在 Outlook 中建立連絡人群組或通訊群組清單

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

使用連絡人群組 (舊稱為「通訊群組清單」) 將電子郵件傳給多人 (專案小組、委員會,甚至只是一群朋友),而不必在每次撰寫時新增每一個名稱。若要建立連絡人群組:

[連絡人群組] 對話方塊

如需有關 Mac 版連絡人群組的資訊,請參閱在 Mac 版 Outlook 中建立連絡人群組

  1. 在瀏覽列上按一下 [人員]。

    • 若是 Outlook 2013: 連絡人

    • 若是 Outlook 2016: 連絡人

  2. 在 [我的連絡人] 下,挑選要新增連絡人群組的位置。針對此範例,按一下 [連絡人]。

  3. 按一下 [常用] > [新增連絡人群組]。

  4. 在 [連絡人群組] 索引標籤的 [名稱] 方塊中,輸入群組的名稱。

  5. 按一下 [新增成員],然後從通訊錄或連絡人清單中新增人員。

    新增成員至新的群組

    附註: 若要新增您通訊錄或連絡人以外的人員,請將該人員建立或新增為連絡人

  6. 按一下 [儲存並關閉]。

    若要了解如何使用新的連絡人群組,請參閱將電子郵件訊息傳送至連絡人群組

如果您總是發送電子郵件給同一個人員群組,則可使用先前傳送給他們的電子郵件建立包含所有收件者的連絡人群組 (之前稱為通訊群組清單)。這樣下次要跟這些人連絡或排定會議時,就可以將連絡人群組新增至郵件的 [收件者] 行,而無須個別新增每個人員。

  1. 開啟傳送給要併入連絡人群組之人員的電子郵件。

  2. 在 [收件者] 或 [副本] 方塊中,使用滑鼠醒目提示所有名稱。

    選取電子郵件訊息中的人員

  3. 以滑鼠右鍵按一下您的選取範圍,然後按一下 [複製] 或按 Ctrl+C。

  4. 在 Outlook (而非開啟的電子郵件訊息) 中,按一下 [人員]。

    提示:  如果沒有顯示連絡人清單,請再按一下 [人員]。

    按一下 [連絡人]

  5. 按一下 [常用] > [新增連絡人群組]。

    在 [常用] 索引標籤上,按一下 [新增連絡人群組]

  6. 鍵入連絡人群組的名稱,例如特殊專案

  7. 按一下 [新增成員] > [從 Outlook 連絡人]。

    從 Outlook 連絡人新增成員

  8. 在開啟的視窗中,以滑鼠右鍵按一下 [成員] 方塊內部,然後按一下 [貼上],或是按 Ctrl+V。

  9. 按一下 [確定]。

    電子郵件中的人員會顯示成連絡人群組的成員清單。

    新的連絡人群組現在應該會包含人員

  10. 按一下 [儲存並關閉]。

連絡人清單中會顯示連絡人群組及個別人員。在 [清單] 檢視中,您可以依據名稱左側顯示的圖示辨別差異。個別連絡人是使用卡片圖示,而連絡人群組則是使用人員圖示。

人員圖示表示連絡人群組,卡片圖示表示個人

最後,您稍後隨時可以在連絡人群組新增人員移除人員

如果您在 Excel 試算表儲存了許多商務連絡人或個人連絡人,您可以將它們直接匯入到 Outlook。

接著您可以使用匯入的連絡人資訊,建立一個連絡人群組 (原稱「通訊群組清單」)。有了連絡人群組,您就可以直接傳送電子郵件和會議邀請給他們,而不必每次都要一一加上每一個姓名。

但是 Outlook 無法自動從 Excel 的連絡人清單建立連絡人群組。不過,您只要執行以下四個步驟就辦得到:

  1. 將連絡人資料準備就緒,等待匯入。

  2. 匯入資訊。

  3. 將 Excel 試算表欄對應到適當的 Outlook 欄位。

  4. 建立您的連絡人群組。

步驟 1:將您 Excel 中的連絡人資訊儲存在 Outlook 可匯入的檔案裡

Outlook 無法匯入含有多個工作表的活頁簿,但可以匯入逗號分隔值 (.csv) 檔案。以下是將活頁簿儲存為 .csv 檔的方法:

  1. 在活頁簿中,按一下含有您要匯入之連絡人資訊的工作表。

  2. 按一下 [檔案] > [另存新檔]

  3. 選擇儲存檔案的位置。

  4. 在 [檔案類型] 方塊中,選擇 [CSV (MS-DOS) (*.csv)],輸入檔案名稱,再按一下 [儲存]。

  5. 如果 Excel 告訴您「您所選用的檔案格式只容許一張工作表。」時,請按一下 [確定]。這則訊息只是指出 CSV 檔的一項限制;您的原始活頁簿 (.xlsx 檔) 仍會維持原樣。

  6. 如果 Excel 告訴您「活頁簿中的部分功能可能會遺失」,請按一下 [是],將目前的工作表儲存為 CSV 檔。這時原始活頁簿 (.xlsx 檔) 會關閉,但是不會有任何變更。

  7. 關閉 CSV 檔。

Excel 的部分就完成了。現在,您可以開始在 Outlook 中進行匯入程序。

步驟 2:開始匯入

  1. 在 Outlook 中,按一下 [檔案] > [開啟和匯出] > [匯入/匯出]。

    匯入/匯出

    此舉會啟動 [匯入及匯出精靈]。

  2. 選擇 [從其他程式或檔案匯入],然後按一下 [下一步]。

    匯入及匯出精靈

  3. 選擇 [逗號分隔值],按一下 [下一步]。

  4. 按一下 [瀏覽],以尋找儲存的 CSV 檔。

  5. 在 [選項] 下方,選擇您要取代重複項目 (現有的連絡人)、建立重複的連絡人,還是不匯入重複項目。以下是您要考慮的事項:

    • 如果 Outlook 找到與現有連絡人完全一樣的姓名 (或其他欄位,我們將在後面有關對應的章節中加以解說),則取代重複項目會刪除現有的連絡人。如果您在 Outlook 中已經存有某些相同連絡人的資訊,請改而選擇建立重複項目。

    • 建立重複項目是比較安全的選項。您可以稍後再清除重複項目。

    • 如果您很確定 Outlook 中現有連絡人的資訊,與您匯入檔案中的連絡人資訊完全一樣,您可以選擇不要匯入重複項目。這樣 Outlook 就只會匯入新的連絡人。

  6. 按一下 [下一步],選擇您要儲存新匯入連絡人的位置。[連絡人] 應該是預設會選取的選項。如果您要儲存在其他資料夾,請捲動以尋找所要使用的資料夾。

  7. 按一下 [下一步]。

  8. 請務必選取 [匯入 “MyContacts.csv”] (假設這是您的檔名) 旁的核取方塊。

  9. 這時候還不要按一下 [完成],因為您必須將 CSV 檔中一部分的欄「對應」到 Outlook 中的連絡人欄位。

步驟 3:將 CSV 檔中的欄對應至 Outlook 連絡人欄位

  1. 按一下 [對應自訂欄位] 按鈕。[對應自訂欄位] 方塊會隨即出現。

    • 在 [從] 下方會出現一個方塊,顯示您 CSV 匯入檔中的欄名。

    • 在 [到] 下方會出現 Outlook 用於連絡人的標準欄位。如果其中一項與 CSV 檔中的某一欄完全吻合,您會在 [對應自] 下方看到您的那一欄。

      [對應自訂欄位] 對話方塊

  2. 您可能需要執行部分手動對應。例如,以下列範例來說,匯入檔中的連絡人的住家電話號碼,是在名為 [家用電話] 的欄中。這個欄名在 Outlook 沒有完全符合的項目。Outlook 是使用 [住家電話] 這個欄名。

    將匯入檔案中的欄位對應到 Outlook 中的欄位

  3. 將左窗格的 [家用電話],拖放到右窗格的 [住家電話]。

    這時候 [家用電話] 就會出現在 [對應自] 欄中。

    成功對應的欄位

  4. 將左窗格中剩下的值,拖曳到右窗格中適當的 Outlook 欄位,一次拖曳一個。例如,您可以根據連絡人的地址類型,將 [地址] 拖曳到 [住家 - 街] 或 [商務 - 街]。

  5. 按一下 [確定] 和 [完成]。

    您的連絡人現已成功匯入 Outlook。

    連絡人

現在您已經把連絡人都匯入 Outlook 了,只剩下一個步驟尚未完成 - 建立連絡人群組。

步驟 4:建立連絡人群組

  1. 按一下 [人員]。

    按一下 [連絡人]

  2. 在 [我的連絡人] 下,挑選要新增連絡人群組的位置。針對此範例,按一下 [連絡人]。

  3. 按一下 [常用] > [新增連絡人群組]。

    在 [常用] 索引標籤上,按一下 [新增連絡人群組]。

  4. 在 [連絡人群組] 索引標籤的 [名稱] 方塊中,輸入群組的名稱。

  5. 按一下 [新增成員] > [從 Outlook 連絡人]。

  6. 按住 CTRL,再按一下您所匯入的連絡人,然後按一下 [成員],將之新增到連絡人群組。

  7. 按一下 [確定]。

  8. 按一下 [儲存並關閉]。

另請參閱

將人員新增至連絡人群組

變更瀏覽列顯示的檢視

在 Outlook 2010 中,您可以加入連絡人群組的名稱數沒有上限。

建立連絡人群組

  • 使用新名稱或通訊錄中的名稱建立連絡人群組    

    1. 在 [連絡人] 的 [常用] 索引標籤中,按一下 [新增] 群組中的 [新增連絡人群組]。

      功能區上的 [新增連絡人群組] 命令

    2. 在 [名稱] 方塊中,輸入連絡人群組的名稱。

    3. 在 [連絡人群組] 索引標籤中,按一下 [成員] 群組中的 [新增成員],然後按一下 [從 Outlook 連絡人選取]、[從通訊錄] 或 [新增電子郵件連絡人]。

    4. 如果您是新的電子郵件連絡人,請在新增新成員] 對話方塊中輸入之人員的資訊。

      如果您要從 Outlook 連絡人或通訊錄中新增成員,請執行以下工作:

      1. 在 [通訊錄] 下拉式清單中,針對您要加入連絡人群組的電子郵件地址,按一下所屬的通訊錄。

      2. 從名稱清單中按一下所需的連絡人,然後按一下 [成員]。您可以將不同通訊錄的名稱加到同一個連絡人群組中。

    5. 針對您要加進連絡人群組的每位人員重複此動作,然後按一下 [確定]。

      連絡人群組會以您命名的名稱儲存在 [連絡人] 資料夾中。

  • 從電子郵件訊息中複製名稱來建立連絡人群組    

    1. 在您要複製名稱的郵件中,按一下 [收件者] 或 [密件副本] 方塊中的名稱。

    2. 以滑鼠右鍵按一下您的選取項目,然後按一下 [複製]。

    3. 在 [郵件] 中的 [常用] 索引標籤中,按一下 [新增] 群組中的 [新增項目],然後按一下 [更多項目],再按一下 [連絡人群組]。

    4. 在 [名稱] 方塊中,輸入連絡人群組的名稱。

    5. 在 [連絡人群組] 索引標籤中的 [成員] 群組中,按一下 [新增成員],然後按一下 [從 Outlook 連絡人] 或 [從通訊錄]。

    6. 在 [選取成員] 對話方塊的底部,以滑鼠右鍵按一下 [成員] 方塊,然後按一下 [貼上]。

附註:  不是您通訊錄中的成員也可以加進連絡人群組中。在您從原始電子郵件訊息中複製並貼上時,成員的姓名和電子郵件地址就一併包含在其中。

您收到一封郵件,並想要使用信中的連絡人群組,您就可以將這個群組儲存到您的 [連絡人] 中。

  1. 開啟包含連絡人群組的郵件。

  2. 在 [收件者] 或 [密件副本] 方塊中,以滑鼠右鍵按一下該連絡人群組,然後按一下 [新增至 Outlook 連絡人]。

向我顯示連絡人群組中的名稱

請執行下列其中一項操作:

  • 在通訊錄中檢視名稱

    1. 在新郵件中,按一下 [收件者]。

    2. 在 [通訊錄] 下拉式清單中,按一下包含您所需連絡人群組的通訊錄。

      提示: 看不到右側的連絡人群組嗎?您可能需要先新增通訊錄

    3. 瀏覽至該連絡人群組名稱,或是在 [搜尋] 方塊中輸入。

    4. 在 [名稱] 清單中,以滑鼠右鍵按一下所需的連絡人群組,然後按一下 [屬性]。

  • 在郵件或會議邀請的標題中檢視名稱

    1. 在 [收件者] 方塊中,按一下連絡人群組名稱旁的加號 (+)。

      附註:  清單展開後,您就無法再次在該郵件中收合清單。

  1. 在 [連絡人] 中,開啟連絡人群組。

    附註:  在清單檢視中,連絡人群組會以連絡人群組圖示 通訊群組清單 標示。

  2. 請執行下列其中一或多項操作:

    • 從通訊錄或連絡人資料夾新增地址    

      1. 在 [連絡人群組] 索引標籤中的 [成員] 群組中,按一下 [新增成員],然後按一下 [從 Outlook 連絡人] 或 [從通訊錄]。

      2. 在 [通訊錄] 下拉式清單中,針對您要加入連絡人群組的電子郵件地址,按一下所屬的通訊錄。

      3. 瀏覽至您所需的名稱,或是在 [搜尋] 方塊中輸入。

      4. 在 [名稱] 清單中按一下所需的名稱,然後按一下 [成員]。針對您要加進連絡人群組的每位人員重複此動作,然後按一下 [確定]。

    • 新增不在連絡人資料夾或通訊錄中的地址    

      1. 在 [連絡人群組] 索引標籤中的 [成員] 群組中,按一下 [新增成員],然後按一下 [新增電子郵件連絡人]。

      2. 輸入電子郵件地址的資訊,然後按一下 [確定]。

    • 移除成員    

      1. 在名稱清單中,按一下您要移除的連絡人,然後在 [連絡人群組] 索引標籤上,按一下 [成員] 群組中的 [移除成員]。

另請參閱

與其他人共用連絡人資料夾

建立通訊群組清單

根據預設,通訊群組清單會儲存在您的 [連絡人] 資料夾中。如果您使用的是 Microsoft Exchange 帳戶,您的全域通訊清單可能包含全域通訊群組清單,這份清單可供同個網路上的所有使用者使用。只有您才能使用在 [連絡人] 資料夾中建立的個人通訊群組清單,但您可以共用這些清單以傳送給其他人

通訊群組清單中可以加入多少名稱?

您可在通訊群組清單中加入的名稱數上限,需視連絡人檔案 (每位連絡人) 的大小而定。雖然沒有硬性規定,但一般來說,通訊群組清單可包含 50-70 個名稱和電子郵件地址。就最低連絡人檔案大小來說,電子郵件地址的數量上限大約是 125 個,而且可以包含其他通訊群組清單。

如需詳細資訊,請參閱通訊群組清單大小上限的知識庫文章

請執行下列其中一項操作:

  • 使用通訊錄中的名稱建立通訊群組清單    

    1. 在 [檔案] 功能表中指向 [新增],再按一下 [通訊群組清單]。

    2. 在 [名稱] 方塊中,為您的通訊群組清單命名 (像是「政治圈的朋友」)。

    3. 在 [通訊群組清單] 索引標籤上,按一下 [選取成員]。

    4. 在 [通訊錄] 下拉式清單中,針對您要加入通訊群組清單的電子郵件地址,按一下所屬的通訊錄。

      通訊錄清單

    5. 在 [搜尋] 方塊中,輸入您要加入的名稱。當您要搜尋的名稱顯示在下方的清單中時,請按一下 [成員]。

    6. 針對您要加進通訊群組清單的每位人員重複此動作,然後按一下 [確定]。

      如果您要新增較長的通訊群組清單說明,請在 [通訊群組清單] 索引標籤上按一下 [備註],然後輸入文字。

      通訊群組清單會以您命名的名稱儲存在 [連絡人] 資料夾中。

  • 從電子郵件訊息中複製名稱來建立通訊群組清單    

    1. 在您要複製名稱的郵件中,選取 [收件者] 或 [密件副本] 方塊中的名稱。

    2. 以滑鼠右鍵按一下您選取的項目,然後按一下捷徑功能表上的 [複製]。

    3. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後在 [建立新的 Outlook 項目] 底下按一下 [通訊群組清單]。

    4. 在 [通訊群組清單] 索引標籤上,按一下 [成員] 群組中的 [選取成員]。

    5. 在 [選取成員] 對話方塊的底部,以滑鼠右鍵按一下 [成員] 方塊,再按一下滑鼠右鍵,然後按一下捷徑功能表上的 [貼上]。

      附註: 不在您通訊錄中的成員也可以加入通訊群組清單中。在您從原始電子郵件訊息中複製並貼上時,成員的姓名和電子郵件地址就一併包含在其中。

    6. 按一下 [確定]。

    7. 在 [名稱] 方塊中,輸入通訊群組清單的名稱。

    8. 在 [通訊群組清單] 索引標籤上,按一下 [動作] 群組中的 [儲存並關閉]。

根據預設,通訊群組清單會儲存在您的 [連絡人] 資料夾中。當您收到其他人寄來的通訊群組清單時,您可以將這份清單儲存到連絡人中。

  1. 開啟包含通訊群組清單的郵件。

  2. 在郵件標題中,以滑鼠右鍵按一下通訊群組清單,然後按一下捷徑功能表上的 [新增至 Outlook 連絡人]。

您可以新增或刪除名稱,以編輯通訊群組清單。

向我顯示通訊群組清單中的名稱

請執行下列其中一項操作:

  • 在通訊錄中檢視名稱

  • 在新郵件中,按一下 [收件者]。

  • 在 [通訊錄] 下拉式清單中,按一下包含您所需通訊群組的通訊錄。

  • 在 [搜尋] 方塊中,輸入您的通訊群組清單名稱。

  • 在 [名稱] 清單中,以滑鼠右鍵按一下通訊群組清單,然後按一下捷徑功能表中的 [屬性]。

    為何我在通訊錄中看不到 [名稱] 清單?

    您上次使用通訊錄時,可能曾使用 [其他欄] 搜尋選項。若要還原名稱清單檢視,請按一下 [搜尋] 旁邊的 [只顯示名稱]。

  • 在郵件或會議邀請的標題中檢視名稱

    • 在 [收件者] 方塊中,按一下通訊群組清單名稱旁的加號 (+)。

      附註:  清單展開後,您就無法再次在該郵件中收合清單。您無法展開位於連絡人 [電子郵件] 欄位中的通訊群組清單。

  1. 在 [連絡人] 中開啟通訊群組清單。

    附註: 在清單檢視中,通訊群組清單會以 通訊群組清單 標示。

  2. 請執行下列其中一或多項操作:

    • 從通訊錄或連絡人資料夾新增地址    

      1. 在 [通訊群組清單] 索引標籤上,按一下 [選取成員]。

      2. 在 [通訊錄] 下拉式清單中,針對您要加入通訊群組清單的電子郵件地址,按一下所屬的通訊錄。

      3. 在 [搜尋] 方塊中,輸入您要加入的名稱。

      4. 在 [名稱] 清單中按一下所需的名稱,然後按一下 [成員]。針對您要加進通訊群組清單的每位人員重複此動作,然後按一下 [確定]。

        為何我在通訊錄中看不到 [名稱] 清單?

        您上次使用通訊錄時,可能曾使用 [其他欄] 搜尋選項。若要還原名稱清單檢視,請按一下 [搜尋] 旁邊的 [只顯示名稱]。

    • 新增不在連絡人資料夾或通訊錄中的地址    

      1. 在 [通訊群組清單] 索引標籤上,按一下 [新增]。

      2. 輸入電子郵件地址資訊,然後按一下 [確定]。

    • 刪除名稱    

      1. 按一下名稱,然後再按一下 [移除]。

通訊群組清單是以單一電子郵件地址的方式加入 Outlook 通訊錄的電子郵件地址群組。當您傳送郵件到通訊群組清單時,會傳送到清單中的每個電子郵件地址。

請執行下列其中一項操作:

  • 使用通訊錄中的名稱建立通訊群組清單    

    1. 在 [檔案] 功能表中指向 [新增],再按一下 [通訊群組清單]。

    2. 在 [名稱] 方塊中輸入一個名稱。

    3. 在 [通訊群組清單] 索引標籤上,按一下 [選取成員]。

    4. 在 [通訊錄] 下拉式清單中,針對您要加入通訊群組清單的電子郵件地址,按一下所屬的通訊錄。

    5. 在 [搜尋] 方塊中,輸入您要加入的名稱。在下方的清單中按一下所需的名稱,然後按一下 [成員]。針對您要加進通訊群組清單的每位人員重複此動作,然後按一下 [確定]。

      如果您要包含較長的通訊群組清單說明,請在 [通訊群組清單] 索引標籤上按一下 [備註],然後新增說明。

      通訊群組清單會以您命名的名稱儲存在 [連絡人] 資料夾中。

  • 從電子郵件訊息中複製名稱來建立通訊群組清單    

    1. 在您要複製名稱的電子郵件中,選取 [收件者] 或 [密件副本] 方塊中的名稱。

    2. 以滑鼠右鍵按一下您選取的項目,然後按一下捷徑功能表上的 [複製]。

    3. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後在 [建立新的 Outlook 項目] 底下按一下 [通訊群組清單]。

    4. 在 [通訊群組清單] 索引標籤上,按一下 [成員] 群組中的 [選取成員]。

    5. 在 [選取成員] 對話方塊的底部,以滑鼠右鍵按一下 [成員] 方塊,再按一下滑鼠右鍵,然後按一下捷徑功能表上的 [貼上]。

      附註: 不在您通訊錄中的成員也可以加入通訊群組清單中。在您從原始電子郵件訊息中複製並貼上時,成員的姓名和電子郵件地址就一併包含在其中。

    6. 按一下 [確定]。

    7. 在 [名稱] 方塊中,輸入通訊群組清單的名稱。

    8. 在 [通訊群組清單] 索引標籤上,按一下 [動作] 群組中的 [儲存並關閉]。

如需通訊群組清單的詳細資訊 (例如新增名稱或傳送郵件到部分清單),請參閱建立及編輯連絡人群組或通訊群組清單

建立 Outlook 連絡人群組

一旦將獨立的連絡人組織到資料夾中之後,您可以在瀏覽窗格中將相關的連絡人組織成群組。

提示: 保持群組開啟或「展開」可保持連絡人資料夾的可見性,如需更多空間可將群組摺疊。按一下群組首中的箭號來展開及摺疊群組。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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