在 Office 2016 中選取文法及書寫樣式選項

本文說明可從 Microsoft Word 與 Microsoft Outlook 的 [文法規則設定]對話方塊中選擇的文法及書寫樣式選項。

附註: 2016 年 7 月 19 日: 在 Word 2016 中存取 [檔案] > [選項] > [校訂] > [在 Word 中修正拼字及文法錯誤時] > [書寫樣式] 功能表選項時,沒有顯示 [文法和樣式] 功能。我們已發現這個問題,計劃在之後的更新中修正這個問題。發佈更新之後,我們將在這裡張貼如何取得更新的相關資訊。

附註:  如果您要為其選擇選項的文字,其書寫語言不同於您的 Word 與 Outlook 語言版本,選項可能會有所不同。 例如,某些群組名稱可能會不同,且其他項目 (如[Require]) 可能不會出現。

您想要做什麼?

顯示 [文法規則設定] 對話方塊

選擇應該如何偵測標點符號錯誤

選擇應該偵測的文法錯誤

選擇應該偵測的樣式錯誤

還原原始規則設定

顯示 [文法規則設定] 對話方塊

Outlook

  1. 建立或開啟項目。

  2. 按一下 [檔案]索引標籤,然後按一下[選項]。

  3. 按一下[郵件],然後按一下[編輯器選項]。

  4. 按一下[校訂]。

  5. 按一下 [在 Outlook 中修正拼字錯誤時]底下的[設定]。

頁面頂端

Word

  1. 按一下 [檔案]索引標籤,然後按一下[選項]。

  2. 按一下[校訂]。

  3. 按一下 [在 Word 中修正拼字及文法錯誤時]底下的[設定]。

頁面頂端

選擇應該如何偵測標點符號錯誤

顯示 [文法規則設定] 對話方塊之後,即可修改下列設定。

  • [Comma required before last list item]

選取下列其中一個選項:

  • [don't check]    如果您希望文法檢查器略過這個問題,請選取這個選項。

  • [never]    如果您希望文法檢查器將最後一個項目之前包含逗號的任何句子標示為錯誤,請選取這個選項。 下列是文法檢查在這項設定中視為不正確的一個句子範例:Please buy milk, crackers, and bananas.

  • [always]    如果您希望文法檢查器將最後一個項目之前省略逗號的任何句子標示為錯誤,請選取這個選項。 下列是文法檢查器在這項設定中視為不正確的一個句子範例:Please buy milk, crackers and bananas.

  • [Punctuation required with quotes]

選取下列其中一個選項:

  • [don't check]      如果您希望文法檢查器略過這個問題,請選取這個選項。

  • [inside]      如果您希望文法檢查器將引號內發生逗號位於引號之外的任何片語標示為錯誤,請選取這個選項。 以下是文法檢查在這項設定中視為不正確的句子範例:While critics call the acting "inspired", they point out inconsistencies in the plot.

  • [outside]      如果您希望文法檢查器將引號內發生逗號位於引號之內的任何片語標示為錯誤,請選取這個選項。 以下是文法檢查在這項設定中視為不正確的句子範例:While critics call the acting "inspired," they point out inconsistencies in the plot.

    • [Spaces required between sentences]

選取下列其中一個選項:

  • [don't check]      如果您希望文法檢查器略過這個問題,請選取這個選項。

  • [1](空格)     如果您希望文法檢查器將句點之後有不只一個空格的任何句子標示為錯誤,請選取這個選項。

  • [2](空格)     如果您希望文法檢查器將句點之後有一個空格或超過兩個空格的任何句子標示為錯誤,請選取這個選項。

頁面頂端

選擇應該偵測的文法錯誤

顯示 [文法規則設定] 對話方塊之後,即可修改下列設定。

[Capitalization]    大寫問題,例如專有名詞 ("Mr. jones" 應該是 "Mr. Jones") 或專有名詞前面的稱謂 ("aunt Helen" 應該是 "Aunt Helen")。 另外也會偵測過度使用大寫字的地方。

[Fragments and run-ons]    文句片段及未完成的句子。

[Misused words]    不正確地使用形容詞與副詞、比較級與最高級、"like" (誤用為連接詞)、"nor" 與 "or"、"what" 與 "which"、"who" 與 "whom"、度量單位、連接詞、介系詞及代名詞等。

[Negation]    使用多重否定。

[Noun phrases]    名詞片語錯誤;a/an 用法錯誤;名詞片語中數量一致性的問題 (將 "five machines" 寫成 "five machine")。

[Possessives and plurals]    將複數寫成所有格,或是將所有格寫成複數。 另外也會偵測所有格的符號 (') 是否漏寫。

[Punctuation]    標點符號錯誤,包括逗號、冒號、句尾的標點符號、引號中的標點符號、單字之間超過一個空格,或是將逗號或冒號寫成分號。

[Questions]    非標準疑問句,例如 "He asked if there was any coffee left?"、"Which makes an offer a good solution?" 和 "She asked did you go after all?"。

[Relative clauses]    關係代名詞及標點符號的用法錯誤,包括指稱東西時將 "which" 寫成 "who"、指稱人時將 "who" 寫成 "which"、使用 "whatever" 及 "whichever" 時多加上 "that",或是將 "whose" 寫成 "that's"。

[Subject-verb agreement]    主詞及動詞之間不一致,包括主動詞與代名詞和量詞之間的一致性 (例如,將 "All of the students have left" 寫成 "All of the students has left")。

[Verb phrases]    動詞片語錯誤;動詞時態錯誤;及物動詞當做不及物動詞使用。

頁面頂端

選擇應該偵測的樣式錯誤

顯示 [文法規則設定] 對話方塊之後,即可修改下列設定。

[Clichés, colloquialisms, and jargon]

  • 字典中不是定義為時下常用的單字或片語。

  • 包含口語化單字及片語的句子,包括當作副詞使用的 "real"、"awfully" 及 "plenty";兩個連續的所有格;"get" 當作被動詞使用;使用 "kind of" 代替 "somewhat";使用 "scared of" 代替 "afraid of";以及使用 "how come" 代替 "why"。

  • 使用技術、商業或工業術語。

[Contractions]    在應該完整拼寫出來的情況下使用了省略字,或是使用省略字讓特定書寫樣式過於不正式,例如,使用 "We won't leave 'til tomorrow" 而非 "We will not leave until tomorrow"。

[Fragment — stylistic suggestions]    正式書寫中應該避免的片段,例如 "A beautiful day!" 或 "Why?"。

[Gender-specific words]    性別特定的用字,例如 "councilman" 及 "councilwoman"。

[Hyphenated and compound words]    不應該斷字卻斷字或是應該斷字卻不斷字。 另外也會偵測應該分開卻沒有分開的複合字,以及不應該分開卻分開的複合字。

[Misused words — stylistic suggestions]    非標準字 (如 "ain't") 以及其他錯誤用法,例如使用 "angry at" 而非 "angry with"。

[Numbers]    應該完整拼寫出來但卻沒有完整拼寫出來的數字 (使用 nine 代替 9),以及不需要完整拼寫出來卻完整拼寫出來的句子 (使用 12 代替 twelve)。 另外也會偵測以 "%" 代替 "percentage" 的錯誤用法。

[Passive sentences]    寫成被動式的句子。 可以的話,會將建議句重寫成主動式。

[Possessives and plurals — stylistic suggestions]    有問題但並非完全錯誤的所有格用法,例如 "Her memory is like an elephant's" 或 "I stopped by John's"。

[Punctuation — stylistic suggestions]    日期片語中不必要的逗號、不正式的連續標點符號以及引號前面遺漏逗號,例如 "She said 'He is due at noon'"。

[Relative clauses — stylistic suggestions]    "that" 或 "which" 的用法有問題。

[Sentence length (more than 60 words)]    包含超過 60 個單字的句子。

[Sentence structure]    文句片段、未完成的句子、過度使用連接詞 (如 "and" 或 "or")、非平行句構 (如句子中混用主動與被動式)、不正確的疑問句結構以及修飾詞的位置錯誤。

[Sentences beginning with "And," "But," or "Hopefully"]    句首使用連接詞和副詞,或是在兩個獨立的子句之間使用 "plus" 當做連接詞。

[Successive nouns (more than three)]    包含數個名詞而可能語意不明的字串,例如 "The income tax office business practices remained the same"。

[Successive prepositional phrases (more than three)]    介系詞片語字串,例如 "The book on the shelf in the corner at the library on the edge of town was checked out"。

[Unclear phrasing]    片語的語意不明確,例如 "more" 之後加上形容詞以及複數名詞或不可數名詞 (如 "We need more thorough employees" 而非 "We need more employees who are thorough"),或是句子中的某個代名詞包含多個可能的對象 (如 "All of the departments did not file a report" 而非 "Not all of the departments filed a report")。

[Use of first person]    不應該在科學或技術寫作中使用代名詞 "I" 及 "me"。

[Verb phrases — stylistic suggestions]    在適用假設語氣的句子中使用直述動詞格式、分割動詞片語及被動式動詞片語,例如 "The pepper is able to be chopped without burning fingers"。

[Wordiness]    冗長的關係子句或含糊不清的修飾詞 (如 "fairly" 或 "pretty")、多餘的副詞、太多否定詞、在片語 "whether or not" 中使用不必要的 "or not" 或是以 "possible … may" 代替 "possible … will"。

[Words in split infinitives (more than one)]    在 "to" 與不定動詞之間使用了兩個以上的單字,例如 "to very boldly enter the market"。

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還原原始規則設定

您在顯示 [文法規則設定] 對話方塊並修改各項設定之後,可能會想要將這些設定還原成預設狀態。 若要執行此作業,請按一下[全部重設]。

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