在 Access 中建立郵寄標籤

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Microsoft Access 2010 可讓您建立包含資料儲存在您的 Access 資料表中的標籤數種不同的選項。最簡單可使用 Access 中的 [標籤精靈來建立及列印配合標籤來設定格式的報表。標籤可以包含儲存在 Access 資料表中的資料或資料匯入或連結從其他來源,例如 Microsoft Excel 活頁簿或 Microsoft Outlook 的連絡人清單。您可以建立標籤為 access,報告,或者也可以 「 合併 」 資料與 Microsoft Word 文件,然後從 Word 中列印標籤。本文概述的相關步驟。

您想要做什麼?

使用 Access 建立並列印標籤

在 Microsoft Word 中使用合併列印精靈將 Access 資料列印

使用 Access 建立並列印標籤

在 Access 中,可以根據標籤格式,將報表格式化成較小的頁面,然後輸出成標籤。標籤最常見的用途是供郵寄使用,但是在各種用途下,都可以將任何 Access 資料以標籤格式列印。對於郵寄標籤,報表會從包含地址的資料表或查詢中取得地址資料。列印報表會為基準記錄來源中的每個地址提供單一標籤。

如需有關連結] 或 [從其他來源 (例如 Microsoft Excel 或 Microsoft Outlook) 匯入資料,使用在標籤上的詳細資訊,請參閱簡介匯入與匯出資料

[標籤精靈] 會詢問一系列有關標籤以及要在標籤上顯示之資料的問題。它會建立報表,您也可以根據需要在隨後進行自訂。

使用 Access 中的標籤精靈建立標籤

重要: 您使用 [標籤精靈來建立的標籤報表不相容於 [發佈至 Access Services 功能。不過,您仍然可以列印標籤 ︰ 當您在 Access 程式中開啟資料庫時。

  1. 在 [功能窗格] 中選取的物件包含您想要顯示在標籤上的資料。這通常是表格、 連結的資料表或查詢,但您也可以選取表單或報表。

  2. [建立] 索引標籤上,按一下 [報表] 群組中的 [標籤]

    附註: 如果您使用 web 資料庫中,[標籤] 命令位於 [用戶端報表下。

    Access 隨即啟動 [標籤精靈]。

    [標籤精靈] 的第一頁

    1. 如果了解標籤的製造廠商及產品編號:

      • [依製造廠商篩選] 方塊中選擇製造廠商。

      • [您要何種標籤大小?] 方塊中選取標籤。

        否則,嘗試找出 [規格][橫向數目] 資料行中的值與您標籤相符的產品。

        如果找不到類似的標籤:   

      • 按一下 [自訂],然後按一下 [新增]

        [新增標籤] 對話方塊隨即顯示。

        [標籤精靈] 的 [新增標籤] 頁面

      • 度量標籤並在 [新增標籤] 對話方塊的適當方塊中輸入標籤大小。

      • [標籤名稱] 文字方塊中輸入自訂的標籤名稱,選擇所要的標籤類型及列印方向,然後按一下 [確定]

        如果已經建立自訂標籤而且想要加以選取:   

      • 按一下 [顯示自訂標籤大小],然後按一下想要的自訂標籤。

    2. 選取 [標籤類型] 底下的 [單張][連續],然後按一下 [下一步]

    3. 選取要在標籤上使用的字型名稱、大小、寬度和文字色彩,然後按一下 [下一步]

    4. 在精靈的 [您的郵寄標籤要包含那些內容] 頁面上,於 [可用的欄位] 清單中選擇要在標籤上顯示的欄位,然後按兩下將其加入 [標籤原型] 方塊。

      在 [標籤精靈] 中新增欄位至標籤

      • 若要在 [標籤原型] 方塊的欄位間加入空格,請按空格鍵。

      • 若要建立新行,請按 ENTER 鍵。

      • 若要在欄位與行之間移動,請使用方向鍵。

      • 若要從方塊中移除欄位,請按退格鍵。

      • 若要加入其他文字或標點符號 (例如,城市名稱後的逗號),請按一下將游標停在要顯示文字的位置,然後開始輸入。輸入的文字在每個標籤上都將相同。

        附註: 您只可以使用 [標籤精靈,新增下列資料類型的欄位 ︰ 文字、 備忘錄、 數字、 日期/時間、 貨幣、 是/否]、 或附件方式。若要新增的其他資料類型的欄位,完成之後,您 [標籤精靈] 中,開啟設計檢視] 中的標籤報表,然後使用 [欄位清單] 窗格新增欄位。若要在 [設計檢視中開啟報表時,請開啟 [欄位清單] 窗格,請按 ALT + F8。

        將標籤上的欄位按想要的方式排列後,按一下 [下一步]

    5. 在下一頁上,您可以選擇排序標籤所依據的欄位。例如,對於大型的郵寄,您可能要依郵遞區號進行排序。從 [可用的欄位] 清單中選擇要做為排序依據的欄位,然後按兩下將其加入到 [排序依據] 方塊中。完成之後按一下 [下一步]

      [標籤精靈] 中設定排序順序

    6. 在最後一頁中輸入標籤的名稱,然後按一下 [完成]

      [標籤精靈] 的最後一頁

      如果在 [標籤精靈] 的最後一頁上選擇 [預覽列印您的標籤],Access 將於 [預覽列印] 中顯示標籤。您可以在標籤上按一下將其放大或縮小,或使用狀態列上的縮放控制項。

      縮放控制項

      如果在 [標籤精靈] 的最後一頁上選擇 [修改您的標籤設計],Access 將於 [設計檢視] 中顯示標籤報表。

      附註: 在 [預覽列印是唯一的檢視,您可看到欄和其配置方式。如果您在報表檢視] 或 [版面配置檢視中檢視報表,Access 會在單一資料行中顯示的所有資料。

自訂標籤的外觀

如果產生的標籤與預期不同,您可以在 [設計檢視] 中開啟報表並進行變更,以自訂版面配置。處理標籤時,使用 [設計檢視] 通常更為簡便,因為您可以在其中更精確地控制版面配置。若要查看您在 [設計檢視] 中所做變更的結果,請切換到 [預覽列印]。

如果 Access 會顯示有關沒有足夠的水平間距的訊息,以顯示的資料

此訊息,會出現,時,某些標籤的度量單位的側邊效果。通常這會發生標籤了非常接近的標籤工作表的左右邊緣。這可能會導致 「 精靈 」 來指定以外的標準的列印範圍,且在原因有一些度量單位預覽或列印標籤時顯示的訊息。

如果您滿意標籤上的文字對齊方式,您無法聽到空白頁每隔一頁,您可能會想要保留原樣,報表的設計,只要按一下 [確定] 訊息出現每次。否則,您可以嘗試調整 [頁面設定] 選項中下一節所述的部分。

如果您的資料與標籤未對齊

在許多情況下,您可以在 [設計檢視] 中進行調整,以修正標籤版面配置方面的小問題。例如,您可以移動控制項,還可以透過變更 [詳細資料] 區段的寬度和高度調整標籤大小。

若要切換至 [設計] 檢視,以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下[設計檢視捷徑功能表上。

如果您需要變更邊界或標籤之間的間距,您可以使用 [設計] 檢視中的 [版面設定] 對話方塊 ︰

  • 在 [版面設定] 索引標籤的 [版面配置] 群組中按一下 [資料行

    [版面設定] 對話方塊會顯示已選取 [] 索引標籤。

[版面設定] 對話方塊中的 [欄] 索引標籤

您可以變更 [版面設定] 對話方塊中三個區段的設定:

區段

選項

說明

格線設定

欄數

應等於整個頁面的標籤數。

列距

輸入新值,增加或減少標籤各列間的垂直間距。

欄距

輸入新值,增加或減少標籤各欄間的水平間距。

欄大小

設定此值時,請謹記邊界設定及欄間距。

可以按一下 [版面設定] 對話方塊中的 [列印選項] 檢查並調整邊界。

視需要調整每個標籤的高度。

與詳細資料相同

如果選取,會將欄的寬度和高度設定為等於 [設計檢視] 中 [詳細資料] 區段的寬度和高度。

欄版面配置

循欄排列

如果選取,標籤資料將從第一欄開始依次列印。

循欄排列

如果選取,標籤資料將從第一列開始依次列印。

附註: 您也可以開啟 [預覽列印] 中的 [版面設定] 對話方塊的 [預覽列印] 索引標籤上的。當您按一下[確定] 關閉對話方塊時,您的變更會立即反映預覽列印]。

列印標籤

  1. 以任何檢視開啟報表 (或是在功能窗格中選取報表)。

  2. 在 [檔案] 索引標籤上按一下 [列印],然後再按一下 [列印]。

    Access 隨即顯示 [列印] 對話方塊。

  3. 設定各選項,例如印表機、列印範圍和份數。

  4. 按一下 [確定]

頁面頂端

在 Microsoft Word 中使用合併列印精靈將 Access 資料列印

如果地址儲存在 Access 中,而您想將它們匯出到 Word,以便使用其合併列印功能來格式化並列印標籤,則可以使用 Word 中的 [合併列印精靈]。

附註: 此程序只適用於用戶端資料庫。[ Word 合併列印] 命令不適用於 web 資料庫中。

  1. 在功能窗格中選取包含想要列印之資料的資料表或查詢。

  2. 按一下 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中的 [ Word 合併.

  3. 在 [ Microsoft Word 合併列印精靈] 對話方塊中,如果您已經建立文件,而您想要連結資料,按一下 [連結資料至現有的 Microsoft Word 文件。否則,請按一下 [建立新文件,然後連結至該資料

  4. 按一下 [確定]

    如果選擇 [連結您的資料至現存的 Microsoft Word 文件],便會開啟 [選擇 Microsoft Word 文件] 對話方塊。選取想要的文件,按一下 [開啟]。文件隨即在 Word 中開啟。

    如果選擇建立新文件,Word 會開啟一個空白文件。

  5. 在 Word 中,請依照下列 [合併] 工作窗格中的指示進行。當您到達步驟 3 之 Word 合併列印程序 (選取收件者) 時,選取您已選擇在本程序的步驟 1 中會已經的資料來源。

    如需 Word 合併列印精靈的詳細資訊,請參閱 Word 說明。

附註: 無論地址儲存在何處,您都可以使用 Word 列印它。在 Word 中,您可以連線到各種程式 (例如 Excel、Outlook 和 Access) 內儲存的地址清單。如果沒有地址清單,也可以在 Word 中建立一個地址清單,然後列印標籤。如需詳細資訊,請參閱 Word 說明。

頁面頂端​​

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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