在工作流程中傳送電子郵件

在工作流程中傳送電子郵件

在某些版本的 SharePoint 中加入清單項目時傳送電子郵件需要許多步驟,這些步驟詳述如下。 不過,如果您使用的是最新版本的 SharePoint,您可以直接從清單中新增流程加入清單項目時傳送電子郵件的 Microsoft Flow 範本包含快速開始使用所需的基本步驟。

從工作流程傳送電子郵件

從工作流程傳送基本的電子郵件訊息

以動態方式選取接收郵件的使用者或群組

包含目前項目的相關資訊

包含靜態超連結

包含指向目前項目的超連結

包含影像

識別不受支援的選項

從工作流程傳送基本的電子郵件訊息

觸發傳送電子郵件訊息工作流程的新項目

您可以在工作流程設計工具中使用 [傳送電子郵件] 動作,將自訂工作流程設定為傳送電子郵件訊息給您,或是傳送給其他任何指定的使用者或群組。 電子郵件訊息的可用欄位包括 [收件者]、[副本]、[主旨] 和 [本文]。 這些欄位可以同時包含靜態文字和從工作流程查閱動態產生的文字。

您可以使用 [傳送電子郵件] 動作產生許多種類型的郵件,包括工作流程達到指定的階段或執行指定的動作 (包括整個工作流程的開始及停止的) 時的通知,以及到期日前未完成之工作的提醒。

附註: 外寄電子郵件設定必須先在伺服器上設定,您的工作流程才可以傳送電子郵件訊息。 如果您不確定伺服器目前的電子郵件設定,請洽伺服器管理員。 您可以在另請參閱一節中,找到有關外寄電子郵件設定詳細資訊的連結。

在此範例中,您會將工作流程設定為每次開始在新的項目上執行時,傳送電子郵件通知給您。 使用符合您 SharePoint Server 版本的 SharePoint Designer 版本。 例如,若是 SharePoint Server 2010,請使用 SharePoint Designer 2010。 至於 SharePoint Server 2010 之後的所有版本,包括 SharePoint Server 2016 與 SharePoint Online,請使用 SharePoint Designer 2013。 您可以從 Microsoft 下載中心 下載 SharePoint Designer 2013,並在另請參閱一節找到詳細資訊。

開啟 SharePoint Designer 2013 並連線到 SharePoint 網站

SharePoint Designer 2013 會安裝為 Office 2013 應用程式。 若要開啟 SharePoint Designer 2013 並連線到 SharePoint 網站,請依照下列步驟進行:

  1. 在 [開始] 功能表上選取 SharePoint Designer 2013 以開啟它。 依序按一下 [開始] 圖示、[所有程式] 和 [Microsoft Office 2013],然後按一下 [SharePoint Designer 2013]。

  2. 按一下 SharePoint Designer 2013 起始頁面上的 [開啟網站]。

  3. 輸入您想要連線的 SharePoint 網站。 例如,http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site。

  4. 按一下 [開啟] 以開啟網站。

  5. 出現提示時,請輸入您的認證 (如果您登入的電腦並未整合安全性,則系統會提示您輸入認證)。 請務必使用可存取 SharePoint 網站的認證。

根據 SharePoint 工作流程平台建立清單工作流程

  1. 按一下 [瀏覽] 窗格中的 [工作流程節點]。

  2. 在 [工作流程] 索引標籤的 [新增] 區段,按一下 [清單工作流程] 下拉式清單。

  3. 選取您想要與新工作流程建立關聯的清單

  4. 在 [建立清單工作流程] 對話方塊中,輸入工作流程的名稱及描述,然後確定 [平台類型] 設定為 [SharePoint 2013 工作流程]。

選取 [確定] 以建立工作流程。

既然已經建立工作流程,您可以新增 [動作]、[條件]、[階段]、[步驟] 與 [迴圈],以建立您的工作流程。 這些工作流程元件可在 SharePoint Designer 2013 的功能區中取得。

附註: 如果您沒有將 [SharePoint 2013 工作流程] 視為可用的平台類型,則不會將工作流程管理員設定為搭配 SharePoint 伺服器陣列使用。 請參閱將工作流程管理員設定為搭配 SharePoint Server 2013 伺服器陣列使用 (機器翻譯)。

您可以在另請參閱一節中找到有關工作流程動作可用清單中的詳細資訊。

建立傳送電子郵件的動作

  1. 按一下 [動作],然後按一下 [傳送電子郵件]

  2. 在 [動作] 中,按一下 [這些使用者]

  3. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,從現有的 [使用者和群組] 選取使用者,或在 [收件者] 方塊中輸入您自己的電子郵件地址

    附註: 

    • 若要將電子郵件傳送到外部電子郵件地址, 您必須能夠從個別的電子郵件伺服器擷取資訊。

    • 郵件的 [收件者] 地址可以是特定的靜態地址 (例如 NORTHWINDTRADERS\junminjunmin@northwindtraders.com),或是變數資訊的工作流程查閱。 若要深入了解如何使用工作流程查閱動態處理傳送自工作流程的電子郵件訊息,而不是使用靜態地址,請參閱下一節以動態方式選取接收郵件的使用者或群組

    • 除非伺服器管理員變更目前 Web 應用程式或所有 Web 應用程式的寄件者地址,否則所呈現之郵件的寄件者地址一律是伺服器管理員的電子郵件地址。 若要深入了解,請閱讀針對特定的 Web 應用程式設定外寄電子郵件 (英文)。

  4. 在 [主旨] 方塊中,輸入郵件的主旨,或按一下 [顯示資料繫結] 按鈕影像 ,將工作流程查閱定義為您想要在這裡顯示的文字

    附註: 您必須在 [主旨] 方塊中輸入一些內容,讓工作流程得以正確地編譯。

  5. 在 [主旨] 方塊底下的大方框中,輸入或貼上的郵件的內文文字

  6. 選取 [確定]

  7. 選取 [動作] > [移至其他階段]

  8. 選取 [工作流程結尾]

  9. 按一下 [發佈]

下列各節詳述用來修改電子郵件內容的其他進階選項。

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以動態方式選取接收郵件的使用者或群組

如果您在郵件的 [收件者] 與 [副本] 欄位中提供靜態地址,之後您需要變更收件者時,都必須在工作流程設計工具中開啟該工作流程,然後手動進行變更。 如果地址將會經常變更,更好的做法是在 [收件者] 和 [副本] 欄位中使用工作流程查閱。 查閱可以從目前項目中的欄位、另一個清單或文件庫的項目中的欄位,或工作流程變數參照地址。

使用自訂清單儲存收件者地址

如果收件者會定期變更,但不是頻繁到每次啟動工作流程時,都必須在起始表單上指定收件者,則您可以建立一份自訂的收件者清單,其中每個參照該清單的工作流程都包含一個清單項目,然後建立一欄,您可以在其中儲存每個工作流程傳送之每封電子郵件訊息的地址。 當任何工作流程郵件的收件者變更時,您只需要在該工作流程的收件者清單項目中,變更適當欄位內的地址即可。

重要: 您儲存工作流程電子郵件訊息地址所在的欄可以是 [單行文字]、[多行文字] 或 [個人或群組] 類型的欄。 如果您使用 [個人或群組] 欄,則在工作流程將會針對電子郵件地址參照的每個欄位中,只能輸入一個項目。 建立欄時,請務必在 [允許複選] 底下選取 [否]。 如果您想要使用這種類型的欄指定多個收件者,可以建立 SharePoint 群組,其中包含您希望工作流程將電子郵件傳送給哪些人員,然後在將欄位中指定該群組。 建立欄時,請務必在 [允許選取] 底下選取 [人員與群組]。 您可以在另請參閱一節中,找到有關建立清單和新增欄詳細資訊的連結。

附註: 建立 SharePoint 群組時,請確定每個群組都至少有該網站的 [讀取] 權限,而且在 [新增群組] 頁面的 [群組設定] 區域中,選取 [誰可以檢視群組成員資格] 底下的 [所有人]。

若要對自訂的收件者清單使用工作流程查閱:

  1. 在瀏覽器中,建立一個名為 [收件者] 的自訂清單,其中包含下列三欄:

    • 將預設的 [標題] 欄名稱變更為 [工作流程名稱]。 將其他所有選項保留原樣。 您可以在 另請參閱一節中,找到有關變更清單或文件庫中欄之詳細資訊的連結。

    • 新增一個名為 [收件者] 的 [個人] 或 [群組] 欄。 在此欄中,允許同時選取 [人員] 和 [群組],但不允許複選。 將其他所有選項保留原樣。 您可以在 另請參閱一節中,找到有關變更清單或文件庫中欄之詳細資訊的連結。

    • 新增一個名為 [副本] 的 [單行文字] 欄。 將其他所有選項保留原樣。

  2. 在 [收件者] 清單中建立新的項目,然後執行下列動作:

    • 在 [工作流程名稱] 欄位中,輸入 Document Review,這是這裡使用的範例工作流程的名稱。

    • 在 [收件者] 欄位中,按一下 [通訊錄] 按鈕影像 ,然後在 [選取人員和群組] 對話方塊中,選取一個人或群組來接收郵件。

    • 在 [副本] 欄位中,輸入要接收副本之收件者的電子郵件地址,並以分號分隔多個地址。

  3. 建立新的工作流程

  4. 按一下 [動作],然後按一下 [傳送電子郵件]。

  5. 在 [動作] 中,按一下 [這些使用者]。

  6. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,按一下 [收件者] 方塊結尾的 [通訊錄] 按鈕影像

  7. 在 [選取使用者] 對話方塊中,或從現有的 [使用者和群組] 清單中,按一下 [使用者的工作流程查閱...],然後按一下 [新增]。

  8. 在 [個人或群組的查閱] 對話方塊中,選擇下列其中一個選項:

    • 資料來源收件者,或是您自訂清單的名稱。

    • 來源的欄位收件者,或在 [收件者] 行中保留您想要之地址的欄位。

    • 將欄位傳回為:登入名稱,這將決定電子郵件中的 [收件者] 欄位格式

    • 欄位收件者:工作流程名稱

    • :輸入 Document Review,或是目前工作流程的名稱。

      此查閱說:「從 [收件者] 清單中,選取「工作流程名稱」等於 Document Review 所在 [收件者] 欄位的值」。

      對話方塊的上半部會指定清單和欄;對話方塊的下半部則會指定列。

  9. 在 [個人或群組的查閱] 對話方塊中,按一下 [確定]。

  10. 在確認唯一查閱的訊息中,按一下 [確定]。

  11. 再按一下 [確定] 可關閉 [選取使用者] 對話方塊。

  12. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,按一下 [副本] 方塊結尾的 [通訊錄] 按鈕影像

  13. 在 [選取使用者] 對話方塊中,或從現有的 [使用者和群組] 清單中,按一下 [使用者的工作流程查閱...],然後按一下 [新增]。

  14. 在 [定義工作流程查閱] 對話方塊中,選擇下列其中一個選項:

    • 資料來源收件者,或是您自訂清單的名稱。

    • 來源的 欄位副本,或在 [副本] 行中保留您想要之地址的欄位。

    • 將欄位傳回為:登入名稱,這將決定電子郵件中的 [收件者] 欄位格式

    • 欄位收件者:工作流程名稱

    • :輸入 Document Review,或是目前工作流程的名稱。

      此查閱說:「從 [收件者] 清單中,選取「工作流程名稱」等於 Document Review 所在 [副本] 欄位的值」。

  15. 按一下 [確定]、在警告訊息中再按一下 [確定],然後再按一下 [確定] 可關閉 [選取使用者] 對話方塊。

現在,當工作流程傳送這封電子郵件時,它會將該電子郵件訊息傳送至自訂收件者清單中,Document Review 項目的 [收件者] 和 [副本] 欄位內所列的地址。 若要變更收件者,只要在清單項目中進行所需的變更即可。

單一工作流程中可能會傳送多個電子郵件訊息,而且郵件不一定全部都傳送給相同的收件者。 若要儲存其他地址以供此工作流程傳送的其他郵件使用,您可以將欄新增至清單中,以儲存其他地址。 在此情況下,您可以將欄命名為 "First message To"、"Second message To" 等等。

或者,您可以設計清單,讓您為工作流程傳送的每封郵件建立一個項目,而不是為每個工作流程建立一個項目。 在此情況下,請確定用來識別每一封郵件的名稱是獨一無二的,讓擷取地址的查閱傳回您想要的唯一值。

使用工作流程初始表單指定收件者

如果您希望在每次手動啟動工作流程時指定收件者,您可以自訂工作流程初始表單,向啟動工作流程的人員收集地址。 之後工作流程只需要直接使用輸入的地址,或是將這些地址複製到目前項目中的欄位,讓這些地址在工作流程完成其目前的執行個體之後,仍然可供參考之用。 如果將工作流程設定為也可以自動啟動,您可以在初始表單中,指定每次自動啟動時的預設地址。

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包含目前項目的相關資訊

到目前為止,範例郵件中的本文都是靜態的:每次工作流程建立郵件的執行個體時,文字將會完全相同。

但是,包含與工作流程目前正在執行項目相關之變更的文字可能很有用。 例如,在郵件內文中包含需要審核之文件的標題可能很有用。 若要包含這類動態資訊,您要使用工作流程查閱。 查詢會從不同的資料來源 (例如清單、文件庫及工作流程資料) 擷取資料。

若要將文件標題加入至郵件文字:

  1. 輸入或貼上您想要在其中顯示查閱資訊的靜態文字。

  2. 將插入點置於您希望查閱所在之處。

    提示: 插入查閱之後,就無法將其拖曳至新的位置 (但是,將其他文字拖曳到查閱周圍,就可以「重新安置」其位置)。 同樣地,您無法剪下、複製或貼上查閱或包含查閱的任何文字。

  3. 按一下 [新增或變更查閱]。

  4. 在 [查閱字串] 對話方塊中,選取 [資料來源] 方塊中的 [目前項目],以及 [來源的欄位] 方塊中的 [名稱]。

  5. 按一下 [確定]。

  6. 插入的查閱隨即出現在郵件內文中。

  7. 按一下 [發佈] 以發佈工作流程。

當工作流程執行並產生訊息時,查閱會取代為文件標題。

插入標題 5

包含文件標題很實用,但是包含可帶您直接前往文件本身的超連結可能更實用。 若要這麼做,您要在超連結中包含查閱。

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包含靜態超連結

您也可以在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,使用格式設定工具面板右上角的 [編輯超連結] 按鈕,在工作流程電子郵件訊息的內文中包含靜態超連結,也就是永遠連結到相同地址或位置的超連結。

  1. 輸入或貼上您想要在其中顯示連結的靜態文字。

  2. 選取文字,然後按一下 [編輯超連結]。

  3. 在 [編輯超連結] 對話方塊中,輸入網站的網址。

  4. 按一下 [確定]。

    插入的超連結隨即出現在郵件內文中。

附註: 文字型電子郵件程式不會呈現超連結。

若要了解如何使用工作流程查閱建立動態超連結,以便根據工作流程目前執行的項目指向不同的地址,請參閱下一節包含指向目前項目的超連結

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包含指向目前項目的超連結

在上一節包含靜態超連結中,範例超連結內的地址不包含任何變數資訊:每次工作流程傳送電子郵件訊息時,超連結都會指向相同的頁面。

不過,您可以使用工作流程查閱建立動態連結,此連結會使用目前項目的相關資訊,決定要指向哪一個 URL。

如果目前的項目是文件庫中的一個文件

在工作流程啟動通知範例中,您可以提供一個新文件本身的連結:

  1. 輸入或貼上您想要在其中顯示連結的靜態文字。

  2. 選取文字,然後按一下 [編輯超連結]。

  3. 在 [編輯超連結] 對話方塊中,按一下函數 (fx)。

    提示: 插入查閱之後,就無法將其拖曳至新的位置 (但是,將其他文字拖曳到查閱周圍,就可以「重新安置」其位置)。 同樣地,您無法剪下、複製或貼上查閱或包含查閱的任何文字。

  4. 在 [查閱字串] 對話方塊中,選取 [資料來源] 方塊內的 [目前項目]。

  5. 在 [來源的欄位] 方塊中,選取 [絕對 URL 編碼],然後按一下 [確定]。

    插入目前項目 1 的超連結 插入目前項目 2 的超連結 插入目前項目 3 的超連結

當郵件收件者按一下連結時,會開啟文件進行檢視或編輯。

如果目前項目為清單項目

當您建立清單項目 (例如,通知或行事曆活動) 的連結時,您可以選擇讓連結開啟顯示表單 (DispForm.aspx),或編輯清單項目的表單 (EditForm.aspx)。

若要建立一個開啟清單項目的連結:

  1. 在瀏覽器中,瀏覽至您要建立此工作流程所在的清單

  2. 在文件庫中,使用 [檢視項目] (如果您希望連結開啟顯示表單) 或 [編輯項目] (如果您希望連結開啟編輯表單) 開啟任何現有文件的清單項目

  3. 複製網址列中的地址 (從開頭的 http: 或 https: 到第一個等號 (=))

    插入清單項目 1 的超連結

  4. ?ID= 文字是一個查詢字串參數,可指示網頁顯示目前清單或文件庫中,等號 (=) 後面有清單識別碼之項目的表單,在此範例中將是工作流程查閱所識別之目前項目的清單識別碼。

    附註: 如果目前的項目是三個工作流程工作動作之一所建立的工作,而且如果您希望連結開啟自訂工作表單 (而不是 [工作] 清單預設的顯示或編輯表單),請參閱之後的如果目前項目為自訂工作表單一節。 對於非工作流程工作動作所建立的工作,甚至是由其中一個工作流程工作動作所建立之工作的顯示表單,目前的程序就是您所需要的程序。

  5. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,輸入或貼上您想要在其中顯示連結的靜態文字 (例如,若要檢視清單項目,請按一下這裡)。

  6. 選取文字,然後按一下 [編輯超連結]

  7. 在 [編輯超連結] 中,為 [地址] 欄位選取 [字串建立器]

  8. 在 [字串建立器] 對話方塊中,貼上地址。

  9. 將插入點置於等號 (=) 正後方,然後按一下 [新增或變更查閱]。

  10. 在 [查閱字串] 對話方塊中,選取 [來源] 方塊中的 [目前項目],以及 [來源的欄位] 方塊中的 [識別碼]。

    插入清單項目 3 的超連結

  11. 按一下 [確定]。

    字串建立器中的最後一個字串開頭應該是 http://https://,且結尾應該是 [%Current Item:ID%] 插入清單項目 4 的超連結

    重要: 雖然目前項目識別碼查閱在建立目前清單項目的連結方面很實用,但是下列查閱在呈現的路徑中可能會出現錯誤,因此不建議包含在電子郵件訊息連結中:路徑、伺服器相對 URL、來源 URL 和 URL 路徑。

  12. 選取 [確定] 兩次

您的連結在電子郵件訊息中會以藍色底線文字顯示。

插入清單項目 5 的超連結

如果您打算多次使用該連結,請繼續進行下一節。

將清單項目地址儲存為工作流程變數

您可以使用工作流程變數儲存清單項目之顯示表單或編輯表單的 URL,讓您可以將其用於相同工作流程中的多個位置。

  1. 在 [工作流程設計工具] 視窗中,按一下 [動作],然後按一下 [從字串索引擷取子字串]

    變數 1

  2. 在階段中,按一下 [字串],然後按一下省略符號按鈕 [...]

  3. 在 [字串建立器] 對話方塊中,貼上 URL 的靜態文字部分 (而不是目前項目識別碼的查閱)

    變數 2

  4. 將插入點置於等號 (=) 後方,然後按一下 [新增或變更查閱]

  5. 在 [查閱字串] 對話方塊中,選取 [資料來源] 方塊中的 [目前項目],以及 [來源的欄位] 方塊中的 [識別碼]。

    變數 3

  6. 按一下 [確定]

    查閱隨即加入對話方塊的文字中

    變數 4

  7. 按一下 [確定] 以關閉 [字串建立器] 對話方塊

  8. 在 [從 0 開始] 中,按一下 0,然後將其取代為 1

    附註: 當 [開始點] 的值大於 1 時,最後一個字串會將字元移除。

  9. 在 [輸出變數: substring] 中,選取 [變數: substring] 或 [變數: substring1]

  10. 在清單中,按一下 [建立新變數],然後在 [編輯變數] 對話方塊中,輸入新變數的名稱

  11. 請確定 [類型] 設定為 [字串],然後按一下 [確定] 變數 5

  12. 按一下下方您剛剛建立的動作,並將 [傳送電子郵件] 動作新增到 [動作],然後按一下動作中的 [這些使用者]。 變數 6

  13. 若要在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中使用新變數,請在郵件內文中輸入或貼上您想要在其中顯示連結的文字。 選取文字,然後按一下 [格式] 功能表中的 [編輯超連結]。 按一下 [fx] 按鈕,或按一下省略符號按鈕 [...],然後按一下 [新增或變更查閱]

  14. 在 [查閱字串] 對話方塊的 [資料來源] 方塊清單中,選取 [工作流程變數與參數]

  15. 在 [來源的欄位] 清單中,選取 [變數: 變數的名稱],然後按一下 [確定],並在下一個方塊上按一下 [確定]

    變數 7 定義插入變數之後的電子郵件訊息畫面

您現在可以將此變數插入目前工作流程中您想要的任何位置。

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包含影像

建立一個變數,並使用 HTML 影像標記 <img/>,連結到儲存為 JPEG (.jpg) 檔案並上傳到網站中圖片庫的影像,就可以在郵件中包含圖形。

  1. 在 [工作流程設計工具] 視窗中,按一下 [動作],然後按一下 [設定工作流程變數]。

  2. 按一下 [工作流程變數],然後選取 [建立新變數...]

  3. 在 [編輯變數] 對話方塊中,輸入新變數的名稱,並確認 [類型] 設定為 [字串],然後按一下 [確定]。

  4. 按一下 [值],然後按一下省略符號按鈕 [...],並在 [字串建立器] 視窗中,輸入或貼上 JPEG 影像檔的 URL (以 HTML 標記格式 - <img src ="URL"/> 影像的字串建立器 )

  5. 按一下 [確定]。

  6. 已插入的動作將會顯示如下。 設定插入影像的變數

  7. 按一下下方您剛剛建立的動作,並將 [傳送電子郵件] 動作新增到 [動作],然後按一下動作中的 [這些使用者]。 插入傳送電子郵件動作

  8. 在 [定義電子郵件訊息] 對話方塊中,按一下 [新增或變更查閱]。

  9. 在 [查閱字串] 對話方塊的 [資料來源] 清單中,選取 [工作流程變數與參數]。

  10. 在 [來源的欄位] 清單中,選取 [變數: 變數名稱],然後選取 [確定]。 影像工作流程中的電子郵件字串 工作流程電子郵件郵件內文和影像

  11. 再次選取 [確定] 以關閉 [定義電子郵件訊息] 視窗,並發佈工作流程。

 郵件傳送時,會出現 JPEG 檔案中的影像,而非連結標記。

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識別不受支援的選項

目前版本的 [傳送電子郵件] 動作不支援下列選項:

  • 在 [寄件者] 行上指定地址 (工作流程所傳送的電子郵件訊息一律會顯示伺服器管理員在 [寄件者] 行上指定的電子郵件地址。 只有伺服器管理員可以變更此地址,而且僅能針對目前 Web 應用程式中的所有通知變更,而不是在每個工作流程中變更)。

  • 使用內嵌階層式樣式表 (CSS) 設定郵件內容的格式。 使用 [樣式] 屬性可以設定文字的格式,但是不支援 <style> 標記和 CSS 類別。

  • 在 [收件者] 或 [副本] 方塊中,使用參照包含多個值的 [個人或群組] 類型之欄的工作流程查閱。

  • 指定郵件的密件副本收件者

  • 使用郵件當作附件的方式,包含另一個檔案。

  • 在郵件中內嵌影像或圖形的檔案。 而不是包含影像

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另請參閱

SharePoint 2013 逐步指示:外寄電子郵件設定

SharePoint Designer 簡介

針對特定的 Web 應用程式設定外寄電子郵件

將工作流程管理員設定為搭配 SharePoint Server 2013 伺服器陣列使用

工作流程動作快速參考

在 SharePoint 中建立清單

建立 SharePoint 清單或文件庫中的欄

變更清單或文件庫中的欄

在 SharePoint Online、 SharePoint 2016 和 SharePoint 2013 中建立提醒或訂閱 RSS 摘要

在 SharePoint 2010 中建立提醒或訂閱 RSS 摘要

基本疑難排解秘訣 

下列問題清單可能會協助您判斷建立工作流程問題的原因:

  1. 是否可以在相同的清單上建立其他任何類型的工作流程? 例如,嘗試建立核准工作流程

  2. 是否可以建立相同的工作流程:

    • 在相同網站的不同清單上?

    • 在相同網站集合底下的不同網站上?

    • 在相同 Web 應用程式底下的不同網站集合上?

    • 在不同的 Web 應用程式上?

    • 使用不同的帳戶登入?

    • 使用不同的電腦?

 進階疑難排解秘訣

如果基本疑難排解秘訣都無法協助您判斷工作流程問題的原因,請依照下列步驟進行:

  1. 請確定您具備網站和工作流程層級所需的的權限。 移至 [網站設定] > [網站權限] > [檢查權限/清單設定] > [此清單的權限],並確認 [檢查權限] 結果符合下列內容:

    1. 設計工作流程的最低權限 (儲存並發佈):

      1. 在 SharePoint 網站上:設計

      2. 在 SharePoint 清單上:編輯

    2. 啟動工作流程的最低權限:

      1. 在 SharePoint 網站上:僅供檢視/讀取

      2. 在 SharePoint 清單上:參與

  2. 確定外寄電子郵件設定設為正確的 Exchange 伺服器。

    1. 以系統管理員身分開啟 [命令提示字元]

    2. 執行 nslookup <Exchange 伺服器位址>。 例如:nslookup exch.contoso.com

    3. 您應該會在輸出中看到 Exchange 伺服器已解析的 IP 位址。 如果沒有,請連絡您的 Exchange 系統管理員,並要求正確的 Exchange 完整的網域名稱 (FDQN)。

  3. 使用 SPUtility類別的 SendEmail 函數搭配 SharePoint 管理命令介面,依照下列步驟傳送電子郵件給相同的人員。

    1. 以系統管理員的身分,開啟 SharePoint 管理命令介面 (以滑鼠右鍵按一下 [SharePoint 管理命令介面] > [以系統管理員身分執行])

    2. 執行下列指令碼。 如果指令碼回應 True,且使用者收到一封來自 SharePoint 的電子郵件,則 SMTP 在 SharePoint 中的設定正確。

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. 使用 SMTP 功能,從 SharePoint 伺服器傳送一封電子郵件給相同的使用者。 請依照使用 Telnet 測試 SMTP 通訊中的步驟進行。

附註: 根據預設,SharePoint 不會為外寄郵件建立記錄項目。 SharePoint 永遠不會直接傳送電子郵件。 電子郵件訊息會透過 系統管理中心 中設定的 SMTP (Exchange) 伺服器轉送。 請依照上述步驟,為此類型的工作流程進行疑難排解。

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