匯出資料至 Word

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以將資料匯出從Microsoft Office Access 2007資料庫Microsoft Office Word 2007文件使用 [匯出精靈。本文說明如何使用 [匯出精靈,以及如何將您匯出的設定儲存為規格,以供日後重複使用。

本文內容

將資料匯出至 Word: 基本概念

將資料匯出至 Word

瞭解如何存取將物件匯出至 Word

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將資料匯出至 Word: 基本概念

您可以將表格、 查詢、 表單或報表匯出到Office Word 2007。當您使用 [匯出精靈匯出物件時, Office Access 2007會在 Microsoft Word Rtf 格式檔案 (*.rtf) 中建立一份物件的資料。資料表、 查詢和表單,顯示的欄位和記錄會顯示為 Word 文件中的表格。當您將報表匯出精靈匯出報表資料和版面配置,它會嘗試盡可能緊密類似報表的 Word 文件。

  • 開始執行作業的存取   若要從 Access 的資料匯出至 Word 中,您需要在 Access 中使用。從 Access 資料庫可以匯入資料的 Word 中有任何的功能。您也無法將儲存 Access 資料庫或資料表為 Word 文件在 Access 中使用 [另存新檔] 命令。

  • 您可以將匯出的物件   您可以匯出資料表、 查詢、 表單或報表。您也可以匯出只會在檢視中選取的記錄。您無法匯出巨集和模組。當您匯出表單或包含子表單或子資料工作表的資料工作表時,只主表單或資料工作表會一併匯出。您需要重複匯出作業的每一個子表單和子資料工作表中您想要在 Word 中檢視。相反地,當您匯出報表、 子表單和報表中包含的子報表會匯出,以及主報表。

  • 作業的結果   [匯出精靈一律會匯出資料的格式。這表示匯出的欄位或會顯示在物件或檢視的記錄,以及顯示格式設定。資料行和記錄隱藏,因為篩選器設定,則不會匯出。報表,其匯出時,也會保留報表的版面配置。

  • 合併與現有的文件   當您從 Access 匯出至 Word 文件時,一直到新的 Word 檔案匯出資料。如果您想要插入現有的 Word 文件的資料,您必須先將它從 Access 匯出到新的 Word 文件中,然後的資料複製到新的 Word 文件並貼到現有的文件。或者,您可以直接從 Access 資料表、 查詢、 表單或報表複製資料列,然後將它們貼到您現有的文件。

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匯出資料至 Word

將資料匯出至 Word 文件的程序會遵循下列主要步驟:

  • 準備匯出您的來源資料。在此步驟中,您確定您的資料沒有包含錯誤,,而且您決定是否要匯出部分或所有您的來源資料表中的資料。

  • 執行匯出精靈]。

  • 您也可以儲存您的設定,以供日後重複使用匯出規格。

下列各節中的步驟會說明如何執行每項工作。

準備匯出

  1. 開啟來源資料庫。

  2. 在 [功能窗格] 中選取的物件包含您想要匯出的資料。

    您可以匯出資料表、 查詢、 表單或報表。

  3. 檢閱來源資料,以確保,它不包含錯誤標記 (綠色三角形) 或錯誤值,例如#Num

    請確定您已解決任何錯誤之前,您將資料匯出至 Word。否則,您可以找到這類值所取代 null 值。

  4. 如果目的地 Word 文件存在,且已開啟,關閉後再繼續進行。精靈會提示您之前覆寫的文件。

    附註: 您無法將資料新增至現有的 Word 文件。

  5. 在資料庫中,如果您想要匯出的資料表、 查詢或表單的部分,會開啟物件,然後選取您要的記錄。

匯出資料

  1. 在 [匯出] 群組中的 [外部資料] 索引標籤上按一下 [ Word]。 按鈕影像

    附註: 只有在資料庫開啟時,可使用 [匯出] 命令。

  2. 在 [匯出精靈],指定目的地檔案的名稱。

  3. 精靈一律會匯出資料的格式。如果您要檢視的 Word 文件匯出作業完成後,請,選取 [開啟目的檔案匯出作業完成後核取方塊。

  4. 如果您選取您要匯出之前開始匯出作業的記錄,您可以選取匯出選取的記錄] 核取方塊。不過,如果您想要匯出檢視中的所有記錄,不要核取方塊。

    附註: 此核取方塊顯示如果未不選取任何記錄,則無法使用 (呈暗灰色)。

  5. 按一下 [確定]。

  6. 如果目的地文件已存在,會提示您按一下 [覆寫的檔案。按一下 [],若要變更目的地檔案的名稱,然後再按一次[確定]

Access 會將資料匯出,並在 Word 中開啟目的地文件,根據您指定在精靈中的 [匯出] 選項。Access 也會顯示在精靈的最後一頁上作業的狀態。如果您想要儲存以供日後重複使用匯入設定,請移至下一個步驟。

儲存匯出的設定

  1. 在 [匯出精靈的最後一個頁面上,選取 [儲存匯出步驟核取方塊。

    隨即出現一組額外控制項。

  2. 在 [另存新檔] 方塊中,輸入匯出規格的名稱。

  3. 您也可以在 [描述] 方塊中輸入描述。

  4. 按一下 [儲存匯出]。

    -或者-

    若要在固定的時間間隔 (例如每週或月) 執行匯出作業,請選取建立 Outlook 工作] 核取方塊,然後按一下 [儲存匯出。如此一來建立Microsoft Office Outlook 2007工作,可讓您執行規格未來的日期。

如果您沒有建立 Outlook 工作,Access 會將儲存規格。如果您選擇要建立 Outlook 工作,Access 會顯示匯出名稱的工作] 對話方塊。使用該對話方塊,請移至下一個步驟的資訊。

附註: 如果沒有安裝 Outlook,Access 會顯示錯誤訊息,當您按一下 [儲存匯出。如果 Outlook 的設定不正確,便會啟動 Outlook 設定精靈。遵循精靈中的指示,將 Outlook 設定。

建立 Outlook 工作

  1. 在 [ 匯出名稱的工作] 對話方塊在 Outlook 中,檢閱及修改工作設定,例如 [到期日提醒

    若要建立週期性工作,按一下 [週期性]。下圖顯示工作排程器使用一些標準設定:

    Outlook 工作排程器

    排定的 Outlook 工作的相關資訊,請參閱排程匯入或匯出作業的文章。

  2. 完成設定時,按一下 [儲存並關閉]。

執行儲存的工作

  1. 在 Outlook 功能窗格中,按一下 [工作],然後按兩下所要執行的工作。

  2. 在 [任務] 索引標籤的 [ Microsoft Office Access ] 群組中按一下 [執行匯出 按鈕影像

  3. 開啟文字檔案,並確認檔案的內容。

    請參閱下一節的說明疑難排解遺漏和不正確的值。

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瞭解如何存取將物件匯出至 Word

下表將說明如何 Access 會匯出各種物件和值的 word。這可以協助您判斷什麼錯誤如果匯出作業無法運作您預期的方式。

項目

匯出考量

欄位名稱

當您匯出資料表、 查詢或表單時,欄位名稱會放在表格中的 Word 文件的第一列中。當您匯出報表時,Word 文件中的欄位名稱的放置方式不盡相同報表版面配置。

多重值欄位

在 Access 中支援多重值的欄位會匯出到 Word 中的單一資料行。值會以逗號(,) 分隔。

圖片、物件和附件

圖形的所有項目,標誌、 OLE 物件欄位和附件的來源資料的組件中的資料,則不會匯出。

圖形

Microsoft Graph 物件則不會匯出。

運算式

運算式不會匯出至 Word 文件。運算式的結果會匯出。

子表單和子資料工作表

當您匯出表單或資料工作表時,只主表單或資料工作表會一併匯出。您必須重複匯出作業的每一個子表單和子資料工作表。


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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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