合併列印: 編輯收件者

[編輯收件者] 對話方塊

使用此對話方塊來選取您要傳送郵件給哪個收件者。

收件者清單    顯示將在合併列印中使用的所有記錄。 預設會選取每個線條。 清除任何您不想傳送的名稱。

Data Source    選取 [編輯] 以變更個別欄位, 或 [新增記錄]。 如果您已建立或擁有清單, 您也可以刪除記錄, 或自訂資料來源中的欄。 [重新整理] 會在需要時更新收件者清單。

用作    最多可選取三個層級的欄位, 以遞增或遞減順序排序。 將會重新顯示收件者清單以反映排序。 如需詳細資訊, 請參閱查詢選項排序對話方塊

篩選    比較清單中的欄位, 並將它們與您所提供的一個或多個字串進行比較。 比較包括:

  • 等於不等於

  • 小於大於

  • 小於或等於大於或等於

  • 空白非空白

  • 包含或不包含

比較不區分大小寫, 因此 MEGAN 會與 MEGAN、Megan 或 mEGAN 相符。 系統會重新顯示收件者清單, 以反映篩選結果。 如需詳細資訊, 請參閱查詢選項篩選對話方塊

尋找重複專案    根據名字與姓氏, 掃描並顯示任何重複的記錄。 在清單中, 您可以清除任何您不想要包含在郵件中的方塊。 [清除方塊] 不會從 [主要收件者] 清單中移除記錄, 只要清除與名稱相關聯的方塊即可。

尋找收件者    使用與您輸入文字相符的欄位來掃描和醒目提示記錄。 您可以掃描記錄中的所有欄位, 或只指定一個, 例如 [城市] 或 [省/市]。 找到一個以上的專案, 第一個專案會醒目提示。 選取[尋找下一筆]以滾動查看所有相符的專案。

驗證位址    使用協力廠商位址驗證技術來檢查資料來源中的位址。 如果您沒有設定, 請選取此選項後, 您可以選擇移至頁面, 以取得詳細資訊, 讓您購買該服務。

確定    退出對話方塊。 變更已儲存為您套用排序、篩選或其他參數。

[編輯收件者] 對話方塊

編輯您的郵寄清單

移至 [郵件] >編輯收件者清單以編輯收件者清單

編輯清單專案    一次顯示一個記錄的資料來源。 選擇並編輯任何欄位。 如果您切換至另一個記錄, 則會儲存變更, 或選取 [確定]。

尋找    掃描您針對資料來源中的欄位所指定的字串是否相符。 [尋找] 不區分大小寫, 因此 MEGAN 會找到 Megan、MEGAN 和 mEGAN。 如果 [在 [編輯清單專案] 對話方塊中出現 [在欄位中尋找] 對話方塊, 您可能會想要將它移開以查看它找到的記錄。 選取 [尋找下一筆] 繼續尋找。 當 Word 到達資料來源資料庫的結尾時, 會顯示一個快顯視窗, 告訴您。

查看來源    使用您的資料來源檔案中的專案表格顯示一份檔。 您可以使用它快速變更許多欄位。 從欄位移至 [欄位] 的索引標籤。 若要新增記錄, 建議您選取表格, 然後開啟 [框線] ([常用] >框線)。 移至最後一筆記錄的最後一個欄位, 然後按 Tab 鍵。 這將會建立新的記錄。 您也可以移至 [表格設計] 旁的 [版面配置], 然後選取 [插入上方] 或 [下方] 來新增記錄。

確定    關閉對話方塊。

[編輯收件者] 對話方塊

排序清單以尋找群組

您可以排序收件者清單, 以特定方式分組您的資訊, 例如依特定城市。

  1. 移至 [郵件] >[篩選收件者]。

  2. 選取 [排序記錄] > [排序方式], 然後選取您要作為排序依據的功能變數名稱。

    按一下 [資料排序] 即可為合併列印的項目排序

    若要依據多個欄位排序 (例如 [依狀態], 然後依 [城市]), 請選取 [然後依據], 然後選取您想要作為排序依據的其他欄位。

    按一下即可依多個欄位排序

  3. 當所有欄位都依您想要的方式排序時, 請選取[確定]

    如需詳細資訊, 請參閱查詢選項排序對話方塊

篩選清單以檢視您想要包含的資料列

您可以篩選清單,只讓您想要包含在合併中的人或項目出現,例如只有住在特定縣/市的人,或特定價格的庫存項目。

  1. 選取 [郵件] >[篩選收件者]。

    按一下以篩選合併列印清單

  2. 在 [篩選記錄] 中, 選取您要做為篩選依據的欄。

    按一下您要依據哪一個欄位進行篩選

  3. 選取 [比較], 以及您想要進行比較的類型。

    按一下您要設定的 [比較] 選項

  4. 在 [比對值] 方塊中,輸入篩選條件的值。

  5. 如有需要, 請選取 [] 或 [], 然後將另一個條件新增到您的篩選。 例如, 選取 [], 選擇 [欄位清單] 中的 [城市], 選取 [等於], 然後輸入第二個城市的名稱。

  6. 選取 [確定]。

  7. 如需詳細資訊, 請參閱查詢選項篩選對話方塊

現在您已經準備好在 Word 中用來進行電子郵件合併合併列印的檔中插入合併列印功能變數。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×