同步處理 SharePoint 內容與 SharePoint Workspace

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

使用 Microsoft SharePoint Workspace 2010 時,無論您是否在辦公室,都可以在桌上型電腦或筆記型電腦上處理 SharePoint 2010 網站、文件庫及清單。同時也能更順暢且更有效率地在電腦與 SharePoint 伺服器之間同步處理變更。使用 SharePoint Workspace 2010 不僅能幫助您節省時間,也能幫助您更有效地管理共同作業。

本文內容

同步處理 SharePoint 2010 內容與 SharePoint Workspace 2010 的簡介

什麼是同步處理?

使用 SharePoint 文件庫中的文件

使用清單資料

搜尋 SharePoint Workspace 2010 內容

限制、例外狀況和因應措施

同步處理 SharePoint 工作區與 SharePoint 網站

同步處理 SharePoint 工作區與特定文件庫或清單

同步處理 SharePoint 2010 內容與 SharePoint Workspace 2010 的簡介

使用 Microsoft SharePoint Workspace 2010 時,無論您是否在辦公室,都可以在桌上型電腦或筆記型電腦上處理 SharePoint 2010 網站、文件庫及清單。同時也能更順暢且更有效率地在電腦與 SharePoint 伺服器之間同步處理變更。使用 SharePoint Workspace 2010 不僅能幫助您節省時間,也能幫助您更有效地管理共同作業。

當您連線時,雖然您可以依需要手動進行變更,但是同步處理還是會自動在背景進行。而在未連線時 (在家、路上或飛機上),您還是可以繼續使用電腦。當您重新連線時,SharePoint Workspace 2010 會同步處理您和其他人在您離線時所進行的變更。

例如,您可以在商務飛行途中,於電腦上離線編輯文件、簡報、檔案及清單 (原生和外部)。作法是使用標準 Office 產品及功能 (例如,Office Word 2010、Office Excel 2010 和 Office InfoPath 2010)。待您重新連上 SharePoint 2010 網站之後,它會自動同步處理所有變更,並順利解決任何衝突。

若要同步處理 SharePoint 網站、文件庫或清單,則您必須要在用戶端電腦上安裝 SharePoint Workspace 2010,而且必須要有網站、文件庫或清單的「參與」權限。

如需詳細瞭解如何搭配使用 SharePoint 2010 與 SharePoint Workspace 2010,請參閱<請參閱>一節及 SharePoint Workspace 2010 說明系統。

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什麼是同步處理?

簡言之,同步處理表示會持續重新同步化您在電腦或 SharePoint 伺服器上進行的任何變更,讓兩部電腦上的內容相同。此同步處理是雙向的。在您電腦上進行的變更會上傳至伺服器,而在伺服器上進行的變更則會下載至您的電腦。SharePoint Workspace 2010 同步處理也十分有效率;只會同步處理有變更的檔案或清單,而不會同步處理整個檔案或清單。

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使用 SharePoint 文件庫中的文件

您可以使用 SharePoint Workspace 2010,在電腦上處理 SharePoint 文件庫中的檔案。SharePoint Workspace 2010 中的文件庫檢視,與 SharePoint 2010 中的檢視十分類似。它支援自訂欄、檢視及內容類型,其中包括公用與私人文件庫檢視。

自訂屬性 (如標題、優先順序和關鍵字) 會顯示在 Word、Excel 和 PowerPoint [文件資訊面板] 中。甚至具有任何定義內容類型之 [新增] 命令的運作方式都類似。

使用類似的 Office [開啟舊檔][儲存檔案] 對話方塊,也可以在本機工作區中開啟和儲存 Office 檔案 (如文件、試算表與簡報)。您甚至可以將檔案從 Windows 檔案總管拖放至 SharePoint 工作區。

同時也支援存回、取出以及建立主要與次要版本。連線時,會在 SharePoint Workspace 功能區上啟用相關的命令,但是離線時則無法使用。

請注意,SharePoint Workspace 2010 處理 Office 檔案 (如 Word 文件或 PowerPoint 簡報) 的方式,與處理直接從瀏覽器開啟的檔案相同,甚至會保留可以在 [Backstage 檢視] 中檢視及複製的 URL。

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使用清單資料

您可以使用 SharePoint Workspace 2010,在電腦上處理 SharePoint 清單 (原生和外部)。SharePoint Workspace 2010 也支援大部分類型的欄、中繼資料與內容類型,其中包括公用和私人清單檢視。

兩人或多人編輯同一個清單項目時,難免會發生衝突,這時候可以使用衝突解決對話方塊來解決衝突,然後繼續原先的工作。即使伺服器上的清單中繼資料發生變更,還是可以同步處理電腦上的新清單中繼資料。舉個例說,如果您在 SharePoint 2010 上新增一個計算結果欄,SharePoint Workspace 2010 會在下次進行同步處理時擷取變更。

它也支援在 SharePoint Designer 2010 中使用 Business Connectivity Services (BCS) 建立的外部清單。 外部清單可能包含來自 SQL Server 或 SAP 等資料來源之企業營運資料的讀寫權限。 這表示您可以在 SharePoint Workspace 2010 中處理外部清單資料 (無論是線上還是離線),並順利將變更直接同步處理到外部資料來源。

您會發現在電腦上使用 SharePoint Workspace 2010 新增以及編輯清單項目資料與中繼資料,會比使用 SharePoint 網站的瀏覽器還要簡單和快速。您可以使用類似格線的檢視,檢視清單資料,以及編輯表單中的資料。分割的表單功能提供您資料唯一且實際的檢視。

如果 InfoPath 表單設計者已建立 InfoPath 2010 表單與清單的關聯,則您可以同步處理該表單,並將其用於您的 SharePoint Workspace 2010。這表示您可以利用 InfoPath 的表單功能 (如拼字檢查、附件、RTF 文字、欄位驗證與商務規則)。

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搜尋 SharePoint Workspace 2010 內容

以聰明且健全的方式搜尋 SharePoint Workspace 2010 內容:

  • 當您在工作區中或從啟動列中進行搜尋時,可以找到所有網站工作區中的內容。

  • 當您從 Microsoft Windows 7 [開始] 按鈕進行搜尋時,會搜尋您的桌面以及從 SharePoint Workspace 2010 下載的所有內容。工作區的索引會自動建立。本機搜尋較為快速,而且不管離線或連線都可運作。

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限制、例外狀況和解決方法

在使用 SharePoint Workspace 2010 處理 SharePoint 2010 內容時,有幾項特定的限制與例外狀況。請注意,SharePoint Workspace 2010 的功能窗格會顯示不受支援之清單與文件庫的連結,您只要在連線時按一下,就可以在 SharePoint 2010 中使用並獲得完整的支援。

在 SharePoint Workspace 2010 中工作時,請注意下列限制與例外狀況:

  • 所有 SharePoint 工作區能夠儲存的檔案總數大約是 10,000 個。

    附註:  如果您沒有更新至 Microsoft Office 2010 Service Pack 1,那麼您在 SharePoint Workspace 儲存到大約 500 個文件之後,就會看到有關文件限制的警告訊息。 此外,在所有 SharePoint 工作區儲存的文件總數超過 1,800 個後,就會出現一則警告訊息,通知您接下來只會下載文件屬性到工作區。

  • 每個清單的項目數都不能超過 30,000。

  • 在 SharePoint Workspace 2010 內,您可以建立、更新及刪除文件庫中的檔案以及清單中的新項目,但是無法建立新的網站、文件庫與清單。

  • 不支援以「Access Web 資料庫」範本為依據的網站。

  • 不支援下列清單:[行事曆]、Wiki 頁面與 [調查]。

  • 不支援下列檢視:[甘特圖檢視] 中的 [專案工作] 清單、[樣式]、顯示為群組的 [內嵌資料夾] 以及 [項目限制]。

  • 不支援人員選擇控制項。

  • 不支援編輯網頁庫中的網頁。

  • 不支援編輯清單附件,但是您可以使用唯讀方式開啟附件。

  • 不支援同步處理 OneNote 筆記本的變更。

  • 不支援受資訊版權管理 (IRM) 保護的清單或文件庫。

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同步處理 SharePoint 的工作區與 SharePoint 網站

  1. 在瀏覽器中,導覽至您要同步處理的 SharePoint 網站。

  2. 按一下 [網站動作] 功能表,然後按一下 [與 SharePoint Workspace 同步處理]

  3. 若要選擇性地控制要下載的文件庫與清單:

    1. 按一下 [設定]

    2. 選取每個清單或文件庫,然後在 [下載] 方塊中選取 [僅標題] (僅限文件庫) 或 [沒有內容]。如果需要,稍後可以下載整個內容。

第一次同步處理整個網站時,可能需要幾分鐘的時間下載您電腦上的所有檔案,但是這是在背景進行,因此您可以繼續處理其他工作。

附註: 如果網站包含子網站,則不會下載這些網站,但是您可以視需要個別下載那些網站。

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同步處理 SharePoint 的工作區與特定文件庫或清單

如果只想要從網站處理特定文件庫或清單,可以選取該文件庫或清單。若要節省您個人電腦上的空間,或是您沒有權限可同步處理網站的其他部分,則應對要下載的項目有所選擇。

  1. 在瀏覽器中,導覽至含有您要同步處理之清單或文件庫的 SharePoint 網站。

  2. 按一下 [快速啟動] 上的清單或文件庫名稱,或按一下 [網站動作],然後按一下 [檢視所有網站內容],再按一下適當清單或文件庫區段中的清單或文件庫名稱。

    附註: SharePoint 網站的外觀及導覽可大幅修改。若找不到選項 (例如命令、按鈕或連結),請與管理員連絡。

  3. 在功能區中的 [清單][文件庫] 索引標籤上,按一下 [連線及匯出] 群組中的 [與 SharePoint Workspace 同步處理]

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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