啟用及設定唯一文件識別碼

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您可以從本文了解管理文件或記錄時使用文件識別碼的好處。同時您也將了解如何啟用網站集合的文件識別碼服務,以及如何設定文件識別碼選項的自訂檔案命名慣例。

本文內容

概觀

重要事項請記住,

啟動、 啟用及設定文件識別碼

啟動文件識別碼網站集合功能

啟用和設定網站集合中的使用的文件識別碼

概觀

文件識別碼可協助您管理文件,其提供的簡便方式,不論項目的所在位置為何,都能加以追蹤。例如,如果法律合約從一個網站的文件庫被移到另一個網站的文件庫,根據其文件識別碼,就很容易找到該合約。文件識別碼會自動指派給上傳的文件,而且這個文件識別碼會在整個生命週期中跟隨該項目。文件識別碼也可以指派給文件組。

以文件識別碼追蹤項目

當文件識別碼服務初次啟用時,網站集合中的新文件將自動獲得指派新的識別碼,已排程的計時器工作則會指派識別碼給已經在網站集合中的文件。

而且,啟用此服務時,會有一欄自動新增至文件與文件組內容類型。文件識別碼欄會顯示指派給項目的識別碼。

在內容管理系統中使用文件識別碼功能之前,必須先為裝載文件的網站集合啟用此功能。

重要注意事項

在特定情況下,無法一直維護文件識別碼,下表摘要列出這些例外情況。

動作

結果

下載文件,然後上傳至其他網站。

文件被視為複本,將指派新的文件識別碼。

使用 [移動] 命令傳送至

文件被視為複本,將指派新的文件識別碼。

使用 [複製] 命令。

將指派新的文件識別碼。

保留文件識別碼網站內的唯一方法是使用網站設定] 中的 [網站內容與結構的管理頁面移動文件時。請注意,這個方法所複製不會保留文件識別碼]。

如需有關網站內容與結構的詳細資訊,請參閱使用網站內容與結構

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啟動、啟用及設定文件識別碼

第一次使用文件識別碼來追蹤文件或記錄時,必須遵循兩步驟的程序:

啟動文件識別碼網站集合功能

附註: 啟用文件識別碼功能,您必須是網站集合管理員。

  1. 移至頂層網站集合。

  2. 按一下 [網站動作],然後按一下 [網站設定]

  3. 按一下 [網站集合管理] 底下的 [網站集合功能]

  4. 在文件識別碼服務旁邊按一下 [啟動],項目旁邊會出現作用中圖示,並為目前網站集合啟動此功能。

在網站集合中啟用及設定文件識別碼的使用

當您為任何網站集合啟用文件識別碼功能時,網站集合中的所有文件都將自動指派文件識別碼。請記住,依網站集合中已有的文件數而定,此程序可能會耗費一些時間。

附註: 啟用及設定文件識別碼功能,您必須是網站集合管理員。

  1. 移至頂層網站集合。

  2. 按一下 [網站動作],然後按一下 [網站設定]

  3. 按一下 [網站集合管理] 底下的 [文件識別碼設定]

  4. 在文件識別碼設定頁面上的 [指派文件識別碼] 區段中,確認 [指派文件識別碼] 核取方塊中有核取符號。

附註: 當您啟用網站集合內的第一個文件識別碼作業時,出現的訊息: 設定文件識別碼功能由自動化程序完成排程。這表示計時器工作負責完成工作分派的文件識別碼網站集合中的所有文件。此程序所需的時間,取決於您的網站集合中的文件數。

  1. 若要設定自動附加至每個文件識別碼開頭的字元或數字自訂字串,請在 [識別碼開頭] 底下輸入字串。

  2. 如果要自動新增字首至網站集合中的所有現有文件識別碼,請選取 [重設所有文件識別碼] 核取方塊。

  3. 在 [文件識別碼查閱搜尋範圍] 區段中,選取要用來做為識別碼查閱搜尋範圍的網站。

  4. 按一下 [確定]

    附註: 如前述,任何指定的網站集合啟用文件識別碼服務欄會新增至文件] 和 [文件組內容類型為網站集合層級。文件識別碼] 資料行用來顯示的項目指派的識別碼。

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