在表單或報表上建立圖表

圖表是一張能以精簡、視覺化的版面配置呈現數字資料的圖形,且能顯示重要的資料關聯性。您可以在表單/報表中新增圖表,以視覺方式呈現您的資料,並做出明智的決策。您也可以將圖表繫結至資料表或查詢,並使用多種屬性來自訂圖表。您甚至能夠建立互動式圖表。舉例來說,假如您在表單或報表篩選上選取不同的類別欄位,便能看到不同的圖表值。在 Access 中,您可以建立直條、折線、橫條、圓形和組合式等圖表。

組合式圖表:一張房屋年銷量的群組直條圖加上每月平均價格的折線圖

組合式圖表範例

您想要做什麼?

建立圖表
- 初始步驟
- 資料設定
- 格式設定
- 重要考量
將圖表連結至表單或報表上的資料



選擇最符合您需求的圖表類型
- 直條圖 (含有逐步說明影片)
- 折線圖 (含有逐步說明影片)
- 橫條圖 (含有逐步說明影片)
- 圓形圖 (含有逐步說明影片)
- 組合式圖表 (含有逐步說明影片)
建立 Access 圖表的最佳做法

建立圖表

在 Access 中建立圖表的基本步驟有:

  • 將圖表繫結至資料來源 (例如資料表或查詢)。

  • 將欄位對應至圖表維度 (此為圖表的主要元素)。[座標軸 (類別)]、[圖例 (數列)] 以及 [值 (Y 座標軸)] 等維度的配置方式會依圖表類型而不同。

  • 新增其他圖表元素 (例如資料標籤和趨勢線) 來強化並突顯圖表。

  • 設定圖表及其中多種元素的格式。您也可以設定個別資料數列的格式 (所謂的資料數列,是位於能對應到圖表圖例之直條、橫條、折線或圓形圖塊中的一組值)。

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初始步驟

  1. 在 [設計] 檢視中建立或開啟表單或報表。若要建立,請選取 [建立] > [表單設計] 或 [報表設計]。若要開啟,請以滑鼠右鍵按一下瀏覽列中的表單或報表名稱,然後選取 [表單設計] 或 [報表設計]。

  2. 選取 [設計] > [插入圖表] 新版圖表圖示 ,選取一種圖表類型,然後將它拖放到表單或報表上。如需詳細資訊,請參閱選擇最符合您需求的圖表類型

    [圖表設定] 窗格隨即開啟,[表單設計] 格線中會顯示一份範例圖表。

    圖表範例

    使用控制項控點 垂直雙箭號游標影像 水平雙箭號游標影像 來調整圖表大小,或使用拖曳的方式將圖表重新定位 指南針圖示

    請使用 [圖表設定] 窗格來設定圖表的資料來源、選取 [座標軸 (類別)]、[圖例 (數列)] 以及 [值 (Y 座標軸)] 欄位,並設定圖表的格式。

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資料設定

  1. 選取 [圖表設定] 窗格的 [資料] 索引標籤。

  2. 選取 [資料表]、[查詢] 或 [兩者都要],然後從下拉式清單中選取資料來源。支援傳遞查詢 (機器翻譯)。

    根據預設,系統會將範例圖表取代為使用資料來源中前兩個欄位做為 [座標軸 (類別)] 和 [值 (Y 軸)] 維度的即時圖表。通常,資料表中的第一個資料欄為主索引鍵,而您可能會不想要用它當做圖表中的維度。圖表屬性 [預覽即時資料] 可以控制您是否能看到即時資料。

    祕訣   :如果資料來源擁有多個欄位,您可能會覺得建立一個能將欄位限制在只有您想要之欄位的查詢會較為簡單,這能讓您簡化欄位選取範圍。

  3. 在 [座標軸 (類別)]、[圖例 (數列)] 和 [值 (Y 座標軸)] 區段中,選取至少兩個欄位來建立圖表。請執行下列操作:

    • 座標軸 (類別)    :在此區段下,選取一或多個欄位。

      此圖表維度會在群組直條圖和折線圖中顯示 XY 散佈圖版面配置的水平值,以及群組橫條圖中的垂直值。

      群組直條圖座標軸圖示

      群組直條圖座標軸

      折線圖座標軸圖示

      折線圖座標軸

      群組橫條圖座標軸圖示

      群組橫條圖座標軸

      日期欄位的預設彙總為 [Months]。若要變更,請按一下向下箭號並選取清單中的選項 (包括 [無]),來移除彙總。

      當您選取多個 [座標軸 (類別)] 欄位時,系統會沿著維度線建立一組刻度標記階層 (例如 [部門] 內的 [狀態])。

      含有刻度標記的資料階層
    • 圖例 (數列)    :在此區段底下選取一個欄位。

      此圖表維度會將欄位值以軸樞方式分配至欄名。舉例來說,系統會將 [狀態] 欄位中的值調換為欄名,且每個狀態都會成為個別的資料數列。

      樞紐將 [狀態] 的值移轉為欄標題
    • 值 (Y 座標軸)    :在此區段下,選取一或多個欄位。

      此圖表維度會在群組直條圖和折線圖中顯示 XY 散佈圖版面配置的垂直值,以及群組橫條圖中的水平值。

      群組直條圖值圖示

      群組直條圖值

      折線圖值圖示

      折線圖值

      群組橫條圖值圖示

      群組橫條圖值

      您所選的每個欄位會對應到一組資料數列。選取二或多個 [值 (Y 座標軸)] 欄位時,您無法選取 [圖例 (數列)] 欄位。[值 (Y 座標軸)] 欄位會成預設的圖例。

      根據預設,每個所選欄位都會進行彙總。對數字或貨幣欄位而言,預設彙總為 [Sum]。對所有其他欄位而言,預設彙總則是 [Count]。若要變更彙總,請按一下向下箭號並選取清單中的選項 (包括 [無]),來移除彙總。

      注意   :文字欄位必須使用 [Count] 彙總。所有選取的 [值 (Y 座標軸)] 欄位都必須是進行彙總或是無彙總。

注意   :您可以進行各種不同的欄位組合,但請考量下列事項:

  • 請至少選取一個 [座標軸 (類別)] 和一個 [值 (Y 座標軸)] 欄位。

  • 您可以只選取一個 [圖例 (數列)] 欄位,不過可以從 [值 (Y 座標軸)] 或 [座標軸 (類別)] 區段中選取多個欄位。

  • 如果您選取了一個 [座標軸 (類別)] 欄位和一個 [圖例 (數列)] 欄位,您只能選取一個 [值 (Y 座標軸)] 欄位。若要新增額外的 [值 (Y 座標軸)] 欄位,請清除 [座標軸 (類別)] 或 [圖例 (數列)] 欄位其中之一。

  • 如果您選取一個 [圖例 (數列)] 欄位,請選取一個 [值 (Y 座標軸)] 欄位 (只能一個,且必須進行彙總)。

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格式設定

  1. 選取 [圖表設定] 窗格的 [格式] 索引標籤。

  2. 從下拉式清單中選取 [資料數列]。

    在 [格式] 索引標籤上設定不同資料數列的格式

    每組資料數列都擁有一組唯一的屬性

  3. 請為每組資料數列設定一或多個下列屬性:

    • 顯示名稱    :該資料數列在圖表圖例中的名稱。

    • 圖表類型    :此屬性只會在組合式圖表中顯示。請使用此屬性以在組合式圖表中新增不同圖表類型,每組資料數列一個。預設的組合式圖表組合為第一組資料數列為群組直條圖,第二組資料數列為折線圖。您可以為每組資料數列設定不同的圖表類型。如果該圖表只有一組資料數列,則為群組直條圖。

      注意   :請避免將此屬性和圖表屬性工作表中的 [圖表類型] 造成混淆。

    • 線條寬度    :請以 .25 點為單位選取一種線條寬度。此屬性只會在折線圖中顯示。

    • 虛線類型    :請選取 [實線]、[虛線]、[點]、[虛線點] 或 [虛線點點] 其中一種線條類型。此屬性只會在折線圖中顯示。

    • 數列資料繪製於    :選取主座標軸或副座標軸來繪製資料數列。請在圖表資料數列差異很大,或是單位不同 (例如價格或數量) 時使用此選項。由直條和折線組成之組合式圖表所擁有的座標軸標題通常效果最佳。

    • 遺失資料原則    :選取下列其中一個選項:選取 [繪製成零] 來將遺失的資料顯示為 0,選取 [不要繪製] 來略過遺失的資料,或選取 [繪製成內插值] 來計算新資料以取代遺失的資料。此屬性只會在折線圖中顯示。

    • 數列填滿色彩    :選取色彩來填滿資料數列 (例如直條或橫條)。

    • 數列框線色彩    :選取色彩來新增資料數列 (例如直條或橫條) 的外框。

    • 顯示資料標籤    :選取此選項來顯示能清楚表示資料數列的資料標籤。

    • 顯示趨勢線    :選取此選項來顯示能呈現資料趨勢的趨勢線。

    • 趨勢線選項    :選取下列其中一種趨勢線:

      • 線性    :這是一條適用於以穩定的速度增加或減少之資料集的最適直線。

      • 指數    :這是一條由上升或下降速度不斷增加之正數所形成的曲線。

      • 對數    :這是一條適用於資料的增減速率一開始非常快,後來又趨於平緩的最適曲線。

      • 多項式    :最適合波動不定的資料使用,例如大量資料的損益。

      • 乘幕    :這是一條由以特定比率增加 (例如每隔 1 秒加速) 之正數組成的曲線。

      • 移動平均    :這是一項能撫平資料中波動,並更清楚地顯示模式或趨勢的方法。

    • 趨勢線名稱    :請輸入更有意義的名稱,它會顯示在圖表圖例上。

    • 標記圖形    :選取一種圖形來做為線條標記。此屬性只會在折線圖中顯示。

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重要考量

彙總   :雖然資料來源在一開始通常是一組非彙總資料,而 Access 會在您建立圖表時根據預設在欄位中建立彙總計算 (例如 [Sum]、[Count] 和 [Average]),以協助簡化資料數列的數值。不過,您可以透過選取下拉式清單中的 [無] 來移除預設彙總計算。這項選取欄位並選擇彙總的程序會建立一項 SELECT、SQL GROUP BY 或 TRANSFORM 陳述式,並儲存在 [轉換的資料列來源] 屬性中。若要查看該陳述式,請以滑鼠右鍵按一下屬性並選取 [縮放]。以下是三種主要可能性的摘要:

  • 如果您選取 [座標軸 (類別)] 和 [值 (Y 座標軸)] 欄位,但移除彙總,Access 會將資料列來源轉換為較簡單的 SELECT 陳述式。例如:

    SELECT [Segment], [Sales] FROM [Orders]
  • 如果您選取 [座標軸 (類別)] 和 [值 (Y 座標軸)] 欄位,Access 會將資料列來源轉換為 GROUP BY 陳述式。例如:

    SELECT [Segment], Sum([Sales]) AS [SumOfSales FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment]
  • 如果您選取了 [圖例 (數列)] 欄位,Access 會將資料列來源轉換為一項交叉資料表查詢 (使用 TRANSFORM SQL 查詢陳述式)。系統會使用 TRANSFORM SQL 查詢陳述式之 PIVOT 子句所傳回的欄位值做為欄名 (例如 [狀態] 欄位),您能夠藉此建立許多標題,每組資料數列一個。例如:

    TRANSFORM Sum([Sales]) AS [SumOfSales] SELECT [Segment] FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment] PIVOT [State]

如需關於資料彙總的詳細資訊,請參閱使用交叉資料表查詢讓摘要資料更容易閱讀

屬性   :若要進一步自訂圖表,請選取 [設計] > [屬性工作表] > <圖表名稱>,其中顯示所有與圖表相關的屬性。在每個屬性上按 F1,以取得該屬性的說明。當您在 [屬性工作表] 中修改屬性時,[圖表設定] 窗格中的對應值也會跟著變更,反之亦然。

圖表中的許多 [格式] 屬性都是唯一屬性,您可以使用它們來設定座標軸值、標題和圖表的格式。圖表也有許多唯一的 [資料] 屬性,包括 [預覽即時資料]、[轉換的資料列來源]、[圖表座標軸]、[圖表圖例] 和 [圖表值]。

新增副垂直座標軸   :建立圖表時通常會有一個主垂直座標軸,但您可以在資料變化很大或是要繪製不同單位 (例如價格和數量) 時新增副垂直座標軸。副垂直座標軸的刻度會顯示該座標軸相關資料數列的值。若要新增副垂直座標軸,請使用 [圖表設定] 窗格之 [格式] 索引標籤上的 [數列資料繪製於] 屬性。

新增趨勢線   :針對數字資料,建議您新增趨勢線以顯示資料趨勢。您可以使用 [圖表設定] 窗格的 [格式] 索引標籤上的 [趨勢線] 和 [趨勢線名稱] 選項。

修改圖表    :若要修改圖表,請在 [設計] 或 [版面配置] 檢視中開啟表單或報表,然後選取圖表來開啟 [圖表設定] 窗格。若要切換到不同的圖表類型,請從 [圖表類型] 屬性下拉式清單中選取不同的圖表。您也可以在屬性工作表上藉由變更 [圖表類型] 屬性,來將任何單一圖表變更為組合式圖表 (而不是在 [圖表設定] 窗格的 [格式] 索引標籤)。

重新整理資料來源    :若要重新整理圖表資料,請切換到 [表單] 或 [報表] 檢視,選取該圖表,然後選取 [全部重新整理] (或是按 F5)。

圖表設定   :如果 [圖表設定] 窗格已關閉,請確定您已選取該圖表,然後選取 [設計] > [圖表設定]。

傳統圖表   :避免將新版圖表 新版圖表圖示 (使用新式技術) 與傳統圖表 舊版圖表圖示 (使用 ActiveX 控制項) 搞混。不過,您還是能夠使用傳統圖表,甚至將它新增至含有新版圖表的表單或報表之中。

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將圖表連結至表單或報表上的資料

若要讓圖表與表單或報表上的資料進行互動,請將圖表和表單或報表的資料來源繫結為同一個。然後為圖表的 [連結子欄位] 和 [連結主欄位] 資料屬性設定相符的欄位。

  1. 建立繫結至資料來源的表單或報表。如需詳細資訊,請參閱在 Access 中建立表單建立簡易報表

  2. 在同一份表單或報表上新增圖表。如需詳細資訊,請參閱建立圖表

  3. 讓圖表的 [記錄來源] 屬性與表單或報表的 [記錄來源] 屬性一致。

  4. 按一下圖表,按 F4 來開啟 [屬性工作表],然後再按一下 [資料] 索引標籤。

  5. 按一下 [連結子欄位] 或 [連結主欄位] 屬性方塊中的 [建立] 按鈕 [建立器] 按鈕

    隨即會出現 [子表單欄位連結器] 對話方塊。

  6. 在 [連結子欄位] 和 [連結主欄位] 中,選取您想要連結的欄位,然後按一下 [確定]。使用類別欄位 (例如 [狀態]、[區段] 或 [區域]) 通常為最佳選擇。

    如果您不確定該使用哪個欄位,請按一下 [建議] 來取得建議選項。

  7. 儲存表單或報表,並切換到 [表單] 或 [報表] 檢視,然後確認該圖表如預期般運作。例如,您可以依據 [狀態]、[區段] 或 [區域] 等類別欄位來篩選表單或報表,以在圖表中查看不同結果。如需詳細資訊,請參閱篩選桌面資料庫中的資料 (機器翻譯)。

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選擇最符合您需求的圖表類型

下列各節提供圖表的相關背景資訊,並協助您決定要使用哪種圖表。

什麼是圖表?

圖表是一張能以精簡、視覺化的版面配置呈現數字資料的圖形,且能顯示重要的資料關聯性。圖表中有許多元素。根據預設,系統會顯示其中部分元素,其他元素則可視需要新增。您可以藉由調整圖表元素的大小或變更其格式,來變更是否顯示該元素。您也可以移除不想要顯示的圖表元素。下圖顯示的是基本圖表元素。

圖表概觀

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您可以建立哪些圖表?

在 Access 中,直條、折線、橫條、圓形和組合式等圖表。本節將說明各種圖表和最佳使用案例。

直條圖​​

直條圖會沿著水平軸 ([座標軸 (類別)] 屬性) 顯示類別,且沿著垂直座標軸 ([值 (Y 座標軸)] 屬性) 顯示數值。通常,您要為 [座標軸 (類別)] 維度選擇一個欄位,並為 [值 (Y 座標軸)] 維度選擇一或多個欄位 (每個欄位都會成為一組資料數列)。如果您為 [值 (Y 座標軸)] 維度選擇多個欄位,請考慮沿著不同的座標軸進行繪製。

Access 支援三種直條圖類型。

圖表

描述

簡單群組直條圖

群組直條圖

使用垂直的直條來跨水平類別比較數值。常用於一個範圍內的值 (項目計數)、等級 (調查評等),和名稱 (地名或人名)。

簡單堆疊直條圖

堆疊直條圖

與群組直條圖類似,但每個直條顯示兩個或多個資料數列。常用來顯示資料數列與整體之間的關聯性。

簡單 100% 堆疊直條圖

100% 堆疊直條圖

與堆疊直條圖類似,但直條的值會疊加至 100%。常用來比較每個資料數列在整體中所佔的百分比。

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折線圖​​

在折線圖中,類別會沿著水平軸 ([座標軸 (類別)] 屬性) 平均分佈,而數值會沿著垂直座標軸 ([值 (Y 座標軸)] 屬性) 平均分佈。通常,您要為 [座標軸 (類別)] 維度選擇一個欄位,並為 [值 (Y 座標軸)] 維度選擇一或多個欄位 (每個欄位都會成為一組資料數列)。如果您為 [值 (Y 座標軸)] 維度選擇多個欄位,請考慮沿著不同的座標軸進行繪製。

Access 支援三種折線圖類型。

圖表

描述

簡單折線圖

折線圖​​

沿著兩個座標軸顯示連續、平均分佈的資料,以比較時間變化下的值。常用來顯示相同時間間隔 (例如月份、季度或會計年度) 中的趨勢,來比較兩組或多組資料數列。

簡單堆疊折線圖

堆疊折線圖

與折線圖類似,但每條折線顯示兩個或多個資料數列。常用來比較相關聯的趨勢。

簡單 100% 堆疊折線圖

100% 堆疊折線圖

與堆疊折線圖類似,但會以百分比的方式顯示時間變化下的趨勢。常用來比較相關聯的趨勢與 100% 整體之間的關係。

注意   :在 [圖表設定] 窗格的 [格式] 索引標籤中,下列屬性皆專屬於折線圖:[線條寬度]、[虛線樣式]、[遺失資料原則] 和 [標記圖形]。

祕訣   :如果有多個類別或多個值都只是估計值,請使用不含標記的折線圖。

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橫條圖

在橫條圖中,類別會沿著垂直座標軸 ([值 (Y 座標軸)] 屬性) 顯示,而數值會沿著水平軸 ([座標軸 (類別)] 屬性) 顯示。橫條圖反轉一般座標軸和值維度的位置。通常,您要為 [座標軸 (類別)] 維度選擇一個欄位,並為 [值 (Y 座標軸)] 維度選擇一或多個欄位 (每個欄位都會成為一組資料數列)。如果您為 [值 (Y 座標軸)] 維度選擇多個欄位,請考慮沿著不同的座標軸進行繪製。

Access 支援三種橫條圖類型。

圖表

描述

簡單群組橫條圖範例

群組橫條圖

使用水平的橫條來跨垂直類別比較數值。常用於座標軸標籤太長,或是值為一段時間的情況。

簡單堆疊橫條圖

堆疊橫條圖

與群組橫條圖類似,但每個橫條顯示兩個或多個資料數列。常用來顯示資料數列與整體之間的關聯性。

簡單 100% 堆疊橫條圖

100% 堆疊橫條圖

與堆疊橫條圖類似,但橫條的值會疊加至 100%。常用來比較每個資料數列在整體中所佔的百分比。

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圓形圖

在圓形圖中,類別會顯示為圓形圖塊 ([座標軸 (類別)] 屬性)。資料數值 ([值 (Y 座標軸)] 屬性) 會以百分比的形式加總,並顯示為一個圓形。請為 [座標軸 (類別)] 維度選擇唯一一個欄位,並為 [值 (Y 座標軸)] 維度選擇唯一一個欄位。請不要使用 [圖例 (數列)] 欄位,因為 [座標軸 (類別)] 欄位會成為預設的圖例。[圖表設定] 窗格的 [格式] 索引標籤上只有一組 [資料數列],也只有 [顯示資料​​標籤] 這一個屬性。圖表圖例中使用的色彩為預設設定,無法變更。

Access 支援一種圓形圖。

圖表

描述

簡單圓形圖表

圓形圖

以佔整體的百分比來顯示類別的比例。最適合用於全是正數,且少於 10 個類別的資料數列。

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組合式圖表

組合式圖表結合兩種或多種圖表類型 (例如群組直條圖和折線圖),以說明不同但相關聯的資料。

您可以在 Access 支援的組合式圖表中組合任何其他單一圖表類型,並將每個圖表對應至不同的資料數列。比方說,您可以使用 [圖表設定] 窗格之 [格式] 索引標籤上的 [資料數列] 和 [圖表類型] 屬性,來將群組直條圖對應至年度房屋銷量的資料數列,並將折線圖對應至每月平均價格的資料數列。您也可以藉由變更屬性工作表中 [資料] 索引標籤上的 [圖表類型] 屬性,來將任何單一圖表變更為組合式圖表。

圖表

描述

適合任何組合的簡單組合式圖表

自訂組合式圖表

將您所選的兩種不同圖表組合在一起。

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建立 Access 圖表的最佳做法

請使用下列簡單易懂的指導方針來協助您建立想要的圖表。

  • 在開始之前先進行規劃。觀察書籍、報表和全球資訊網上的各種圖表。事先決定哪種圖表最適合用於您的情況,且符合您想要的最終外觀。

  • 決定您想要在圖表中顯示關聯性的欄位。考慮建立查詢來將結果限制在圖表所需的欄位。

  • 在建立圖表時,一次選取一個維度。您可以查看即時變更,並深入了解每個欄位、維度和彙總會對圖表造成怎樣的影響。

  • 建立圖表時請力求簡潔。保持資料數列的數字簡短,確保不會有太多難以閱讀的大量數值、直條、橫條或圓形區塊,而讓使用者不知所措。

  • 先獲得您想要的資料關聯性和基本圖表外觀。然後再設定圖表以及每組資料數列的格式。請妥善選擇色彩、編輯文字和新增其他圖表元素。力求留白以及意義之間的平衡。

  • 您可以嘗試使用格線、色彩、特殊效果、標籤、與邊框距離和其他格式設定屬性,但請將它們的用量降到最低。避免粗體文字、深色的色彩和過多線條。

  • 在您覺得完成時,請重新檢查圖表,查看您是否已盡可能地將它保持簡單、乾淨。請記得,「越精簡越好」。

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另請參閱

控制項簡介 (機器翻譯)

表單簡介

Access 中的報表簡介

增進您的 Office 技巧
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