在 Excel Services 中重新整理外部資料

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

在 Excel Services 中顯示的 Microsoft Office Excel 活頁簿資料可能來自於兩個不同的位置。資料可能直接儲存在活頁簿,或是儲存在外部資料來源,例如資料庫或線上分析處理 (OLAP) Cube 中。

如果資料來自於外部資料來源,那麼便表示活頁簿作者或管理員已定義了連線資訊,該資訊通常位於 Office 資料連線 (.odc) 檔案中,其中會描述如何找到、登錄、查詢及存取外部資料來源。

當您連線至外部資料來源時,即可執行更新作業以擷取更新的資料。每次更新資料時,您都會看到最新版的資料,其中包括自從上次更新之後對資料所做的任何變更。

您想要做什麼?

瞭解如何重新整理資料

深入瞭解的安全性考量

控制資料重新整理的方式

了解重新整理資料

下圖將說明當您重新整理連線至外部資料來源的資料時,將會發生之動作的基本程序。

重新整理外部資料的基礎程序

1. 重新整理作業會取得最新的資料。

2. 連線 (通常會儲存至連線檔案) 會定義從外部資料來源存取和擷取資料所需的所有資訊。

3.有各種不同資料來源,您可以存取,例如 OLAP、 SQL Server、 OLEDB 提供者及 ODBC 驅動程式。

4. 將最新資料加入目前的活頁簿。

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了解安全性問題

當您連線至外部資料來源並嘗試更新資料時,一定要先了解潛在的安全性問題,並且明白能夠如何處理任何安全性問題。

資料連線檔案通常會含有一個或多個用來重新整理外部資料的查詢。惡意使用者藉由會取代這個檔案,進而設計查詢以存取機密資訊,並將這類資訊散佈給其他使用者,或是執行其他有害的動作。因此,請務必先確認以下幾點:

  • 連線檔案是由可靠的個人所撰寫。

  • 連線檔案安全,而是從信任的資料連線庫 (DCL)。

如需管理員如何撰寫連線檔案、建立信任位置及維護連線檔案安全性的詳細資訊,請參閱 Microsoft Office Excel 2007 的 [說明] 及 Office SharePoint Server 管理中心的 [說明]。

安全性附註 : 存取外部的資料來源,通常都需要驗證使用者的認證 (像是使用者名稱和密碼)。請確定您會透過安全的管道獲取這些認證,而且您會謹處理、不會將這些認證洩露給其他人。

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控制如何更新資料

現在,您可以執行下列一項或多項操作,控制如何更新來自於外部資料來源的資料:

在開啟時重新整理

在 Microsoft Office Excel 2007 中,活頁簿作者可以選取 [連線內容] 對話方塊中的 [檔案開啟時自動更新] 核取方塊 (在 [資料] 索引標籤上,按一下 [連線] 群組中的 [連線]、選取連線、按一下 [內容]、再按一下 [使用方式] 索引標籤,然後按一下 [檔案開啟時自動更新]),藉以建立開啟活頁簿時會自動重新整理外部資料的活頁簿。在此情況下,Excel Services 一定會先重新整理資料,然後再顯示活頁簿並建立新的工作階段。如果活頁簿作者清除 [檔案開啟時自動更新] 核取方塊,就會顯示與活頁簿一起快取的資料,這表示當使用者手動重新整理資料時,雖然會在目前的工作階段期間看見重新整理的最新資料,但是並不會將資料儲存在活頁簿中。如果您想要確保在 Excel Services 中顯示活頁簿時一定會顯示最新的資料,請使用 Office Excel 選取 [檔案開啟時自動更新] 核取方塊。如需詳細資訊,請參閱 Microsoft Office Excel 2007 [說明]。

如果您正使用 Office 資料連線檔案 (.odc),請務必設定 [連線內容] 對話方塊中的 [永遠使用連線檔案] 核取方塊 (在 [資料] 索引標籤的 [連線] 群組中,按一下 [連線]、選取連線、按一下 [內容]、按一下 [定義] 索引標籤,然後按一下 [永遠使用連線檔案])。

受信任檔案位置的網站設定 ([短期工作階段逾時][外部資料快取週期]) 也可能會對重新整理作業造成影響。如需詳細資訊,請連絡您的管理員,或是參閱 Micorsoft Office SharePoint Server 管理中心的 [說明]。

手動重新整理

附註: 您只能手動重新整理單一樞紐分析表。

  1. 選取樞紐分析表中的儲存格。

  2. 在 Excel Web Access 工具列的 [更新] 功能表中,按一下 [更新選取的連線]

    附註: 

    • 任何造成 OLAP 資料來源重新查詢的互動式作業,都會啟動手動的重新整理作業。

    • 如果看不到此重新整理] 命令,網頁組件作者已清除重新整理選取的連線,重新整理所有連線的屬性。如需詳細資訊,請參閱Excel Web Access 網頁組件自訂屬性

重新整理所有連線

  • 在 Excel Web Access 工具列的 [更新] 功能表中,按一下 [更新所有連線]

定期重新整理

只要使用 Office Excel 2007,活頁簿作者即可指定在針對活頁簿中的每個連線開啟活頁簿之後,資料會以指定的間隔重新整理。例如,存貨資料庫可能每小時更新一次,因此活頁簿作者會將活頁簿定義為每 60 分鐘自動重新整理。如需詳細資訊,請參閱 Microsoft Office Excel 2007 的 [說明]。

網頁組件作者可以選取或清除 [允許 Excel Web Access 定期資料重新整理] 屬性,以便啟用或停用這項定期重新整理作業 (如果活頁簿作者有定義這項屬性的話)。根據預設,經過定義的時間間隔之後,下列重新整理提醒提示便會出現在 Excel Web Access 網頁組件的底部:

[重新整理 <連線清單> 的資料? (立刻) (自動) (不要再詢問我)]

Excel Web Access 網頁組件作者也可以設定 [顯示定期資料更新提示] 屬性,以控制 Excel Services 在工作階段中執行定期資料重新整理時的顯示訊息行為:

  • 永遠   表示郵件在每個間隔顯示提示。

  • 您也可以   代表使用者可以選擇以繼續定期重新整理不會顯示一則訊息。

  • 永不   表示 Excel Web Access 會執行定期重新整理,而不會顯示郵件或提示。

如需詳細資訊,請參閱Excel Web Access 網頁組件自訂屬性

取消重新整理

由於重新整理作業可能耗費超過預期的時間,因此您可以中途取消。在進行重新整理作業時,Excel Services 會以提示顯示訊息。請按一下 [取消] 中斷作業,如此即可在更方便的時候重新整理資料。然後就會顯示您在取消重新整理作業之前,由查詢傳回的資料。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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