匯出 Business Contact Manager 的商務記錄

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您的 Business Contact Manager for Outlook 資料以 .bcm 檔案格式儲存於 SQL Server,但您可以使用數種格式將其匯出。 舉例而言,您可能會想匯出商務資訊到整合的帳戶程式中使用,或是輕鬆傳輸資料到另一台電腦。 如果選擇這麼做,您可以匯出您對資料庫所做的自訂設定,包不包含商務資料都可以。 .bcmx 檔案格式只用於自訂設定。

本文說明匯出商務資料時可用的選項,並簡述部分使用此功能的理由。

您要做什麼?

了解匯出資料

匯出資料

匯出自訂設定時會發生什麼情況?

匯出產品和服務項目

匯出報表至 Excel 以進一步分析

了解匯出資料

Business Contact Manager for Outlook 匯出程序會從您目前的 Business Contact Manager 資料庫為您選取的資料建立複本,並儲存到一個檔案中,讓您稍後可以再匯入到另一個資料庫。 匯出程序並不會移除您目前資料庫中的任何資料。 請透過篩選來限制您要匯出的資料,或匯出所有帳戶、商務連絡人、通訊歷程記錄項目,以及您的產品和服務項目清單。

您可以將商務資料匯出成下列任一檔案格式:

  • Business Contact Manager 資料 (.bcm)。 這可包含所有商務資料,例如帳戶、商務連絡人、商機、商務專案,以及這些資料的通訊歷程記錄。 這也包括產品及服務項目,以及所有您進行過的自訂。 .bcm 格式是唯一可以同時匯出帳戶和商務連絡人,又能匯出所有自訂設定的選項。 如果您想要在執行 Business Contact Manager for Outlook 的其他電腦上使用資訊,請以 .bcm 檔案格式匯出資料。

  • Business Contact Manager 自訂 (.bcmx)。 此檔案類型包括使用者定義欄位、自訂表單 (或記錄類型)、版面配置和報表。 如果只想要匯出您在 Business Contact Manager for Outlook 所做的自訂設定,請使用此格式。 不會匯出您的任何商務資料。 您可以選擇此檔案格式來儲存獨特的版面配置,讓新進員工可以快速設定其系統。

  • 逗號分隔值 (.csv)。 這個匯出選項會建立逗號分隔值檔案 (.csv 檔案),儲存匯出的資料。 許多程式都可以讀取 .csv 檔案,包括 Microsoft Excel。 如果只想匯出 Business Contact Manager for Outlook 資料而不包含自訂,或想在另一個可讀取 .csv 檔案的程式中檢視該資料,您可以選擇此檔案格式。

    不過 .csv 格式有其限制。 例如,如果選擇這種檔案格式,您就只能在帳戶和以帳戶為基礎的記錄,或是商務連絡人和以商務連絡人為基礎的記錄之中,選擇匯出其中一種記錄。 此外,您也無法將通訊歷程記錄項目匯出為 .csv 檔案。

頁面頂端

匯出資料

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [Business Contact Manager] 索引標籤,然後按一下 [匯入及匯出] 按鈕。

  3. 按一下 [匯出至檔案]

  4. 按一下您要將資料匯出成何種檔案格式,再按 [下一步]。 根據您選擇的檔案格式,遵循下列指示進行操作。

    附註:  在 Windows 7 和 Windows Vista 上,預設的匯出檔案位置是 [文件] 資料夾。 在 Microsoft Windows XP 中,預設位置為 [我的文件] 資料夾。 如果要變更位置,請按一下 [瀏覽]

Business Contact Manager 資料 (.bcm)    

  1. [要匯出的檔案] 方塊中,輸入您要在匯出程序中建立的檔案位置和名稱。

  2. 選擇您想匯出的記錄類型:

    • 帳戶和以帳戶為基礎的記錄類型。 包含帳戶及任何以帳戶記錄類型為基礎的記錄,例如商店。

    • 商務連絡人及以商務連絡人為基礎的記錄類型。 包含商務連絡人及任何以商務連絡人記錄類型為基礎的記錄,例如潛在客戶。

  3. 如果您想篩選將要匯出的記錄清單,請按一下 [篩選]。 如需篩選記錄的相關資訊,請參閱在 Business Contact Manager 中篩選記錄

  4. [選取檔案位置和匯出選項] 頁面上的 [包含] 區段中,按一下您想要的選項:

    • 所有歷程記錄項目。 包含所選記錄的完整通訊歷程記錄,例如商機、電話記錄、約會、商務專案、檔案,以及電子郵件訊息。

    • 除了電子郵件訊息。 排除所選記錄中通訊歷程記錄項目的電子郵件訊息。

    • 產品。 包括資料庫中所有的產品和服務項目。

      提示: 如果已將產品或服務項目新增至商機,而且商機記錄已連結至帳戶或商務連絡人,則匯出的記錄會包含產品或服務項目。 如果想確保完整匯出貴公司所有產品及服務清單,請核取此方塊。

  5. 收到提示時,按一下 [匯出],然後按 [是]

  6. 如果發生錯誤,可以按一下 [檢視記錄] 來檢閱錯誤。 除此之外,請按一下 [完成]

    提示: 您也可以從工作區將記錄匯出成 .bcm 檔案格式。 按一下列出您想要匯出之記錄的索引標籤,以滑鼠右鍵按一個或多個記錄,然後按一下 [匯出]。 完成匯出商務資料精靈。

Business Contact Manager 自訂 (.bcmx)    

  1. 輸入您要在匯出程序中建立的檔案位置和名稱。

  2. 收到提示時,按一下 [匯出],然後按 [是]

  3. 按一下 [完成]

    如需如何匯入 .bcmx 檔案中的自訂設定之相關資訊,請參閱將資料匯入 Business Contact Manager

逗號分隔值 (.csv)    

  1. 輸入您要在匯出程序中建立的檔案位置和名稱。

  2. 按一下下列其中一個選項:

    • 商務連絡人及子類型。 包含商務連絡人,以及任何以商務連絡人記錄類型為基礎的記錄,例如潛在客戶。

    • 帳戶及子類型。 包含帳戶,以及任何以帳戶記錄類型為基礎的記錄。

  3. 如果您想篩選將要匯出的記錄清單,請按一下 [篩選]。 如需篩選記錄的相關資訊,請參閱在 Business Contact Manager 中篩選記錄

  4. [下一步],接著在出現提示時按一下 [是],以匯出 .csv 檔案。

  5. 按一下 [完成] 以關閉精靈。

附註: 

  • 按一下 [檢視記錄] 查看發生什麼特定錯誤或例外狀況。 如果這些訊息包含需要修正的問題,請在您嘗試要匯出的檔案中進行修正,再試著匯出您的資料。

  • 不建議在不同地區間匯出或匯入商務資料,因為某些資料結構及類型不可轉換。

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匯出自訂設定時會發生什麼情況?

如果您選擇匯出自訂設定,所有您在 Business Contact Manager for Outlook 中建立的自訂報表、表單版面配置、記錄類型和使用者定義欄位,都會儲存為 .bcmx 檔案。

大部分的自訂會覆寫目的地資料庫中的任何現有設定,但有某些例外狀況。 如需匯入自訂會如何影響資料庫的相關資訊,請參閱將資料匯入 Business Contact Manager

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匯出產品和服務項目

您可以和其他記錄一併匯出產品及服務項目資訊,但是您無法單獨匯出產品及服務項目清單。

如果只想匯出此資料,您必須建立產品及服務項目的 .csv 檔案。 檔案格式必須至少包含三欄,順序為:

  • 產品或服務名稱

  • 描述

  • 單價

您也可以包含 [數量] 與 [單位成本] 欄,但並非必要。

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匯出報表至 Excel 以進一步分析

您可以直接從任何報表匯出資料至 Excel 試算表,更進一步的分析、記錄或封存。 透過 Business Contact Manager for Outlook,您可以產生及自訂銷售、產品和服務、帳戶、商務連絡人、潛在客戶、商機、商務專案、專案工作,及行銷活動等內容的報表。

  1. 在功能窗格中,按一下 [Business Contact Manager]

  2. 按一下功能區的 [報告] 索引標籤。

  3. 按一下以下其中一個報表類型,然後按一下您要開啟的報表。

  4. [動作] 群組中,按一下 [匯出至 Excel]。 報表會在 Excel 中開啟。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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