在 Excel 中建立及列印通訊清單的郵寄標籤

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如要寄送大量郵件給 Microsoft Excel 工作表中記錄的通訊清單,可以使用 Microsoft Word 的合併列印功能。合併列印程序會建立一頁的郵寄標籤供您列印,而且每一個標籤上印的是清單中的一個地址。

若要建立和列印郵寄標籤,必須先在 Excel 中準備工作表資料,然後使用 Word 來設定、編排、檢閱及列印郵寄標籤。若想使用地址標籤寄送大量郵件給通訊清單,可使用合併列印功能,建立一頁地址標籤, 每一個標籤上印的是清單中的一個地址。

合併列印程序必須經過下列全部步驟:

  1. 準備 Excel 中的工作表資料進行合併列印    :在開始合併列印程序之前,通訊清單必須與合併列印所需的表格式結構相符。

  2. 在 Word 中設定合併列印標籤    :您可以一次設定合併列印中所有標籤的版面配置。在合併列印中,用以進行此項處理的文件稱為主文件。您也可以在標籤主文件中,設定您希望在每一個標籤上重複的任何內容。例如,出貨標籤上的公司商標或寄件地址。

  3. 將標籤連接到工作表資料    :通訊清單是 Microsoft Word 在合併列印中使用的資料來源。在此情況下,通訊清單是一個 Excel 工作表,其中包含要列印於標籤上的地址。

  4. 調整標籤中要包含的收件者清單    :Word 會為郵寄清單中的每一個地址產生一個標籤。如果您只要為郵寄清單中的某些地址建立標籤,可以選擇要包含哪些地址或記錄。

  5. 將稱為合併列印功能變數的預留位置新增到標籤    :當您執行合併列印時,合併列印功能變數會填入通訊清單中的資訊。

  6. 預覽、完成合併,並列印標籤   :列印整組標籤之前,可先預覽每一個標籤。

  7. 儲存標籤以供日後使用   

本文內容

步驟 1:準備 Excel 中的工作表資料進行合併列印

步驟 2:在 Word 中設定合併列印標籤

中斷和繼續合併列印

步驟 3:將標籤連接到工作表資料

步驟 4:調整標籤中要包含的收件者清單

步驟 5:將預留位置 (合併列印功能變數) 新增到標籤

合併列印會發生什麼情況?

將合併列印功能變數對應到資料檔

輸入內容並新增預留位置或功能變數

設定包含自訂欄位的連絡人檢視

從 Outlook 執行合併列印

格式化合併的資料

步驟 6:預覽及列印標籤

預覽合併列印

完成合併列印

步驟 7:儲存標籤以供日後使用

步驟 1:準備 Excel 中的工作表資料進行合併列印

在 Excel 中,通訊清單必須與合併列印所需的表格式結構相符。

  1. 在工作表上,執行下列動作以排列通訊清單:

    1. 使用欄標題,明確說明每欄所含資料的類型。

      提示: 舉例來說,使用的欄標題應為「名字」「姓氏」「地址」「城市」,不要使用「欄 1」「欄 2」「欄 3」「欄 4」

    2. 合併列印中包含的每一個元素,都個別使用一欄。

      提示: 如果名字和姓氏是儲存在不同欄中,也可以使用合併列印來建立以名字稱呼每一位收件者的套印信件。您也可以新增一個稱呼欄,例如先生 或女士。

    3. 只包含內含資料的列和欄。通訊清單中不要包含空白的列和欄,因為當您在 Word 中設定合併列印標籤時,所建立的標籤清單空白列和欄之後可能不完整。

  2. 若要在合併列印時找出並選取通訊清單,請執行下列動作以定義通訊清單的名稱:

    1. 在工作表上,選取整份通訊清單,包括內含欄標題的儲存格。

    2. [公式] 索引標籤的 [已定義之名稱] 群組中,按一下 [定義名稱]

      [公式] 索引標籤上的 [已定義之名稱] 群組

    3. [名稱] 方塊中輸入通訊清單的名稱,例如 Holiday_Cards,然後按一下 [確定]

      提示: 名稱的第一個字元必須是字母,而且字與字之間不能有空格。請以底線字元 (_) 取代空白。

  3. 請儲存並關閉活頁簿。

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步驟 2:在 Word 中設定合併列印標籤

您只要一次就能設定合併列印中所有標籤的版面配置。在合併列印中,您為版面配置所設定的文件稱為標籤的主文件 (或標籤主文件)。您也可以在標籤主文件中,設定您希望在每一個標籤上重複的任何內容。例如,出貨標籤上的公司商標或寄件地址。

您可能已經買了某家標籤紙供應商的一包標籤紙,例如 Avery、AOne 或 Formtec。每張紙的大小都是一定的,而且有特定數目的標籤是特定的尺寸。

若要設定標籤主文件,其尺寸應當符合您要在工作表上使用的標籤。

  1. 啟動 Word,然後開啟一份空白文件。
    若不使用空白文件,就無法使用下一個步驟中的命令。

  2. [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中,按一下 [啟動合併列印]

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [啟動合併列印] 命令以及您要執行之合併類型的可用選項清單的螢幕擷取畫面。

  3. 按一下 [標籤]

  4. [標籤選項] 對話方塊中,可進行幾項選擇。

    [標籤選項] 對話方塊

    1. 您要用來列印標籤的印表機類型。

    2. 生產標籤紙的供應商。

    3. 對應至標籤紙外包裝上所列之標籤編號的號碼。

  5. [印表機資訊] 底下,按一下要用以列印標籤的印表機類型。

  6. [標籤樣式] 清單中,按一下製作您使用之標籤紙的公司名稱。

  7. [標籤編號] 清單中,按一下標籤紙方塊上所列的標籤編號。

    如果標籤紙張的標籤編號與 [標籤選項] 對話方塊中的任一選項都不相符,您仍然可以列印自己的標籤, 只是需要執行一些自訂工作:

    1. 測量標籤紙上的標籤大小,然後記錄測量結果及一張標籤紙上可以容納的標籤數。

      附註: 請仔細測量標籤的大小。實際的標籤大小可能比標籤製造商標示的還小。例如 1 英吋 x 2 英吋的標籤可能實際大小為高 15/16 英吋、寬 1 又 15/16 英吋。

    2. [標籤編號] 清單中,選取與您所用之標籤大小類似的標籤類型。

      如果在 [標籤編號] 方塊中沒有看到想要的標籤類型,或許可以使用所列之標籤中的另一個標籤,或是建立新的標籤大小。

    3. 按一下 [詳細資料],然後比較標籤尺寸與每張標籤紙張的標籤數 (適合雷射或噴墨印表機列印的標籤) 或標籤表單上的欄數 (適合點陣印表機列印的標籤)。

    4. 請執行下列其中一項動作:

      • 如果尺寸與標籤版面配置和您的標籤相符,請使用選取的標籤。

      • 如果尺寸與標籤版面配置和您的標籤不相符,請按一下 [取消],然後繼續進行步驟 5。

    5. 按一下 [標籤選項] 對話方塊中的印表機類型 ([連續進紙印表機][頁式印表機]),然後按一下 [新增標籤]

    6. [標籤名稱] 方塊中輸入名稱,然後選取標籤的高度、寬度、邊界及其他選項,再按一下 [確定]

新標籤會出現在 [其他/自訂] 類別中。當您下次使用自訂標籤時,請務必選取 [標籤樣式] 清單中的 [其他/自訂]

  1. 在您選取想要的標籤選項之後,請按一下 [確定]

    Word 會建立一份文件,該文件會使用表格來配置標籤。如果在版面配置中沒有看到線段分隔標籤,請按一下 [表格工具] 下的 [版面配置] 索引標籤,然後按一下 [表格] 群組中的 [檢視格線]

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中斷和繼續合併列印

若需要停止進行合併列印,可儲存正在使用的標籤主文件,並於之後繼續進行合併。Word 會保留您所儲存之文件中的資料來源和功能變數資訊。如果您在停止合併時使用的是 [合併列印] 工作窗格,則當您繼續合併時,Word 會回到工作窗格中您原來所在的位置。

  1. 等您準備好繼續合併時,請開啟所儲存的標籤主文件。

    Word 會顯示一個訊息方塊,請您確認是否要開啟文件並執行 SQL 命令 (SQL 命令會將 Word 連接至您的 Excel 來源檔)。

  2. 按一下 [是] 連接至 Excel 來源檔,並擷取通訊清單。

    標籤主文件的文字以及您所插入的任何功能變數便會顯示。

  3. 按一下 [郵件] 索引標籤,然後繼續未完成的工作。

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步驟 3:將標籤連接到工作表資料

若要將地址資訊合併至標籤中,必須將標籤連接至內含通訊清單的工作表。

  1. 如果這是您第一次連接至工作表,請執行下列步驟:

    1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [選項]

    2. 按一下 [進階]

    3. 捲動到 [一般] 區段,然後選取 [開啟舊檔時確認格式轉換] 核取方塊。

    4. 按一下 [確定]

  2. 在合併列印主文件仍開啟時,請在 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印] 群組中,按一下 [選取收件者],然後按一下 [使用現有清單]

    [鍵入新清單] 命令

  3. [選取資料來源] 對話方塊中找出 Excel 工作表,然後按兩下該工作表。

  4. [確認資料來源] 對話方塊中,選取 [全部顯示] 核取方塊,然後按一下 [開啟資料來源] 方塊中的 [MS Excel 工作表透過 DDE (*.xls)],再按一下 [確定]

    附註: 如果清單中未列出 [MS Excel 工作表透過 DDE (*.xls)],請確定已選取 [全部顯示] 核取方塊。

  5. [Microsoft Office Excel] 對話方塊的 [命名或選擇儲存格範圍] 中,選取內含您要合併之資料的儲存格範圍或工作表,然後按一下 [確定]

標籤現在已連接至工作表資料,但是標籤紙仍然是空白的。如有需要,可按照步驟 4 的描述,定義收件者清單,或按照步驟 5 的描述,將地址資訊的預留位置填入標籤。

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步驟 4:調整標籤中要包含的收件者清單

Word 會為郵寄清單中的每一個地址產生一個標籤。如果您只要為郵寄清單中的某些地址建立標籤,可以選擇要包含哪些地址 (記錄)。

如果要縮小收件者清單的範圍,或使用資料檔中的記錄子集合,請執行下列步驟:

  1. [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中,按一下 [啟動合併列印]

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已加上醒目提示的 [編輯收件者清單] 命令的螢幕擷取畫面。

  2. [合併列印收件者] 對話方塊中,執行下列其中一個動作:

    • 選取個別的記錄    這個方法適用於較短的清單。請選取要包含之收件者旁邊的核取方塊,並清除不想包含之收件者旁邊的核取方塊。

      提示: 若只想要在合併列印中新增少量的幾筆記錄,可以清除標題列上的核取方塊,然後只選取您所需要的記錄。同樣的,如果要包含清單中大部分的記錄,請選取標題列中的核取方塊,然後清除您不要包含之記錄的核取方塊。

    • 資料排序    按一下要當成排序依據的欄標題。Word 會以字母順序遞增的方式 (從 A  到  Z) 排序清單。再按一下該欄標題,即會依字母的遞減順序排序清單 (從 Z  到  A)。

      若要指定更多進階排序選項,請按一下 [調整收件者清單] 下的 [排序],然後在 [篩選與排序] 對話方塊中的 [資料排序] 索引標籤,選取您的排序喜好設定。例如,您可以指定同一個郵遞區號的收件者地址必須按照姓氏字母排列,郵遞區號則是按照數字順序列出。

    • 資料篩選    當清單中包含您不想看到或不想包含在合併中的記錄時,適合使用這個方法。在篩選清單後,可選取或清除核取方塊,以包含或不包含特定記錄。

      若要篩選資料,請執行下列動作:

      1. 按一下 [調整收件者清單] 底下的 [篩選]

      2. [查詢選項] 對話方塊中的 [資料篩選] 索引標籤上,選取您要用來篩選資料的準則。

        例如,如果只要產生地址在澳大利亞的標籤,請按一下 [欄位] 清單中的 [國家/地區][邏輯比對] 清單中的 [等於][比對值] 清單中的「澳大利亞」

      3. 若要進一步調整篩選條件,請按一下 [且][或],然後選取更多準則。

        例如,如果只要為慕尼黑的公司產生標籤,所指定的資料在 [城市] 欄位應為「慕尼黑」,且 [公司名稱] 欄位不能是空白。如果您在篩選中使用 [或] 而不是 [且],則合併列印中除了會有所有慕尼黑的地址外,還會有所有內含公司名稱的地址,不論城市是否為慕尼黑,都一律包括在內。

附註: 如果您的電腦上安裝了地址驗證軟體,請按一下 [合併列印收件者] 對話方塊中的 [驗證地址],以驗證收件者的地址。

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步驟 5:將預留位置 (合併列印功能變數) 新增到標籤

當您將標籤連接至通訊清單時,就可以新增預留位置,代表每一個標籤上會顯示地址的位置。您也可以輸入要重複出現在每一張標籤上的文字,例如在出貨標籤上顯示公司標誌或寄件地址。

地址的預留位置稱為「合併列印功能變數」。當您執行合併列印時,合併列印功能變數會填入通訊清單中的資訊。Word 中的合併列印功能變數會對應至 Excel 工作表的欄標題。

包含欄 (類別) 及列 (記錄) 的資料檔

1. 資料檔中的欄代表資訊的類別。您新增至標籤的合併列印功能變數,就是這些類別的預留位置。

2. 資料檔中的列代表資訊的記錄。當您執行合併列印時,Word 會為每一筆記錄產生一個標籤。

在標籤主文件中所設定的原始標籤內放入一個合併列印功能變數,代表您要在該位置顯示某個類別的資訊,例如姓名或地址。

插入 Word 文件的功能變數

附註: 當您將合併列印功能變數插入至標籤主文件中時,功能變數名稱一律會被>形箭號 (« ») 包圍。這些>形箭號不會顯示在最終標籤中,它們只是用來幫助您區別標籤主文件中的功能變數和一般文字。

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合併列印會發生什麼情況?

當您執行合併列印時,資料檔中第一列的資訊會取代第一個標籤中的功能變數。然後,資料檔中第二列的資訊會取代第二個標籤中的功能變數,依此類推。

將資料檔中的資訊合併到標籤

使用功能變數:範例   

當您設計標籤時,可以將資料檔案中的任何欄標題連結至標籤中的欄位。

例如,假設您的郵寄清單是以電子報的訂閱者為對象,而且您的資料檔包含一個名為 ExpireDate 的欄,當中儲存了每一個訂閱的到期日。如果您先在標籤主文件中插入 «ExpireDate» 功能變數,然後再執行合併,則每一位訂閱者都會在自己的郵件標籤上看到自己的到期日。

您可以合併功能變數,並使用標點符號加以分隔。例如,若要建立地址,可在標籤主文件中設定以下的功能變數:

«名字» «姓氏»

«街道地址»

«鄉/鎮/市/區» «縣/市» «郵遞區號»

至於經常使用的組合,例如地址區塊和問候行,Word 會提供複合功能變數,可將數個功能變數分到同組。例如,[地址區塊] 功能變數其實是由數個功能變數組成的,包括名字、姓氏、街道名稱、鄉/鎮/市/區,以及郵遞區號。

[地址區塊] 欄位中的元素

在這些複合功能變數中,您可以自訂每一個功能變數的內容。例如,您可以在地址中選取正式的姓名格式 (卡瑟先生)。至於問候行,您可能會想使用「敬啟者」來取代「親愛的」。

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將合併列印功能變數對應到資料檔

若要確定 Word 可以在您的資料檔中找到對應至每一個地址元素的欄,則可能需要將 Word 中的合併列印功能變數對應至 Excel 試算表中的欄。

若要對應欄位,請在 [郵件] 索引標籤的 [書寫與插入功能變數] 群組中,按一下 [符合欄位]

[書寫與插入功能變數] 群組

[符合欄位] 對話方塊隨即出現。

[符合欄位] 對話方塊

地址的元素會列在左邊。資料檔的欄標題會列在右方。

Word 會搜尋有哪一個欄最符合每一個元素。正如圖示,Word 會自動將資料檔的 [抬頭] 欄對應至 [尊稱],但是 Word 無法對應其他元素,例如 [中間名]

在右邊的清單中,您可以在資料檔中選取符合左邊元素的欄。[唯一識別字][中間名] 這幾欄可以不相符,因為合併列印標籤不需要使用每一個功能變數。如果您新增一個功能變數且其中不包含資料檔中的資料,則此功能變數在合併的文件中就會顯示成空白的預留位置 ——通常是空白行或空格。

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輸入內容並新增預留位置或功能變數

  1. 在您設定的初始標籤 (位於標籤主文件) 中,輸入您要在每個標籤上顯示的內容。

    若要新增圖片 (如標誌),請在 [插入] 索引標籤上,按一下 [圖例] 群組中的 [圖片]

  2. 按一下要插入功能變數的位置。

  3. 使用 [郵件] 索引標籤上的 [書寫與插入功能變數] 群組。

    [書寫與插入功能變數] 群組

  4. 新增下列任一項:

    • 含有名稱、地址與其他資訊的地址區塊

    • 按一下 [地址區塊]

    • [插入地址區塊] 對話方塊中,選取您要包含的地址元素和要套用的格式,然後按一下 [確定]

    • 如果顯示 [符合欄位] 對話方塊,代表 Word 找不到完成地址區塊所需的某些資訊。按一下 [(不相符)] 旁的箭號,然後從資料來源中選取一個欄位,該欄位須對應至合併列印所需的功能變數。

    • 個別功能變數

      您可以插入個別功能變數的資訊,例如名字、電話號碼或捐贈者清單中的獻金總額。若要快速將資料檔中的功能變數新增到標籤主文件,請按一下 [插入合併功能變數] 旁邊的箭號,然後按一下該功能變數名稱。

      若要在文件中插入其他選用的功能變數,請執行下列步驟:

      • [郵件] 索引標籤上,按一下 [書寫與插入功能變數] 群組中的 [插入合併功能變數]

      • [插入合併功能變數] 對話方塊中,執行下列其中一項動作:

        • 若要選取地址功能變數,且地址功能變數要自動對應至資料來源中的欄位 (即使這些欄位的名稱不同於 Word 中的功能變數名稱),請按一下 [地址欄位]

        • 若要選取的功能變數一律會從資料檔的某欄擷取資料,請按一下 [資料庫欄位]

      • [欄位] 方塊中,按一下您想要的欄位。

      • 按一下 [插入],然後按一下 [關閉]

      • 如果顯示 [符合欄位] 對話方塊,代表 Word 找不到完成地址區塊所需的某些資訊。按一下 [(不相符)] 旁的箭號,然後從資料來源中選取一個欄位,該欄位須對應至合併列印所需的功能變數。

        附註: 如果您插入 [資料庫欄位] 清單中的一個欄位,但後來切換到另一個資料來源,而這個來源不含相同名稱的欄,則 Word 就無法將此欄位資訊插入至合併的文件中。

    • Microsoft Office Outlook 連絡人中的自訂欄位

      若要在主文件中新增自訂連絡人欄位,唯一的方法就是從 Outlook 內啟動合併列印。首先,請先設定連絡人的檢視,使其包含您想用於合併中的欄位, 然後開始進行合併列印。當您選擇想要的設定之後,Word 會自動啟動,讓您可以完成合併。

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設定包含自訂欄位的連絡人檢視

  1. 在 Outlook 連絡人中,按一下 [檢視] 索引標籤中的 [變更檢視],然後按一下 [清單]

  2. 以滑鼠右鍵按一下欄標題,然後按一下捷徑功能表中的 [欄位選擇]

  3. [欄位選擇] 對話方塊頂端的下拉式清單中,選取 [資料夾中使用者定義欄位]

  4. 從對話方塊中將您想要新增的欄位拖曳至欄標題。一個小型的紅色箭頭有助於您將欄位放在所要的位置上。
    將自訂欄位從 [欄位選擇] 中拖曳至 [連絡人] 資料夾檢視中

    您可以按一下 [欄位選擇] 對話方塊底部的 [新增],在對話方塊中新增欄位。

  5. 將您要的所有自訂欄位新增至檢視之後,關閉 [欄位選擇] 對話方塊。

  6. 若有某個欄位是您不想要包括在合併列印中且想移除,請按一下 [清單] 檢視中欄標題內的欄名,然後將該欄名拖離欄標題。

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從 Outlook 執行合併列印

  1. 在 Outlook 連絡人中,選取個別連絡人,其方式是按住 Shift 並按一下來選取某個範圍,或是按住 Ctrl 並按一下來選取個別連絡人。如果要將檢視中目前可見的所有連絡人都加入,請勿點選任何連絡人。

  2. 按一下 [常用] 索引標籤上的 [合併列印]

  3. 如果您已選取要加入合併列印的個別連絡人,請按一下 [僅選取的連絡人]。如果要將檢視中目前可見的所有連絡人都加入,請按一下 [目前檢視中的所有連絡人]

  4. 若已設定 [清單檢視],使其明確顯示合併列印中所要使用的欄位,請按一下 [目前檢視中的所有連絡人]。否則,請按一下 [所有連絡人欄位],使所有連絡人欄位都可以在合併列印中使用。

  5. 如果您想要針對合併列印產生新的主文件,請按一下 [新增文件], 否則請按一下 [現存文件],然後按一下 [瀏覽],尋找要當成主文件的文件。

  6. 如果您想要儲存所選取的連絡人和欄位,使其可以重複使用,請選取 [永久性檔案] 核取方塊,然後按一下 [瀏覽] 儲存該檔案, 這些資料會以逗號分隔格式儲存在 Word 文件中。

  7. 按一下 [文件類型] 底下的 [郵寄標籤]

  8. 按一下 [確定]。當此文件在 Word 中開啟時,請在 [郵件] 索引標籤上的 [書寫與插入功能變數] 群組中,按一下 [插入合併功能變數] 旁的箭號,然後按一下要新增至此標籤主文件的功能變數。

  • 以您想要的方式完成設定第一個標籤後,按一下 [書寫與插入功能變數] 群組中的 [更新標籤]

    Word 會將第一個標籤的版面配置複製到所有其他標籤。

  • 在 Word 中,您無法手動輸入合併功能變數字元 («« »»),也無法使用 [插入] 功能表中的 [符號] 指令。您必須使用合併列印。

  • 如果合併功能變數出現在括弧中,例如 {MERGEFIELD City },則 Word 就會顯示功能變數代碼,而不顯示功能變數結果。雖然這樣並不會影響合併列印,但是如果您想要顯示的是結果,請以滑鼠右鍵按一下功能變數代碼,然後再按一下 [切換功能變數代碼]

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格式化合併的資料

資料庫及試算表程式 (例如 Access 及 Excel) 會將您在儲存格中輸入的資訊儲存為未經處理的資料。您在 Access 或 Excel 中所套用的格式 (例如字型及色彩) 不會和未經處理的資料一起儲存。當您將資料檔的資訊合併到 Word 文件時,所合併的是未經處理的資料,並不包含套用的格式。

若要設定文件中的資料格式,請選取合併列印功能變數並設定格式,就像設定任何文字的格式一樣。請確定選取範圍包括了包圍該功能變數的>形箭號字元 (« »)。

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步驟 6:預覽及列印標籤

將功能變數新增至您在標籤主文件中所配置的原始標籤後,就可以預覽合併列印結果。滿意預覽的結果後,就算完成合併列印及列印標籤, 然後您就可以保留標籤主文件供日後使用。

預覽合併列印

在實際完成合併列印之前,可以預覽標籤並進行變更。

若要進行預覽,請在 [郵件] 索引標籤的 [預覽結果] 群組中,執行下列任何一項動作:

Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [預覽結果] 群組的螢幕擷取畫面。

  • 按一下 [預覽結果]

  • [郵件] 索引標籤上,按一下 [預覽結果] 群組中的 [下一筆記錄][前一筆記錄] 按鈕,在每一個標籤中瀏覽。

  • 按一下 [尋找收件者],預覽特定標籤文件。

附註: 如果您看到不想包含在內的記錄,請在 [郵件] 索引標籤上,按一下 [啟動合併列印] 群組中的 [編輯收件者清單] 以開啟 [合併列印收件者] 對話方塊,您可以在此篩選清單或移除合併中的收件者。

附註: Word 會使用表格,在頁面上排列標籤。當您一頁一頁查看標籤時,現用的記錄會顯示在表格的第一個儲存格中,而後續記錄會顯示在後續的儲存格中。

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完成合併列印

若要列印標籤,請執行下列動作:

  1. [郵件] 索引標籤上,按一下 [完成] 群組中的 [完成與合併],然後按一下 [列印文件]

Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [完成與合併] 命令及其選項的螢幕擷取畫面。

  1. 選擇要列印整組標籤、只列印目前可見的標籤,還是列印特定標籤子集。

若要變更個別標籤,請執行下列動作:

  1. [郵件] 索引標籤上,按一下 [完成] 群組中的 [完成與合併],然後按一下 [編輯個別文件]

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [完成與合併] 命令及其選項的螢幕擷取畫面。

  2. 選擇要列印整組標籤、只列印目前可見的標籤,還是列印特定標籤子集。Word 會將您要編輯的標籤儲存至另一個檔案。

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步驟 7:儲存標籤以供日後使用

請記住,您儲存的合併標籤,與您在標籤主文件中所配置的原始標籤是分開的。若您打算將標籤主文件用於其他合併列印,則儲存標籤主文件本身是很好的作法。

當您儲存標籤主文件時,您也可以將它的連接儲存至資料檔。下次開啟標籤主文件時,Word 會提示您選擇是否要將資料檔的資訊再次合併至標籤主文件中。

  • 按一下 [是] 以開啟內含所合併第一筆記錄中資訊的文件。

  • 按一下 [否],Word 就會中斷標籤主文件和資料檔之間的連接,將標籤主文件的格式重新設為標準的 Word 文件,並以第一筆記錄中的唯一資訊取代功能變數。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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