在 PowerPoint 簡報上共同作業

當您將簡報儲存至 OneDrive適用於 Office 365 的 SharePoint Online 時,即可和同事同時處理該簡報。

若要同時處理簡報,Windows 上的所有作者都必須使用 PowerPoint 2010 或更新版本,或者最新版的 PowerPoint Online

與他人共用您的簡報,並且同時進行共同作業

  1. 當您準備好共同作業時,請由功能區的右上角中開啟您的 PowerPoint 簡報,然後選擇 [共用]。

    共用
  2. 在 [邀請人員] 方塊中,輸入您要共用簡報之人員的電子郵件地址。如果您已經儲存該人員的連絡資訊,您可以直接輸入名稱。下拉式清單能讓您判斷受邀者 [可以編輯] 檔案或 [可以檢視] 檔案。

    顯示 PowerPoint 中的 [共用窗格] 對話方塊
  3. 按一下 [共用]。如果您的檔案已經儲存至雲端,電子郵件邀請便會傳送給受邀者。如果您尚未將簡報儲存至 OneDrive適用於 Office 365 的 SharePoint Online,PowerPoint 會提示您立即執行此動作。執行之後電子郵件邀請就會送出。

    如果您尚未將簡報儲存至 OneDrive 或 SharePoint,PowerPoint 會提示您執行此動作。

查看其他人正在處理共用簡報的哪個部分

  1. 開啟簡報並開始對簡報進行處理。

    如果其他人正在檢視或處理簡報,他們的縮圖圖片會出現在功能區右上角中。當有人員進入或離開您的簡報時,PowerPoint 都會警示您。

    人員與交談

    您可以使用商務用 Skype,立即與正在處理簡報的人員聊天。它會開啟一個可進行即時交談的聊天視窗。選擇 [聊天] 按鈕 PowerPoint 2016 中的 [群組聊天] 按鈕 以開始與處理文件的所有合作對象進行群組聊天。

    選擇 [註解] 註解 來下註解或檢視註解。另外,您也可以回覆或解決註解,然後將註解標示為完成。

  2. 您也會在 [共用] 窗格中看到檢視或編輯簡報之所有人員的名稱。投影片的縮圖和實際的投影片中,會有一個指示器,顯示人員正在處理簡報中的哪個位置。請將游標移至該指示器或選取它,以查看正在編輯的人員。

    顯示的圖示指出其他人正在對某張 PowerPoint 2016 投影片進行共同作業

    (為了使用方便,您也可以在 PowerPoint 中開啟自動顯示編輯者名稱。請選取 [檔案] > [選項] > [進階] > [顯示] > [顯示所選項目的目前狀態標幟] 來開啟這項功能。)

    顯示有人正在 Windows 版 PowerPoint 2016 投影片章節中作業的圖示
  3. 處理完成之後,請選擇 [檔案] > [儲存]。

    如果其他作者已經做了變更,您在儲存時將會看到以下訊息。

    顯示 PowerPoint 中的同步處理變更訊息

    如果您的更新和其他作者的更新不衝突,他們將會自動合併,您不需要執行任何其他動作。

其他人所做的變更將會醒目提示

若為 Office 365 訂閱者,PowerPoint 2016 會自動追蹤在線上文件所做的變更。

您必須有 Office 365 訂閱才能使用此功能。如果您是 Office 365 訂閱者,請確定您有最新版本的 Office

您的瀏覽器不支援視訊。請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。
  1. 當您重新開啟變更過的簡報 (或其他人正在編輯的檔案) 時,變更的投影片會在縮圖窗格中醒目提示為淺粉藍色。

    於 PowerPoint 縮圖窗格中醒目提示的修訂
  2. 選取縮圖以查看完整大小的投影片。您會看到變更的部分以青綠色外框框住。並加上了說明變更者和變更時間的標註。

    (在某些情況下,修訂過的投影片會醒目提示,但其中某些類型的變更不會在個別投影片中框起。這類變更的範例包括:[備忘稿] 窗格中的變更、刪除圖案、新增註解以及變更動畫。)

    醒目提示變更者和變更時間標註的修訂

決定變更是否能夠醒目提示的要素:

  • 此功能可以在儲存於 OneDrive 和 SharePoint 的共用文件中運作。

  • 只有當變更者使用 PowerPoint 2016 版本 8403 或更新版本時,才會醒目提示變更。

  • 如果在信任中心 [隱私選項] 中針對文件關閉修訂資料,將不會醒目提示變更:

    如果未開啟隱私選項,使用者的名稱 (以及她或他最後編輯物件的時間) 會儲存在簡報中,以支援此修訂醒目提示功能。如果有必要的話,請使用 [文件檢查] 來移除這些資訊。(如需使用文件檢查功能的指導方針,請參閱透過檢查簡報來移除隱藏資料及個人資訊一文。)

    如果開啟隱私選項,那麼修訂醒目提示功能就會關閉,這表示系統不會儲存上述之使用者名稱以及變更時間等任何個人資料。

    個別投影片的已讀取/未讀取狀態資料會在電腦磁碟機中儲存為另一檔案,路徑為 %appdata%\Microsoft\PowerPoint\SlideViewState。此位置受 [Windows 使用者] 資料夾保護;如果想要的話,您可以手動刪除這個記錄了您自身已讀取/未讀取狀態的檔案。

  • 如果檔案已加密或受到密碼保護,則系統不會醒目提示變更。

  • 如果檔案為 .odp 格式或較舊的 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式,則系統不會醒目提示變更。

解決衝突變更

如果有衝突變更,系統將會在您選取 [儲存] 時,針對您所做的變更和其中一位共同作業人員的衝突變更,快顯提供兩者的視覺比較。您可以選擇想要保留的變更。

顯示 PowerPoint 中的 [衝突變更] 對話方塊

只有他人所做的變更在與您所做的變更有直接衝突時,才會顯示在比較中。無衝突的變更會在您執行儲存時,自動合併至您的簡報,您也會在 [我的變更] 檢視中看到這些內容。

  1. 選擇 [我的變更] 或 [其他人的變更]。

  2. 如果有一個以上的衝突待解決,請執行下列其中一項操作:

    • 選擇 [下一步] 繼續解決衝突。選擇 [上一步] 重新瀏覽之前的衝突。

    • 如果您想要對所有其餘的衝突選擇同一組變更,請選取 [為其餘衝突狀況執行這項作業] 核取方塊。

      顯示 PowerPoint 中的 [為其餘衝突狀況執行這項作業] 核取方塊

  3. 完成解決衝突之後,請選擇 [完成]。

文件活動

您可以透過 [活動] 窗格查看至今所做的完整變更內容清單。也可以透過它存取較舊版本。選擇功能區上的 [活動] 版本歷程記錄 以查看 [活動] 窗格。

活動窗格

能自動儲存的即時共同作業

附註: 您必須有 Office 365 訂閱才能使用此功能。如果您是 Office 365 訂閱者,請確定您有最新版本的 Office

如果您擁有 Office 365 訂閱,您就可以使用具有自動儲存功能的即時共同作業。這項功能建置在本文所述的其他共同作業功能之上,可以讓您於其他使用者進行操作時 (例如輸入文字) 查看其動態,並自動儲存所做的所有編輯。每個特定方塊一次只能讓一人進行操作 (若有另一個使用者在方塊中進行操作,您會在方塊周圍看到色彩明亮的框線,並且會有鉛筆圖示以及表示正在編輯之人員的標註)。

若要開啟這項功能,請移至 [檔案] > [選項] > [一般],然後選取 [即時共同作業選項] 下的選項。

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