在 Office 檔案中新增或移除數位簽章

本文說明數位簽章 (也稱為數位 ID)、其用途,以及如何將數位簽章用於下列 Microsoft Office 程式:Word、Excel 和 PowerPoint。

本文內容

在 Word 或 Excel 中建立簽章欄

在 Word 或 Excel 中簽署簽章欄

從 Word 或 Excel 移除數位簽章

在 Word、Excel 或 PowerPoint 中新增隱形數位簽章

從 Word、Excel 或 PowerPoint 移除隱形數位簽章

何謂數位簽章?

Word 和 Excel 中的簽章欄

Word、Excel 或 PowerPoint 中的隱形數位簽章

在 Word 或 Excel 中建立簽章欄

  1. 在文件或工作表中,將指標置於您要建立簽章欄的位置。

  2. [插入] 索引標籤的 [文字] 群組中,按一下 [簽章欄] 清單,然後按一下 [Microsoft Office 簽名欄]

  3. [簽章設定] 對話方塊中,輸入將出現在此簽章欄下的資訊:
    [簽章詳細資料] 對話方塊

    • 建議的簽章者     簽章者的全名。

    • 建議的簽章者職稱     簽章者的職稱,如果有的話。

    • 建議的簽章者電子郵件地址     簽章者的電子郵件地址,如果需要的話。

    • 簽章者必須注意的指示     加上給簽章者的指示。

  4. 選取下列核取方塊的其中之一或兩者均選取:

    • 讓簽章者可以在 [簽署] 對話方塊中新增註解     允許簽章者輸入簽章的用途。

    • 在簽名欄顯示簽署日期     簽章日期會與簽章一起出現。

提示: 若要新增額外的簽章欄,請重複這些步驟。

附註: 如果文件還是未簽章,將顯示 [簽名] 訊息列。請按一下 [檢視簽章] 以完成簽章程序。

簽名訊息列,未簽署的文件

頁首

在 Word 或 Excel 中簽署簽章欄

當您簽署簽章欄時,會加上簽章的可見呈現和數位簽章。

未簽署的簽章欄

  1. 在檔案中,以滑鼠右鍵按一下簽名欄。

    附註: 如果檔案是在 [受保護的檢視] 中開啟,而且檔案是來自可靠的來源,請按一下 [繼續編輯]

  2. 從功能表選取 [簽署]

    • 若要新增印刷字體的簽章,請在 X 旁邊的方塊中輸入您的名稱。

    • 若要選取書面簽章的圖像,請按一下 [選取圖像]。在 [選取簽章圖像] 對話方塊中,尋找簽章圖像檔的位置、選取所要的檔案,然後按一下 [選取]

      附註: 

      • 針對使用 (繁體或簡體) 中文、韓文或日文語言版本的客戶,會顯示 [戳記簽名欄] 選項。

      • 此外,您也可以藉由按兩下簽章欄,在簽章欄上進行簽署。在 X 旁邊輸入您的姓名。或者,在 [簽名] 窗格[要求的簽章] 區段中 ,按一下簽章旁邊的箭號。從功能表選取 [簽署]

    • 若要加上手寫簽章 (僅適用 Tablet PC 使用者),請使用筆跡功能,在 X 旁邊的方塊中簽章。

    • 按一下 [簽署]

    • 隨後 [簽名] 按鈕便會出現在文件或工作表的底端。

下列圖像顯示 [簽章] 按鈕。

紅色 [簽章] 按鈕

頁首

從 Word 或 Excel 移除數位簽章

  1. 開啟含有您要移除之可見簽章的文件或工作表。

  2. 以滑鼠右鍵按一下簽章欄。

  3. 按一下 [移除簽章]

  4. 按一下 [是]

附註: 此外,您可以藉由在 [簽名] 窗格中按一下簽章旁邊的箭號,來移除簽章。按一下 [移除簽章]

頁首

在 Word、Excel 或 PowerPoint 中新增隱形數位簽章

若要保護文件內容的真實性,您可以新增隱形數位簽章。已簽署的文件在文件底端具有 [簽章] 按鈕。

[保護文件] 按鈕以及選項

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [資訊]

  3. 按一下 [保護文件]、[保護活頁簿] 或 [保護簡報]。

  4. 按一下 [新增數位簽章]

  5. 閱讀 Microsoft Word、Excel 或 PowerPoint 的訊息,然後按一下 [確定]

  6. [簽署] 對話方塊中,在 [簽署這個文件的目的] 方塊中,輸入目的。

  7. 按一下 [簽署]

檔案經過數位簽章之後,[簽章] 按鈕隨即出現,然後檔案會變成唯讀,以避免修改。

頁首

從 Word、Excel 或 PowerPoint 移除隱形數位簽章

  1. 開啟含有您要移除之隱形簽章的文件、工作表或簡報。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  3. 按一下 [資訊]

  4. 按一下 [檢視簽章]

  5. 文件、工作表或簡報檢視就會重新顯示,然後會出現 [簽名] 窗格。

  6. 按一下簽章名稱旁的箭號

  7. 按一下 [移除簽章]

  8. 按一下 [是]

頁首

何謂數位簽章?

數位簽章是一種電子加密圖章,是電子郵件訊息、巨集或電子文件等數位資訊的驗證。簽章可以確認資訊來自簽章者,且未遭到更改。

簽章憑證和憑證授權單位

簽章憑證     若要建立數位簽章,您必須具有可識別身分的簽章憑證。當您傳送有數位簽章的巨集或文件時,將一併傳送您的憑證及公開金鑰。憑證由憑證授權單位發行,和駕照一樣,也可能會被撤銷。憑證的有效期限通常是一年,之後,簽章者必須更新或取得新的簽章憑證來建立身分識別。

附註: 您可以在本文中,進一步瞭解公開及私密金鑰

憑證授權單位 (CA)     憑證授權單位是類似公證處的單位。該單位會發出數位憑證、簽章憑證以驗證有效性,以及追蹤哪些憑證已遭撤銷或已過期。

數位簽章保證

  • 真實性     確認簽章者為簽章者本人。

  • 完整性     內容在經過數位簽章之後,沒有經過變更或遭到竄改。

  • 不可否認性     向各方證明所簽署內容的來源。否認性是指簽章者否認與簽署的內容有任何關聯。

  • 公證     在 Word、Excel 或 PowerPoint 檔案中的簽章,會由安全時間戳記伺服器提供時間戳記,在某些情況下,與公證具同等的有效性。

若要保障以上幾點,內容建立者必須數位簽署內容,而且所使用的簽章應符合下列準則:

  • 數位簽章有效。

  • 與數位簽章關聯的憑證仍具有時效性 (未過期)。

  • 簽章者或簽章組織 (亦稱為發行者) 是受信任的。

    重要: 含有效時間戳記的已簽署文件會視為具備有效簽章,不管憑證是何時簽署的或狀態是否為已撤銷。

  • 與此數位簽章相關聯的憑證是由可靠的憑證授權單位 (CA) 核發給簽署發行者。

頁首

Word 和 Excel 中的簽章欄

簽章欄類似可能出現在列印文件上的一般簽章預留位置。但使用方式不同。將數位簽章欄插入 Office 檔案時,作者可指定關於預定簽章者的資訊,以及給簽章者的指示。當檔案的電子副本傳送至預定簽章者時,簽章者會看見此簽章欄和要求其簽章的通知。簽章者可以:

  • 輸入簽章。

  • 選取簽章的數位圖像。

  • 使用 Tablet PC 的筆跡功能來手寫簽章。

簽章者新增簽章的可見呈現至文件時,會同時新增一個數位簽章,以驗證簽章者的身分識別。

[標示為完稿] 訊息列

重要: 經數位簽章的文件會變成唯讀的,以防止修改。

使用數位簽章來降低風險

在 Office 檔案中使用簽章欄可讓組織降低電子交易的風險,並減少合約或其他協議書的書面程序。數位簽章可提供確實的簽署記錄,並且能夠在將來進行驗證。

簽章者新增可見的簽章至文件時,會同時新增一個數位簽章,以驗證身分識別。經數位簽署之後,文件會變成唯讀,以防止修改。

頁首

Word、Excel 或 PowerPoint 中的隱形數位簽章

隱形數位簽章,例如可見的數位簽章欄,可確保文件的真實性、完整性及來源。您可以在 Word 文件、Excel 活頁簿及 PowerPoint 簡報中新增隱形數位簽章。

已簽署的文件在文件底端將具有 [簽章] 按鈕。此外,針對已簽署的文件,簽章資訊會顯示在 [資訊] 區段中,按一下 [檔案] 索引標籤即可顯示。

頁首

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×