在 Outlook 中的基本工作

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Outlook組織電子郵件、 行事曆、 連絡人、 工作及待辦事項清單,在同一個位置。該組織開始使用您的電子郵件帳戶。從這裡您可以開始使用電子郵件,將它們轉換成工作或約會,並儲存之人員的相關資訊您與之互動在您的連絡人,讓您不必記住的電子郵件地址或電話號碼。讓我們來看一些基本工作快速逐步的解說。

開始使用

您的第一個動作是設定Outlook帳戶。之後,您可以準備好開始接收,並傳送電子郵件、 使用行事曆、 建立連絡人,並使用 [ Outlook工作。

設定為自動如果您在同一部電腦上使用舊版Outlook 。如果您沒有,[自動帳戶設定會開啟第一次您啟動Outlook ,逐步引導您完成程序。

會要求您輸入您的名稱、 電子郵件地址和密碼。通常,但Outlook如果自動安裝失敗,請將尋求一些部分詳細資訊,例如您的郵件伺服器名稱。如果您沒有上述資訊,您的電子郵件提供者可以讓您詳細資料。

Backstage 檢視中的 [新增帳戶] 按鈕

附註: 如果您想要新增其他電子郵件帳戶之後,當您準備好時選擇 [檔案>新增帳戶來啟動 [自動帳戶設定。

快速存取工具列

快速存取列是您Outlook體驗很重要的一部分。是一個簡單的方法,您可在上方Outlook功能之間移動,郵件、 行事曆、 人員和工作。列] 可除了標準的定位點和您提供的工具和選項,可協助您使用與管理Outlook各種不同的功能區。

通常位於Outlook視窗的底部,快速存取顯示橫條,視所選的設定而定,按鈕名稱 (左圖像) 或相關的功能名稱的圖示 (右圖像)。

Outlook 列顯示,請以名稱、 郵件、 行事曆、 人員和工作] 按鈕及其他功能的快速存取 (三個點或省略符號) 選項

Outlook 快速存取列顯示郵件、 行事曆、 人員、 工作及更多選項] 圖示

變更顯示在快速存取列上

您可以控制的快速存取工具列上顯示的按鈕 (或圖示),然後他們所顯示的順序偶數。

  1. 選擇 [更多>導覽選項

    更多選擇在快速存取列中,若要檢視的導覽選項 (三個點)

  2. 在 [導覽選項] 對話方塊中,執行下列動作:

    快速存取列導覽選項] 對話方塊

    • 若要變更的按鈕或圖示的列] 顯示數字,增加或減少顯示的項目數目上限4的預設設定。

    • 若要檢視圖示而非名稱,請選取 [精簡導覽] 核取方塊。

    • 若要重新排列按鈕或圖示會列出,請依此順序顯示在方塊中,選取一個項目,然後選擇[上移下移

  3. 選擇 [確定]。

    提示: 如果您不喜歡所做的變更您進行,或只是要從頭開始,選擇 [重設

郵件

電子郵件可讓您連線到您的組織內外的人員。您可以新增電子簽章和您的電子郵件訊息的附件。

建立新郵件

  1. 從任何 (例如收件匣) 的 [郵件] 資料夾中,選擇 [新增電子郵件]。

    新增電子郵件

    鍵盤快速鍵:   若要建立電子郵件訊息,請按 Ctrl + Shift + M。

  2. 當您完成撰寫您的電子郵件中,選擇 [傳送

如需詳細資訊,請參閱建立電子郵件訊息

新增電子郵件簽名至訊息

建立個人化的簽名,顯示在郵件的底部。簽章可以包含文字、 圖像、 您的電子名片、 標誌或甚至手寫簽名的圖像。

建立簽章

  1. 在新郵件中,選擇 [簽章>簽章

    簽章

  2. 在 [電子郵件簽名] 索引標籤中,選擇 [新增]。

  3. 輸入名稱,然後選擇[確定]

  4. 在 [選擇預設的簽名] 底下,執行下列動作:

    • 在 [電子郵件帳戶] 清單中,選擇 [電子郵件帳戶以與簽名建立關聯]。

    • 在 [新郵件] 清單中,選擇您想要自動新增至所有新的電子郵件訊息的簽名。如果您不想要自動登入您的電子郵件訊息,您可以忽略此選項,為(無)是預設值。

    • 在 [回覆/轉寄] 清單中,選擇您想要自動新增簽章 (自動登) 當您回覆或轉寄郵件。否則,接受預設選項 [ (無)]。

  5. [編輯簽名] 類型的簽章],然後選擇[確定]

新增簽名

  • 在新郵件中,選擇 [簽名],然後選擇您要的簽名。

    簽章

如需詳細資訊,請參閱建立及新增電子郵件簽名

轉寄或回覆電子郵件訊息

  1. 在功能區或讀取窗格] 中,選擇 [回覆全部回覆] 或 [轉寄

    回覆

  2. 副本密件副本] 方塊中,執行下列其中一項:

    • 若要新增收件者,請按一下適當的方塊中,輸入收件者的名稱。

    • 若要移除收件者,按一下適當的方塊中,選擇 [收件者的名稱,然後再按下 Delete。

如需詳細資訊,請參閱回覆或轉寄電子郵件訊息

新增附件至電子郵件訊息

若要共用的檔案,您可以將其附加至您的訊息。您也可以附加其他Outlook項目,例如郵件、 連絡人或工作。

  1. 建立新郵件,或者選擇現有的訊息,然後選擇回覆全部回覆] 或 [轉寄

  2. 在郵件視窗中,選擇 [訊息] > [附加檔案

    附加檔案

如需詳細資訊,請參閱附加檔案、 郵件、 連絡人或工作電子郵件

開啟或儲存電子郵件附件

從讀取窗格或開啟的郵件,您可以開啟附件。在開啟並檢視附件,您可以將其儲存。如果郵件有多個附件,可以先將其儲存為群組或一次。

開啟附件

根據您使用的Outlook版本,可能會有多個選項可開啟附件。

  • 按兩下附件。

如需詳細資訊,請參閱開啟附件

儲存附件

  1. 選擇 [讀取窗格或開啟的郵件中的 [附件]。

  2. 在 [附件] 索引標籤上的 [動作] 群組中,選擇 [另存新檔。您可以也附件,以滑鼠右鍵按一下,然後選擇 [另存新檔

    儲存為附件

如需詳細資訊,請參閱儲存附件

約會和會議的您個人和公司的生活調整,而且您的行事曆是管理兩者的完美工具。使用Outlook您也可以設定的排定事件的提醒。

建立行事曆約會

在Outlook,約會無法會議一樣。約會係您在您的行事曆排程不涉及邀請其他人或預約資源,例如會議室或設備的活動。

按一下 [行事曆]

  • 行事曆資料夾中,選擇 [新增約會]。您可以也以滑鼠右鍵按一下時間區塊在您的行事曆格線中,然後選擇 [新約會

    行事曆新增約會

    鍵盤快速鍵:   若要建立約會,按下 Ctrl + Shift + A。

如需詳細資訊,請參閱排定約會

排程會議

在Outlook,會議包含其他人,可以包含資源,例如會議室。收件匣中,您會收到會議邀請的回覆。

  • 行事曆資料夾中,選擇 [新增會議]。

    行事曆新增會議

鍵盤快速鍵:   若要從Outlook中的任一資料夾建立新的會議邀請,請按 Ctrl + Shift + Q。

如需詳細資訊,請參閱排定與其他人的會議

設定提醒

快顯提醒通知] 視窗中,不會錯過重要的期限中。您可以設定或移除提醒幾乎任何工作中Outlook,包括電子郵件訊息、 約會及連絡人。

約會或會議

  • 開啟約會會議,,然後在 [提醒] 清單方塊中選擇的時間量約會或會議開始前當您想要顯示提醒。若要關閉提醒,請選擇 []。

針對電子郵件、連絡人及工作

  • 選擇 [待處理>新增提醒

提示: 您可以快速電子郵件將訊息標幟為待辦事項使用提醒。這些提醒訊息會出現在 [待辦事項清單及 [工作] 資料夾中,但不會自動加入提醒。以滑鼠右鍵按一下 [新增提醒的郵件清單中的旗標。或者,如果您有開啟的郵件,請選擇 [待處理] >新增提醒

待處理

人員

人員是這些人員的連結名稱 — 和公司-誰在您的商務和個人連絡人表單。您新增為連絡人誰是完全判別,可能會套用誰可以或不能新增為只限制您或您的公司限制的限制。 例如,您公司可能規則對應某些外部的電子郵件地址。

建立連絡人

連絡人可以簡單為名稱和電子郵件地址,或您可以包含,例如,例如街道地址與多個電話號碼、 圖片、 生日的詳細資料。Outlook視窗的左下角的 [快速鍵] 列中,您可以找到您的連絡人下方的 [人員] 選項。

人員

  • 在 [人員] 中,選擇 [新增連絡人]。

    新增連絡人

    鍵盤快速鍵:   若要從Outlook中的任一資料夾建立連絡人,請按 Ctrl + Shift + C。

如需詳細資訊,請參閱建立或新增連絡人

取得Outlook通訊錄中的連絡人清單

儲存您的通訊錄中的連絡人複製是很好的做法。Windows 版 Outlook 2013 或 Outlook 2016,可以下載您的連絡人的逗點分隔值 (.csv) 檔案至您的裝置並在Excel中開啟。

  1. 開啟Outlook,選擇 [檔案>開啟並匯出>匯入/匯出]

    選擇 [開啟和匯出],然後選擇 [匯入/匯出]。

  2. 在匯入及匯出精靈中,選擇 [匯出至檔案] >下一步

  3. 選擇 [逗點分隔值,然後在 [匯出至檔案] 頁面上,選擇連絡人資料夾從匯出您的帳戶。

    向上捲動,然後選擇您要匯出的連絡人資料夾。

    重要: 在進行之前,請確定您選擇 [附加至電子郵件帳戶的 [連絡人] 資料夾。這是特別重要事項如果您執行下列步驟,從另一個人的電腦。

  4. 選擇 [下一步>瀏覽],然後移至您要儲存逗號分開值 (csv) 檔案的位置。

  5. 輸入檔案名稱,然後再選擇[確定] >下一步

    儲存您的連絡人通訊錄為.csv 檔案

  6. 選擇 [完成] 以開始匯出程序。

    附註: Outlook匯出程序完成時,不會顯示一則訊息。

開啟連絡人.csv 檔案

匯出連絡人的逗點分隔值 (.csv) 檔案通常是在Excel中開啟。

  1. 瀏覽至之前儲存的.csv 檔案的位置,然後將其開啟。

  2. 確認您的連絡人會列在檔案]。

    在 Excel 中開啟的 Outlook.csv 檔案的範例

    附註: 可能會有空白儲存格。這是正常。

  3. 關閉檔案,而不進行任何變更來避免潛在問題匯入具有同一版本的Outlook或不同的電子郵件服務的另一個裝置上的檔案。

任務

建立工作

許多人保留待辦事項清單,在試算表,或使用紙張與電子方法的組合的紙張上。中Outlook,您可以將各種不同的清單合併成一個、 取得提醒,以及追蹤任務進度。

  1. 開啟Outlook,然後在 [常用] 索引標籤上的 [在 [新增] 群組中,選擇 [新項目

  2. 選擇工作,視需要填入任務表單],然後選擇儲存並關閉]

鍵盤快速鍵:   若要建立新的工作,請按 Ctrl + Shift + K。

如需詳細資訊,請參閱建立工作及待辦事項

指派工作

  1. 選擇 在 Outlook 快速存取工具列上的 [工作] 圖示 上的快速存取工具列] 或 [ 瀏覽列上的工作

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 選擇 新的 [工作] 圖示 功能區上,或按 Ctrl + Shift + K 建立工作。

    • 開啟現有的工作。

  3. 選擇 [指派工作]。

    功能區上的 [指派工作] 命令

  4. 在工作表單中,執行下列動作:

    • 在 [] 方塊中,輸入名稱或電子郵件地址。

    • 新增主旨,選擇 [開始日期到期日,然後視需要設定狀態優先順序

      指定的工作的 [開始日期] 和 [到期日] 屬性

    • 接受或清除 [預設選取範圍的兩個核取方塊:保留在我的工作清單上這項工作的更新的複本,並傳送給我的狀態報表,完成這項工作時

    • 如有需要請核取方塊下方內容區塊中輸入訊息。

  5. 如果您想要重複的工作,請選擇 [功能區上的 [週期性工作,請選取您想要在 [週期性工作] 對話方塊中,然後選擇[確定]的選項。

    附註: 如果您指派為週期性工作,一份工作仍會留在您的工作清單,但它會永遠不會更新。如果您選取 [傳送我的狀態報表,完成這項工作時核取方塊,您會收到每個週期性完成任務的狀態報表。

  6. 選擇 [傳送]。

提示: Outlook可以追蹤工作指派給一個人的進度。如果您想要處理工作的多個人員,分成較小的區塊中的工作或個別指派每項工作]。例如追蹤三個作者撰寫報告,建立三個不同的工作,並將每個任務個別指派給適當的作者。

接受或拒絕指派的任務

建立工作,並指派給您,它會出現在您的收件匣。

[讀取窗格] 中已檢視之工作要求的 [接受] 和 [拒絕] 命令

  • 在讀取窗格] 中,選擇 [接受] 或 [拒絕]。

    開啟的工作、 在功能區],無論您選擇的選項,選擇 [接受] 或 [拒絕] 、 選取編輯之前傳送回覆] 或 [立即傳送回覆,請然後選擇[確定]

    附註: 接受的工作會出現在Outlook工作清單。

如果您開啟工作時,您可以回覆]、 [全部回覆]、 或 [轉寄給視您和其他人指派工作的人員。您也可以包含註解的訊息區中。

檢視工作

  1. 開啟Outlook,並在快速存取列中,選擇 [ 在 Outlook 快速存取工具列上的 [工作] 圖示

  2. 待辦事項清單] 或 [工作清單中,按兩下要檢視完整的表單的項目。

您可以變更您在隨時檢視任務的方式。

  • 在 [常用] 索引標籤上的 [目前檢視] 群組中,選擇不同的檢視。

    任務的目前檢視] 選項 .

列印工作

您可以選擇您要檢視您的工作的方式,並根據您的項目,然後選擇要列印,請在何種格式,表格樣式] 或 [備忘樣式,列印工作。 如果您選取要列印的單一工作,例如,然後設定可使用只列印是備忘錄樣式。但如果您選擇的清單,例如 [待辦事項清單,也提供的表格樣式列印格式。

  1. 選擇 [ 在 Outlook 快速存取工具列上的 [工作] 圖示 上的快速存取工具列]。

    Outlook 快速存取工具列

  2. 選擇其中一個資料夾中的單一工作,待辦事項清單] 或 [工作] 清單,或選擇資料夾。

  3. 選擇 [檔案>列印] 和 [選取格式 (如果有的話),[設定] 之下。

列印電子郵件訊息、 連絡人或行事曆項目

在Outlook,您可以列印項目,例如電子郵件、 連絡人、 行事曆項目或放大檢視,例如行事曆、 通訊錄或郵件資料夾中的內容清單。

  1. 在您想要列印的Outlook中選擇的項目或資料夾。

  2. 選擇 [檔案>列印

列印

如需詳細資訊,請參閱在 Outlook 中進行列印

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×