在 Outlook 精簡版中管理您的行事曆

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您可以使用精簡版的Outlook 來排程約會或會議, 但其功能少於標準版本。 如需更詳細的功能清單, 請參閱比較 Outlook 標準版和精簡版

例如,您無法在精簡版本中執行下列工作:

  • 按照周或月檢視您的行事曆。

  • 設定會議與約會的提醒。

  • 與其他人共用行事曆,或開啟其他人與您共用的行事曆。

  • 變更行事曆的色彩或版面配置。

如何檢視我的排程?

行事曆會顯示當日的約會和會議。

  1. 按一下功能窗格中的 [行事曆]

  2. 若要檢視其他天,請從您排程旁的月檢視選取日期。

  3. 若要檢視某項目的詳細資料或變更項目,請按一下該項目。
    如果您編輯重複專案 (例如每週會議), 系統會提示您變更該會議的其中一個事件。

如何使用約會?

約會和會議不同,會議涉及其他人員,而約會則是一種承諾,但只有您必須出席,例如看醫生、到學校接小孩,或額外撥出用來處理專案的時間。 在行事曆上建立約會時,可以設定他人檢視您的排程時,該段時間的顯示狀態 (例如忙碌或不在辦公室)。

  1. 在 [行事曆] 的工具列上,按一下 [新增約會]

  2. [主旨] 方塊中,輸入簡短的約會描述。

  3. [位置] 方塊中,輸入約會發生的地點。

  4. [開始時間][結束時間] 清單中,選取適當的日期和時間。

  5. [顯示時間為] 清單中,選取您希望在約會期間顯示在排程上的描述。 您選擇的項目 ([忙碌][暫訂][空閒][離開]) 就是他人在檢視您的排程時所會看到的狀態。

  6. 在郵件內文中,輸入任何其他資訊,例如約會時要帶的物品清單。 您也可以按一下迴紋針圖示,新增附件至約會中。

  7. 按一下 [儲存後關閉]
    您可以按一下 [取消] 以關閉約會而不儲存, 然後返回 [行事曆] 視圖。

  1. 針對您要檢視或修改的項目,按一下日期。 如果您要的不是預設行事曆,請從功能窗格中 我的行事曆 區段選取您要的行事曆。 如果您要尋找的日期不在目前月份中,請用月份名稱旁的 上個月下個月 箭號,移至您想要的月份。

  2. 按一下您要開啟的項目主旨。 當您開啟重複專案時, Outlook 只會開啟目前選取的日期, 不會開啟數列。 若要變更重複系列,請按一下工具列上的 [編輯系列] 或是工具列下方的 [編輯系列] 連結。

  3. 進行您要的任何變更。

  4. 按一下 [儲存後關閉]

  1. 尋找您要刪除的項目,並加以開啟。

  2. 按一下 [刪除]

  3. 如果您要刪除的是會議邀請,系統會提示您傳送取消通知給出席者。

  4. 如果您要刪除重複專案, 您可以選擇只刪除目前的專案、刪除指定日期的所有重複專案, 或刪除所有發生時間 (無論日期為何)。

如何使用會議?

會議是您與他人共用的約會。 當召開會議時,除了設定時間和主旨,還得新增要邀請的出席者清單。 您也可以新增資源,例如會議室或投影機。 如果收件者在組織通訊錄中,您便可查看其空閒/忙碌時間。 大部分的收件者均可以接受、暫訂接受或拒絕邀請等方式來回覆會議邀請。 會議邀請和約會一樣,可以針對單一會議,也可以排定為重複會議。

  1. 在 [行事曆] 工具列上,按一下 [新增會議邀請]

  2. 收件者列席者方塊中,輸入您希望收到會議邀請的人員名稱。 如需其他選項,請按一下工具列上的檢查名稱圖示 。 如需新增出席者至會議邀請的詳細資訊,請參閱 Outlook Web App Light > 通訊錄的「如何指定會議邀請的收件者? 在Outlook 精簡版的 [通訊錄] 中使用。

  3. 若要指定會議室或您在會議期間要使用的設備,請在 [資源] 方塊輸入資源或會議室。

  4. 若要確認可能的出席者是否有空以及資源是否可用,請按一下 [排程助理]。 畫面上便會顯示一份清單,列出可能的時間,以及可能的出席者是否有空。 按一下您要選取的時間。
    根據每個出席者的工作時間來調整可能的時間。 如果有一或多位出席者所在的時區與您相隔遙遠,您可能不會看到任何可用時間。

  5. 預設會選取 [要求此邀請的回應] 核取方塊。 如果不希望會議邀請收件者傳送回覆給您,請清除此核取方塊。

  6. [主旨] 方塊中,輸入會議主題。

  7. [位置] 方塊中,輸入會議的舉行地點。 如果已選取 [資源],系統便會自動在 [位置] 欄位中輸入資訊。

  8. [開始時間][結束時間] 清單中,選取適當的日期和時間。

  9. [顯示時間為] 清單中,選取您希望在會議期間顯示在排程上的描述。 您選擇的項目 ([忙碌][暫訂][空閒][離開]) 就是他人在檢視您的排程及所有出席者排程時所會看到的狀態。

  10. 在郵件本文中,輸入您想要會議邀請附帶的任何訊息。 您也可以按一下迴紋針圖示,新增附件至會議邀請中。

  11. 按一下 [傳送]

修改會議:

  1. 尋找並開啟行事曆中的原始會議邀請。

  2. 進行任何必要的變更。

  3. 如果與一或多位出席者出現排程衝突,請按一下 [排程助理],查看可能的時間及出席者是否有空。 這個動作可協助您找出較方便的時間。

  4. 若要傳送更新給所有出席者,請按一下 [傳送更新]

取消會議:

  1. 尋找並開啟您要取消的會議。

  2. 如果想要加入訊息,例如您要取消會議的原因,請在會議表單的內文中輸入訊息。

  3. 按一下 [刪除]

  4. 系統會提示您傳送取消通知給出席者。

  5. 如果您要取消的是重複會議,可選擇只刪除目前項目、刪除自指定日期起的所有項目,或刪除所有項目 (不論日期為何)。 選擇之後,您必須按一下 [傳送取消通知] 來進行變更並通知出席者。

其他使用者可能會在 Outlook中使用行事曆, 邀請您加入會議。 這些會議邀請在您的 [收件匣] 中會以郵件的形式顯示。

  1. 若要開啟會議邀請,請在 [收件匣] 中按一下邀請。

  2. 按一下 [接受],可將會議新增至行事曆,並讓召集人知道您會出席。 按一下 [暫訂],可將會議新增至行事曆,並讓會議召集人知道您可能會出席。 按一下 [拒絕],可讓會議召集人知道您不會出席。

  3. 接受會議之前,您可以按一下工具列上的 [行事曆],先查看一下自己的排程。

  4. 當您按下 [接受][暫訂][拒絕] 時,如果選取了 [傳送前先編輯回應],畫面上便會開啟一個訊息視窗,其中指定會議邀請寄件者為收件者。 如果要新增收件者至您的會議回覆,請在 [收件者][副本] 方塊中輸入收件者。

  5. 如果要在傳送回覆時一同傳送訊息,請在文字方塊中輸入訊息。 例如,您可以說明可能無法出席會議的原因。

  6. 完成後,請按一下 [傳送]

  1. 開啟會議邀請。

  2. 按一下工具列上的 [轉寄]

  3. 收件者 方塊中,輸入您要轉寄邀請的收件者電子郵件地址。

  4. 原始郵件的文字會複製到郵件內文中。 在寄件者原始訊息內或上方,輸入任何您想要新增的內容。

  5. 按一下 [傳送]

如何使用重複項目?

許多會議、約會和事件都會在某一段期間內定期發生。 您不必為各個發生點建立新的行事曆項目,可以將項目設為重複項目。

  1. 撰寫新約會或會議邀請,或開啟排程中已有的項目。

  2. 在工具列上,按一下 [重複]

  3. 使用 [約會時間] 底下的 [開始][期間] 清單,選取重複項目的開始時間和結束時間。 將日期設為您希望此重複模式開始的那一天。

  4. 按一下 [每天][每週][每月][每年],指定約會或會議的發生頻率。 約會預設會設為每週重複。

  5. 設定 [重複模式] 底下的其他選項。 重複模式的選項會因您所選取的項目 ([每天][每週][每月][每年]) 而有所差異。

  6. [重複的範圍] 底下,選取您希望重複模式開始和結束的時間。 您可以將重複的範圍設為沒有結束日期、在發生特定次數後結束,或結束於某特定日期。

  7. 按一下 儲存 儲存變更。

  1. 在行事曆中,開啟您要變更的約會或會議。 選取 編輯系列

  2. 在約會或會議工具列上,按一下 [重複]

  3. [重複] 對話方塊中,根據您的需求,變更重複模式。

  4. 按一下 [儲存] 儲存變更。

您可以刪除某個會議邀請或約會的重複項目。

  1. 在行事曆中,按一下以開啟您要刪除的約會或會議。

  2. 按一下 [刪除]

  3. 您可以刪除單一重複項目、自某指定日期起的所有重複項目,或刪除所有重複項目 (不論日期為何)。

  4. 選取您想要的選項,如果是約會,請按一下 儲存,若是會議,則按一下 傳送取消通知

如果我想深入瞭解,該怎麼做?

若要深入瞭解精簡版的 Outlook(例如如何回到一般版本或功能與限制), 請參閱深入瞭解較少版本的 Outlook。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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