在 Access 中建立郵寄標籤

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Microsoft Office Access 2007 為您提供了幾種選擇,可用於建立包含 Access 資料表中所儲存之資料的標籤。最簡單的方法是使用 Access 中的 [標籤精靈],從所建立的報表建立並列印標籤。此外,您還可以將資料從其他來源 (如 Microsoft Office Excel 2007 工作簿和 Microsoft Office Outlook 2007 連絡人清單) 匯入到 Access 中,並將那些資料或現有的 Access 資料表與 Microsoft Office Word 2007 文件「合併」,然後從 Word 建立並列印標籤。

您想要做什麼?

使用 Access 建立及列印標籤

瞭解建立標籤的秘訣和技巧

在 Word 中使用合併列印精靈將 Access 資料列印

使用 Access 建立並列印標籤

在 Access 中,可以根據標籤格式,將報表格式化成較小的頁面,然後輸出成標籤。標籤最常見的用途是供郵寄使用,但是在各種用途下,都可以將任何 Access 資料以標籤格式列印。對於郵寄標籤,報表會從包含地址的資料表或查詢中取得地址資料。列印報表會為基準記錄來源中的每個地址提供單一標籤。

附註: 本文中的步驟假設您已建立包含資料表 (或連結資料表) 的 Access 資料庫,而這些資料表包含您要放入標籤的資料。如需關於 Access 快速入門的詳細資訊,請瀏覽<請參閱>區段中的連結。

[標籤精靈] 會詢問一系列有關標籤以及要在標籤上顯示之資料的問題。它會建立報表,您也可以根據需要在隨後進行自訂。

使用 Access 中的標籤精靈建立標籤

  1. 選取與開啟功能窗格中將做為標籤之記錄來源的資料表或查詢。

  2. 在 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中,按一下 [標籤 按鈕影像

    Access 隨即啟動 [標籤精靈]。

    [標籤精靈] 的第一頁

  3. 如果了解標籤的製造廠商及產品編號:

    • [依製造廠商篩選] 方塊中選擇製造廠商。

    • [您要何種標籤大小?] 方塊中選取標籤。

      否則,嘗試找出 [規格][橫向數目] 資料行中的值與您標籤相符的產品。

      如果您找不到類似的標籤︰   

    • 按一下 [自訂],然後按一下 [新增]

      [新增標籤] 對話方塊隨即顯示。

      [標籤精靈] 的 [新增標籤] 頁面

    • 度量標籤並在 [新增標籤] 對話方塊的適當方塊中輸入標籤大小。

    • [標籤名稱] 文字方塊中輸入自訂的標籤名稱,選擇所要的標籤類型及列印方向,然後按一下 [確定]

      如果您已經建立自訂標籤,而您想要選取︰   

    • 按一下 [顯示自訂標籤大小],然後按一下想要的自訂標籤。

  4. 選取 [標籤類型] 底下的 [單張][連續],然後按一下 [下一步]

  5. 選取要在標籤上使用的字型名稱、大小、寬度和文字色彩,然後按一下 [下一步]

  6. 在精靈的 [您的郵寄標籤要包含那些內容] 頁面上,於 [可用的欄位] 清單中選擇要在標籤上顯示的欄位,然後按兩下將其加入 [標籤原型] 方塊。

    在 [標籤精靈] 中新增欄位至標籤

    • 若要在 [標籤原型] 方塊的欄位間加入空格,請按空格鍵。

    • 若要建立新行,請按 ENTER 鍵。

    • 若要在欄位與行之間移動,請使用方向鍵。

    • 若要從方塊中移除欄位,請按退格鍵。

    • 若要加入其他文字或標點符號 (例如,城市名稱後的逗號),請按一下將游標停在要顯示文字的位置,然後開始輸入。輸入的文字在每個標籤上都將相同。

      附註: [標籤精靈] 中只能用來新增下列資料類型的欄位:[文字]、[備忘]、[數字]、[日期/時間]、[貨幣]、[是/否] 或 [附件]。若要加入 OLEObject 或超連結等資料類型的欄位,請在完成 [標籤精靈] 之後於 [設計檢視] 中開啟標籤報表,然後使用 [欄位清單] 窗格加入欄位。當報表已在 [設計檢視] 中開啟時,按下 ALT + F8 即可開啟 [欄位清單]

      將標籤上的欄位按想要的方式排列後,按一下 [下一步]

  7. 在下一頁上,您可以選擇排序標籤所依據的欄位。例如,對於大型的郵寄,您可能要依郵遞區號進行排序。從 [可用的欄位] 清單中選擇要做為排序依據的欄位,然後按兩下將其加入到 [排序依據] 方塊中。完成之後按一下 [下一步]

    [標籤精靈] 中設定排序順序

  8. 在最後一頁中輸入標籤的名稱,然後按一下 [完成]

    [標籤精靈] 的最後一頁

    如果在 [標籤精靈] 的最後一頁上選擇 [預覽列印您的標籤],Access 將於 [預覽列印] 中顯示標籤。您可以在標籤上按一下將其放大或縮小,或使用狀態列上的縮放控制項。

    縮放控制項

    如果在 [標籤精靈] 的最後一頁上選擇 [修改您的標籤設計],Access 將於 [設計檢視] 中顯示標籤報表。

自訂標籤的外觀

如果產生的標籤與預期不同,您可以在 [設計檢視] 中開啟報表並進行變更,以自訂版面配置。處理標籤時,使用 [設計檢視] 通常更為簡便,因為您可以在其中更精確地控制版面配置。若要查看您在 [設計檢視] 中所做變更的結果,請切換到 [預覽列印]。

如果您的資料與標籤未對齊

在許多情況下,您可以在 [設計檢視] 中進行調整,以修正標籤版面配置方面的小問題。例如,您可以移動控制項,還可以透過變更 [詳細資料] 區段的寬度和高度調整標籤大小。

要切換至 [設計] 檢視,請以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下快顯功能表上的[設計] 檢視 按鈕影像

如果需要變更標籤之間的邊界或間距,可以在 [設計檢視] 中使用 [版面設定] 對話方塊。

在 [版面設定] 索引標籤的 [版面配置] 群組中按一下 [ 按鈕影像 。[版面設定] 對話方塊會顯示已選取 [] 索引標籤。

[版面設定] 對話方塊中的 [欄] 索引標籤

您可以變更 [版面設定] 對話方塊中三個區段的設定:

區段

選項

描述

格線設定

欄數

應等於整個頁面的標籤數。

列距

輸入新值,增加或減少標籤各列間的垂直間距。

欄距

輸入新值,增加或減少標籤各欄間的水平間距。

欄大小

設定此值時,請謹記邊界設定及欄間距。

可以按一下 [版面設定] 對話方塊中的 [列印選項] 檢查並調整邊界。

視需要調整每個標籤的高度。

與詳細資料相同

如果選取,會將欄的寬度和高度設定為等於 [設計檢視] 中 [詳細資料] 區段的寬度和高度。

欄版面配置

循欄排列

如果選取,標籤資料將從第一欄開始依次列印。

循欄排列

如果選取,標籤資料將從第一列開始依次列印。

附註: 您也可以在 [預覽列印] 中使用 [版面設定] 對話方塊。按一下 [確定] 關閉對話方塊後,會看到新設定對標籤產生的影響。

您可能想讓標籤上的資料對齊到最佳位置,尤其是在單張標籤有多欄的情況下。標籤報表的許多區域需佔用空間,例如標籤本身、標籤之間,以及頁面邊界。因此,如果標籤工作表寬 21.59 公分,左右邊界分別為 0.63 公分,則可用空間只有 20.33 公分 (21.59 減 0.63)。如果報表設計為標籤有兩欄,標籤間距 0.63 公分 (可以在 [版面設定] 對話方塊中設定欄距),則標籤本身只有 19.68 公分的可用空間。因此,[詳細資料] 區段的寬度不應大於 9.84 公分 (7.75/2 欄),這樣才放的下標籤資料。此原則同樣適用於垂直維度的情況,也就是說在調整標籤的高度時必須考慮上下邊界及列距。

如果因為 [版面設定] 對話方塊的設定及 (或) 報表設計中控制項的寬度設定不當,而使頁面在列印或預覽部分資訊時放不下資訊,Access 便會顯示「部分資料無法顯示」訊息。出現此訊息就表示必須微調版面設定,或許還要在報表設計中調整控制項的大小。如果您看到此訊息,可以嘗試下列步驟:

  • 在 [詳細資料] 區段中減少控制項的寬度,使它們能容納於計算得出之單一標籤的空間內。如需了解如何計算可用空間,請參閱此欄之前的範例。

  • [版面設定] 對話方塊中減少頁面邊界的大小。這樣做會增加標籤上資訊的可用空間。

列印標籤

  1. 以任何檢視開啟報表 (或是在功能窗格中選取報表)。

  2. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [列印]。 [列印] 按鈕

    Access 隨即顯示 [列印] 對話方塊。

  3. 設定各選項,例如印表機、列印範圍和份數。

  4. 按一下 [確定]

頁面頂端

建立標籤的秘訣及竅門

  • 選取要列印的地址    如果您不想列印基準記錄來源中的所有地址,請執行下列其中一項:

    • 選取 [依指定一個或多個準則的地址   建立參數查詢並指定此查詢作為標籤報表的記錄來源。當您開啟報表時,查詢會提示您指定的準則擷取記錄。然後符合準則的記錄會擷取,並提供標籤報表。
      如果您使用 Word 建立及列印地址,指定參數查詢做為資料來源合併作業期間。

    • 透過瀏覽地址記錄選取地址     如果要瀏覽地址清單,並挑選出要列印其標籤的地址,請執行下列其中一項:

      1. 在 [設計檢視] 中,將名為 PrintLabel 的 [是/否] 欄位加入基準地址資料表。當切換至 [資料工作表檢視] 時,會在 [PrintLabel] 欄中看到每一列對應一個核取方塊。

      2. 使用 [簡單查詢精靈] 建立包含所有地址欄位和 [PrintLabel] 欄位的查詢。

      3. 在 [設計檢視] 中開啟查詢,並在 [PrintLabel] 欄位的 [準則] 儲存格中輸入。查詢只會擷取想要列印的那些地址。

      4. 將標籤報表的 RecordSource 屬性設定為查詢的名稱。

      5. 在列印標籤前,於 [資料工作表檢視] 中開啟資料表,並選取要列印之地址的核取方塊。清除不想列印之地址的對應核取方塊。然後開啟報表並列印之。

  • 將地址直接列印到信封上    您可能想要將地址直接列印到信封上,而不是先列印到標籤然後再將列印出的標籤應用到信封上。若要將標籤列印到信封,需要定義自訂標籤。方法是,在精靈的步驟 1 中,當提示您指定標籤詳細資料時,按一下 [自訂] 並依照步驟 4 中的指示執行。請記得將 [標籤類型] 設定為 [單張]

頁面頂端

使用 Word 中的合併列印精靈列印 Access 資料

如果地址儲存在 Access 中,而您想將它們匯出到 Word,以便使用其合併列印功能來格式化並列印標籤,則可以使用 Word 中的 [合併列印精靈]。

  1. 在功能窗格中選取包含想要列印之資料的資料表或查詢。

  2. [外部資料] 索引標籤上的 [匯出] 群組中,按一下 [其他],然後按一下 [與 Microsoft Office Word 合併]

    [Microsoft Word 合併列印精靈] 隨即啟動。

  3. 如果已經建立了文件並想將資料連結到該文件,請按一下 [連結您的資料至現存的 Microsoft Word 文件]。否則,按一下 [建立新的文件,然後連結資料至這份文件]

  4. 按一下 [確定]

    如果選擇 [連結您的資料至現存的 Microsoft Word 文件],便會開啟 [選擇 Microsoft Word 文件] 對話方塊。選取想要的文件,按一下 [開啟]。文件隨即在 Word 中開啟。

    如果選擇建立新文件,Word 會開啟一個空白文件。

  5. 在 Word 中,依照 [合併列印] 窗格中的指示執行。如需 [Word 合併列印精靈] 的詳細資訊,請參閱 Word 說明。

附註: 無論地址儲存在何處,您都可以使用 Word 列印它。在 Word 中,您可以連線到各種程式 (例如 Excel、Outlook 和 Access) 內儲存的地址清單。如果沒有地址清單,也可以在 Word 中建立一個地址清單,然後列印標籤。如需詳細資訊,請參閱 Word 說明。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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