在資料工作表中顯示資料行合計

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Microsoft Office Access 2007 會提供一種名為 [合計] 資料列的新工具,用以簡化資料行中資料的加總過程。[合計] 資料列也可以用於其他計算,例如求平均值、統計資料行中的項目數,以及尋找資料行中資料的最小值或最大值。

[合計] 資料列可以讓使用者更快更輕鬆地使用一組彙總函數 (會在某一範圍的資料中求值的函數)。在舊版 Access 中,這些函數一定要在查詢或 Visual Basic for Applications (VBA) 程式碼中使用。新版 Access 沿用這些方法,不過,[合計] 資料列還提供了另一種快速使用彙總函數的方法。本文章會介紹各種彙總函數以及如何在 [合計] 資料列中使用這些彙總函數。 

您想要做什麼?

了解 Sum 和其他彙總函式

利用 [合計] 列加總數值

計算資料行中值的數目

深入瞭解標準差及變異數的函數

認識總計和其他彙總函數

彙總函數會對數個資料行中的資料進行計算並傳回單一結果,因此可以使用彙總函數計算出單一值,例如加總值或平均值。進行計算時請注意,彙總函數必須用於數個資料行中的資料。這一提示看似再明白不過,但是您在設計和使用資料庫時,因為要確保使用者能夠在欄位中輸入資料、向右或向左移動游標以及在下一個欄位填入資料等,所以關注的往往都是資料列資料和個別記錄。相反地,彙總函數卻可以專門用於處理數個資料行中的記錄群組。 

例如,假設您使用 Access 來儲存並追蹤銷售資料,則可以使用彙總函數在一個資料行中統計已售出的產品數,在另一個資料行中計算總銷售金額,再在另一個資料行中計算每種產品的平均銷售金額。

下表會列舉並描述 Access 在 [合計] 資料列中提供的彙總函數。請注意,Access 還提供了其他彙總函數,但是這些函數只能用在查詢中。此外,如果是處理 Access 專案 (Access 前端連接至 Microsoft SQL Server 資料庫),則可以使用更多的彙總函數。如需其他函數的詳細資訊,請參閱 SQL Server 的線上說明。

函數

描述

適用的資料類型

可否在 [合計] 列中使用?

平均

會計算某個資料行的平均值。此資料行必須包含數值、貨幣或日期/時間資料。此函數會忽略 Null 值。

數字、小數、貨幣、日期/時間

計數

會計算欄中的項目數。

複雜重複純量資料,例如多重值清單的資料行以外的所有資料類型。如需多重值清單的詳細資訊,請參閱多重值欄位入門新增或變更查閱欄位,可讓您儲存多重值的文章。

最大值

會傳回包含最大值的項目。如果是文字資料,則最大值為字母表最後一個字母 (Access 不區分大小寫)。該函數會忽略 Null 值。

數字、小數、貨幣、日期/時間

最小值

會傳回包含最小值的項目。如果是文字資料,則最小值為字母表第一個字母 (Access 不區分大小寫)。該函數會忽略 Null 值。

數字、小數、貨幣、日期/時間

標準差

計算方式離散從的平均值 (平均數)。如需詳細資訊,請參閱深入瞭解標準差及變異數的函數,本文稍後的。

數字、小數、貨幣

總計

會計算資料行中項目的總計。僅適用於數字和貨幣資料。

數字、小數、貨幣

變異數

計算資料行中的所有值的統計變異數。您可以使用此函數只在數字和貨幣資料。如果資料表包含小於兩個資料列,Access 就會傳回 null 值。如需有關變異數函數的詳細資訊,請參閱深入瞭解標準差及變異數的函數,本文稍後的。

數字、小數、貨幣

下列章節會說明 [合計] 列中各種函數的使用方法。

頁面頂端

使用合計列加總值

如果需要加總資料行中的資料或快速使用另一種彙總函數,可以在資料表、查詢結果集或分割表單 (包含資料工作表的表單) 中新增 [合計] 列。因為使用 [合計] 列不需要在查詢中新增函數或撰寫 VBA 程式碼,所以可以節省很多時間。 

繼續進行時,請記住這些規則:

  • [合計] 列會依據資料行中資料的資料類型設定提供不同的函數。例如,因為無法對文字資料執行數學運算,所以當欄位資料類型設定為 [文字] 時,Access 只會提供 [計數] 函數。

  • [合計] 資料列的第一個欄位中包含 [合計] 這個字眼,但是可以選取函數來變更它。

  • 您無法將合計] 列新增至報表。您可以在報表中,使用彙總函數,但您需要使用其他技術。如需有關彙總函式和報表中的運算式的詳細資訊,請參閱建立群組報表或摘要報表

  • 您可以將 [合計] 資料列新增至 [資料工作表檢視] 中開啟的資料表及查詢。還可以將 [合計] 資料列新增至 [表單檢視] 中開啟的分割表單。

  • 根據預設,Access 不會對 [合計] 列進行篩選和排序。

下列章節會說明在資料工作表及分割表單中使用 [合計] 資料列的方法。

加入合計列

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢,或是在 [表單檢視] 中開啟分割表單。若要執行此操作,請在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下資料表、查詢或表單,再按一下快顯功能表上的 [設計檢視][表單檢視]

  2. [常用] 索引標籤上的 [記錄] 群組中,按一下 [合計]

    Access 功能區圖像

    在資料工作表或分割表單中,新的 [合計] 資料列會顯示在一列星號下面。

    新的空白 [合計] 資料列

    附註: 如果您所使用的分割表單,是以舊版 Access 建立,然後轉換為新的 .accdb 格式,則在資料工作表中看不到一列星號。這樣的差異並不會影響 [合計] 資料列。

  3. [合計] 資料列中,按一下要加總的欄位,然後從清單中選取 [總計]

    選取 [合計] 資料列的 SUM 函數

    函數的相關資訊,請參閱瞭解彙總函數,本文稍早的區段。

移除合計列

  • [常用] 索引標籤上的 [記錄] 群組中,按一下 [合計]

    Access 功能區圖像

附註: 您無法剪下或刪除 [合計] 資料列,只可以開啟或關閉該資料列。不過,您可以複製 [合計] 資料列並將它貼到其他檔案,例如 Microsoft Office Excel 2007 活頁簿或 Microsoft Office Word 2007 文件。下列步驟會說明如何複製 [合計] 資料列。

將合計列複製到其他檔案

  1. 按一下 [合計] 資料列右側或左側的資料列選取器方塊,選取整個資料列。  

    1. [常用] 索引標籤上的 [剪貼簿] 群組中,按一下 [複製]

    Access 功能區圖像

    - 或 -

    按 CTRL+C 鍵。

  2. 開啟要貼上資料的目標檔案。

  3. 選取目的資料表、查詢結果集或表單中的最後一列。

  4. [常用] 索引標籤的 [剪貼簿] 群組中,按一下 [貼上]

    Access 功能區圖像

頁面頂端

統計資料行中值的數目

您可以使用 [計數] 函數統計資料行中的項目數。只能針對資料的單一資料行執行 [計數] 函數,並會傳回單一值。此函數適用於所有資料類型。

統計資料行中的項目數

  1. 在 [設計檢視] 之外的任意檢視中開啟資料表、查詢結果集或表單。

  2. [常用] 索引標籤上的 [記錄] 群組中,按一下 [合計]

    Access 功能區圖像

    在資料工作表中,新的 [合計] 列上方會顯示一列星號。

  3. 在 [合計] 列中,按一下您想要計算,並從清單中選取 [計算欄位。函數的相關資訊,請參閱本文稍早的區段,了解 Sum 和其他彙總函數

    附註: 在確認變更之前,Access 不會計算函數值。要讓 Access 計算函數值,您可以在另一個欄位中輸入新值,或按 F9 鍵重新查詢資料。

頁面頂端

標準差函數和變異數函數的詳細資訊

[標準差] 和 [變異數] 函數會計算統計值。更明確地說,它們可以計算以標準散佈 (鐘型曲線) 圍繞在其平均值週圍的值分佈情況。

例如,假設您隨意收集 10 個由同一台機器生產的工具,並測量它們的斷裂強度 (一種測試機器和度量品質控制的程序)。如果計算平均斷裂強度,您會發現大多數工具的斷裂強度都接近於該平均值,只有一小部分強度較大或較小。但是,僅計算平均斷裂強度,並不能了解品質控制程序的運作情況,因為少數強度特別大或特別小的工具會使平均值向上或向下偏移。 

而 [變異數] 和 [標準差] 函數可以解決這個問題,它們會告知與平均值間的差異程度。就斷裂強度而言,由這兩個函數中的任一個函數傳回的值越小,表示您的製造程序運作的越好,因為這代表大於或小於平均值的工具斷裂強度值越少。

變異數和標準差的完整討論超出本文的範圍。如需這兩個主題的詳細資訊,請參閱相關的統計網站。使用 [變異數][標準差] 函數時,要注意下列規則:

  • 兩個函數都會忽略 Null 值。

  • 變異數函數會使用此公式︰
    公式

  • 標準差函數會使用此公式︰
    公式

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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