理工作流程   翻譯管理工作流程會在翻譯管理庫中建立來源文件的複本,並轉送給指定譯者以進行翻譯。 翻譯管理工作流程只適用於翻譯管理庫。

採購單核准案例   常見的商務流程是可能結合下列四種預設工作流程的採購單核准程序:

  • 檢閱目前的預算狀態 (收集意見反應工作流程)

  • 確認庫存量 (處理核准工作流程)

  • 超過核准限制時取得經理的核准 (收集簽章工作流程)

  • 核准採購單 (核准工作流程)

傳送通知訊息案例   您的小組會使用共享文件庫在文件上共同作業,並使用 [指派至] 欄追蹤文件的指派對象。 您想要建立工作流程,自動將電子郵件訊息傳送給收到工作指派的任何小組成員,這樣所有小組成員就無須不斷造訪小組網站,查看是否有新的指派文件。 您可以建立單步驟工作流程,以快速執行此動作。

從討論項目建立工作   小組會使用小組討論清單來處理小組必須解決的議題與問題。 通常在討論過程中,小組成員必須追蹤處理的議題或工作項目便會浮上檯面。 您想要從小組討論項目中輕鬆建立工作項目。 您決定要建立工作流程,讓您的小組只要在小組討論清單中按一下按鈕,即可在工作清單中建立工作。 建立的工作會自動包含相關討論項目的資訊,而且會自動指派給建立原始討論項目的人員。

傳送費用報表以供檢閱   您的小組會填寫每月費用報表,其為使用 Office InfoPath 2007 設計的表單。 您的小組會在 SharePoint 網站上填寫並儲存表單庫中的這些表單。 當費用報表超出特定金額時,您想要自動通知適當的人員檢閱該報表。 您可以使用單步驟工作流程,以快速自動化此程序。

其他資訊

使用核准工作流程

使用收集意見反應工作流程

使用收集簽章工作流程

使用處理核准工作流程

使用翻譯管理工作流程

工作流程範例:傳送通知訊息

工作流程範例:從討論項目建立工作

工作流程範例:傳送費用報表以供檢閱

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Office System 範本與案例

Office Online 範本是尋找 Office 範本的絕佳起點,您會在其中找到數以百計從會議議程到動物園等具各式用途的範本。

雖然 Excel 2007、Excel Services、Access 2007 及 InfoPath 2007 可用多種方式來解決許多問題,但下列範本和案例可處理常見的商務解決方案,並且可加以調整以搭配 SharePoint Server 使用。

Excel 2007 案例

會計   您可以使用 Excel 中許多財務會計陳述式的強大計算功能,例如現金流陳述式、收入陳述式或損益表陳述式。

預算   無論您有個人需求還是公務需求,都可以在 Excel 中建立任何類型的預算,例如行銷預算計畫、活動預算或退休預算。

帳務與銷售   Excel 也很適合用於管理帳務與銷售資料,您可以輕鬆建立您所需要的表單,例如銷售發票、包裝清單或採購單。

報告   您可以在 Excel 中建立反映出資料分析或摘要列出資料的各種類型報告,例如評量專案績效、預測資料,或是呈現差異資料。

規劃   Excel 是建立專業計畫或實用計畫工具的好工具,例如每週授課計畫、行銷研究計畫、年終報稅計畫或協助您規劃每週飲食、聚會或度假的計畫工具。

Excel Services 案例

商務智慧儀表板   執行委員會可以存取數個公司儀表板,這些儀表板可做為公司的最新財務計分表。 主要儀表板每個月都會總結銷售目標、目標營收及淨利率等 KPI,以持續評估公司效能。 其他儀表板則會概述市場新聞,以協助分析目前與新專案的財務風險;以及顯示重要財務資料圖表,以協助評估不同的投資組合。

行銷分析資訊系統   在銷售運動服裝及器材的公司中,行銷部門會維護資訊入口網頁,其中摘要列出重要的人口統計資料,例如性別、年齡、地區、收入水平及偏好的休閒活動。 行銷部門的大部分員工都可以選擇性地在個人電腦上開啟 Excel 活頁簿,並針對所有資料執行「模擬分析」,或是列印已適當格式化的報表。 經過一段時間後,使用者也可以輕鬆地新增報表,讓其他人一起共用。

職業運動員統計資料   大聯盟體育組織會分享所有運動員過去及現在的成績與薪資統計資料。 在進行交易及協商薪資合約時都會用到這些資料。 擁有人會建立、修改及分享最新的報表與分析,尤其是在賽季開始之前。

零售店的決策工具   零售連鎖店每週會摘要列出重要的銷售點資料,並提供給供應商、財務分析師與地區經理查閱。 報告中會含括目前庫存量不足的商品、按銷售類別排名的前 20 名銷售品項、重要的季節性商品資料,以及每家分店的交易筆數。

客戶銷售管理報表系統   銷售團隊每天都會存取一組簡報,以便能掌握重要資料,例如超級業務員、每月銷售目標的達成進度、成功的銷售方案,以及表現不佳的銷售通路。 其他報表則會依關鍵變數摘要列出銷售額,例如地區、產品線、月份、每週拜訪客戶的次數,以及結案數目。 當個別銷售人員顯示這些報表時,他們就可以看到自己的銷售數字,因為系統會根據其使用者名稱自動加以識別。

工程專案的每日摘要資訊   工程團隊會開發一個網頁組件頁面,用以摘要重要的專案排程資料,例如Bug 計數、規格狀態、進度表、功能趨勢和優先順序,以及重要資源與連絡人的連結。 這項資料來自許多外部資料來源,例如專案資料庫及規格清單。

專屬財務分析計算模型   大型財務機構已研究及開發出屬於私人智慧財產的定價模型。 公式的計算結果必須與某些投資經理人共用,但用來計算定價模型的公式必須受到保護且永不公開披露。 此定價模型非常複雜且需要耗費很長時間來計算。 快速伺服器每晚都會計算並建立定價模型報告,並儲存到信任的位置,然後顯示在網頁組件頁面上,但是僅限具備適當權限的人員方能瀏覽。

Access 2007 範本

資產   建立資產資料庫以追蹤資產,包括資產詳細資料和擁有者。 您可以將資產分類並記錄其條件、取得日期、位置、擁有者及其他資訊。

管理連絡人   您可以管理您的連絡人和郵寄地址,然後在 Access 中建立報表,或使用 Word 合併資料,以列印套用信件、信封或郵寄標籤。 建立連絡人資料庫以管理小組工作相關的人員資訊,例如:客戶和工作夥伴。 您可以追蹤名稱與地址資訊、電話號碼、電子郵件地址,甚至還可以附加圖片。

庫存與資產追蹤   您可以在家或公司建立項目庫存清單,並隨資料一併儲存相片或其他相關文件。

訂單追蹤   您可以輸入產品、客戶、訂單的相關資訊,然後建立報表,即可依員工、地區、期間或其他值顯示銷售。

工作、議題及專案追蹤   您可以追蹤群組人員的工作,並於其他人正在相同資料庫中更新現有工作時輸入新工作。 追蹤您或您的小組必須完成的一些工作項目。 建立議題資料庫以管理一組議題或問題。 您可以指定、安排優先順序並按議題始末追蹤其進度。 管理工作並監控一個或多個專案的預算。

行銷專案和銷售管道   建立販售通路資料庫以追蹤少數業務人員達成預期銷售目標的進度。 追蹤行銷專案的詳細資料,並監控及排程專案的交付項目。

活動規劃   您可以輸入事件日期、位置及參與者的相關資訊,然後列印排程或事件的相關摘要。 當您要追蹤即將開始的會議、期限和其他重要事件時,可建立事件資料庫。 記錄標題、位置、開始時間或結束時間、描述,並附加圖像。

教職員和學生   建立資料庫,以追蹤教職員的重要資訊,例如電話與地址資訊、緊急連絡人資訊以及聘用資料。 建立學生資料庫以追蹤學生的資訊,包括緊急連絡人、醫療資訊及其監護人的資訊。

InfoPath 2007 範本與案例

資產追蹤範本   追蹤電腦設備等商務資產的詳細資料和所在位置。

會議議程範本   組織及摘要公司會議。 使用此表單範本列出議程項目,以及記錄會議備忘錄、決策及交辦事項。

狀態報告範本   追蹤小組成員的專案及工作分派的進度與問題。 個人的狀態報告可以組合成單一報告,使主管能建立完整的小組狀態報告。

差旅申請範本   申請出差的班機和旅館等差旅安排。

費用報表範本   線上或離線填寫具有各種內建資料驗證業務規則邏輯的費用報表,此功能對經常出差的員工尤其有用。

保險理賠案例   可讓客戶、保險代理人和相關企業使用線上表單來處理保險理賠。 除了透過電話,客戶也可以在網頁上填寫表單來提交理賠申請。 使用整合的核准工作流程,以允許代理人快速查看處理理賠之其他方的狀態,並查看理算員是否已完成核准程序。

許可證申請案例   在網頁瀏覽器中填寫許可證申請,許可程序因而變得更容易且更方便,讓承包商不再需要跑到公家機關申請許可。

庫存管理案例   在廣大的供應商網中輕鬆有效查詢庫存,並改善庫存估算的精確度。

市場研究案例   使用表單範本來收集和記錄客戶意見反應,並確保資訊具備一致的組織和形式,以協助市場研究活動。

其他資訊

哪裡可以找到 Office 範本?

Access 2007 範本指南

使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 的案例

頁首

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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