可用於合併列印的資料來源

合併列印收件者通常是來自現有名稱清單及現有清單中的資料,例如 Excel 試算表或您的 Outlook 連絡人清單。 現有清單也可以是您可連線的任何資料庫。 如果您還沒有清單,可以在合併列印程序進行的過程中,在 Word 輸入清單。

清單或資料庫稱為合併列印的資料來源。

選擇要用來做為資料來源的清單類型:

新清單

如果您還沒有資料來源,請選擇 [鍵入新清單],然後使用開啟的表單來建立清單。 清單會儲存為資料庫 (.mdb) 檔案,且可以重複使用。

如需建立新清單的詳細資訊,請參閱在 Word 設定新的合併列印清單

現有清單

現有清單可以是 Excel 試算表、Access 資料庫或其他類型的資料庫。 若要使用它做為資料來源,選擇 [使用現有清單]。

重要: 無論您使用何種類型的檔案作為資料來源,請務必將其儲存在本機電腦或檔案共用上;合併列印不支援儲存在 HTTP 位置。

  • Excel 試算表    如果所有資料都已設定好格式且集中在一張工作表上能讓 Word 讀取,Excel 試算表就很適合做為合併列印的資料來源。 如需詳細資訊,請參閱準備 Word 合併列印中的 Excel 資料來源

  • Access 資料庫    使用 Access,您可以選取資料庫中定義的任何資料表或查詢中的資料。 如需詳細資訊,請參閱使用合併列印將 Access 資料傳送到 Word

  • 其他資料庫檔案    若要存取其他類型的資料來源,您可以執行 [資料連線精靈]:

  1. 移至 [郵件] > [選取收件者] > [使用現有清單],然後再選擇 [新來源] 來開啟 [資料連線精靈]。

    資料來源合併列印

  2. 選擇您要用於合併列印的資料來源類型,然後選擇 [下一步]。

    資料連線精靈

  3. 請遵循 [資料連線精靈] 中的提示來完成合併列印文件的資料連線。

Outlook 連絡人清單

您可以在 Word 中直接擷取 Outlook 連絡人清單中的連絡人資訊。 若要使用此做為資料來源,選擇[從 Outlook 連絡人中選擇]。 如需詳細資訊,請參閱以 Outlook 連絡人做為合併列印的資料來源

新清單

如果您還沒有資料來源,請選擇 [建立新清單],然後使用開啟的對話方塊來建立清單。 清單會儲存為文件檔案,且可以重複使用。

如需建立新清單的詳細資訊,請參閱在 Word 設定新的合併列印清單

現有資料來源

以下是一些可用於 Word 合併列印的資料來源範例。

  • Excel 試算表

    Excel 試算表十分適合做為合併列印的資料來源。 資料應該集中在一張工作表上,並設定好格式,能讓 Word 讀取。 如需詳細資訊,請參閱準備合併列印用的 Excel 資料來源

  • Outlook 連絡人清單

    您可以直接從 Outlook 連絡人清單中將連絡人資訊擷取到 Word。 請參閱匯出 Outlook 項目

  • Apple 連絡人清單

    您可以將 Apple 連絡人匯出成 Excel 試算表,並用來當做您合併列印的郵寄清單。

  • 文字檔案

    您可以使用任何文字檔,當中有以定位字元或逗號隔開 (或分隔) 的資料欄位,以及以段落標記隔開的資料記錄。

 

 

建立新清單

在 [編輯清單欄位] 對話方塊中,Word 會自動為部分基本資訊建立欄位,例如姓氏、名字和地址。 如果您想要新增新欄位 (例如郵件欄位),請在這時新增,以便可以在輸入項目時填入欄位中。

  1. 在 [新的欄位名稱],輸入您想要新增的欄位名稱,然後按一下 [+] (加號)。

    提示: 若要變更欄位順序,請選擇您要移動的欄位,然後使用向上鍵或向下鍵來移動欄位。

  2. 當所有欄位都已依照您想要的方式設定,請選擇 [建立] 來建立新的清單。

 

 

使用現有清單

  1. 瀏覽至您要使用的檔案,然後選擇 [開啟]。

  2. 在 [開啟活頁簿] 對話方塊中,選取您要使用的工作表,然後執行下列其中一個動作:

    • 保持 [儲存格範圍] 空白,以使用整份工作表。

    • 輸入您要使用之資料的儲存格範圍。

  3. 選擇 [確定]。

 

 

從 Outlook 連絡人選擇

  1. 選擇 [篩選收件者],選取您要包含的收件者。

  2. 在 [查詢選項] 對話方塊中的 [列示合併列印收件者,依據:] 旁邊,選擇 [完整記錄]。

  3. 在連絡人清單中,選取您要納入合併列印中的連絡人,再選擇 [確定]。

 

 

Apple 連絡人

  1. 選擇 [篩選收件者],選取您要包含的收件者。

  2. 在 [查詢選項] 對話方塊中的 [Apple 群組連絡人]  底下,選取您要納入合併列印中的群組,然後選擇 [確定]。

 

 

FileMaker Pro

  1. 瀏覽至您要使用的檔案,然後選擇 [開啟]。

  2. 在 [資料名稱記錄分隔] 對話方塊中,選擇區隔各資料欄位的欄位分隔符號,以及區隔各資料記錄的列分隔符號,然後選擇 [確定]。

以下是一些可用於 Word 合併列印的資料來源範例。

  • Excel 試算表

    如果所有資料都集中在一張工作表上且設定好資料格式以便 Word 讀取,Excel 試算表就很適合做為合併列印的資料來源。 如需詳細資訊,請參閱準備合併列印用的 Excel 資料來源

  • Outlook 連絡人清單

    您可以直接從 Outlook 連絡人清單將連絡人資訊擷取到 Word 中,請參閱匯出 Outlook 項目 (機器翻譯)。

  • Apple 連絡人清單

    您可以將 Apple 連絡人匯出成 Excel 試算表,並用來當做您合併列印的郵寄清單。

  • 文字檔案

    您可以使用任何文字檔,當中有以定位字元或逗號隔開 (或分隔) 的資料欄位,以及以段落標記隔開的資料記錄。

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