同步處理 SharePoint 2010 內容與 Outlook 2010

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以將 SharePoint 文件庫、連絡人清單、工作清單、專案工作清單,及部分類型的 SharePoint 外部清單,與 Microsoft Outlook 2010 同步處理。因為許多 SharePoint 2010 使用者也使用 Outlook 2010 來共同作業及協調活動與專案,所以同步處理這些文件庫與清單的功能,可讓您更有效率,特別是在離線工作或無法隨時方便地存取 SharePoint 網站時。

本文內容

同步處理 SharePoint 2010 內容與 Outlook 2010 的簡介

使用同步處理的文件庫

使用同步處理的連絡人清單

使用同步處理的工作清單

使用同步處理的外部清單

其他整合點

同步處理 SharePoint 文件庫與 Outlook 2010

同步處理 SharePoint 連絡人清單與 Outlook 2010 連絡人

同步處理 SharePoint 工作清單與 Outlook 2010 工作

同步處理 SharePoint 2010 內容與 Outlook 2010 的簡介

您可以將 SharePoint 文件庫、連絡人清單、工作清單、專案工作清單,及部分類型的 SharePoint 外部清單,與 Outlook 2010 同步處理。因為許多 SharePoint 2010 使用者也使用 Outlook 2010 來共同作業及協調活動與專案,所以同步處理這些文件庫與清單的功能,可讓您更有效率,特別是在離線工作且無法隨時方便地存取 SharePoint 網站時。

若要同步處理這些文件庫和清單,則您必須要在用戶端電腦上安裝 Outlook 2010,而且必須要有文件庫或清單的「共同作業」權限。

如需搭配使用 SharePoint 2010 與 Outlook 2010 的詳細資訊,請參閱<請參閱>一節及 Outlook 2010 說明系統。

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使用同步處理的文件庫

您可以同步處理 Outlook 2010 與 SharePoint 2010 之間的 SharePoint 文件庫。在您同步處理文件庫之後,文件庫會在 [SharePoint 清單] 底下的 Outlook 功能窗格中顯示為資料夾。

當您使用「立即搜尋」時,Outlook 會搜尋所有同步處理的 SharePoint 文件。Outlook [讀取窗格] 中的文件預覽可讓您輕鬆地瀏覽搜尋結果。您可能會發現從 Outlook 開啟及儲存 SharePoint 文件的變更,更為快速也更方便。然後,您就可以從 Outlook 預覽、編輯及管理 SharePoint 文件庫中的文件。您也可以讓文件庫離線、使用文件庫中的 Office 檔案、讓它們重新連線,然後同步處理變更。

Office 檔案的這項同步處理是單向的。SharePoint 文件庫中檔案的變更可以下載至 Outlook,但是您無法變更 Outlook 中的非 Office 檔案,並將它們重新上傳回 SharePoint 文件庫。如果您離線使用 Outlook,則可以編輯 Office 檔案 (如 Word 文件、Excel 試算表和 PowerPoint 簡報)。當您重新連線時,即可將變更上傳至 SharePoint 文件庫。但是,Outlook 不會追蹤 SharePoint 文件庫中這些 Office 檔案的變更。若想要在 Outlook 中對這些檔案進行離線變更,請先將其取出,以達最佳效果。

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使用同步處理的連絡人清單

您可以同步處理 Outlook 2010 與 SharePoint 2010 之間的 SharePoint 連絡人清單。這可讓您在 Outlook 中更有效率地儲存、共用以及管理 SharePoint 連絡人。您也可以讓連絡人清單離線、使用連絡人、讓它們重新連線,然後從 Outlook 2010 或 SharePoint 2010 同步處理它們。

從 Outlook 2010 開始,同步處理的 SharePoint 連絡人清單的運作方式就像其他 Outlook 連絡人資料夾一樣。您可以檢視、編輯以及列印這些連絡人,甚至使用 Microsoft Office Communicator 致電這些連絡人。您可以將電子郵件訊息及會議邀請傳送給他們、使用色彩類別、儲存多個電話號碼以及電子郵件地址,同時加入連絡人相片、電子名片和生日及紀念日資訊。

此連絡人清單同步處理是雙向的。會自動同步處理 Outlook 中這些連絡人的變更到 SharePoint 連絡人清單,也會自動同步處理 SharePoint 連絡人清單的變更到 Outlook 中的連絡人。

當您在 Outlook 中開啟 SharePoint 連絡人或在 SharePoint 2010 中開啟 [連絡人] 清單時,會看到最新的變更。如果在開啟 SharePoint 連絡人清單的同時變更了 Outlook 中的連絡人,則必須重新整理瀏覽器以查看 SharePoint 清單中最新的變更。如果在 Outlook 中開啟連絡人的同時變更了 SharePoint 連絡人清單,則必須使用 [傳送/接收] 命令來查看 Outlook 連絡人中的最新變更。

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使用同步處理的工作清單

您可以同步處理 Outlook 2010 與 SharePoint 2010 之間的 SharePoint 工作清單。您可以使用標準工作清單與專案工作清單,後者與標準工作清單類似,差異在於專案工作清單提供工作項目的圖形顯示 (稱為 [甘特圖檢視])。您也可以讓工作清單離線、使用清單中的工作、讓它們重新連線,然後從 Outlook 同步處理這些項目。

同步處理之工作清單的內容會出現在功能窗格的 [其他工作] 底下,並會合併至 [待辦事項列]。若要追蹤專案的狀態、進度與歷程,您與小組成員可以在您各自的 Outlook 資料夾中工作時,建立、指派、更新、回應及刪除工作。

在您進行 Outlook 工作時,也可以將旗標與類別套用至同步處理的工作。旗標與類別不會出現在 SharePoint 網站上,但是當您在 Outlook 中進行同步處理工作時,可以使用旗標與類別。SharePoint 工作通知也已與工作及行事曆完全整合,而且您可以選擇自動產生通知電子郵件訊息及提醒的設定。

此工作清單同步處理是雙向的。Outlook 中這些工作的變更會自動與 SharePoint 工作清單或 [專案工作] 清單進行同步處理;SharePoint 工作清單或 [專案工作] 清單的變更也會自動與 Outlook 中的工作進行同步處理。當您在 Outlook 中開啟工作或在 SharePoint 2010 中開啟 SharePoint 工作清單或 [專案工作] 清單時,會看到最新的變更。

如果在開啟 SharePoint 工作清單的同時變更了 Outlook 中的工作,則必須重新整理瀏覽器以查看清單中最新的變更。如果在 Outlook 中開啟工作的同時變更了 SharePoint 工作清單,則必須使用 [傳送/接收] 命令來查看 Outlook 工作中的最新變更。

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使用同步處理的外部清單

您可以在 Outlook 2010 與 SharePoint 2010 之間同步處理 SharePoint 外部清單。 SharePoint 外部清單是使用 SharePoint Designer 2010 中的 Business Connectivity Services (BCS) 所建立,可以包含資料來源 (例如 SQL Server 或 SAP) 之企業營運資料的讀取/寫入存取。

在 SharePoint Designer 2010 建立外部內容類型時,便可以將該類型對應至原生的 Office 項目類型 (如連絡人或工作),這樣一來,外部資料就會在 Outlook 中的外觀和行就像連絡人或工作項目一樣。例如,假設外部資料是一份客戶清單,而您希望在 Outlook 中顯示該外部資料。由於客戶資料與 Outlook 連絡人十分相似,所以您可以將該外部內容類型對應到 Outlook 的連絡人項目。在使用 [連線至 Outlook] 命令,將外部清單連接至 Outlook 後,您便能直接從 Outlook 建立、更新和刪除外部資料,執行方式就像建立和更新 Outlook 連絡人一樣。

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其他整合點

Outlook 2010 與 SharePoint 2010 還有其他整合點,包括下列各項:

  • 使用電子郵件訊息參與線上討論

  • 並排顯示 SharePoint 2010 和 Outlook 2010 行事曆

  • 管理 SharePoint 通知和 RSS 摘要

  • 建立會議工作區

  • 例如,在 SharePoint 2010 中使用 Outlook 網頁組件顯示 Outlook 郵件

  • 使用 Outlook Social Connector 增益集管理同事的社交摘要。

如需這些其他整合點的詳細資訊,請參閱 Outlook 2010 與 SharePoint 說明系統。

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同步處理 SharePoint 文件庫與 Outlook 2010

  1. 在瀏覽器中,導覽至含有想要同步處理之文件庫的 SharePoint 網站。

  2. 按一下 [快速啟動] 上的文件庫名稱,或按一下 [網站動作],然後按一下 [檢視所有網站內容],再按一下適當文件庫區段中的文件庫名稱。

    附註: SharePoint 網站的外觀及導覽方式可能已大幅修改。若找不到選項 (如命令、按鈕或連結),請與 SharePoint 管理員連絡。

  3. 在功能區中的 [文件庫] 索引標籤上,按一下 [連線及匯出] 群組中的 [連線至 Outlook]

  4. 當系統提示您在電腦上開啟程式時,請按一下 [允許]

  5. 當系統提示您確認操作時,請按一下 [是]

在 Outlook 中,已將文件庫新增至 [SharePoint 清單] 底下的功能窗格。文件庫中檔案的行為與電子郵件訊息類似。若是 Office 檔案,請按一下以在 [讀取窗格] 中預覽檔案,或是按兩下該檔案加以開啟。以滑鼠右鍵按一下檔案可取得更多選項。

附註: 

  • 如果文件庫含有子資料夾,而且您想要在 Outlook 中存取所有的檔案,請檢視其頂層的文件庫,然後將其連線至 Outlook。如果您是在文件庫的子資料夾中,然後將文件庫連線至 Outlook,則預設只會連線該資料夾的內容。

  • 若只要存取 Outlook 中單一資料夾的內容,則會有兩個選項。若未開啟含有想要在 Outlook 中存取之檔案的資料夾,請指向該資料夾,然後按一下出現的 [開啟功能表] 箭號,再按一下 [連線至 Outlook]。若已開啟想要連線的資料夾,請遵循連線文件庫的步驟進行。

  • 在您將文件庫連線至 Outlook 之後,就可以邀請其他小組成員連線至文件庫。在 Outlook 中,以滑鼠右鍵按一下文件庫名稱,然後按一下 [共用此資料夾]

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同步處理 SharePoint 連絡人清單與 Outlook 2010 連絡人

  1. 在瀏覽器中,導覽至含有您要同步處理之連絡人清單的 SharePoint 網站。

  2. 按一下 [快速啟動] 上的連絡人清單名稱,或按一下 [網站動作],然後按一下 [檢視所有網站內容],再按一下適當清單區段中的連絡人清單名稱。

    附註: SharePoint 網站的外觀及導覽方式可能已大幅修改。若找不到選項 (如命令、按鈕或連結),請與 SharePoint 管理員連絡。

  3. 按一下功能區中的 [清單] 索引標籤,然後按一下 [連線及匯出] 群組中的 [在 Outlook 中開啟]

  4. 當系統提示您將 SharePoint 連絡人連接至 Outlook 時,請按一下 [確定]

在 Outlook 2010 中,會將連絡人新增至功能窗格中的 [連絡人] 底下。

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同步處理 SharePoint 工作清單與 Outlook 2010 工作

  1. 在瀏覽器中,導覽至含有您要同步處理之 [工作] 清單或 [專案工作] 清單的 SharePoint 網站。

  2. 按一下 [快速啟動] 上的工作或專案工作清單名稱,或按一下 [網站動作],然後按一下 [檢視所有網站內容],再按一下適當清單區段中的工作或專案清單名稱。

    附註: SharePoint 網站的外觀及導覽可大幅修改。若找不到選項 (例如命令、按鈕或連結),請與管理員連絡。

  3. 按一下功能區中的 [清單] 索引標籤,然後按一下 [連線及匯出] 群組中的 [在 Outlook 中開啟]

  4. 當系統提示您將 SharePoint 連絡人清單連接至 Outlook 時,請按一下 [確定]

在 Outlook 2010 中,會新增工作至功能窗格和 [待辦事項列] 中的 [其他工作] 底下。

附註: 您可以比照 Outlook 工作的處理方式,來處理 SharePoint 網站的工作。您可以在 Outlook 和 SharePoint 網站的資料夾之間來回拖曳或複製工作。不過,Outlook 的週期性工作和工作要求會在 SharePoint 網站上轉換成一般工作。

提示: 當您將 [工作清單] 或 [專案工作清單] 連接至 Outlook 後,即可將共用郵件傳送給其他小組成員,以邀請他們連接至該工作。請在 Outlook 中以滑鼠右鍵按一下清單名稱,然後按一下 [共用工作清單名稱]。如此就會建立一則電子郵件訊息,其中包含連接至清單的連結及命令。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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