在編輯前儲存複本,以防止變更原始檔案

提示: 在儲存複本前,是否進行了不想要的變更? 別擔心! 您可以回到原始檔案,選取功能區上方的檔標題,並使用 [版本歷程記錄] 還原舊版的檔案。

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在 Office 365之前,您可以先編輯檔案,然後使用 [另存新檔] 將您的變更儲存為新的檔。 使用 [自動儲存] 功能,您所做的變更會一直儲存下來,以免您的工作遺失。 若要確保您不會不小心儲存原始檔案中的變更,請先使用 [儲存複本],再開始進行編輯,以確保您正在處理新的複本,而不是覆寫原始檔案。

使用雲端中現有的檔案做為新檔案的範本(使用 [儲存複本])。

Todd 關於自動儲存及儲存複本的故事

開啟您要複製的檔案

Inga 會使用她所建立的每月 Excel 預算報告,以追蹤其小組的報銷費用。

Todd 最近成為自己小組的管理員,而且想要追蹤自己的每月費用。 他決定使用 Inga 的預算報告做為範本,而不是從頭完成工作。

Todd 想要使用現有的報表做為自己報表的範本。

儲存複本以做為起點

Todd 進入 Inga 的小組 SharePoint 網站,並開啟最新月份的 Excel 預算報表。 由於試算表是在雲端,Todd 會知道自動儲存會自動將自己所做的變更儲存到檔案中。

因為他不想覆寫 Inga 的資料,所以在進行任何變更之前,他會移至 [檔案],然後按一下 [儲存複本],將報告複本下載到他的 OneDrive 中。

Todd 會使用 [儲存複本],將自己的報告版本儲存在他的 OneDrive 中。

變更您複製的檔案

儲存至 OneDrive 後,Office 會自動在 Excel 中開啟檔案。 現在 Todd 是在他的 Inga 報表版本中運作,且安全地進行變更,而不需擔心變更她的資料。

他變更報表的 [標題] 和 [成本中心] 編號,並清除他所需的欄位,以便供他填寫。 Todd 知道有了 [自動儲存],他的報告將會保留最新的變更。

使用 [自動儲存],Todd 會知道他在報告中所做的變更是安全的。

使用版本歷程記錄放棄不需要的編輯

Todd 已完成其預算報告的數個複本,以準備提前幾個月。 不過,他剛意識到他使用下個月的數位更新過報表,實際上是上個月的報表。 雖然他所做的變更已自動儲存在自己的資料上,但 Todd 並不擔心,因為他可以使用版本歷程記錄來還原舊版的檔案。

他選取其預算報表的標題,然後選取 [版本歷程記錄]。 他可以查看 Excel 建立其檔案版本的不同時間點,然後開啟一個檔案,而不會在新視窗中變更自己的檔。 現在,他可以輕鬆地還原檔案,而不會造成任何損壞!

[另存新檔] 位於何處?

使用 [版本歷程記錄] 回到先前版本的檔案。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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