在電子郵件訊息中建立投票及檢閱結果

只要在電子郵件訊息中加入投票按鈕,您就可以輕鬆在 Microsoft Outlook 中建立投票。當收件者回覆投票時,您可以設定系統自動在 Outlook 中將投票結果製作成表格,或是將回覆匯出到 Excel 工作表。

  1. 建立電子郵件訊息,或回覆或轉寄收到的訊息。

  2. 在 [選項] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,按一下 [使用投票按鈕]。

  3. 選擇下列其中一項:

    • [核准];[拒絕]   
      在您想要取得某個動作的授權時使用。例如,您可以傳送電子郵件要求給多個收件者,詢問對方是否核准某項專案提案。

    • [是];[否]   
      在您想要收件者回答是或否時使用。這是一個可快速取得投票結果的好方法。

    • [是];[否];[可能]   
      在您不想只將選項限定為是和否時使用。這個投票選項提供了其他的回覆答案。

    • [自訂]   
      在您想要自訂投票按鈕名稱時使用。例如,您可以讓同事在一週內的三天中選擇其中一天舉辦每週職員會議。

自訂投票按鈕

如果您選擇使用 [自訂] 投票按鈕,請按照下列步驟操作:

  1. 在 [屬性] 對話方塊的 [投票與追蹤選項] 底下,選取 [使用投票按鈕] 核取方塊。

  2. 使用預設的按鈕選項,或者刪除預設選項然後輸入所需的文字,並以分號區隔按鈕名稱。

  3. 按一下 [關閉]。

重要: 如果您為郵件套用了資訊版權管理 (IRM) 權限 ([選項] 索引標籤 > [權限] 命令),收件者就看不到投票選項。

  • 收件者可在讀取窗格或已開啟郵件中投票。如果您想在讀取窗格中投票,請按一下郵件標頭中的 [請按一下這裡投票] 行,然後按一下所需選項;如果您想在已開啟的郵件中投票,請按一下 [郵件] 索引標籤中 [回覆] 群組的 [投票],然後按一下所需選項。

  • 寄件者可在一份表格中查看所有回覆,方法是在其中一封回覆郵件中,依序按一下郵件標頭的 [寄件者已回覆] 行和 [檢視投票回覆]。

  1. 開啟您已寄出且加入投票按鈕的原始郵件,此郵件通常位於 [寄件備份] 資料夾中。

  2. 在 [郵件] 索引標籤上,按一下 [顯示] 群組中的 [追蹤]。

    附註:  除非至少有一個電子郵件訊息收件者回覆投票,否則畫面上不會顯示 [追蹤]。

追蹤和列印投票結果

當您建立和傳送電子郵件投票給其他人時,您可能會想要追蹤及列印結果。您可以將投票結果快速複製到空白 Word 文件或新的電子郵件中,或將它們複製到 Excel,方便您於稍後使用該資料。

  1. 在 Outlook 的 [寄件備份] 資料夾中,開啟所傳送包含該投票的電子郵件。

  2. 按一下 [郵件] > [追蹤]

    提示: 至少要有一個已執行的投票,[追蹤] 按鈕才會顯示。

    追蹤投票的投票數

  3. 若要列印投票的結果,執行下列其中一項動作:

    • 若要快速列印,請在鍵盤上按下 Alt + Print Screen (PrtScrn),然後執行下列其中一項操作:

      • 在 Word 中,按一下 [空白文件],再按一下 [貼上]

      • 在 Outlook 中,按一下 [常用] > [新增電子郵件],然後按一下 [貼上]

        按一下 [檔案] > [列印],指定一台印表機,然後按一下 [列印]

    • 若要先排序及使用 Excel 中的資料結果,請執行下列動作:

      1. 按一下 [郵件] > [追蹤]

      2. 在鍵盤上,按住 Ctrl,然後按一下滑鼠並拖曳來選取清單中的所有名稱和回覆。

      3. 在鍵盤上,按 Ctrl + C。

      4. 開啟 Excel,並選擇 [空白活頁簿]

      5. 以滑鼠右鍵按一下左上方的儲存格,然後按一下 [貼上]

        按一下滑鼠右鍵並選擇 [貼上]

    • 若要調整欄以配合文字,將游標放在欄標題之間並按兩下。

      在 A 和 B 欄之間按一下,然後按兩下

      按一下 [檔案] > [列印],指定印表機,然後按一下 [列印]。

附註: 這項功能必須與 Microsoft Exchange Server 2000、Exchange Server 2003 或 Exchange Server 2007 帳戶搭配使用。家用與個人用帳戶無法使用 Microsoft Exchange。

  1. 建立電子郵件訊息,或回覆或轉寄收到的訊息。

  2. 在 [選項] 索引標籤的 [追蹤] 群組中,按一下 [使用投票按鈕]。

  3. 選擇下列其中一項:

    • [核准];[拒絕]   
      如果您想要取得某個動作的授權,就相當適合使用這個選項。例如,您可以傳送電子郵件要求給多個收件者,詢問對方是否核准某項專案提案。

    • [是];[否]   
      在您只需要對方回答是或否時使用。這是一個可快速取得投票結果的好方法。

    • [是];[否];[可能]   
      在您不想只將選項限定為是和否時使用。這個投票選項提供了其他的回覆答案。

    • [自訂]   
      在您想要自訂投票按鈕名稱時使用。例如,您可以讓同事在一週內的三天中選擇其中一天舉辦每週職員會議。

      • 在 [郵件選項] 對話方塊的 [投票與追蹤選項] 底下,選取 [使用投票按鈕] 核取方塊。

      • 選取及刪除預設按鈕名稱,然後輸入您想要的文字;請以分號區隔按鈕名稱。

        郵件選項

      • 按一下 [關閉]。

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [選項]。

  2. 按一下 [電子郵件選項],然後按一下 [追蹤選項]。

  3. 若要選取處理選項,請執行下列一或兩項操作:

    • 自動記錄原始項目中的回覆   
      選取 [當有邀請或回覆來到時自動處理] 核取方塊。

    • 刪除空白回覆   
      空白回覆是指寄件者送來的郵件中只有投票,沒有任何留言。

附註: 若要在系統記錄回覆前預先在 [收件匣] 中查看回覆,請取消選取 [當有邀請或回覆來到時自動處理] 核取方塊。

  1. 開啟您已寄出且加入投票按鈕的原始郵件,此郵件通常位於 [寄件備份] 資料夾中。

  2. 在 [郵件] 索引標籤上,按一下 [顯示] 群組中的 [追蹤]。

    附註:  除非電子郵件的收件者至少有一位回覆了投票結果,否則不會出現 [追蹤]。

  3. 選取您要複製的回覆。請執行下列其中一項操作:

    • 所有列   

      • 按一下第一列,然後按住 SHIFT 鍵,並按一下最後一列。

    • 不相鄰的列    

      • 按一下第一列,然後按住 CTRL 鍵,並按一下其他列。

  4. 按 CTRL+C 鍵。

  5. 啟動 Excel。

  6. 選取儲存格,然後按 CTRL+V。

  1. 開啟您已寄出且加入投票按鈕的原始郵件,此郵件通常位於 [寄件備份] 資料夾中。

  2. 在 [郵件] 索引標籤上,按一下 [顯示] 群組中的 [追蹤]。

    附註:  除非至少有一個電子郵件訊息收件者回覆投票,否則畫面上不會顯示 [追蹤]。

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