在工作表中計算數值的方法

計數與加總 無論是計算您組織中的部門人員編制或逐季銷售數量,計數為資料分析中的重要一環。Excel 提供多種技術,供您計算儲存格、列或欄間的資料數目。

為了協助您選擇最佳的選項,本文提供各種方法的綜合摘要及支援資訊,以協助您快速決定要使用的技術,並提供深入探討的文章連結。

計數不應與加總混為一談。如需有關加總儲存格、欄或列中的值的詳細資訊,請參閱在工作表中加總數值的方法

本文內容

簡易計數

影片:使用 Excel 狀態列計算儲存格的數目

使用內建命令計算欄或列中的儲存格數目

使用 COUNT 函數計算範圍內的儲存格數目

使用大綱中的 [小計] 命令計算欄中的儲存格數目

使用 [樞紐分析表] 計算欄或列中的儲存格數目

使用 SUBTOTAL 函數計算清單或 Excel 表欄中的儲存格數目

根據一或多個條件計算數目

影片:使用 COUNT、COUNTIF 及 COUNTA 函數

使用 COUNTIF 函數根據單一條件計算範圍內的儲存格數目

使用 DCOUNT 函數根據單一或多個條件計算欄中的儲存格數目

使用 COUNTIFS 函數或 COUNT 和 IF 函數組合根據多個條件計算範圍內的儲存格數目

在資料包含空白值時計算數目

使用 COUNTA 函數計算範圍內的非空白儲存格數目

使用 DCOUNTA 函數計算清單中的非空白儲存格數目

使用 COUNTBLANK 函數計算連續範圍內的空白儲存格數目

使用 SUM 和 IF 函數組合計算非連續範圍內的空白儲存格數目

計算唯一值的出現次數

使用樞紐分析表計算範圍內的唯一值數目

使用 COUNTIF 函數根據單一條件計算範圍內的唯一值數目

在陣列公式中使用 SUM 和 IF 函數組合根據多個條件計算範圍內的唯一值數目

使用 [進階篩選] 計算清單欄中的唯一值數目

使用複合公式計算符合一或多個條件的範圍內的唯一值數目

特殊情況 (計算儲存格總數、計算字數)

使用 ROWS 和 COLUMNS 函數計算範圍內的儲存格總數

使用複合公式計算範圍內的字數

在狀態列上顯示計算及計數

簡易計數

您可以透過簡單的公式、按一下按鈕或使用工作表函數,來計算範圍內或表中的值之數目。

Excel 也可以將所選儲存格數字的總和顯示在 Excel 狀態列。請觀看以下影片範例,快速了解使用狀態列的相關資訊。另請參閱在狀態列上顯示計算及計數一節,以了解詳細資訊。如果您想要快速查看資料但沒有時間輸入公式,可參考狀態列上顯示的值。

影片:使用 Excel 狀態列計算儲存格的數目

請觀看以下影片,了解如何在狀態列上檢視計數。

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使用內建命令計算欄或列中的儲存格數目

您可透過選取包含至少一個數值的儲存格範圍,然後在 [常用] 索引標籤的 [編輯] 群組中,按一下 [自動加總] 旁的箭號,來使用 [自動加總] 命令的 [計數] 功能。然後按一下 [數字項個數]。Excel 會在您選取範圍的相鄰儲存格中,傳回範圍內的數值之計數。一般而言,此結果會顯示於右側的儲存格 (若是水平範圍) 或下方的儲存格 (若是垂直範圍)。

使用 [自動加總] 命令 [計數]

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使用 COUNT 函數計算範圍內的儲存格數目

在公式中使用 COUNT 函數計算範圍內的數值之數目在下列範例中,範圍 A2:A5 包含三個數字 (5、32 和 10) 以及一個文字值 ("hello")。您在公式中使用 COUNT 函數的方式如下:=COUNT(A2:A5)。結果為 3,也就是在此範圍內找到的數值之數目。

1

2

3

4

5

6

A

範例值

5

32

hello

10

=COUNT(A2:A5)

如需詳細資訊,請參閱 COUNT 函數一文中的「計算包含非連續列或欄中的數字之儲存格數目」一節。

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使用大綱中的 [小計] 命令計算欄中的儲存格數目

使用 [小計] 命令 (位於 [資料] 索引標籤中的 [大綱] 群組中),以將某個資料欄進行群組和摘要。

如果您的資料以清單呈現,而且可用欄值以邏輯的方法加以群組,則您可以建立大綱來群組和摘要資料。

[小計] 命令會將群組資料組成大綱

如圖所示,銷售總額依地區群組,且可輕鬆看出東部和西部各有四個每季的值。此外,皆有每個地區的值的加總,也會計算總計。

如需詳細資訊,請參閱下列文章:

頁面頂端

使用 [樞紐分析表] 計算欄或列中的儲存格數目

建立樞紐分析表,以針對您的資料進行摘要,並且讓您選擇要檢視的資料類別以協助您執行分析。

若要快速建立樞紐分析表,在某個資料範圍內或 Excel 表格中選取一個儲存格,然後在 [插入] 索引標籤的 [表格] 群組中按一下 [樞紐分析表]。

為了展現樞紐分析表的強大功能,請注意下列範例中的銷售資料包含許多列 (實際上有 40 列的資料,圖片中僅顯示其中一小部分)。此外,尚未摘要資料,並且沒有小計或總計。

在樞紐分析表中使用的資料

樞紐分析表根據相同的資料顯示了小計、總計,並提供簡單明瞭的摘要。

在樞紐分析表中彙總和合計的資料

建立和使用樞紐分析表之前可能需要進行一些初步的資料準備,並熟悉一些概念。

如需協助您開始使用的詳細資訊,請參閱下列文章:

頁面頂端

使用 SUBTOTAL 函數計算清單或 Excel 表欄中的儲存格數目

您可以在公式中使用 SUBTOTAL 函數,計算 Excel 表中或儲存格範圍內的值之數目。

您可以使用 SUBTOTAL 函數,控制是否要在結果中包含隱藏列。此函數一律忽略已經篩選的列。

例如,針對下表的七個值使用此函數 (A2 至 A8 儲存格) 會傳回 7 的計數。

1

2

3

4

5

6

7

8

9

A

賣出數量

25

8

12

32

11

40

16

=SUBTOTAL(2,A2:A8)

在公式中,"2" 的部分指定函數應使用 SUM 函數,以傳回範圍 A2:A8 內的值之計數,並且應包含任何隱藏列。計數 (A9 儲存格中的結果) 為 7。

如果您隱藏 4、5 和 6 列,並且不希望計算這幾列,則須以不同的方式使用 SUBTOTAL 函數。您必須在公式中指定 "102," 而非 "2",以要求 Excel 忽略隱藏列。您的工作表可能類似以下內容 (隱藏 4、5 和 6 列):

1

2

3

7

8

9

A

賣出數量

25

8

40

16

=SUBTOTAL(102,A2:A8)

在此情況下,函數會傳回 4,也就是未隱藏且包含值的欄中的儲存格數目。

如需詳細資訊,請參閱 SUBTOTAL 函數一文。

頁面頂端

根據一或多個條件計算數目

您可透過使用多種工作表函數,計算範圍中符合您所指定條件 (又稱為準則) 的儲存格數目。

影片:使用 COUNT、COUNTIF 及 COUNTA 函數

請觀看以下影片,了解如何使用 COUNT 函數,以及如何使用 COUNTIFCOUNTA 函數計算只符合您指定條件的儲存格的數目。

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使用 COUNTIF 函數根據單一條件計算範圍內的儲存格數目

使用 COUNTIF 函數來計算符合一個條件 (又稱為準則) 的儲存格的數目。在下列範例中,函數會在範圍 A2:A8 內尋找大於 20 的值之計數,也就是 3。請注意 ">20" 這個條件,必須以引號括住。

1

2

3

4

5

6

7

8

9

A

賣出數量

25

8

12

32

11

40

16

= COUNTIF(A2:A8,">20")

如需詳細資訊,請參閱 COUNTIF 函數一文。

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使用 DCOUNT 函數根據單一或多個條件計算欄中的儲存格數目

若要符合您指定的條件,請使用 DCOUNT 資料庫函數。

當您有欄清單且覺得在分開的儲存格範圍中定義條件比使用巢狀函數還容易,則請使用 DCOUNT 函數。

在下列範例中,假設您要尋找包含或晚於 2008 年 3 月且賣出數量高於 400 的月份之計數。您可由此表格看出,有兩個月符合此要求:4 月 (442) 和 6 月 (405)。

附註: 接下來的程序可能並不直覺,但的確管用。請務必確實遵循指示,並如此處所示安排您工作表中的資料。您可以複製表格中的資料,將它貼到工作表中的 A1 儲存格。結果應該會顯示於 B13 儲存格。

您新增額外的儲存格範圍 (與位於 A1 至 B7 儲存格的銷售資料之排列方式類似)。額外的儲存格範圍包含 A10 至 B11 儲存格,並且含有相同的欄標籤 (「銷售單位」和「月末」),以及直接在每個欄標籤下的列中的條件 (A11 和 B11 儲存格)。

接著,您在任何空白儲存格中輸入公式 (位置沒有分別,但在此範例中,是將公式輸入於 B13 儲存格)。此範例中的公式使用 DCOUNT 函數如下:=DCOUNT(A1:B7,,A10:B11)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

A

B

銷售單位

月末

339

1/31/2008

270

2/29/2008

314

3/31/2008

442

4/30/2008

336

5/31/2008

405

6/30/2008

銷售單位

月末

=">400"

=">=3/31/2008"

=DCOUNT(A1:B7,,A10:B11)

DCOUNT 函數會檢查 A2 至 A7 範圍內的資料,將它找到的條件套用在 A11 和 B11,並且傳回 2,也就是同時符合兩個條件的列數 (5 和 7 列)。

如需詳細資訊,請參閱 DCOUNT 函數一文。

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使用 COUNTIFS 函數或 COUNT 和 IF 函數組合根據多個條件計算範圍內的儲存格數目

使用 COUNTIFS 函數或 COUNTIF 函數組合。

在儲存格範圍中使用 COUNTIF 函數

此圖顯示使用 COUNTIFS 函數尋找高速公路上產生大於 250 馬力,但平均超過 25 哩每加侖的車輛。此函數會傳回 2,也就是同時符合兩個條件的列數 (3 和 4 列)。

附註: 在 COUNTIFS 函數中,任何條件都必須以引號括住 ("") — 例如:"<250"、">25" 或甚至是 "240"。

您可以使用 COUNTIF 函數,來計算單一值在範圍中出現的次數。例如,若要得知 70 這個值在範圍 A2 至 A40 中的出現頻率,您可以使用 =COUNTIF(A2:A40,70) 公式。

如需詳細資訊,請參閱計算值的出現頻率COUNTIFS 函數文章。

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在資料包含空白值時計算數目

您可以使用工作表函數,來計算包含資料或空白的儲存格數目。

使用 COUNTA 函數計算範圍內的非空白儲存格數目

使用 COUNTA 函數計算範圍內只包含值的儲存格數目。

當您計算儲存格數目時,有時可能想要略過所有的空白儲存格,因為只有含有值的儲存格才具有意義。例如,您想要計算至少在一個地區中達成交易的銷售人員總數。

在以下範例中,針對西部地區銷售欄中的值使用此函數會傳回 3 的計數。

1

2

3

4

5

6

7

8

A

B

銷售人員

西部地區銷售

Andrews

24000

Atlas

Chai

Gabrielle

31000

Hansen

Zeng

8000

=COUNTA(B2:B7)

因為 B3、B4 和 B6 儲存格是空白的,COUNTA 函數會略過這些儲存格。只會計算含有 24000、31000 及 8000 值的儲存格之數目。計數 (B8 儲存格中的結果) 為 3。

如需詳細資訊,請參閱 COUNTA 函數

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使用 DCOUNTA 函數計算清單中的非空白儲存格數目

使用 DCOUNTA 函數,來計算清單或資料庫的記錄欄中,符合您所指定條件的非空白儲存格之數目。

下列範例使用 DCOUNTA 函數,來計算在準則範圍 A1:B2 中符合指定條件,即範圍 A4:B9 包含的資料庫中的記錄數目。這些條件是,[產品識別碼] 值必須大於或等於 4000,且 [評分] 值必須大於或等於 50。只有一個記錄 (列 7) 同時符合這兩個條件。

1

2

3

4

5

6

7

8

9

A

B

產品識別碼

評分

=">=4000"

=">=50"

產品識別碼

評分

2048

61

16384

35336

83

1024

113

512

47

=DCOUNTA(A4:B9,"評分",A1:B2)

如需詳細資訊,請參閱 DCOUNTA 函數一文。

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使用 COUNTBLANK 函數計算連續範圍內的空白儲存格數目

使用 COUNTBLANK 函數傳回連續範圍內的空白儲存格數目 (如果儲存格皆以未中斷的順序相連,則表示是連續的)。如果儲存格包含傳回空白文字 ("") 的公式,該儲存格則會計算在內。

附註: 當您計算儲存格數目時,有些時候您可能會想要包括空白儲存格,因為這對您來說是有意義的。例如,您想要計算某個地區中的銷售人員總數,無論他們是否達成交易。

如需詳細資訊,請參閱 COUNTBLANK 函數一文。

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使用 SUM 和 IF 函數組合計算非連續範圍內的空白儲存格數目

使用 SUM 函數和 IF 函數組合。一般的做法是,在陣列公式中使用 IF 函數,以判定每個參照的儲存格是否包含值,然後再加總由公式傳回的 FALSE 值之數目。

請參閱知識庫文章 XL:使用 SUM(IF()) 而不使用 CountBlank() 的時機以了解詳細資訊。

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計算唯一值的出現次數

您可以使用樞紐分析表、COUNTIF 函數、函數組合,或 [進階篩選] 對話方塊,來計算範圍內的唯一值的數目。

使用樞紐分析表計算範圍內的唯一值數目

您可以使用樞紐分析表顯示總計,並計算唯一值的出現次數。

如需詳細資訊,請參閱計算值出現頻率一文中的「使用樞紐分析表計算多個值的出現頻率」一節。

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使用 COUNTIF 函數根據單一條件計算範圍內的唯一值數目

使用 COUNTIF 函數計算範圍內一個值出現的次數。

在下列範例中,COUNTIF 函數傳回 2,也就是範圍 A2:A7 內 250 這個值出現的次數。

1

2

3

4

5

6

7

8

A

賣出數量

245

250

250

=COUNTIF(A2:A7,250)

如需詳細資訊,請參閱計算值的出現頻率一文中的「計算單一值在範圍內的出現頻率」一節。

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在陣列公式中使用 SUM 和 IF 函數組合根據多個條件計算範圍內的唯一值數目

使用 SUM 函數及 IF 函數。一般的做法是,在陣列公式中使用 IF函數,以判定是否符合多個條件所構成的準則,然後再加總由公式傳回的 TRUE 值之數目。

在下列範例中,IF 函數用來檢查範圍 A2:A10 內的每個儲存格,並判定儲存格是否包含 Andrews 或 Chai。傳回 TRUE 值的次數是透過 SUM 函數加總而成,結果為 7。您可以複製此範例,將它貼到工作表中的 A1 儲存格。在貼上此範例後,您將發現 A11 儲存格含有 #VALUE! 錯誤。若要讓公式正常運作,您必須先按 F2 再按 CTRL+SHIFT+ENTER,將它轉換為陣列公式。接著,A11 儲存格就會顯示數字 7。

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

A

B

銷售人員

發票

Andrews

15000

Chai

11000

Andrews

11000

Chai

4000

Hansen

8000

Chai

6000

Hansen

14000

Andrews

7000

12000

公式

說明 (結果)

=SUM(IF((A2:A10="Andrews")+(A2:A10="Chai"),1,0))

Andrews 或 Chai 的發票數目 (7)

如需詳細資訊,請參閱計算值的出現頻率一文的「使用函數計算多個文字值或數值的出現頻率」一節。

請參閱下列知識庫文章,以取得更多祕訣:

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使用 [進階篩選] 計算清單欄中的唯一值數目

您可以使用 [進階篩選] 對話方塊,將某個資料欄中的唯一值篩選出來。您可以原地篩選值,或擷取值將它貼到新的位置。接著,您即可使用 ROWS 函數,計算新範圍中的項目數。

附註: 

  • 如果您在原地篩選資料,不會刪除工作表中的值 — 可能會隱藏一或多個列。在 [資料] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,按一下 [清除],以再次顯示那些值。

  • 如果您只想快速看一下唯一值的數目,請在使用 [進階篩選] 後選取資料 (無論是已篩選或已複製的資料),然後查看狀態列。狀態列的 [項目個數] 值應等於唯一值的數目。

若要尋找唯一值,您可以使用 [進階] 命令 (位於 [資料] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中)。

下圖顯示如何使用 [進階篩選] 只將唯一記錄複製到工作表的新位置。

將 [進階篩選] 套用至資料範圍

在下圖中,C 欄包含從 A 欄範圍複製的 5 個唯一值。

欄 A 範圍中的唯一值

如需詳細資訊,請參閱計算重複值中的唯一值數目一文中的「使用篩選器計算唯一值數目」一節。

頁面頂端

使用複合公式計算符合一或多個條件的範圍內的唯一值數目

使用多種的 IFSUMFREQUENCYMATCHLEN 函數組合。

如需詳細資訊,請參閱計算重複值中的唯一值數目一文中的「使用函數計算唯一值數目」一節。

另請參閱 XL:如何判斷清單中的唯一項目數量一文。

頁面頂端

特殊情況 (計算儲存格總數、計算字數)

您可以使用多種的工作表函數組合,來計算範圍內的儲存格數目或字數。

使用 ROWS 和 COLUMNS 函數計算範圍內的儲存格總數

假設您想要判斷大型工作表的規模大小,以決定是否要在活頁簿中使用手動或自動計算。若要計算範圍內的所有儲存格數目,請使用將 ROWSCOLUMNS 函數的傳回值相乘的公式。

如果將範例複製到空白工作表上,就會更容易了解。

如何複製範例

  1. 建立空白的活頁簿或工作表。

  2. 選取 [說明] 主題中的範例。

    附註: 請不要選取列或欄名。

    選取 [說明] 中的範例
    選取 [說明] 中的範例
  3. 按 CTRL+C。

  4. 選取工作表中的儲存格 A1,然後按 CTRL+V。

  5. 若要在檢視結果與檢視傳回結果的公式之間切換,請按 CTRL+` (抑音符號),或在 [公式] 索引標籤的 [公式稽核] 群組中,按一下 [顯示公式] 按鈕。

1

2

3

4

5

6

A

B

C

地區

月份

銷售額

東部

1 月

$18,000

東部

2 月

$23,000

東部

3 月

$19,000

公式

說明 (結果)

=ROWS(A2:C4) * COLUMNS(A2:C4)

範圍內的儲存格總數 (9)

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使用複合公式計算範圍內的字數

在陣列公式中使用SUMIFLENSUBSTITUTE 函數組合。下列範例顯示使用複合公式尋找 7 個儲存格範圍內的字數之結果 (其中 3 個儲存格是空白的)。某些儲存格包含前置或結尾空格 — TRIMSUBSTITUTE函數在計算數目之前,會先移除這些多餘的空格。

請複製下表中由 A2 至 A11 的文字。將文字貼至工作表中的 A1 儲存格之前,請先將 A 欄寬度變更為大約 100。

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

A

文字字串

6 個字和 4 個結尾空格    

   6 個字和 3 個前置空格

8 個字、一些逗號及 2 個結尾空格  

已略過某些字元,如逗號或句號。

公式

=SUM(IF(LEN(TRIM(A2:A8))=0,0,LEN(TRIM(A2:A8))-LEN(SUBSTITUTE(A2:A8," ",""))+1))

將文字貼至工作表中的 A1 儲存格位置之後,請選取 A11 儲存格、按 F2,然後按 SHIFT+CTRL+ENTER 以陣列公式輸入此公式。A11 儲存格應顯示正確的結果 29。

頁面頂端

在狀態列上顯示計算及計數

選取一個或多個儲存格後,Excel 狀態列會顯示這些儲存格資料的相關資訊。比方說,如果選取工作表上的四個儲存格,其中包含值 2、3、文字字串 (例如「雲端」) 和 4,下列所有的值都會同時顯示在狀態列上:平均值、計數、數字計數、最小值、最大值及加總。以滑鼠右鍵按一下狀態列,可顯示或隱藏任一值或所有的值。這些值顯示在下圖中。

狀態列顯示選取儲存格的計算與項目個數

附註: 在舊版 Excel 中,這些相同的值可以顯示在狀態列上,但一次只能顯示一個值。

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