參與 SharePoint 網站上的討論

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以使用討論區共用資訊並與其他人討論主題。如果您在 SharePoint 網站上設有討論區,就可以使用 Microsoft Office Outlook 2007,以許多方式與討論區進行互動。

附註: 本文所述的功能使用Windows SharePoint Services 3.0或Microsoft Office SharePoint Server 2007執行中的 SharePoint 網站。如果您不確定哪個版本的 Microsoft SharePoint 產品及技術伺服器上執行,請要求伺服器的系統管理員。

本文內容

概觀

將討論區連接至 Outlook

使用 Outlook 來張貼到討論區

使用 Outlook 來回覆討論主題

將現有的郵件項目移到討論區

從 Outlook 移除討論區

傳送電子郵件給討論區

概觀

您可以針對各種目的使用討論區,例如腦力激盪專案的目標或討論共同的興趣。如果您花費許多時間在使用電子郵件上,可能會發現透過 Office Outlook 2007 使用討論區會比在網頁瀏覽器中開啟 SharePoint 網站要方便。

將討論區連接至 Outlook

將 SharePoint 網站上的討論區連接至 Outlook 後,其內容會出現在 [功能窗格] 的 [SharePoint 清單] 資料夾中。您可以讀取、張貼並回覆 SharePoint 網站上的討論,而不需離開 Outlook。此外,您也可以透過拖曳或複製信箱中的項目,將這些項目加入至討論區。

當討論區連接至 Outlook 後,您可以取出討論主題並離線使用這些主題。如果您離線建立或回覆主題,這項工作就會在重新連接後張貼到伺服器,然後重新整理瀏覽器中的檢視。

如果 SharePoint 網站和討論區已啟用為接收電子郵件,您就可以透過傳送電子郵件,將內容加入至討論區,即使您未將討論區連接至 Outlook 也一樣。如果您的工作群組設定為 SharePoint 群組並且具有自己的電子郵件通訊群組清單,就表示討論區可能已經屬於該群組的一部分。在此情況下,當您彼此傳送電子郵件時,電子郵件就會自動加入至討論區。

下列方針可協助您判斷使用討論最適合的技術。

將討論區連接至 Outlook,如果:

  • 您想要讓檢視並使用討論區內容的方式與您在 [功能窗格] 中使用電子郵件或工作的方式一樣。

  • 您想要建立討論通知,但不想要將它們當做電子郵件傳送。

  • 您想要將信箱中的項目拖曳至討論區。

  • 您想要使用 Outlook 中的校對工具及其他功能。雖然您可以在 SharePoint 網站上設定討論主題的格式,但 Outlook 提供了更多的工具,例如拼字檢查和同義字。

  • 您的討論區或網站並未啟用為接收電子郵件。

將電子郵件傳送至討論區,如果:

  • 您要透過電子郵件傳送項目 - 您可以將討論區的地址加入至郵件,然後按照一般方式傳送此郵件。

  • 您的討論區屬於 SharePoint 群組的一部分,因此其內容會顯示在討論區中,如同小組討論的自然部分。

  • 您想要使用 Outlook 中的校對工具及其他功能。雖然您可以在 SharePoint 網站上設定討論主題的格式,但 Outlook 提供了更多的工具,例如拼字檢查和同義字。

  • 網站上的清單已啟用為接收電子郵件。

附註: 根據討論區的設定方式,您可能必須屬於包含討論區之網站的成員,或擁有人可能已指派其他權限類型。如需詳細資訊,請連絡網站擁有人。

頁面頂端

將討論區連接至 Outlook

  1. 在網頁瀏覽器中,開啟 SharePoint 網站上的討論區。

    如果您找不到討論區,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下討論區的名稱。

  2. 按一下 [動作] 功能表 功能表圖像連線至 Outlook

  3. 當系統提示您確認是否要將討論區連接至 Outlook 時,請按一下 [是]。

    在 Outlook 中,討論區會加入至名為 [SharePoint 清單] 之新資料夾中的資料夾清單。討論主題出現後,您就可以讀取並回覆主題。

提示: 討論區連接至 Outlook 之後,您可以將共用的訊息傳送給其他小組成員邀請連線到討論區。以滑鼠右鍵按一下 [在 Outlook 中的討論區名稱,然後按一下快顯功能表上的 [共用討論區名稱。這樣會建立電子郵件訊息,包含連結和連線至討論區的命令。

頁面頂端

使用 Outlook 來張貼到討論區

在 SharePoint 網站上張貼到討論區的討論主題, Office Outlook 2007中使用下列程序,請先將討論區連接至 Outlook。如需詳細資訊,請參閱本文中的連線至 Outlook 的討論區

  1. 在 [郵件] 在功能窗格] 按一下加號,展開 [ SharePoint 清單] 資料夾,然後按一下名稱討論區,例如 「 行銷-小組討論。

    您可能必須捲動在資料夾清單中的討論區的名稱。

  1. 在 [新增] 功能表上,按一下 [通知]。

  2. 在 [主旨] 方塊中,輸入討論主題的主旨。

    此主旨文字就會出現在 Outlook 和 SharePoint 網站上的討論區中。

  3. 在通知的本文中按一下 ([主旨] 方塊底下),然後輸入想要用於此討論主題的文字。

    您可以套用格式設定並使用校訂工具來協助您撰寫郵件。

  4. 按一下 [張貼]。

附註: 此主題會加入至 Outlook 中的討論區以及 SharePoint 網站上 (當瀏覽器重新整理後)。

頁面頂端

使用 Outlook 來回覆討論主題

若要使用Office Outlook 2007回覆 SharePoint 網站上的討論區中的主題,您必須將討論區連接至 Outlook。如需詳細資訊,請參閱本文中的連線至 Outlook 的討論區

當您想要將回覆加入至討論區,但不需要將回覆直接傳送給張貼主題的人員時,請將回覆張貼到討論區。如果您只想要直接回覆張貼討論主題的人員,就可以按照一般回覆電子郵件訊息的方式進行回覆。

  1. 在 [郵件] 在功能窗格中,按一下加號,展開 [ SharePoint 清單] 資料夾,然後按一下討論區,例如 「 行銷-的名稱小組討論。

    您可能必須捲動在資料夾清單中的討論區的名稱。

  1. 找出您想要回覆的討論主題,然後按兩下該項目,即可開啟。

  2. 請執行下列其中一個動作:

    • 若要將回覆加入至討論區,但不傳送電子郵件,請按一下 [張貼回覆]。輸入您想要包含的資訊,然後按一下 [張貼]。

    • 若要以電子郵件傳送回覆,請按一下 [回覆]。輸入您想要包含的資訊,然後按一下 [傳送]。

      按一下 [回覆] 只會將回覆郵件傳送給張貼討論主題的人員,並不會將回覆加入至討論區。

頁面頂端

將現有的郵件項目移至討論區

若要新增使用Office Outlook 2007討論區的郵件項目,例如電子郵件訊息或行事曆項目,您必須將討論區連接至 Outlook。如需詳細資訊,請參閱本文中的連線至 Outlook 的討論區

重要: 當您將行事曆項目複製到討論區後,此項目只會包含宣告的文字,無法提供行事曆項目的完整功能。例如,您可以將會議邀請複製到討論區,以便告知參與者即將召開的會議,不過此項目無法如同 Outlook 中的會議邀請一樣,顯示會議提醒。

開始進行前,您可能想要在 [SharePoint 清單] 資料夾中找出討論區,以便得知其位置,然後再進行下列程序。

  1. 在 [郵件] 的 [功能窗格] 中,選取您想要移至討論區的郵件項目。

  2. 在 [標準] 工具列上按一下 [移動到資料夾 按鈕圖像 以顯示下拉式清單中,,然後按一下移到資料夾清單中。

    在 [一般] 工具列上按一下 [移動到資料夾] 按鈕後顯示的清單也會顯示之前將項目移入其中的資料夾。如果討論區的名稱出現在此清單中,您就可以按一下討論區,而不用按一下清單中的 [移動到資料夾] 命令。

  3. 在 [移動項目] 對話方塊中,按一下討論區的資料夾,然後按一下 [確定]。

    討論區的資料夾位於 [SharePoint 清單] 資料夾中。您可能必須捲動才能看見此資料夾。

  4. 按一下 [張貼]。

提示: 您也可以將項目從郵件資料夾拖曳至討論資料夾 (而不用進行移動),然後按一下 [張貼]。

頁面頂端

從 Outlook 移除討論區

  1. 在 [郵件] 的 [SharePoint 清單] 資料夾中,按一下您想要移除的討論區名稱。

  2. 以滑鼠右鍵按一下資料夾名稱,然後再按一下快顯功能表上的 [刪除討論區名稱

  3. 當系統提示您確認刪除時,請按一下 [是]

    附註: 這項程序只會從 Outlook 中移除討論區,但不會從 SharePoint 網站中移除討論區。

頁面頂端

將電子郵件傳送至討論區

如果您的討論區設定為接收電子郵件,就可以透過傳送電子郵件,加入討論主題。不過,您不需要先將討論區連接至 Outlook。您可以按照一般方式建立郵件,然後在電子郵件訊息的 [收件者] 或 [副本] 方塊中加入討論區的名稱。之後,此郵件就會在討論區中建立新的討論主題。

如果您屬於將討論區加入電子郵件通訊群組清單的 SharePoint 群組,則傳送給此群組的電子郵件訊息都會自動加入至討論區。如果您回覆電子郵件討論訊息,然後在 [收件者] 或 [副本] 方塊中加入群組,電子郵件回覆也會成為討論中的回覆。

若要使用電子郵件來參與討論,首先您必須取得討論區或 SharePoint 群組的地址。視情況而定,討論區或群組的電子郵件地址可能會出現在通訊錄中。如果沒有,您就可以將它加入至連絡人清單,以便日後可輕易地找到此地址

  1. 在 Outlook 中,進行下列其中一項動作,備妥您要加入至討論區的項目:

    • 若要建立新的討論主題,請按照一般方式建立新的電子郵件訊息。例如,您可以指向 [檔案] 功能表上的 [新增],然後按一下 [郵件訊息]。

    • 若要使用電子郵件來回覆現有的討論主題,請開啟原始的電子郵件訊息,然後按一下 [回覆]。

  2. 在 [收件者] 或 [副本] 方塊中,加入討論區或 SharePoint 群組的地址。

  3. 將您想要的內容加入至郵件。

  4. 按一下 [傳送]。

附註: 如果某人傳送至討論區的電子郵件與現有的討論包含相同的主旨行,除非此郵件也是現有電子郵件討論的回覆,否則此郵件不會自動儲存成該討論的回覆。如此一來,屬於不同討論的郵件才不會不慎加入至相同的討論,即使它們具有相同的主旨行 (例如「合約」) 也一樣。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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