在群組或欄位中尋找具有臨界或底端數值的記錄

選擇臨界數值查詢或篩選

若要判斷您是否應該建立臨界數值查詢，或套用篩選，請考慮下列事項 ︰

• 如果您想要傳回包含的欄位中，最高或最低值的記錄，您不知道的確切的頂端或底部欄位的值 （或他們不影響），您會建立臨界數值查詢。

• 如果您想要傳回的所有記錄欄位中的值符合的位置，可能是或小於或大於您感興趣，套用篩選的值。例如，若要查看價格介於 $50 和 $100 之間的產品，您會套用篩選。此圖說明範例中的篩選查詢設計檢視] 和 [篩選器可以產生的結果 ︰

  

  如需詳細資訊，瞭解建立及使用篩選，請參閱篩選 ︰ 限制檢視中的記錄數目。

建立和使用臨界數值查詢規則

當您繼續，請記住，無論為查詢類型 （選取查詢或合計查詢），您必須使用包含描述性的資料，例如員工或產品名稱的欄位和包含您想要尋找，例如 [價格] 或 [日期] 欄位的頂端或底端值的欄位。您可以使用多個資料欄位，並且，如果您使用合計查詢，將資料欄位通常包含類別的資訊，例如 [城市] 或 [國家/地區] 欄位。您可以省略類別資料，只有當您建立合計查詢的執行針對所有記錄，例如 「 顯示前五百分比的最高的訂單。 」此外，您可以使用 [選取] 或 [合計查詢] 群組中的記錄或可分類的記錄，找出上方和下方的數值。如需有關如何執行作業的詳細資訊，請參閱本文稍後的尋找類別或群組中的記錄的頂端或底端值，區段。

建立基本的臨界數值查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中，按一下您想要在查詢中使用，按一下 [新增至資料表置於設計格線中，再按一下 [關閉的資料表。
   -
   按兩下的資料表。
   如果您使用的範例資料，可將 [員工] 資料表新增至查詢。

3. 新增您想要使用您在查詢設計格線中的欄位。您可以按兩下每個欄位，或拖放每個欄位在 [欄位] 列中的空白儲存格。
   如果您使用範例表格，請新增名字、 姓氏及出生日期欄位。

4. 在包含頂端或底端值 （[出生日期欄位中，如果您使用範例資料表） 欄位中，按一下 [排序] 資料列，然後選取 [遞增] 或 [遞減排序]。
   如果您的 [值] 欄位包含數字、 價格或銷售數字，例如遞增排序順序傳回最低值，而遞減排序順序傳回的最高值。如果您的 [值] 欄位包含日期，遞減排序順序就會傳回的最新的日期，而遞增傳回的最早日期。
   

   重要: 您必須設定遞增或遞減排序] 資料列，僅適用於包含您的頂端或底端值的欄位。如果您指定欄位的排序順序不包含您的頂端或底端值的欄位，例如產品名稱，而不是價格，查詢將不會傳回您要的結果。

5. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中，按一下向下旁邊的箭號所有（清單頂端的值），請輸入數字或您想要查看，或從清單中選取一個選項的記錄的百分比。

6. 按一下 [執行 執行查詢，並在 [資料工作表檢視中顯示結果]。

7. 儲存查詢，並保持開啟狀態的使用中的下一個步驟。

您可以看到此類型的臨界數值查詢可以回答基本的問題，例如 [誰是最舊或最新的公司內的人員。接下來的步驟說明如何使用運算式和其他準則來新增至查詢的功能和彈性。下一個步驟所示的準則傳回三個員工生日。

新增準則至查詢

1. 在 [設計] 檢視中開啟您在上述步驟中建立的查詢。

2. 在查詢設計格線中，在欄右邊的 [出生日期] 欄中，複製並貼上或輸入運算式Expr1: DatePart("m"，[出生日期])。DatePart函數中抽選出生日期欄位中的值的月份部分。

3. 包含您的運算式的資料欄的右邊，複製並貼上或輸入運算式Expr2: DatePart("d"，[出生日期])。在此情況下， DatePart函數中抽選日期部分中的 [出生日期欄位的值。

4. 清除核取方塊，顯示列中的每個運算式，然後按一下每個運算式的排序儲存格，並選取 [遞增]。

5. 或者，您可以指定準則至查詢的範圍限制。當您指定的準則時，查詢排序符合準則的記錄，並將其識別的頂端或底端欄位值排序清單中。
   繼續的範例資料，請在 [準則] 資料列的 [出生日期] 欄位中輸入或複製並貼上此運算式 ︰

   月 （[出生日期]） > Month(Date()) 或月 （[出生日期]） = Month(Date()) 和天 （[出生日期]） > Day(Date())

   此運算式會下列動作 ︰月 ([出生日期]) > Month(Date())部分檢查每位員工的出生日期，請參閱是否它落在未來的月份，如果為 true，則在查詢中包含這些記錄。月 ([出生日期]) = Month(Date()) 和 Day([BirthDate]) > Day(Date())運算式的部分會檢查是否有出現在目前的月份，若要查看目前的日期當天或之後，是否落出生日期出生日期。如果該條件為真，則函數會包含這些記錄查詢結果中。若要簡言之，此運算式會忽略任何位置出生日期介於 1 月 1 和執行查詢的日期的記錄。

   若要查看更多的查詢準則運算式的範例，請參閱查詢準則的範例。

6. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中，按一下向下旁邊的箭號所有（清單頂端的值），請輸入數字或您想要查看，或從清單中選取一個選項的記錄的百分比。

7. 按一下 [執行 執行查詢，並在 [資料工作表檢視中顯示結果]。

建立合計查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中，選取您想要使用，按一下 [新增]，然後按一下關閉之後您完成新增資料表的資料表。
   -
   按兩下您要使用的資料表，然後按一下 [關閉]。在設計格線中，會顯示每個資料表。如果您使用上述範例資料表時，您可以新增類別和 [產品] 資料表。

3. 按兩下您想要使用您在查詢中的資料表欄位。
   點，請確定 [將只 [群組] 欄位和 [值] 欄位新增至查詢。如果您使用上述表格中所列的範例資料，您可以從 [產品] 資料表將從 [類別] 資料表中的類別名稱] 欄位和 [價格] 欄位。

4. 或者，您可以指定的準則至查詢的範圍限制。
   只有符合準則的記錄，將會排序，而且上方和下方的欄位值會識別此排序清單中。例如，若要排除在 [運動] 類別的產品，您將這個運算式的類別名稱] 欄位中的 [準則] 列 ︰ <> 「 運動 」。
   查詢準則運算式的更多範例，請參閱查詢準則範例一文。

5. 查詢轉換至合計查詢。

   1. 在 [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏]群組中，按一下 [合計。

      [合計] 列會出現在設計格線。

6. 確定每個群組] 欄位的總儲存格是設定為 [群組依據]，然後設定為 [最大值] 或 [最小值的 [總計] 儲存格的值欄位 （包含頂端或底端值的欄位）。
   選取最大值傳回數值的欄位和日期/時間] 欄位中的最新的日期或時間值的最大值。選取 [最小值傳回數值的欄位和日期/時間] 欄位中的最早日期或時間值的最小值。如果您使用的範例資料，將 [類別名稱] 欄位的總儲存格為群組依據] 和 [最大或最小值的價格欄位的總儲存格。

7. 在 [設計] 索引標籤中 [工具] 群組中，請確定頂端值清單的設定為 [所有]，然後按一下執行 執行查詢，並在 [資料工作表檢視中顯示結果。
   

   附註: 步驟 7 中選取的函數，根據 Access 查詢中的 [值] 欄位的名稱變更為MaxOfFieldName 或MinOf欄位名稱。如果您使用範例資料表時，Access 會重新命名欄位MaxOfPrice或MinOfPrice。

8. 儲存查詢，然後移至下一個步驟。

查詢不會傳回產品名稱或其他產品的相關資訊。若要查看其他資料，您需要建立第二個查詢，其中包含您剛剛建立的查詢。接下來的步驟說明如何建立第二個查詢。

建立第二個查詢以檢視更多資料

1. 在 [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中，按一下 [查詢] 索引標籤，然後按兩下您在前一節中建立合計查詢。

3. 按一下 [表格] 索引標籤，然後新增合計查詢中使用表格加上任何包含的其他相關的資料您想要查看的資料表。
   如果您使用先前所列的範例資料表時，您類別、 產品和供應商將表格新增至您的新查詢。

4. 加入合計查詢中的欄位，其父資料表中的相對應欄位。若要這麼做，請拖曳合計查詢中的每個欄位至資料表中的對應欄位。

   如果您使用的範例資料，請將合計查詢中的類別名稱] 欄位拖曳到 [類別] 資料表中的類別名稱] 欄位。然後將合計查詢的 MaxOfPrice 欄位拖曳至 [產品] 資料表中的 [價格] 欄位。聯結可讓您選取的新查詢，以運用合計查詢中的資料與其他資料表的資料。

5. 在合計查詢的視窗中，按兩下新增整個查詢至設計格線中，星號，然後拖曳這些額外的欄位從查詢中的其他資料表。

   如果您使用範例資料表，連按兩下您在前一節中建立合計查詢，然後分別從 [產品和供應商] 資料表中新增 [產品名稱] 和 [供應商] 欄位。

6. 或者，您可以指定一個或多個欄排序順序。
   ，例如，若要依字母順序類別] 清單中，將 [類別名稱] 欄中的 [排序] 儲存格為遞增。

7. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中，按一下 [執行]。

   此執行查詢，並將結果顯示在資料工作表檢視。

秘訣   如果您不想要顯示為MaxOfPrice或MinOfPrice[價格] 欄標題，在 [設計檢視] 中開啟查詢，在 [方格中的 [價格] 欄中，輸入價格 ︰ MaxOfPrice或價格 ︰ MinOfPrice。這樣做會顯示為資料工作表檢視中的欄標題的價格。

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建立產生資料表查詢

1. 與您臨界數值查詢設計檢視中開啟 ︰

   按一下 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中的 [製成資料表。
   製成資料表] 對話方塊隨即出現。

2. 在 [表格名稱] 方塊中，輸入將儲存的上方和下方記錄的資料表的名稱。例如，輸入頂端和底部記錄，然後按一下 [ [確定]。
   每次執行查詢，而不是在 [資料工作表檢視中顯示結果，查詢建立的資料表，上方的值取代為目前的資料。

3. 儲存並關閉查詢。

建立新增查詢

1. 開啟您底端值的查詢設計] 檢視中。

2. 在 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中，按一下 [新增]。

3. 在 [新增] 對話方塊中，輸入您在 [製成資料表] 對話方塊中輸入相同的名稱。
   ，例如，輸入頂端和底部記錄，然後再按一下[確定]。每次執行查詢，而不是在 [資料工作表檢視中顯示結果，查詢會附加記錄至頂端和底部記錄的資料表。

4. 儲存並關閉查詢。

執行查詢

您已準備好要執行兩個查詢。

• 在 [資料庫] 視窗中，按兩下 [臨界數值查詢，在郵件中，按一下[是] 。

• 按兩下底端值查詢，然後在郵件中，按一下[是] 。

• [上及下記錄] 中開啟資料表資料工作表檢視。

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