啟用及設定網站上清單的版本設定

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

設定清單文件庫時的其中一項決策與版本設定有關。您是否要在每次編輯項目時,保留各個項目的版本?若要保留,則需要保留多少個版本?您是否要讓所有網站使用者都看到所有草稿版本,還是只有建立者以及具有「設計」或「完全控制」權限的人員才能看到草稿?您在這些情況下所做的每個決策都是取決於清單中項目的類型和重要性、每個項目的用途、使用者群組的需求,以及必須維護的安全性層級。

本文內容

為何啟用版本設定?

版本設定-其運作方式

啟用及設定網站清單中的版本設定

從清單移除版本設定

為何啟用版本設定?

在網站清單中啟用版本設定時,可以隨著清單逐步發展追蹤及管理資訊,必要時,您可以查看舊版並加以復原。這項功能很有用,例如,當發現舊版項目可能會比後來的新版準確時。有些組織保留清單中項目的多個版本,可能是與法律規定相關或供稽核之用。

版本設定是預設為關閉。若要開啟版本設定並執行您的版本設定決策,必須具有「完全控制」或「設計」權限。

版本設定的運作方式

[版本設定] 對話方塊中包含三個清單區段,設定清單時,每個區段都需要決策。當然,如果您具有必要的權限,可以在日後變更設定。

  • 核准內容] 區段   。使用此區段來決定需要核准內容提交到清單的項目。

  • 項目版本歷程記錄   。使用此區段選取各種不同的版本設定選項,可提供給您。下表列出每個選項,並選擇該的影響。

選項

影響

建立版本,每次編輯此清單中的項目?

[否] 是預設設定。如果選取 [是],則每次編輯項目就會建立項目的新版本。此區段中的 [是] 不會影響您在 [版本設定] 對話方塊的 [保留下列已核准版本數目的草稿] 中能夠進行的選擇。

保留下列版本數目

若此選用設定的核取方塊處於選取狀態,則下方的數字就代表清單中的項目會保留的版本數目。例如若數字為 25,表示建立第 26 個版本時,就會刪除最舊的版本。然後,只可以使用版本 2-26。

保留下列已核准版本數目的草稿

這個選項只有在 [版本設定] 對話方塊的 [核准內容] 區段中選取了 [是] 時才會套用,在這種情況下,您可以決定每個已核准版本所要保留的草稿數目。除非您有法律上或其他特殊需求,否則可能不需要保留每個已核准版本的所有草稿,您或許可以選擇保留最近已核准五個版本的草稿。

  • 草稿項目安全性] 區段   。使用此區段來決定誰應該會看到的不核准的項目草稿。

    重要: 核准內容] 區段會設定為 [] 時,才使用這個選項。

    您可以允許具有清單「讀取」權限的任何使用者檢視草稿,也可以限制只有能編輯項目的使用者,或項目的作者,以及能核准項目的人才能檢視。

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啟用及設定網站清單的版本設定

請執行下列步驟,以啟用及設定清單中的版本設定。

  1. 瀏覽至您打算使用的清單。如果清單名稱未出現在 [快速啟動] 窗格中,按一下 [所有網站內容],然後選取清單名稱。

  2. 在功能區上,按一下 [清單工具] 群組中的 [清單] 索引標籤。

  3. 按一下 [清單設定]。 SharePoint 功能區上的 [清單設定] 按鈕 [清單設定] 頁面隨即開啟。

  4. 按一下 [一般設定] 底下的 [版本設定][版本設定] 對話方塊隨即開啟。

  5. [項目版本歷程記錄] 區段的 [提交項目是否需要核准內容?] 底下,選取 [是]

  6. 選用:選取清單中想要保留的版本數目。

  7. 選用:選取要保留草稿的已核准版本數目。在 [核准內容] 區段中選取 [是] 時,才可以使用這個選項。

  8. 選用:決定哪些使用者可以檢視尚未核准的項目草稿。只有在 [核准內容] 區段中將 [送出的項目是否需要核准內容] 設定為 [是] 時,才能使用這個選項。在 [草稿項目安全性] 區段中,選取下列其中一項。

    • 任何可以讀取項目的使用者:這個選項讓網站上具有「讀取」權限的任何人都能存取草稿。

    • 只有可以編輯項目的使用者:這個選項限制只有具有編輯權限的人才能檢視草稿。

    • 只有可以核准項目的使用者 (與項目的作者):這個選項限制只有項目的原始作者以及對清單項目具有核准權限的人,才能檢視草稿。

  9. 按一下 [ [確定]關閉對話方塊,並返回清單設定] 頁面。

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移除清單的版本設定

經過一段時間,您可能會決定其實清單並不需要版本設定。如果您具有「完全控制」或「設計」權限,就可以移除清單的版本設定。

  1. 瀏覽至您打算使用的清單。如果清單名稱未出現在 [快速啟動] 窗格中,按一下 [所有網站內容],然後選取清單名稱。

  2. 在功能區上,按一下 [清單工具] 群組中的 [清單] 索引標籤。

  3. 按一下 [清單設定 SharePoint 功能區上的 [清單設定] 按鈕 ]。 [清單設定] 頁面隨即開啟。

  4. 按一下 [一般設定] 底下的 [版本設定][版本設定] 對話方塊隨即開啟。

  5. [清單設定] 頁面上,按一下 [一般設定] 底下的 [版本設定]

  6. [項目版本歷程記錄] 區段的 [提交項目是否需要核准內容?] 底下,選取 [否]

    上述程序會移除您先前在此區段中建立的任何項目。

  7. 按一下 [確定] 關閉對話方塊,然後返回 [清單設定] 頁面。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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