和 InfoPath 表單搭配使用工作流程簡介

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本文內容

何謂工作流程?

使用 InfoPath 表單中的工作流程的方法

Office SharePoint Server 2007 中所包含的工作流程

在 Windows SharePoint Services 3.0 或 Office SharePoint Server 2007 中的自訂工作流程的支援

與使用工作流程有關的步驟

在文件或項目上啟動工作流程

何謂工作流程?

工作流程也稱為一系列產生結果的任務。在 Microsoft SharePoint 產品與技術的內容,工作流程定義更精確地為自動移動文件] 或 [透過以特定順序的商務程序相關的工作或動作的項目。工作流程可以用於一致的方式管理組織內的一般商務程序可讓組織將商務邏輯附加到文件] 或 [SharePoint 清單或文件庫中的項目。商務邏輯基本上是一組指示,指定和控制項文件或項目發生這種情形的動作。

工作流程可以簡化的成本及協調常見的商務程序,例如專案核准] 或 [文件檢閱,來管理及追蹤這些處理程序的人力工作所需的時間。例如, Microsoft Office SharePoint Server 2007網站中,您可以新增工作流程至文件路由至群組的人員,以供核准文件庫 。當文件的作者啟動此工作流程上的文件庫中的文件時,工作流程建立文件 「 核准 」 工作、 將工作指派給工作流程參與者,然後傳送電子郵件訊息通知給參與者包含工作] 指示和若要核准文件的連結。當工作流程是在進行中,工作流程擁有者 (在此例中,文件的作者) 或工作流程參與者可以核取 [工作流程狀態] 頁面,若要查看哪些參與者完成工作流程工作。[工作流程狀態] 頁面,請按一下 [文件或文件庫中的項目的工作流程的狀態。當參與者完成工作流程工作的工作流程端點,與擁有者會自動收到通知工作流程是完成。

下圖顯示的 「 核准 」 工作流程程序。

核准工作流程的流程圖

工作流程不只支援現有手動工作程序,但也擴充的人員共同作業與文件、 清單和文件庫使用的方式。網站使用者可以開始,並使用可自訂的文件或在 SharePoint 清單或文件庫中的項目從存取的表單來參與工作流程。可自訂的表單是協助使用者檢閱或變更工作流程的 SharePoint 頁面。此外, 2007 Microsoft Office system緊密整合Office SharePoint Server 2007工作流程功能。在Office SharePoint Server 2007網站或直接在2007 Office 發行的特定程式,可以執行下列工作流程工作:

  • 檢視文件或項目可用的工作流程清單。

  • 在文件或項目上啟動工作流程。

  • 檢視、編輯或重新指派工作流程工作。

  • 完成工作流程工作

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使用 InfoPath 表單中的工作流程的方法

您可以建立工作流程的目前狀態來顯示特定資料對應的 Microsoft Office InfoPath 表單。設計表單範本以使用啟動工作流程的狀態為基礎的表單中的動作的規則以執行此動作。這可以簡化的人員使用填寫表單的程序。例如,您可以設計唯讀檢視上方時所顯示的工作流程的狀態是 [完成,因此,在表單中的資料不應該變更的表單。

您也可以使用規則,讓表單回應工作流程中的其他方法。例如,您可以使用規則來顯示對話方塊訊息包含特定工作的特定工作流程狀態的相關指示。

附註: 對話方塊不會自動出現在瀏覽器相容表單範本中的使用者在網頁瀏覽器中填寫。

工作流程必須會新增至清單、 文件庫或若要使其可供使用 InfoPath 表單的內容類型。網站的可用的工作流程類型會因網站是否已啟動工作流程,與是否使用Microsoft Office SharePoint Designer 2007建立自訂工作流程的類型而定。請連絡您的伺服器陣列管理員,判斷哪一個工作流程安裝並準備好您的網站。

每個工作流程所定義之使用描述性的名稱,例如 [進行中的不同狀態。狀態名稱的工作流程類型而有所不同。例如,「 核准 」 工作流程,可執行Microsoft Office SharePoint Server 2007伺服器上 — 包括狀態為 [進行中取消已完成]。三態工作流程的狀態,可在Windows SharePoint Services 3.0 ,而其他工作流程使用標準的狀態,例如先前記下進行中的狀態,則可定義的文件庫或清單中,以新增工作流程的人員。雖然描述性的名稱顯示給使用者時,工作流程狀態以程式設計方式來表示的數值。若要設計反應特定工作流程狀態的表單範本,您必須知道您想要使用工作流程狀態的數值。這是因為 InfoPath 啟始動作,例如切換] 檢視中使用工作流程的數字的值。

工作流程所含的 SharePoint 網站

下列的工作流程處理一般商務案例,而且會包含在Windows SharePoint Services 3.0和Office SharePoint Server 2007。

工作流程所含的Windows SharePoint Services 3.0

三態工作流程會包含在Windows SharePoint Services 3.0和Office SharePoint Server 2007網站。三態工作流程可用來管理需要組織追蹤大量議題或項目,例如客戶支援議題、 潛在客戶或專案工作的商務程序。

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工作流程所含的Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007網站也包含下列處理一般商務案例的工作流程:

  • 核准    此工作流程會路由至一組人員,以供核准的表單。根據預設,「 核准 」 工作流程是文件內容類型,表示它是在文件庫中自動提供與相關聯。「 核准 」 工作流程版本也相關聯的根據預設,與在發佈網站中,頁面文件庫和工作流程可以用來管理網頁的出版物的核准程序。

  • 收集意見反應    此工作流程會路由至一群人的意見反應的表單。檢閱者可以提供意見反應,然後編譯並傳送至啟動工作流程的人員。根據預設,「 收集意見反應 」 工作流程是與文件內容類型,這表示文件內容類型會自動出現在文件庫相關聯。

  • 收集簽章   此工作流程路由一組人員,收集數位簽章Microsoft Office Word 2007、 Microsoft Office PowerPoint 2007,或Microsoft Office Excel 2007文件。必須2007 Microsoft Office system程式啟動此工作流程。根據預設,「 收集簽章 」 工作流程是文件內容類型,表示它是在文件庫中自動提供與相關聯。不過,「 收集簽章 」 工作流程是僅適用於 Office 文件若包含一或多個 Microsoft Office 簽章欄。

    附註: 此工作流程不適用於使用 InfoPath 表單。

  • 處理核准    支援記錄管理程序,這個工作流程管理文件的到期和保留允許參與者決定要保留或刪除到期的文件。處理核准工作流程是主要中記錄中心網站使用。

  • 中文簽核流程    此工作流程類似 「 核准 」 工作流程,但它會使用指定的文件庫,並提供個人化的檢視使用者此參與的核准程序。此工作流程提供的階層式的組織圖,可選取核准者,並工作流程可讓核准者使用,而不是簽章的戳記控制項。此解決方法是僅適用於東亞語言版本Office SharePoint Server 2007。

  • 翻譯管理   此工作流程在建立複本的翻譯目標文件和翻譯工作交給譯者管理手動的文件翻譯程序。此工作流程是僅適用於翻譯管理文件庫。

每個以上的工作流程可自訂您組織中有幾種方法。例如,當您新增工作流程至清單、 文件庫或內容類型,使其可供使用,在文件或項目時,您可以自訂的工作清單和歷程記錄清單,儲存工作流程的相關資訊。

當使用者啟動工作流程在文件或項目,根據類型的工作流程,使用者也可以選擇指定參與者、 到期日和工作指示的清單,進一步自訂工作流程。

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Windows SharePoint Services 3.0或Office SharePoint Server 2007中自訂工作流程的支援

您的組織可能選擇開發部署組織中的商務程序專屬的自訂工作流程。工作流程可為簡單或複雜需要組織中的商務程序。開發人員可以建立的網站使用者啟動的工作流程,或者他們也可以建立開始根據特定的事件,例如 SharePoint 清單項目或文件庫中的表單是建立或變更時的工作流程。如果您的組織有開發,及部署自訂工作流程,這些工作流程可能不適用於您的網站上使用。

根據建立工作流程的人員,有兩種的方法可以為Windows SharePoint Services 3.0或Office SharePoint Server 2007建立的自訂工作流程:

  • 專業的軟體開發人員    專業的軟體開發人員可以使用 Microsoft Visual Studio 2005 副檔名為 Windows Workflow Foundation 來建立工作流程。這些工作流程包含自訂程式碼和工作流程活動。專業開發人員建立自訂的工作流程完成後,伺服器管理員可以將該工作流程部署跨多個網站。

  • 網站設計   網站設計可以使用與 Windows SharePoint Services,例如Microsoft Office SharePoint Designer 2007相容的網站設計程式中設計無程式碼用於特定清單或文件庫中的工作流程。這些工作流程建立可用的工作流程活動的清單中,[網頁設計工具會建立一個這些工作流程的人員可以將其部署至清單或文件庫會使用直接。

如果您想要實作自訂工作流程,請連絡伺服器陣列管理員如需可用的資源,您組織中的資訊。如需開發Windows SharePoint Services 3.0的自訂工作流程的詳細資訊,請參閱MSDN 上 Windows SharePoint Services 開發人員中心。如需開發Office SharePoint Server 2007的自訂工作流程的詳細資訊,請參閱 Microsoft Office SharePoint Server 2007 sdk,您可以從 Microsoft Office SharePoint Server 2007 開發人員入口網站 MSDN 上。

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與使用工作流程有關的步驟

使用工作流程在文件或項目是幾個步驟。每一個步驟是設計用來完成個人各種不同的角色。例如,網站管理員可以將工作流程新增至文件庫內容的建立者可以啟動工作流程或修改進行中的工作流程與文件檢閱者或核准者可以完成工作流程工作。

下一節說明與使用工作流程相關聯的下列程序:

  • 將工作流程新增到清單、文件庫或內容類型

  • 在文件或項目上啟動工作流程

  • 修改進行中的工作流程

  • 完成工作流程工作

  • 追蹤工作流程的狀態

將工作流程新增到清單、文件庫或內容類型

使用工作流程之前,它必須新增至清單、 文件庫或內容類型。您需要管理清單權限新增至清單、 文件庫或內容類型的工作流程。在大部分情況下,網站管理員或管理特定清單或文件庫的個人執行此工作。

工作流程在網站內的使用範圍,要視它加入的位置而定:

  • 如果您是將工作流程直接新增到清單或文件庫中,則只有該清單或文件庫中的項目才能使用它。

  • 如果您是將工作流程新增到清單內容類型 (已新增至特定清單或文件庫之網站內容類型的執行個體),則只有與特定清單或文件庫中該內容類型相關聯的內容類型項目才能使用它。

  • 如果您新增工作流程至網站內容類型時,該工作流程會在每個清單和加入該網站內容類型的執行個體的文件庫中該內容任何的類型項目。如果您想要廣泛用於清單或文件庫網站集合的特定內容類型項目中的工作流程,以達到此結果的最有效方法是直接到網站內容類型新增該工作流程。

當您新增工作流程至清單、 文件庫或內容類型時,您可以指定下列選項的其中一個來自訂特定位置的工作流程:

  • 工作流程的執行個體名稱。

  • [工作] 清單工作流程相關工作的儲存位置。

  • 記錄的所有事件的相關工作流程歷程記錄清單。

  • 您想要的工作流程啟動方式。

  • 個別的工作流程特有的其他選項。例如,已完成如何將工作傳送給參與者、 哪些情況下會完成工作流程,並後的工作流程會發生什麼動作。

附註: When you add a workflow to a list, library, or content type, you make it available for documents or items in a specific location. You do not start the actual workflow. Find links to more information about adding workflows to lists, libraries, or content types in the See Also section.

在文件或項目上啟動工作流程

工作流程新增到清單、 文件庫或內容類型] 後,您可以開始工作流程在文件或在該位置的項目 (如果工作流程設定讓它手動啟動)。若要開始工作流程,您可以選取您想要的工作流程從可用的工作流程的文件或項目的清單。如有需要,您可能也需要填寫表單的工作流程需要的資訊。根據如何工作流程所設計及設定,當您啟動工作流程可能必須指定為參與者,到期日和工作指示的這類選項,進一步自訂它的選項。

修改進行中的工作流程

啟動工作流程後,您可能需要進行變更。例如,您可能需要新增其他參與者,或工作流程參與者可能需要重新指派給其他人他或她的工作,或要求變更文件或項目時的工作流程焦點。您可以修改的預先定義的工作流程工作流程正在進行中時,所含的Office SharePoint Server 2007部分。如果您的組織有開發,及部署自訂的工作流程,在進行時變更工作流程的功能而定的設計方式。

完成工作流程工作

工作流程工作是以代表任何需要手動互動的工作流程事件。當工作指派給工作流程參與者時,任務收件者可以完成的工作或要求變更工作流程本身編輯相關聯的工作流程工作表單。在Office SharePoint Server 2007,工作流程參與者可以完成的 SharePoint 網站或直接在 Microsoft Office 2007 程式中的工作流程工作,例如Microsoft Office InfoPath 2007。當工作流程參與者完成工作流程工作,或要求工作流程的變更時,伺服器會提示您移動工作流程中的下一個步驟的工作流程狀態。

追蹤工作流程的狀態

工作流程的擁有者和參與者可以遵循工作流程的進度,請核取 [工作流程,在 SharePoint 網站與相關聯的 [狀態] 頁面。[狀態] 頁面包含未完成的工作流程工作的狀態資訊。也包含相關工作流程歷程記錄資訊。

Office SharePoint Server 2007也包含報告提供彙總工作流程歷程記錄的分析工具。組織可以使用此分析找出需要以改善或決定群組是否符合指定的商業程序的效能目標的程序中的區域。Office SharePoint Server 2007包含數種預先定義的 Microsoft Excel 報表的任何工作流程可以使用。此外,工作流程歷程記錄的資訊為 SharePoint 清單資料來源的使用和分析在其他程式,例如Microsoft Office Visio 2007、 Microsoft Office Access 2007、 Microsoft Office InfoPath 2007,或自訂的商務程序監視解決方案。

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