即時共同撰寫 Word 文件共同作業

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您和同事要在文件上共同作業時,請使用 [即時共同撰寫發生,請參閱所有人的變更。共同作業是一個簡單的三個步驟程序:

  • 儲存文件OneDrive或SharePoint Online,讓其他人可以使用它。

  • 您邀請加以編輯與您的人員。

  • 開啟並使用Word 2016Word Online與 Word Android 中的文件時您會看到其他人的變更,只要它們由。

以下是在 Word 中,在 Windows 中共同撰寫的必要條件:

使用網頁瀏覽器上, 傳或建立新文件在OneDrive商務用 OneDriveSharePoint Online 文件庫。請注意,在您組織的位置 (內部部署) 安裝 SharePoint 時,共同撰寫無法使用。如果您不確定您的 SharePoint 版本瞭解,請要求您的網站或您的 IT 部門的人員。

  1. 選擇 [共用]。如果您尚未將文件儲存至 OneDrive、 OneDrive for Business 或 SharePoint 文件庫,系統會提示您儲存。

  2. 選取您要儲存文件的位置。

    醒目提示用於儲存文件的 OneDrive 和 SharePoint 位置

  3. 一旦您儲存文件,您可以選擇您要與其共用文件。如果您想要請輸入您想要與共用的人員和訊息的名稱。

    顯示 [共用] 選項

  4. (選用)設定使用連結設定的權限。按一下 [下拉式清單,若要變更的連結類型]。[詳細資料] 窗格隨即會開啟,您要共用的位置,您可以變更能夠存取的連結,以及人員可以編輯項目。

    顯示連結的設定,設定權限

    搭配使用的人想您這個連結選項 (選項會根據而定的管理設定):

    • [任何人] 會將存取權授與所有收到這個連結的使用者,無論他們是直接從您或是透過其他人轉寄來取得連結。因此共用對象可能也包含貴組織外部人員。

    • 您組織中的人員可讓所有人在您的組織 access 中連結,不論它直接從您接收到或從其他人轉寄。

    • [特定人員] 僅將存取權授與您指定的人員,不過其他人員也可能已具有存取權。如果有人員轉寄共用邀請,則只有已具有該項目存取權的人員才能使用該連結。

      根據預設,允許編輯已開啟。如果您希望人人只檢視您的檔案,請取消核取核取方塊。當您完成時,按一下 [套用]。

  5. 當您準備好傳送連結時,請按一下 [傳送]。

如果您在上一個步驟中點選傳送,人員會收到電子郵件邀請他們來開啟檔案。使用者可以按一下開啟文件的連結。在網頁瀏覽器會開啟 Word Online 中的文件。他們可以在 Word Online 中的共同撰寫立即按一下 [編輯文件>在瀏覽器中編輯]

如果要使用 Word 應用程式,然後選取 [不在 Word Online 共同撰寫,他們可以按一下 [編輯文件> [在 Word 中的 [編輯。不過,他們必須支援共同撰寫 Word 應用程式的版本。Android 版 Word、 iOS、 Word Mobile 與 Office 365 訂閱版 Word 2016 的 Word 是目前支援共同撰寫的版本。

當其他人開啟檔案,編輯時,您就可以共同撰寫。您知道您正在共同撰寫當您看到的右上角的 [Word] 視窗中的人員的圖片。(您可能也查看他們的名稱簡寫或 G、 用來賓。)

  1. 開啟和編輯Word 2016中的文件。

  2. 如果您使用的Word 2016 ,還沒有已透過同意,讓其他人查看您的變更,請選擇 [允許自動共用]。

    [共用] 命令顯示 [其他人員正在編輯此文件] 提示

  • 當人員追蹤您傳送的連結時,請在文件會開啟Word,或在Word Online其版本。如果他們也使用Word 2016 ,同意自動分享變更時,您會看到他們的工作,會發生。

    螢幕擷取畫面顯示其他人正在編輯此文件

  • 彩色的標幟會顯示您完全文件中每位人員為工作的位置。您可能會看到其他人的選項,以不同的色彩。會發生這種情況如果他們使用 Word 2016 for Office 365 訂閱者或 Word web App。如果他們使用的其他版本您就不會看到其選取項目,但就在工作時,會顯示所做的變更。

    標幟顯示文件中另一位作者的位置

  • Word會通知您進入或離開時。

  • 可以在文件中使用商務用 Skype工作的人員的立即交談。它會立即交談的 [交談] 視窗中開啟。選擇 [與所有人處理文件中開始群組交談商務用 Skype ] 按鈕。

    CollabCorner 聊天室

  • 選擇或檢視註解功能區上的 [註解]。此外,您可以回覆或解決註解並將其標示為完成。

附註: 如果未選擇加入集即時共同撰寫的任何人正在文件時,您會看到他們正在文件、,但它們儲存在文件之前,您就不會看到所做的變更。

[活動] 窗格可讓您查看為止,所做變更的完整清單,並可讓您存取之前的版本。選擇 [活動 Word 版本歷程記錄 以查看 [活動] 窗格。

版本歷程記錄

以下是自動分享變更清單中的選項有何意義。

  • 永遠: 如果您選擇此選項時,其他人共用所做的變更同意一定會看到您的帳戶。

  • 問我: 如果您未曾使用過之前的即時共同撰寫,將會要求您是否要自動在發生共用您的變更。選擇 [ ]永遠允許 [自動時您正在使用其他人共用。如果您想要系統會要求您下次開啟文件的其他人正在共用所做的變更,請清除 [不要再問我] 核取方塊。

  • 永不: 選取 [永不退出即時共同撰寫及所有其他的文件。您將只能看到您的變更,直到您回到線上位置將其儲存文件。也會看到成為發生。不過,您將無法查看還有誰開啟文件。

附註: 每個設定會影響Word,而不只是您正在使用的文件。若要變更設定,請移至 [檔案>選項>一般>即時共同作業選項

請參閱同時編輯文件與其他作者,瞭解如何共同-撰寫 word for Mac

使用網頁瀏覽器上, 傳或建立新文件在OneDrive商務用 OneDriveSharePoint Online 文件庫。請注意,SharePoint 內部部署網站 (不由 Microsoft 裝載的網站),不支援共同撰寫。如果您不確定您使用的哪一個,請要求您的網站或您的 IT 部門的人員。

  1. 如果您上傳檔案,請按一下 [將其開啟的檔案名稱]。文件會在新的索引標籤上,在網頁瀏覽器中開啟。

  2. 在右上方區域中,按一下 [共用 > 與他人共用

  3. 在第一個方塊中,輸入電子郵件地址,並以分號區隔。請務必也選取 [可以編輯] 或 [收件者可以編輯。當您完成時,按一下 [共用] 按鈕。

    提示: 如果您想要傳送連結給您自己,不要按 [共用] 按鈕。不過,按一下 [取得連結的左側。

  4. 如果您按一下 [共用] 按鈕,在先前的步驟,便會的電子郵件傳送的每個人。訊息會從您的電子郵件地址。為了讓您知道看起來,您也會收到郵件的複本。如果您上傳檔案,請按一下 [將其開啟的檔案名稱]。文件會在新的索引標籤上,在網頁瀏覽器中開啟。

如果您按一下 [共用] 按鈕,人員會收到電子郵件邀請他們來開啟檔案。使用者可以按一下開啟文件的連結。在網頁瀏覽器會開啟,並在 Word Online 中開啟文。如果要使用共同撰寫 Word 應用程式,他們可以按一下 [編輯文件>在 Word 中編輯]。不過,他們必須支援共同撰寫 Word 應用程式的版本。Android 版 Word、 iOS、 Word Mobile 與 Office 365 訂閱版 Word 2016 的 Word 是目前支援共同撰寫的版本。如果對方沒有受支援的版本,他們可以按一下 [編輯文件> [在瀏覽器中編輯] 以編輯檔案

您知道您正在使用共同撰寫另一人當您看到訊息,指出該人員的右上角中編輯。如果多個其他人同時編輯,您會看到訊息,告訴您有多少您正在使用的人員。例如,「 2 其他人都是以下。 」

共同撰寫秘訣:如果您要跳至其他人的使用位置,請按一下其名稱,,然後按一下 [編輯...您可能會看到其他人的選項,以不同的色彩。如果他們 Office 365 訂閱者使用 Word 2016,或如果他們使用 Word web App,會發生此情況。如果他們使用的其他版本您就不會看到其選取項目,但就在工作時,會顯示所做的變更。如果您看到其他人的選項,以不同的色彩,其會顯示為藍色、 紫色等等。不過,人員正在編輯永遠都可以看到其綠色的選取項目。如果您遺失了 who 的 who 追蹤,將游標放在選取範圍,並會顯示該人員的名稱。

若要在 Word Android 的共同撰寫,必須以確定您開始之前,先設定特定項目。之後,只需關於四個步驟與其他人共同撰寫。

附註: 您必須有 Office 365 訂閱才能使用此功能。如果您是 Office 365 訂閱者,請確定您有最新版本的 Office

以下是在 Word 中,在 Android 裝置上的共同撰寫的必要條件:

  • 最新版本的 Word安裝,以 Microsoft 帳戶登入 Word。
    移至 [檔案>開啟,並確定您的 Microsoft 帳戶會列在那裡。如果沒有,點選 [新增位置]以新增帳戶]。請注意,是否您有電話或平板電腦大於 10.1 英吋,您需要使用Office 365 訂閱帳戶登入。

  • 在 Word 文件格式 (docx) 中所儲存的檔案。
    如果您的檔案不在此格式,請在桌面版的 Word (例如 Word 2016 或 2013年) 中開啟的檔案。點選 [檔案] >另存新檔>瀏覽>檔案類型和格式變更。

  1. 建立或開啟檔案,然後點選 [檔案] > [另存新檔]。

  2. 檢查檔案目前的位置。如果已選取 OneDrive 或 SharePoint,則請點選 [返回] 按鈕,然後移至下一個步驟。如果未選取上述其中一個服務,則請點選左側的 [OneDrive] 或 [SharePoint],為檔案命名,然後點選 [儲存]。

  1. 點選右上角的 [共用] 圖示

  2. 在 [邀請人員] 方塊中,輸入電子郵件地址,並以分號區隔。 顯示 [透過電子郵件共用],輸入電子郵件,然後核取 [可以編輯

  3. 另外,請確認選取 [可以編輯]。

  4. 完成後,請點選 [共用] 按鈕。點選此按鈕後,系統會替您寄送電子郵件訊息給其他人。

    提示: 如果您想要傳送連結給您自己,沒有點選 [共用] 按鈕。不過,點選 [以連結方式共用]。

如果您點選 [共用] 按鈕,在先前的步驟,人員會收到電子郵件邀請他們來開啟檔案。使用者可以按一下開啟文件的連結。在網頁瀏覽器會開啟 Word Online 中的文件。他們可以在 Word 中的共同撰寫立即按一下 [編輯文件>在瀏覽器中編輯]

如果要使用 Word 應用程式,然後選取 [不在 Word Online 共同撰寫,他們可以按一下 [編輯文件>在 Word 中編輯]。不過,他們必須支援共同撰寫 Word 應用程式的版本。Android 版 Word 與 iOS 版的 Word、 Word mobile 的 Office 365 訂閱者的 Word 2016 是目前支援共同撰寫的版本。

若要查看誰正在編輯與您的檔案,請在右上角,點選 [共用] ,然後再點選 [管理。如果有其他人與您同時使用檔案,您會看到他們所列的名稱。如果他們能編輯標籤時,他們正在處理的檔案。

在 Android 版 Word 中點選 [檔案>歷程記錄。然後點選 [過去的版本,並隨即會開啟。如果您想要將它還原為目前的版本,請等候鍵,直到每個人都不會再共同撰寫,然後點選 [還原此版本。

IOS 版 Word 中共同撰寫,必須先確定您開始之前,先設定特定項目。之後,只需關於四個步驟與其他人共同撰寫。

以下是在 Word 中的 iPhone 或 iPad 上的共同撰寫的必要條件:

附註: 您必須有 Office 365 訂閱才能使用此功能。如果您是 Office 365 訂閱者,請確定您有最新版本的 Office

  • 最新版本的安裝 Word中,登入 Word 與 Microsoft 帳戶。
    當您開啟 Word 時,點選 [開啟,並確定您的 Microsoft 帳戶會列在那裡。如果沒有,點選 [新增位置]以新增帳戶]。請注意,是否您有電話或平板電腦大於 10.1 英吋,您需要使用Office 365 訂閱帳戶登入。

  • 在 Word 文件格式 (docx) 中所儲存的檔案。
    如果您的檔案不在此格式,請在桌面版的 Word (例如 Word 2016 或 2013年) 中開啟的檔案。然後按一下 [檔案>另存新檔>瀏覽>檔案類型,然後變更格式] 以.docx

共同撰寫需要您將文件儲存至OneDrive商務用 OneDriveSharePoint Online 文件庫。請注意,SharePoint 內部部署網站 (不由 Microsoft 裝載的網站),不支援共同撰寫。如果您不確定您使用的哪一個,請要求您的網站或您的 IT 部門的人員。

  1. 建立或開啟檔案。

  2. 如果您建立的檔案,點選檔案 檔案圖示 點選 [名稱],然後為檔案命名。然後選擇 [OneDrive、 商務用 OneDrive 或 SharePoint Online 的左邊,然後點選 [儲存的位置。

  3. 如果您開啟現有的檔案,點選 [檔案 檔案圖示 >屬性。如果位置路徑中含有 「 OneDrive 」 的文字,「 d.docs.live.net 」,或 「 SharePoint 」,然後將其是可能已儲存至其中一個位置。如果沒有這些單字,請點選 [檔案>儲存複本]並將其儲存到 OneDrive、 OneDrive 企業版,或 SharePoint Online。

  1. 點選右上角中的共用 顯示 [共用] 圖示

  2. 如果您想要自行傳送檔案連結,請點選 [複製連結] > [檢視和編輯]。將連結貼入電子郵件訊息或 IM 視窗。

    顯示 [共用] 選項
  3. 如果您想讓 Word 為您傳送連結電子郵件訊息,請點選 [邀請人員]。接著類型中的[邀請人員的電子郵件地址] 方塊,然後點選傳回每個位址之後。也請確定已開啟 [可以編輯。最後,點選 [傳送]。

    顯示邀請人員畫面權限

如果您點選傳送在先前的步驟,人員會收到電子郵件邀請他們來開啟檔案。使用者可以按一下開啟文件的連結。在網頁瀏覽器會開啟 Word Online 中的文件。他們可以在 Word Online 中的共同撰寫立即按一下 [編輯文件>在瀏覽器中編輯]

如果要使用 Word 應用程式,然後選取 [不在 Word Online 共同撰寫,他們可以按一下 [編輯文件>在 Word 中編輯]。不過,他們必須支援共同撰寫 Word 應用程式的版本。Android 版 Word、 iOS、 Word Mobile 與 Office 365 訂閱版 Word 2016 的 Word 是目前支援共同撰寫的版本。

當其他人開啟檔案,編輯時,您就可以共同撰寫。彩色的標幟會顯示您完全文件中每位人員為工作的位置。您可能會看到其他人的選項,以不同的色彩。

若要查看誰正在編輯與您的檔案,點選共用 顯示 [共用] 圖示 在右上方,然後點選 [共用對象。如果有其他人與您同時使用檔案,您會看到他們所列的名稱。如果他們能編輯...標籤時,他們正在處理的檔案。

如果您想要還原過去版本的檔案,請等到後,每個人都不會再共同撰寫。然後點選 [檔案 顯示 [共用] 圖示 >還原>檢視版本歷程記錄 Online。在網頁瀏覽器會開啟的版本舊版本的檔案。如果您使用 OneDrive,請點選左邊的版本,然後再點選 [還原。如果您使用的企業版或 SharePoint Online OneDrive,點選版本日期和時間、 點選的向下箭號,然後再點選還原。回到 Word 的 iOS,然後重新開啟檔案。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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