在 SharePoint Online 中建立外部商務共用網站

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您是否需要和公司外部的商務合作夥伴共用及共同作業?有了 SharePoint Online,您就可以輕鬆地迅速建立外部網路網站。在外部網路網站中,任何您所選擇的公司外部人員都能安全地存取您想共用或共同作業的內容。這些內容會保存在同一處,且可隨時隨地透過任何裝置存取。

下列指示會逐步引導您建立網站、設定其外部存取權,並邀請使用者到其中。同時也會說明如果他們接受了您的邀請,包括檢視和編輯內容等任何活動都會受到監控。

設定 SharePoint Online 共用設定

在您建立外部共用的網站之前,您需要先設定幾項 SharePoint Online 共用設定。

在 SharePoint Online 系統管理中心,選取 [共用] 索引標籤。

在 [在組織外共用] 底下,確定已選取 [允許使用者邀請並與經過驗證的外部使用者共用] 或 [允許與經過驗證的外部使用者共用以及使用匿名存取連結]。這能讓您在建立外部網路網站後,正確設定其共用設定。

我們建議您選取 [其他設定] 底下的 [外部使用者必須使用收到邀請的相同帳戶接受共用邀請] 核取方塊。這可確保您邀請加入您網站的使用者都是接受邀請的使用者。如果未啟用這項設定,您寄出的邀請可能會轉寄給其他使用者。

為您的外部網路建立網站

首先,請在 SharePoint Online 中建立一個網站集合。

若要建立外部網站

  1. 請以 SharePoint 系統管理員的身分登入 Office 365。

  2. 瀏覽至 SharePoint 系統管理中心。

  3. 在網站集合頁面上,按一下 [新增] 然後按一下 [私用網站集合]。

  4. 輸入標題和網址。

  5. 選擇 [小組網站] 範本。

  6. 選擇一個 [系統管理員],然後按一下 [確定]。

接下來,請設定網站以允許邀請貴公司外部使用者來存取該網站。


若要將外部存取設定

  1. 選取您建立網站集合的核取方塊,並按一下 [共用]。

  2. 請選擇 [與公司外共用] 底下的 [允許接受共用邀請並以已驗證使用者身分登入的外部使用者]。

  3. 在 [允許非擁有者邀請新使用者] 底下,按一下 [關閉此網站集合中所有網站上與非擁有者共用的內容]。

一旦您設定好外部存取,請新增任何您想要外部使用者能夠使用的網站內容。

邀請使用者至網站

接下來,請將貴公司中的某個人員選取為網站擁有者,也就是網站未來的管理者。這個人可以是您,或貴組織內部任何的一個人。

若要設定網站擁有者

  1. 瀏覽至您先前建立的網站。

  2. 按一下 [共用]。

  3. 輸入您要設為網站擁有者的使用者名稱。

  4. 選擇 [顯示選項]。

  5. 在 [選取權限等級] 底下,選擇 [完全控制]。

  6. 按一下 [共用]。

設定好網站擁有者後,請讓該擁有者邀請外部使用者加入您的網站。請確定您的使用者擁有公司或學校帳戶 (該帳戶可供他們登入 Office 365) 或 Microsoft 帳戶 (例如 Outlook.com 或 Hotmail 帳戶)。您必須將邀請傳送給下列其中一種帳戶類型。


邀請使用者到網站

  1. 在您先前建立的網站上按一下 [共用]。

  2. 輸入您要與之共用網站的人員電子郵件地址。

  3. 選擇 [顯示選項]。

  4. 請確認已選取 [選取權限等級] 底下的 [編輯]。

  5. 按一下 [共用]。

外部使用者存取權

當您的外部使用者收到存取網站的邀請時,他們應該執行下列動作:

  1. 接受邀請。

  2. 輸入他們的 Microsoft 認證 (也就是收到邀請帳戶的認證)。

  3. 將網站設為書籤,以便日後前往。

監控外部使用者活動

您可以監控外部使用者的活動,以確保他們遵守貴公司的業務常規。Office 365 中的安全與規範中心提供多種可稽核使用者活動的選項。以下是幾個範例。

顯示誰已傳送邀請給外部網站,如果其接受

  1. 在 Office 365 中,按一下 [系統管理],然後按 [系統管理中心]。

  2. 按一下 [安全與規範],然後按 [搜尋和調查]。

  3. 按一下 [稽核記錄搜尋]。

  4. 在 [活動] 方塊中,選取 [已接受的共用邀請],然後按一下 [搜尋]。


顯示在網站完成您的外部使用者,有哪些活動

  1. 在 Office 365 中,按一下 [系統管理],然後按 [系統管理中心]。

  2. 按一下 [安全與規範],然後按 [搜尋和調查]。

  3. 按一下 [稽核記錄搜尋]。

  4. 在 [活動] 方塊中,選取 [顯示所有活動的結果],然後按一下 [搜尋]。

管理您的網站

當您和您的外部使用者完成共同作業後,您可以執行下列程序以移除他們的網站存取權。

移除使用者無法存取至網站

  1. 在您的網站或小組網站上按一下 [設定],然後再按一下 [網站設定]。

  2. 在 [網站設定] 頁面的 [使用者與權限] 底下,按一下 [人員與群組]。

  3. 在 [人員與群組] 頁面上,按一下您將該使用者加入的群組名稱。

  4. 請選取您要移除之使用者旁的核取方塊,按一下 [動作],然後再按一下 [從群組移除使用者]。

  5. 在確認視窗中,按一下 [確定]。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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