在 PowerPoint 簡報上共同作業

在 PowerPoint 簡報上共同作業

當您將簡報儲存至 OneDrive (機器翻譯) 或適用於 Office 365 的 SharePoint Online (機器翻譯) 時,即可和同事同時在該簡報上共同作業。

若要同時處理簡報, 所有作者都必須使用 PowerPoint 2010 或更新版本 (在 Windows 上)、 Mac 版 PowerPoint 2016 或更新版本, 或是網頁版 PowerPoint

與他人共用您的簡報,並且同時進行共同作業

  1. 當您準備好共同作業時,請由功能區的右上角中開啟您的 PowerPoint 簡報,然後選擇 [共用]。

    共用
  2. 在 [邀請人員] 方塊中,輸入您要共用簡報之人員的電子郵件地址。 如果您已經儲存該人員的連絡資訊,您可以直接輸入名稱。 下拉式清單能讓您判斷受邀者 [可以編輯] 檔案或 [可以檢視] 檔案。

    顯示 PowerPoint 中的 [共用窗格] 對話方塊
  3. 按一下 [共用]。 如果您的檔案已經儲存至雲端,電子郵件邀請便會傳送給受邀者。 如果您尚未將簡報儲存至 OneDrive適用於 Office 365 的 SharePoint Online,PowerPoint 會提示您立即執行此動作。 執行之後電子郵件邀請就會送出。

    如果您尚未將簡報儲存至 OneDrive 或 SharePoint,PowerPoint 會提示您執行此動作。

查看其他人正在處理共用簡報的哪個部分

  1. 開啟簡報並開始對簡報進行處理。

    如果其他人正在檢視或處理簡報,他們的縮圖圖片會出現在功能區右上角中。 當有人員進入或離開您的簡報時,PowerPoint 都會警示您。

    人員與交談
  2. 您也會在 [共用] 窗格中看到檢視或編輯簡報之所有人員的名稱。 投影片的縮圖和實際的投影片中,會有一個指示器,顯示人員正在處理簡報中的哪個位置。 請將游標移至該指示器或選取它,以查看正在編輯的人員。

    顯示的圖示指出其他人正在對某張 PowerPoint 2016 投影片進行共同作業

    (如需協助工具, PowerPoint 也可以讓您開啟自動顯示編輯者名稱。 您可以 > [高級>顯示] 中 >選項來開啟檔案, > 顯示所選取專案的目前狀態標誌。)

    顯示有人正在 Windows 版 PowerPoint 2016 投影片章節中作業的圖示
  3. 完成之後,儲存您的檔案。

    如果其他作者已經做了變更,您在儲存時將會看到以下訊息。

    顯示 PowerPoint 中的同步處理變更訊息

    如果您的更新和其他作者的更新不衝突,他們將會自動合併,您不需要執行任何其他動作。

在開啟已變更的檔案時收到通知

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅提供給 Office 365 訂閱者 使用。

其他人員對共用的簡報檔案進行變更後,Office 365 的 PowerPoint 會於您再次開啟該檔案時通知您。 小型橫幅會顯示在您離開時對簡報進行變更的人員。

Office 365 的 PowerPoint 會顯示在您離開時對您的共用檔案進行變更的人員

追蹤修訂:其他人的修訂會醒目提示

Office 365 的 PowerPoint 會自動追蹤在線上文件所做的變更。

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅提供給 Office 365 訂閱者 使用。

您的瀏覽器不支援視訊。 請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。
  1. 當您重新開啟變更過的簡報 (或其他人正在編輯的檔案) 時,變更的投影片會在縮圖窗格中醒目提示為淺粉藍色。 工具提示會顯示「投影片有未讀取的變更」。

    於 PowerPoint 縮圖窗格中醒目提示的修訂
  2. 選取縮圖以查看完整大小的投影片。 您會看到變更的部分以青綠色外框框住。 並加上了說明變更者和變更時間的標註。 透過查看已修改的投影片, 您可以清除青醒目提示, 並在該投影片上顯示「投影片有未讀取的變更」符號。

    (在某些情況下, 會醒目提示已修改的投影片, 但未在個別投影片上敘述所做的變更類型。 此類變更的範例包括: [備忘稿] 窗格中的變更、圖形的刪除、新增批註, 以及動畫變更。

    醒目提示變更者和變更時間標註的修訂

決定變更是否能夠醒目提示的要素:

  • 此功能可以在儲存於 OneDrive 和 SharePoint 的共用文件中運作。

  • 只有在進行變更的人員使用 PowerPoint 網頁版或 Office 365 的 PowerPoint時, 才會醒目提示變更, 這是半年通道的每月通道或版本1803的最高版本1707。 尋找您的 Office 版本

  • 如果在信任中心 [隱私選項] 中針對文件關閉修訂資料,將不會醒目提示變更:

    如果沒有開啟隱私權選項, 使用者的名稱 (以及她或他最後一次編輯物件的時間) 會儲存在簡報中, 以支援此修訂版本醒目提示功能。 如有需要, 請使用 [檔檢查] 移除該資訊。 (請參閱在檔、簡報或活頁簿中檢查檔、簡報或活頁簿, 以取得使用 [檔檢查] 的指導方針, 以移除隱藏資料及個人資訊

    如果開啟隱私選項,那麼修訂醒目提示功能就會關閉,這表示系統不會儲存上述之使用者名稱以及變更時間等任何個人資料。

    為了執行修訂醒目提示,PowerPoint 會分開儲存個別投影片的已讀取/未讀取狀態資料。 這些資料儲存的「位置」取決於您使用的版本與 PowerPoint 的通道。 我們正轉向將這些資料儲存在專為儲存使用者設定而設計的線上 Microsoft 服務中,不過這個變動尚未完成。

    下表列出每個 PowerPoint 相關版本,以及該版本各個人員儲存開啟檔案之已讀取/未讀取狀態資料的位置:

    適用於此版本號碼 (或更新版本)

    狀態資料的儲存位置

    每月通道中的 Office 365 的 PowerPoint

    1707 和 1710 之間

    在電腦磁碟上,路徑為:

    %appdata%\Microsoft\PowerPoint\SlideViewState

    此位置受 [Windows 使用者] 資料夾保護;如果想要的話,您可以手動刪除這個記錄您自身已讀取/未讀取狀態的檔案。

    每月通道中的 Office 365 的 PowerPoint

    1711

    Microsoft Online 服務

    半年通道中的 Office 365 的 PowerPoint

    1803

    Microsoft Online 服務

    Mac 版 Office 365 的 PowerPoint

    16.11

    Microsoft Online 服務

    Android 版 PowerPoint

    16.0.9001.2077

    Microsoft Online 服務

    iOS 版 PowerPoint

    2.9.108.0

    Microsoft Online 服務

    PowerPoint Mobile

    17.8827

    Microsoft Online 服務

    尋找您的 Office 版本

  • 如果檔案已加密或受到密碼保護,則系統不會醒目提示變更。

  • 如果檔案為 .odp 格式或較舊的 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式,則系統不會醒目提示變更。

使用聊天或註解來進行溝通

選擇 [註解] 註解 來下註解或檢視註解。 另外,您也可以回覆或解決註解,然後將註解標示為完成。 請參閱新增註解 (機器翻譯) 以獲得詳細資訊。

(僅限Office 365 )您可以立即與正在使用儲存在 商務用 OneDrive 或 SharePoint Online的簡報中的其他人交談。 選擇 [聊天] 按鈕 PowerPoint 2016 中的 [群組聊天] 按鈕 以開始與處理文件的所有合作對象進行群組聊天。

醒目提示 [聊天] 按鈕的灰色功能表列

  • 聊天記錄不會保留, 所以如果您關閉並重新開啟檔, 您就會使用空白的聊天開始新開始。 如果您需要持續進行討論,請考慮改用 [註解] 功能。

  • 如果其他人開啟檔案並進行編輯,他們也能加入聊天,但無法查看他們開啟該檔案前的聊天記錄。 他們只能看到開啟檔案時的新訊息。

查看先前的檔案版本

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅提供給 Office 365 訂閱者 使用。

Office 會在您處理檔時, 保留 SharePoint、 OneDrive和 商務用 OneDrive 檔案的先前版本。

若要開啟檔案先前版本的清單, 請在應用程式視窗的標題列中選取檔案名, 然後選取 [版本歷程記錄]。

在標題列中選取檔案名, 以取得檔案版本歷程記錄的存取權

版本歷程記錄可供查看, 不適用於編輯。 您可以查看任何先前版本的檔案。

若要開啟先前的版本:

  • 在右側的 [版本歷程記錄] 窗格中, 選取其中一個版本歷程記錄專案中的 [開啟版本]。

    該版本的唯讀複本會在個別的 PowerPoint 視窗中開啟。

解決衝突變更

如果有衝突變更,系統將會在您選取 [儲存] 時,針對您所做的變更和其中一位共同作業人員的衝突變更,快顯提供兩者的視覺比較。 您可以選擇想要保留的變更。

顯示 PowerPoint 中的 [衝突變更] 對話方塊

只有他人所做的變更在與您所做的變更有直接衝突時,才會顯示在比較中。 無衝突的變更會在您執行儲存時,自動合併至您的簡報,您也會在 [我的變更] 檢視中看到這些內容。

  1. 選擇 [我的變更] 或 [其他人的變更]。

  2. 如果有一個以上的衝突待解決,請執行下列其中一個動作:

    • 選擇 [下一步] 繼續解決衝突。 選擇 [上一步] 重新瀏覽之前的衝突。

    • 如果您想要對所有其餘的衝突選擇同一組變更,請選取 [為其餘衝突狀況執行這項作業] 核取方塊。

      顯示 PowerPoint 中的 [為其餘衝突狀況執行這項作業] 核取方塊

  3. 完成解決衝突之後,請選擇 [完成]。

您是否遺漏了投影片文件庫? 

移至 [PowerPoint 建議] 方塊, 並投票 reviving 這項功能。  

共用簡報及共同撰寫

  1. 建立簡報的草稿, 然後將其儲存至共用位置, 例如OneDriveSharePoint

  2. 開啟簡報並開始使用。

    附註: 如果其他人正在處理簡報, 您會在狀態列中看到共同撰寫 [人員] 圖示 圖示, 並在狀態列中顯示一個數位, 告訴您有多少人正在處理簡報。 按一下 [共同撰寫] 圖示 [人員] 圖示 , 查看誰正在處理簡報 (如下所示)。

    兩個人在共同撰寫

  3. 完成工作後, 請按一下 [ 檔案] >儲存]。

    如果您是唯一正在進行簡報的人, 該檔案將會儲存, 您就大功告成了。 如果您的更新和其他作者的更新不衝突, 他們會自動合併, 您不需要執行任何其他動作。

解決其他人所做的變更

如果其他人正在使用相同的簡報, 您會遇到下列其中一則錯誤訊息:

  • 當其他作者進行變更時, 您會看到下列訊息:

    校閱變更或立即上傳

  • 如果您與其他作者所做的變更與其他人相互衝突, 就會出現這則訊息:

    解決衝突

以下說明如何解決其他人所做的變更:

  1. 在 [合併] 索引標籤上, 按一下 [顯示變更], 然後執行下列其中一項操作:

    • 若只要查看衝突的更新, 請按一下 [僅顯示衝突]。

      已列出衝突。

    • 若要查看所有變更, 請按一下 [顯示所有變更]。

  2. 若要接受或拒絕變更, 請執行下列其中一項或兩項動作:

    對於衝突變更:

    • 若要接受衝突變更, 請核取 [衝突變更] 圖示旁的方塊, 衝突變更圖示 (如下所示)。

      選取核取方塊以接受衝突變更

    • 若要拒絕衝突變更, 請執行任何動作。 未核取的方塊不會新增到簡報中。

    針對標準變更:

    • 若要接受標準變更, 請執行任何動作。

      選取此核取方塊,以接受其他人所做的標準變更

    • 若要拒絕標準變更, 請清除該框。

  3. 完成審閱變更之後, 請選取 [關閉合併視圖]。

    在您選取 [關閉合併] 視圖之後, 所有變更都會套用並上傳到伺服器。

    附註: 選取 [關閉合併視圖] 之後, 您就無法返回並查看已標記的變更。

共同撰寫簡報

  1. 在 PowerPoint 2010中, 開啟儲存在伺服器上的簡報。

    如果您不是唯一的簡報, 就會出現在 PowerPoint 底部狀態列中的通知。 通知會告訴您目前正在處理簡報的人人數。 按一下該號碼, 查看共同撰寫者的名稱。

    其他人正在編輯簡報的通知

  2. 在 [視圖] 索引標籤的 [簡報視圖] 群組中, 按一下 [標準模式], 以在標準模式中查看您的簡報。

  3. 在左窗格中包含 [大綱] 和 [投影片] 索引標籤的 [投影片] 索引標籤上, 尋找投影片縮圖右下角的小圖示。 代表共同作者變更該投影片。 按一下圖示以查看共同撰寫者的名稱。

    附註: 

    • 另一個查看簡報共同作者名稱的方法是, 按一下 [檔案] 索引標籤 , 然後按一下畫面左側的 [資訊]。 共同撰寫者的名稱會出現在中間窗格中。

      目前正在編輯簡報的人,以及如何傳送訊息給他們

    • 若要傳送電子郵件訊息或立即訊息給您的共同撰寫者, 請按一下 [傳送郵件], 然後按一下 [傳送電子郵件訊息] 或 [傳送立即訊息]。

    • 當其他作者儲存其變更時, PowerPoint 會通知您, 即該簡報的原始作者已進行變更。 在包含 [大綱] 和 [投影片] 索引標籤的窗格中, [投影片] 索引標籤上的圖示會出現在已變更的投影片縮圖右下角。

      已變更簡報的通知

審閱其他作者所做的變更

  1. 若要查看其他作者是否已變更您的簡報, 請按一下 [檔案] 索引標籤, 然後按一下 [資訊]。 接著, 在 [可用的檔更新] 旁, 按一下 [儲存], 然後按一下 [儲存並審閱]。

    [檔案] 索引標籤也可以用來查看其他作者是否變更了簡報

  2. 然後, 若要查看其他作者所做的變更, 請按一下 [審閱修訂]。

    [檢閱變更] 按鈕

  3. 當您按一下 [查看修訂] 時, 功能區上會出現 [合併] 索引標籤, 而 [修訂] 窗格會出現在 PowerPoint 視窗的右側。 [修訂] 窗格中的 [投影片] 索引標籤會列出其他作者所變更的投影片, 以及列出目前顯示的投影片所做變更的 [詳細資料] 索引標籤。

在 [合併] 索引標籤上, 您可以使用 [解析度] 群組中的按鈕來顯示其他作者所做的後續變更, 並接受或拒絕這些變更。 若要結束 [合併] 視圖, 請按一下 [關閉合併視圖]。

附註: 在 [合併] 視圖中, 您無法從其他作者合併新的更新, 或將變更上傳至伺服器。 您必須先按一下 [關閉合併] 視圖, 然後自動將變更上傳至伺服器, 以完成您的審查。

[合併] 索引標籤和 [修訂] 窗格

設定 PowerPoint 在每次作者進行變更時通知您

您可能會想要審閱 (然後接受或拒絕) 其他作者對您所處理的所有簡報所做的變更, 然後再進行合併。 如果是, 請執行下列動作:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下畫面左側的 [選項], 然後在 [ PowerPoint 選項] 對話方塊中, 按一下 [儲存]。

  3. 在 [共用文件共同作業伺服器檔案的檔案合併選項] 底下, 選取 [在發生合併時顯示詳細的合併變更] 核取方塊。

與他人共用您的簡報,並且同時進行共同作業

  1. 開啟您的 PowerPoint 簡報, 並在功能區的右上角選取 [共用] [共用] 按鈕 然後選取 [邀請人員]。

  2. 輸入您要與其共用簡報之人員的電子郵件地址。 如果您已經儲存該人員的連絡資訊,您可以直接輸入名稱。 頂端的控制項可讓您判斷受邀者是否可以編輯檔案, 或只可以查看檔案。

  3. 按一下 [共用]。 如果您的檔案已經儲存至雲端,電子郵件邀請便會傳送給受邀者。 如果您尚未將簡報儲存至 OneDrive適用於 Office 365 的 SharePoint Online,PowerPoint 會提示您立即執行此動作。 執行之後電子郵件邀請就會送出。

    如果您尚未將簡報儲存至 OneDrive 或 SharePoint,PowerPoint 會提示您執行此動作。

查看其他人正在處理共用簡報的哪個部分

  1. 開啟簡報並開始對簡報進行處理。

    如果其他人正在檢視或處理簡報,他們的縮圖圖片會出現在功能區右上角中。 當有人員進入或離開您的簡報時,PowerPoint 都會警示您。

    人員與交談
  2. 您也會在 [共用] 窗格中看到檢視或編輯簡報之所有人員的名稱。 投影片的縮圖和實際的投影片中,會有一個指示器,顯示人員正在處理簡報中的哪個位置。 請將游標移至該指示器或選取它,以查看正在編輯的人員。

    投影片縮圖窗格中的目前狀態指示器

    (如需協助工具, PowerPoint 也可以讓您開啟自動顯示編輯者名稱。 若要開啟, 請選取 [ PowerPoint >喜好設定] > [查看] >顯示所選取專案的目前狀態標誌。)

    顯示有人正在 Windows 版 PowerPoint 2016 投影片章節中作業的圖示
  3. 完成之後,儲存您的檔案。

    如果您的更新和其他作者的更新不衝突,他們將會自動合併,您不需要執行任何其他動作。

在開啟已變更的檔案時收到通知

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅提供給 Office 365 訂閱者 使用。

在其他人對共用簡報檔案進行變更之後, Mac 版 Office 365 的 PowerPoint 在您重新開啟檔案時通知您。 小型橫幅會顯示在您離開時對簡報進行變更的人員。

Office 365 的 PowerPoint 會顯示在您離開時對您的共用檔案進行變更的人員

追蹤修訂:其他人的修訂會醒目提示

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅提供給 Office 365 訂閱者 使用。

Mac 版 Office 365 的 PowerPoint 會自動追蹤在線上檔中所做的變更。

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅提供給 Office 365 訂閱者 使用。

您的瀏覽器不支援視訊。 請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。
  1. 當您重新開啟變更過的簡報 (或其他人正在編輯的檔案) 時,變更的投影片會在縮圖窗格中醒目提示為淺粉藍色。 工具提示會顯示「投影片有未讀取的變更」。

    於 PowerPoint 縮圖窗格中醒目提示的修訂
  2. 選取縮圖以查看完整大小的投影片。 您會看到變更的部分以青綠色外框框住。 並加上了說明變更者和變更時間的標註。 透過查看已修改的投影片, 您可以清除青醒目提示, 並在該投影片上顯示「投影片有未讀取的變更」符號。

    (在某些情況下, 會醒目提示已修改的投影片, 但未在個別投影片上敘述所做的變更類型。 此類變更的範例包括: [備忘稿] 窗格中的變更、圖形的刪除、新增批註, 以及動畫變更。

    醒目提示變更者和變更時間標註的修訂

決定變更是否能夠醒目提示的要素:

  • 此功能可以在儲存於 OneDrive 和 SharePoint 的共用文件中運作。

  • 只有在進行變更的人員使用 PowerPoint 網頁版或 Mac 版 Office 365 的 PowerPoint(至少版本 16.11) 時, 才會醒目提示變更。 尋找您的 Office 版本

  • 如果檔案已加密或受到密碼保護,則系統不會醒目提示變更。

  • 如果檔案為 .odp 格式或較舊的 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式,則系統不會醒目提示變更。

使用批註進行通訊

選取工具列功能區最右邊的 [批註] [批註] 按鈕 , 即可查看目前簡報中的所有批註。

您可以新增批註或回復或解決現有的批註。

(僅限Office 365)在批註中使用 @ 符號, 然後再加上人員名稱來標記同事。 該人員會收到一封電子郵件, 其中包含您的批註連結。 對方只要按一下該連結,就能前往該文件與交談。

(僅限Office 365)您可以與您同時編輯檔案的人員進行交談。 若要開始使用, 請按一下畫面右上角附近的 [聊天] 圖示 兩個語音氣泡, 一個位於另一個

醒目提示 [聊天] 按鈕的灰色功能表列

查看先前的檔案版本

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅提供給 Office 365 訂閱者 使用。

Office 會在您處理檔時, 保留 SharePoint、 OneDrive和 商務用 OneDrive 檔案的先前版本。

若要開啟檔案先前版本的清單, 請在應用程式視窗的標題列中選取檔案名, 然後選取[流覽版本歷程記錄]

版本歷程記錄可供查看, 不適用於編輯。 您可以查看任何先前版本的檔案。

若要開啟先前的版本:

  • 在右側的 [版本歷程記錄] 窗格中, 選取其中一個版本歷程記錄專案中的 [開啟版本]。

    該版本的唯讀複本會在個別的 PowerPoint 視窗中開啟。

您可以從先前的版本複製內容。 您也可以儲存先前版本的複本, 以便將其從您目前正在處理的檔案中單獨進行編輯。

與其他人共用簡報

  1. 按一下工具列功能區最右端的 [共用] [共用] 按鈕

  2. 在 [傳送連結] 對話方塊中, 輸入您要與其共用簡報之朋友的名稱或電子郵件地址。

    視需要將郵件新增至您的同事。

  3. 按一下 [傳送]。

查看其他人正在處理共用簡報的哪個部分

當多人同時在檔案中同時作業時, 標記會向您顯示其所在位置:

  • 在左側窗格中, 如果有人正在編輯投影片, 則 [目前狀態] 圖示 目前狀態指示器 會出現在投影片縮圖旁邊。 將滑鼠指向圖示, 即可查看該人員是誰。

  • 在主投影片窗格中, 當有人正在編輯投影片上的特定元素時, 就會顯示目前狀態圖示。

查看其他人所做的修訂

當您開啟其他人已變更的簡報時, PowerPoint 會以兩種方式告知您:

  • A [當您離開時] 訊息會顯示在視窗右側。

    Office 365 的 PowerPoint 會顯示在您離開時對您的共用檔案進行變更的人員
  • 在左側的投影片縮圖窗格中, 已修訂的投影片會以青綠色背景醒目提示。

    於 PowerPoint 縮圖窗格中醒目提示的修訂

    當您開啟該投影片時, 您也會在修訂的投影片元素周圍看到一個青綠色的外框。 透過查看已修改的投影片, 您可以清除青醒目提示, 並在該投影片上顯示「投影片有未讀取的變更」符號。

使用 [批註] 或 [聊天] 進行協商

選取工具列功能區最右邊的 [批註] [批註] 按鈕 , 即可查看目前簡報中的所有批註。

您可以新增批註或回復或解決現有的批註。

在批註中使用 @ 符號, 然後再加上人員名稱來標記同事。 該人員會收到一封電子郵件, 其中包含您的批註連結。 對方只要按一下該連結,就能前往該文件與交談。

您可以與您同時編輯檔案的人員進行交談。 若要開始使用, 請按一下畫面右上角附近的 [聊天] 按鈕 [聊天] 按鈕

[聊天] 按鈕,位在告知您還有誰正在進行編輯的通知旁

查看先前的檔案版本

Office 會在您處理檔時, 保留 SharePoint、 OneDrive和 商務用 OneDrive 檔案的先前版本。

使用檔案 >資訊>版本歷程記錄, 以開啟檔案先前版本的清單。

版本歷程記錄可供查看, 不適用於編輯。 您可以查看任何先前版本的檔案。 您可以從先前的版本複製內容。 您也可以儲存先前版本的複本, 以便將其從您目前正在處理的檔案中單獨進行編輯。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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