在合併列印出版物中插入合併功能變數

您可以在 Publisher 的合併列印出版物中插入合併功能變數。合併功能變數是為文字和圖片資訊保留的預留位置,會根據每一份出版物成品有所差異。

您的合併列印、電子郵件合併列印或型錄合併列印出版物必須先連接至資料來源,才能插入合併列印功能變數。

  1. 如果尚未開啟的話,請先開啟您的合併列印出版物。

  2. 在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [合併列印] > [逐步合併列印精靈]。

  3. 在 [合併列印] 工作窗格中,在 [建立收件者清單] 底下選取您要使用的資料來源,然後按一下 [下一步:建立或連線至收件者清單]。

  4. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,按一下所要的資料來源,然後按一下 [開啟]。根據您所選取的資料來源類型,可能會出現其他對話方塊,並要求特定的資訊。

  5. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,您可以選取要包含在合併中的收件者。請選取要包含之收件者旁邊的核取方塊,並清除不想包含之收件者旁邊的核取方塊。您可以依特定欄位或準則篩選清單,並且依字母順序排序清單。

  6. 如果您的出版物不包含文字方塊,但是您想要新增會在每一份出版物成品中維持不變的文字,可以按一下 [插入] > [繪製文字方塊] 插入一個或多個文字方塊,然後在您想要出版物出現此文字的位置繪製方塊。

  7. 若要插入一段會在每一份出版物成品中維持不變的文字,在文字方塊中按一下,然後輸入您想要在每一份出版物中出現的文字。

  8. 在要插入合併功能變數的文字方塊內按一下。

  9. 插入下列任一項:

    圖片欄位

    1. 在 [合併列印] 工作窗格中,在 [更多項目] 底下按一下 [圖片欄位]。

    2. 在 [插入圖片欄位] 對話方塊中,按一下包含圖片檔案名稱或路徑的資料欄位,然後按一下 [確定]。

      附註: 如果 [內容] 欄不包含圖片所在的資料夾路徑,您必須指定圖片檔案的位置。按一下 [指定資料夾],選取 [資料來源資料夾],按一下 [新增],瀏覽至圖片的位置,然後按一下 [開啟]。

    地址區塊

    1. 在 [合併列印] 工作窗格中,在 [更多項目] 底下按一下 [地址區塊]。

    2. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,按一下您要包含的地址元素,然後按一下 [確定]。

      附註: 如果資料來源中的資料欄位名稱不符合 Publisher 使用於地址區塊的資料欄位名稱,您可能需要在 [插入地址區塊] 對話方塊中按一下 [符合欄位]。在 [符合欄位] 對話方塊中使用下拉式清單,從對應至 Publisher 欄位的資料來源中選取欄位。

    問候行

    1. 在 [合併列印] 工作窗格中,在 [更多項目] 底下按一下 [問候行]。

    2. 在 [插入問候行] 對話方塊中,選取問候行格式,其中包括問候語、名稱格式及其後的標點符號。

      您也可以在問候語及下列標點符號方塊中輸入您自己的文字。

    3. 選取 Publisher 無法解譯收件者的姓名時 (例如,當資料來源沒有包含收件者的姓氏或名字,而只有包含公司名稱時) 要顯示的文字。

      您也可以在無效收件者姓名方塊中輸入自己的文字做為問候行。

    4. 按一下 [確定]。

      附註: 如果資料來源中的資料欄位名稱不符合 Publisher 使用於問候行的欄位名稱,您可能需要在 [插入問候行] 對話方塊中按一下 [符合欄位]。在 [符合欄位] 對話方塊中使用下拉式清單,從對應至 Publisher 欄位的資料來源中選取欄位。

    其他資訊欄位

    在 [合併列印] 工作窗格中,位在 [準備您的出版物] 底下的清單包含您資料來源中的所有欄位。您可以使用這份清單,在您的出版物中新增額外的欄位。

    1. 在 [合併列印] 工作窗格中,於 [準備您的出版物] 底下的清單方塊中,將要包含的欄位拖曳到您為其創建的文字方塊中。

      附註: 從此清單中拖曳一個圖片項目,只會插入代表圖片路徑的文字,並不會插入圖片本身。

  1. 如果尚未開啟的話,請先開啟您的電子郵件合併列印出版物。

  2. 在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [電子郵件合併列印] > [逐步電子郵件合併列印精靈]。

  3. 在 [電子郵件合併列印] 工作窗格中,在 [建立收件者清單] 底下選取您要使用的資料來源,然後按一下 [下一步:建立或連線至收件者清單]。

  4. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,按一下所要的資料來源,然後按一下 [開啟]。根據您所選取的資料來源類型,可能會出現其他對話方塊,並要求特定的資訊。

  5. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,您可以選取要包含在合併中的收件者。請選取要包含之收件者旁邊的核取方塊,並清除不想包含之收件者旁邊的核取方塊。您可以依特定欄位或準則篩選清單,並且依字母順序排序清單。

  6. 如果您的出版物不包含文字方塊,但是您想要新增會在每一份出版物成品中維持不變的文字,可以按一下 [插入] > [繪製文字方塊] 插入一個或多個文字方塊,然後在您想要出版物出現此文字的位置繪製方塊。

  7. 若要插入一段會在每一份出版物成品中維持不變的文字,在文字方塊中按一下,然後輸入您想要在每一份出版物中出現的文字。

  8. 在電子郵件合併列印出版物中,於要插入合併列印功能變數的文字方塊內按一下。

  9. 插入下列任一項:

    個人化超連結

    1. 在 [電子郵件合併列印] 工作窗格中,在 [更多項目] 底下按一下 [插入個人化超連結]。

    2. 在 [插入個人化超連結] 對話方塊中,輸入您想要顯示的文字,以及您想要每個收件者在按一下超連結時會移至的網站或網頁地址。

    3. 如果您想要使用位在顯示文字或超連結欄位中的資料欄位,在 [顯示文字] 或 [超連結] 方塊中按一下,然後,在 [要插入的項目] 底下的清單中按一下您想要插入的資料欄位。

      當您插入一個資料欄位時,可以是與插入的資料欄位對應的任何空白項目,指定替代的顯示文字和網址。根據需要選取 [使用空白項目的預設文字] 和 [使用空白項目的預設超連結],然後輸入替代的顯示文字和網址。

      [插入個人化超連結] 對話方塊的影像

    圖片欄位

    1. 在 [電子郵件合併列印] 工作窗格中,在 [更多項目] 底下按一下 [圖片欄位]。

    2. 在 [插入圖片欄位] 對話方塊中,按一下您想要插入的圖片資料欄位,然後按一下 [確定]。

      附註: 如果 [內容] 欄不包含圖片所在的資料夾路徑,您必須指定圖片檔案的位置。按一下 [指定資料夾],選取 [資料來源資料夾],按一下 [新增],瀏覽至圖片的位置,然後按一下 [開啟]。

    問候行

    1. 在 [電子郵件合併列印] 工作窗格中,在 [更多項目] 底下按一下 [問候行]。

    2. 在 [插入問候行] 對話方塊中,選取問候行格式,其中包括問候語、名稱格式及其後的標點符號。

      您也可以在問候語及下列標點符號方塊中輸入您自己的文字。

    3. 選取 Publisher 無法解譯收件者的姓名時 (例如,當資料來源沒有包含收件者的姓氏或名字,而只有包含公司名稱時) 要顯示的文字。

      您也可以在無效收件者姓名方塊中輸入自己的文字做為問候行。

    4. 按一下 [確定]。

      附註: 如果資料來源中的資料欄位名稱不符合 Publisher 使用於問候行的欄位名稱,您可能需要在 [插入問候行] 對話方塊中按一下 [符合欄位]。在 [符合欄位] 對話方塊中使用下拉式清單,從對應至 Publisher 欄位的資料來源中選取欄位。

    其他資訊欄位

    在 [電子郵件合併列印] 工作窗格中,位在 [準備您的出版物] 底下的清單包含您資料來源中的所有欄位。您可以使用這份清單,在您的出版物中新增額外的欄位。

    1. 在 [電子郵件合併列印] 工作窗格中,於 [準備您的出版物] 底下的清單方塊中,將要包含的欄位拖曳到您為其創建的文字方塊中。

      附註: 從此清單中拖曳一個圖片項目,只會插入此圖片的路徑。這並不會插入圖片本身。

另請參閱

建立合併列印或電子郵件合併列印

建立型錄合併列印

  1. 如果尚未開啟的話,請先開啟您的合併列印出版物。

  2. 在 [工具] 功能表上,指向 [郵件與型錄],然後按一下 [合併列印]。

  3. 在 [合併列印] 工作窗格中,在 [建立收件者清單] 底下選取您要使用的資料來源,然後按一下 [下一步:建立或連線至收件者清單]。

  4. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,按一下所要的資料來源,然後按一下 [開啟]。

    根據您所選取的資料來源類型,可能會出現其他對話方塊,並要求特定的資訊。

    舉例來說,如果您的資料來源是一份含有多個工作表的 Microsoft Office Excel 活頁簿,您需要選取含有您要的資料工作表,然後按一下 [確定]。

  5. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,可以選取您想要包含在合併列印中的收件者。請選取要包含之收件者旁邊的核取方塊,並清除不想包含之收件者旁邊的核取方塊。您可以依特定欄位或準則篩選清單,並且依字母順序排序清單。如需有關如何精簡收件者清單的詳細資訊,請參閱郵寄清單的祕訣

  6. 如果您的出版物不包含文字方塊,但是您想要新增會在每一份出版物成品中維持不變的文字,可以插入一個或多個文字方塊。

    如何進行?

    1. 在 [物件] 工具列中,按一下 [文字方塊] 按鈕影像

    2. 在出版物中,指向您想要文字方塊的某個角落出現的位置,然後拖曳對角線直到出現所需的文字方塊大小。

  7. 若要插入一段會在每一份出版物成品中維持不變的文字,在文字方塊中按一下,然後輸入您想要在每一份出版物中出現的文字。

  8. 在要插入合併功能變數的文字方塊內按一下。

  9. 插入下列任一項:

    圖片欄位

    1. 在 [合併列印] 工作窗格中,在 [更多項目] 底下按一下 [圖片欄位]。

    2. 在 [插入圖片欄位] 對話方塊中,按一下包含圖片檔案名稱或路徑的資料欄位,然後按一下 [確定]。

      附註: 如果 [內容] 欄不包含圖片所在的資料夾路徑,您必須指定圖片檔案的位置。按一下 [指定資料夾],選取 [資料來源資料夾],按一下 [新增],瀏覽至圖片的位置,然後按一下 [開啟]。

    含有名稱、地址與其他資訊的地址區塊

    1. 在 [合併列印] 工作窗格中,在 [更多項目] 底下按一下 [地址區塊]。

    2. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,按一下您要包含的地址元素,然後按一下 [確定]。

      附註: 如果資料來源中的資料欄位名稱不符合 Publisher 使用於地址區塊的資料欄位名稱,您可能需要在 [插入地址區塊] 對話方塊中按一下 [符合欄位]。在 [符合欄位] 對話方塊中使用下拉式清單,從對應至 Publisher 欄位的資料來源中選取欄位。

    問候行

    1. 在 [合併列印] 工作窗格中,在 [更多項目] 底下按一下 [問候行]。

    2. 在 [問候行] 對話方塊中,選取問候行格式,其中包括問候語、名稱格式及其後的標點符號。

      您也可以在問候語及下列標點符號方塊中輸入您自己的文字。

    3. 選取 Publisher 無法解譯收件者的姓名時 (例如,當資料來源沒有包含收件者的姓氏或名字,而只有包含公司名稱時) 要顯示的文字。

      您也可以在無效收件者姓名方塊中輸入自己的文字做為問候行。

    4. 按一下 [確定]。

      附註: 如果資料來源中的資料欄位名稱不符合 Publisher 使用於問候行的欄位名稱,您可能需要在 [問候行] 對話方塊中按一下 [符合欄位]。在 [符合欄位] 對話方塊中使用下拉式清單,從對應至 Publisher 欄位的資料來源中選取欄位。

    其他資訊欄位

    在 [合併列印] 工作窗格中,位在 [準備您的出版物] 底下的清單包含您資料來源中的所有欄位。您可以使用這份清單,在您的出版物中新增額外的欄位。

    1. 在 [合併列印] 工作窗格中,於 [準備您的出版物] 底下的清單方塊中,將要包含的欄位拖曳到您為其創建的文字方塊中。

      附註: 從此清單中拖曳一個圖片項目,只會插入代表圖片路徑的文字,並不會插入圖片本身。

  1. 如果尚未開啟的話,請先開啟您的電子郵件合併列印出版物。

  2. 在 [工具] 功能表上,指向 [郵件與型錄],然後按一下 [電子郵件合併列印]。

  3. 在 [電子郵件合併列印] 工作窗格中,在 [建立收件者清單] 底下選取您要使用的資料來源,然後按一下 [下一步:建立或連線至收件者清單]。

  4. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,按一下所要的資料來源,然後按一下 [開啟]。

    根據您所選取的資料來源類型,可能會出現其他對話方塊,並要求特定的資訊。

    舉例來說,如果您的資料來源是一份含有多個工作表的 Microsoft Office Excel 活頁簿,您需要選取含有您要的資料工作表,然後按一下 [確定]。

  5. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,可以選取您想要包含在合併列印中的收件者。請選取要包含之收件者旁邊的核取方塊,並清除不想包含之收件者旁邊的核取方塊。您可以依特定欄位或準則篩選清單,並且依字母順序排序清單。如需有關如何精簡收件者清單的詳細資訊,請參閱準備電子郵件郵寄清單的祕訣

  6. 如果您的出版物不包含文字方塊,可以插入一個或多個文字方塊。

    如何進行?

    1. 在 [物件] 工具列中,按一下 [文字方塊] 按鈕影像

    2. 在出版物中,指向您想要文字方塊的某個角落出現的位置,然後拖曳對角線直到出現所需的文字方塊大小。

  7. 若要插入一段會在每一份出版物成品中維持不變的文字,在文字方塊中按一下,然後輸入您想要在每一份出版物中出現的文字。

  8. 在電子郵件合併列印出版物中,於要插入合併列印功能變數的文字方塊內按一下。

  9. 插入下列任一項:

    個人化超連結

    1. 在 [電子郵件合併列印] 工作窗格中,在 [更多項目] 底下按一下 [插入個人化超連結]。

    2. 在 [插入個人化超連結] 對話方塊中,輸入您想要顯示的文字,以及您想要每個收件者在按一下超連結時會移至的網站或網頁地址。

    3. 如果您想要使用位在顯示文字或超連結欄位中的資料欄位,在 [顯示文字] 或 [超連結] 方塊中按一下,然後,在 [要插入的項目] 底下的清單中按一下您想要插入的資料欄位。

      當您插入一個資料欄位時,可以是與插入的資料欄位對應的任何空白項目,指定替代的顯示文字和網址。根據需要選取 [使用空白項目的預設文字] 和 [使用空白項目的預設超連結],然後輸入替代的顯示文字和網址。

      [插入個人化超連結] 對話方塊的影像

    圖片欄位

    1. 在 [電子郵件合併列印] 工作窗格中,在 [更多項目] 底下按一下 [圖片欄位]。

    2. 在 [插入圖片欄位] 對話方塊中,按一下您想要插入的圖片資料欄位,然後按一下 [確定]。

      附註: 如果 [內容] 欄不包含圖片所在的資料夾路徑,您必須指定圖片檔案的位置。按一下 [指定資料夾],選取 [資料來源資料夾],按一下 [新增],瀏覽至圖片的位置,然後按一下 [開啟]。

    問候行

    1. 在 [電子郵件合併列印] 工作窗格中,在 [更多項目] 底下按一下 [問候行]。

    2. 在 [問候行] 對話方塊中,選取問候行格式,其中包括問候語、名稱格式及其後的標點符號。

      您也可以在問候語及下列標點符號方塊中輸入您自己的文字。

    3. 選取 Publisher 無法解譯收件者的姓名時 (例如,當資料來源沒有包含收件者的姓氏或名字,而只有包含公司名稱時) 要顯示的文字。

      您也可以在無效收件者姓名方塊中輸入自己的文字做為問候行。

    4. 按一下 [確定]。

      附註: 如果資料來源中的資料欄位名稱不符合 Publisher 使用於問候行的欄位名稱,您可能需要在 [問候行] 對話方塊中按一下 [符合欄位]。在 [符合欄位] 對話方塊中使用下拉式清單,從對應至 Publisher 欄位的資料來源中選取欄位。

    其他資訊欄位

    在 [電子郵件合併列印] 工作窗格中,位在 [準備您的出版物] 底下的清單包含您資料來源中的所有欄位。您可以使用這份清單,在您的出版物中新增額外的欄位。

    1. 在 [電子郵件合併列印] 工作窗格中,於 [準備您的出版物] 底下的清單方塊中,將要包含的欄位拖曳到您為其創建的文字方塊中。

      附註: 從此清單中拖曳一個圖片項目,只會插入此圖片的路徑。這並不會插入圖片本身。

  1. 如果尚未開啟的話,請先開啟您的型錄合併列印出版物。

  2. 在 [工具] 功能表上,指向 [郵件與型錄],然後按一下 [型錄合併列印]。

  3. 在 [型錄合併列印] 工作窗格中,在 [選取產品清單] 底下選取您要使用的資料來源,然後按一下 [下一步:建立或連線至產品清單]。

  4. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,按一下所要的資料來源,然後按一下 [開啟]。

    根據您所選取的資料來源類型,可能會出現其他對話方塊,並要求特定的資訊。

    舉例來說,如果您的資料來源是一份含有多個工作表的 Microsoft Office Excel 活頁簿,您需要選取含有您要的資料工作表,然後按一下 [確定]。

  5. 在 [型錄合併列印產品清單] 對話方塊中,可以選取您想要包含在合併列印中的項目。請選取要包含之項目旁邊的核取方塊,並清除不想包含之項目旁邊的核取方塊。您可以依特定欄位或準則篩選清單,並且依字母順序排序清單。

  6. 如果您的出版物不包含文字方塊,請在出版物的型錄合併列印區域插入文字方塊,並在其中插入資料欄位。

    如何進行?

    1. 在 [物件] 工具列中,按一下 [文字方塊] 按鈕影像

    2. 在出版物中,指向您想要文字方塊的某個角落出現的位置,然後拖曳對角線直到出現所需的文字方塊大小。

  7. 若要插入會隨著重複型錄合併列印區域中每一筆記錄而變化的資料,請在要插入資料欄位的文字方塊內按一下,然後進行以下任一操作:

    1. 若要在您的範本中插入重複型錄合併列印區域,請在 [準備您的出版物] 底下的 [型錄合併列印] 工作窗格中按一下您要插入的欄位。

      附註: 按一下圖片或相片欄位會插入文字 (圖片的路徑和檔案名稱),而不是圖片本身。

    2. 若要插入圖片,在 [更多項目] 底下按一下 [產品圖片]。

      附註: 如果您在插入合併功能變數之前沒有在型錄合併列印區域中的文字方塊內按一下,Publisher 會在新的文字方塊或圖片框中插入每個合併列印功能變數。

  8. 重複步驟 5,直到您已從資料來源插入您想要的所有欄位。

  9. 設定型錄合併列印區域的格式並進行排列,區域內將重複資料來源中的每一筆記錄。您可以調整區域的大小,以便讓多筆記錄都能按照您要的樣子容納在頁面上。您可以在<另請參閱>一節中,找到設定文字格式與排列文字的詳細資訊連結。

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