匯出資料至文字檔

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本主題說明如何使用 [匯出精靈中Microsoft Office Access 2007匯出文字檔案。本文也說明如何匯出詳細資料儲存為規格以供日後使用。

您想要做什麼?

了解匯出文字檔案

匯出資料至文字檔

疑難排解遺漏和不正確的值,在文字檔案

了解匯出文字檔案

您可以從各種不同的格式,包括Microsoft Office Excel 2007Microsoft Office Word 2007,與Windows SharePoint Services 3.0清單Office Access 2007匯出資料。不過,您可能需要將資料匯出至使用 Access 不支援的檔案格式的程式。在此情況下,如果目的程式可以使用文字 (.txt) 檔案,您可以匯出資料的格式,產生的檔案與第二個程式。

您可以將資料表、 查詢、 表單及報表匯出成文字檔案。您也可以匯出資料工作表檢視中選取的部分。當您匯出資料表和查詢時,您可以選擇匯出整個物件或只有的資料不含任何其他的格式。

在作業結尾,Access 會建立文字檔案 (*.txt)。如果您選擇忽略的格式,您可以選擇建立分隔符號文字檔或固定寬度文字檔。如果您選擇匯出資料的格式,Access 會嘗試估算來源物件的版面配置。

[匯出精靈會建立下列類型的檔案:

  • 分隔符號檔案    在分隔的檔案,每一筆記錄出現在其本身的行中,而稱為分隔符號的單一字元來分隔欄位。分隔符號可以是不會出現在欄位的值,例如逗號或分號隔開的任何字元。

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    您只需要建立分隔的檔案,當您匯出的資料表或查詢內容無格式的選項。分隔符號的檔案包含的所有記錄和基礎物件中的欄位。隱藏的欄和篩選資料列會匯出以及所有其他資料。

  • 固定寬度檔案    在固定寬度檔案中,每一筆記錄顯示在一行,,跨記錄的每個欄位寬度保持一致。換句話說,每一筆記錄的第一個欄位的長度可能永遠七個字元,每一筆記錄的第二個欄位的長度可能永遠是 12 個字元,依此類推。如果實際的值欄位的不同記錄,低於所需要的寬度的值會以結尾空格。

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    您只需要建立固定寬度檔案,當您匯出的資料表或查詢內容無格式的選項。固定寬度檔案包含的所有記錄和基礎物件中的欄位。隱藏的欄和篩選資料列會匯出以及所有其他資料。

  • 格式化檔案    在格式化檔案中,連字號 (-) 和管道字元 (|) 用來組織格線中的內容。記錄顯示為列,並顯示為欄的欄位。欄位名稱會出現在第一列。

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    您只需要建立格式的檔案,當您選擇要匯出的資料表、 查詢、 表單或報表,以及設定格式化的資料時的選項。格式化的檔案包含記錄和包含在來源物件或在目前檢視中顯示的欄位。隱藏的欄和篩選資料列則不會匯出。

頁面頂端

匯出資料至文字檔

將資料匯出為文字檔的程序會遵循下列主要步驟:

  • 開啟並檢閱在來源資料庫

  • 執行匯出精靈

  • 儲存您匯出的設定,並檢閱文字檔案

下列步驟說明如何執行每項工作。

開啟並檢閱在來源資料庫

  1. 在 Access 中開啟來源資料庫。

  2. 在 [功能窗格] 中選取的物件包含您想要匯出的資料。您可以匯出資料表、 查詢、 表單或報表。

    附註: 您可以匯出單一匯出作業中的只有一個資料庫物件。當您匯出表單或包含子表單或子資料工作表的資料工作表時,只主表單或資料工作表會一併匯出。您必須重複匯出作業的每一個子表單和子資料工作表中您想要檢視中的文字檔案。另一方面,當您匯出報表、 子表單和報表中包含的子報表會匯出以及主報表。

  3. 檢閱來源資料,請確定它不包含錯誤標記或值。

    如果資料含有錯誤,請確定您之前解決匯出資料。否則,null 值會出現在文字檔案。

  4. 如果來源物件為資料表或查詢,決定您是否要匯出的資料包含或不含物件的格式設定。

    此決定會影響產生的檔案的三個層面 — 的程序所建立的文字檔案、 匯出的資料量和資料的顯示格式類型。下表說明的結果的匯出格式設定及格式化的資料。

匯出格式設定

來源物件

產生的檔案類型

欄位和記錄

格式設定

必須是資料表或查詢。

分隔符號或固定寬度檔案

基礎物件中所有的欄位和記錄都會全部匯出。

匯出作業期間,會忽略格式] 屬性設定。

如果是查閱欄位,則只會匯出查閱識別碼值。

可以是資料表、 查詢、 表單或報表。

格式的檔案

僅限欄位和記錄,則會顯示於目前的檢視] 或 [來源物件會匯出。

精靈會採用每個資料行的 [格式] 屬性設定。

Rtf 文字格式設定會忽略。

如果是查閱欄位,則會匯出查閱值。

在文字檔案,可能會截斷超連結。

  1. 匯出的資料表、 查詢或表單的部分,請在資料工作表檢視中,開啟物件,然後選取所要的記錄。

頁面頂端

執行匯出精靈

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下 [來源物件,指向 [快顯功能表的 [匯出,然後按一下文字檔案 按鈕影像

    -或者-

    按兩下來源物件 (在 [資料工作表檢視或 [表單檢視,例如),將其開啟,然後按一下 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中的 [文字檔案

    匯出為文字檔] 對話方塊隨即出現。

  2. 在 [匯出為文字檔] 對話方塊中,接受或變更 Access 建議文字檔案的名稱。

  3. 如果您要匯出的資料表或查詢,您想要匯出資料與設定格式化的版面配置,請選取 [匯出資料與設定格式化的版面配置的核取方塊。如果您要匯出表單或報表,一律選取選項,但變暗。

    附註: 如果您沒有選取 [首頁] 核取方塊,您無法選取第二或第三個核取方塊。

  4. 若要在匯出作業完成後,請檢視目的地文字檔案,選取 [開啟目的檔案匯出作業完成後核取方塊。

  5. 如果來源是資料工作表,且您在開啟的資料工作表中選取部分記錄開始匯出作業之前,您可以選取匯出選取的記錄] 核取方塊。不過,如果您想要匯出的所有資料工作表檢視中的記錄,將未選取的核取方塊。

    附註: 無法使用這個核取方塊 (暗灰色) 如果未選取任何來源資料工作表中的記錄,或者不在資料工作表的來源。

  6. 按一下 [確定]。

  7. 如果您已在 [步驟 2 中指定的文字檔,Access 會提示您覆寫檔案。按一下 [覆寫,或按一下 [],返回 [匯出為文字檔] 對話方塊來指定不同的名稱。

    重要: 您無法將資料新增至現有的文字檔案。

  8. 如果您要匯出資料與設定格式化的版面配置,系統會要求您選擇要用於儲存檔案的編碼方式。[接受預設值,或選取您要的選項,然後按一下[確定]

    Access 會匯出資料,並在精靈的最後一頁上顯示的狀態。跳至下一節,儲存規格並檢閱文字檔案,以繼續進行。

  9. 如果您選擇將資料匯出沒有任何格式設定] 或 [版面配置,啟動 [匯出精靈,並會提示您選取您想要建立的文字檔案的類型。按一下 [分隔符號] 或 [固定寬度],然後按一下 [下一步

    您的選擇通常取決於系統,可以使用 [匯出的檔案。某些程式使用分隔的檔案,並一些使用分隔符號或固定寬度。如果使用者需要查看的資料,固定寬度檔案可能會更容易閱讀比分隔的檔案。

  10. 執行下列各節,根據您在上一個步驟中所做的選擇下列一項:

    • 分隔   

      • 在 [選擇分隔將欄位的分隔符號,選取或指定的字元,用來分隔] 欄位。

      • 若要包含的文字檔案中的欄位名稱,選取第一個資料列包含欄位名稱] 核取方塊。

      • 在 [文字辨識符號] 清單中,選取文字辨識符號 (括住的文字值所字元)。如果您的來源資料包含多重值的欄位,而且如果您選擇分號分隔字元,請選取文字辨識符號是很重要,因為以單引號或雙引號括住一組有 [值] 清單中要保留的值可協助分成一組值清單。

    • 固定寬度   

      • 檢閱並將分隔欄位的垂直線。如有必要,捲動到右側,即可看到所有欄位。

  11. 在精靈的最後一個頁面上,您可以編輯的檔案名稱和路徑的文字檔案,或只保留原樣並按一下 [下一步

  12. 按一下 [完成]。Access 會匯出資料,並會顯示在精靈的最後一頁上匯出作業的狀態。

頁面頂端

儲存規格並檢閱文字檔案

  1. 在 [匯出精靈的最後一個頁面上,選取 [儲存匯出步驟核取方塊。

    隨即出現一組額外控制項。

  2. 在 [另存新檔] 方塊中,輸入匯出規格的名稱。

  3. 您也可以在 [描述] 方塊中輸入描述。

  4. 按一下 [儲存匯出]。

    -或者-

    若要在固定的時間間隔 (例如每週或月) 執行匯出作業,請選取建立 Outlook 工作] 核取方塊,然後按一下 [儲存匯出。如此一來建立Microsoft Office Outlook 2007工作,可讓您執行規格未來的日期。

如果您沒有建立 Outlook 工作,Access 會將儲存規格。如果您選擇要建立 Outlook 工作,Access 會顯示匯出名稱的工作] 對話方塊。使用該對話方塊,請移至下一個步驟的資訊。

附註: 如果沒有安裝 Outlook,Access 會顯示錯誤訊息,當您按一下 [儲存匯出。如果 Outlook 的設定不正確,便會啟動 Outlook 設定精靈。遵循精靈中的指示,將 Outlook 設定。

建立 Outlook 工作

  1. 在 [ 匯出名稱的工作] 對話方塊在 Outlook 中,檢閱及修改工作設定,例如 [到期日提醒

    若要建立週期性工作,按一下 [週期性]。下圖顯示工作排程器使用一些標準設定:

    Outlook 工作排程器

    排定的 Outlook 工作的相關資訊,請參閱排程匯入或匯出作業的文章。

  2. 完成設定時,按一下 [儲存並關閉]。

執行儲存的工作

  1. 在 Outlook 功能窗格中,按一下 [工作],然後按兩下所要執行的工作。

  2. 在 [任務] 索引標籤的 [ Microsoft Office Access ] 群組中按一下 [執行匯出 按鈕影像

  3. 開啟文字檔案,並確認檔案的內容。

    請參閱下一節的說明疑難排解遺漏和不正確的值。

頁面頂端

疑難排解遺漏和不正確的值,在文字檔案

下表說明疑難排解常見錯誤的各種方法。

提示: 如果您發現只需要幾個值遺失,修正Office Excel 2007檔案中。否則,在 Access 資料庫,修正來源物件,然後重複相同的匯出作業。

問題

描述

遺漏的欄位名稱

固定寬度檔案中的欄位名稱遺失。手動將其新增至文字檔案。在分隔的檔案,如果您選取精靈中的第一個資料列包含欄位名稱] 核取方塊,將包含欄位名稱。

多重值欄位的顯示方式

根據預設,支援多重值的欄位會匯出為以分號 (;) 分隔的值清單,再用雙引號括住 ("")。如果您設定為分號,欄位分隔符號,如果您有文字辨識符號變更為 [多重值的清單中的每個值可能會出現歸屬個別功能變數。變更 [分隔符號] 設定並執行匯出作業,或手動將以雙引號括住的文字檔案的 [多重值欄位的值。

遺漏圖片、 物件和附件

不會匯出的圖形元件 (例如標誌、 OLE 物件欄位和附件的來源資料的組件的內容)。

遺漏的圖形

當您匯出表單或報表包含 Microsoft Graph 物件時,圖形物件不會不會被匯出。

遺漏運算式

用來計算值的運算式不會匯出文字檔案。運算式的結果會匯出。完成匯出作業後的文字檔案中手動新增公式。

遺漏子表單和子資料工作表

當您匯出表單或資料工作表時,只主表單或資料工作表會一併匯出。重複相同的匯出作業對您想要每一個子表單和子資料工作表。

1 與 0 的值會顯示在 [是/否欄位

當您將資料匯出至分隔符號或固定寬度檔案時中的值是/否] 欄位會顯示為1 (True 或是) 和0 (False 或沒有)。在文字檔案中,執行搜尋及取代作業修正的值。

Null 值

核取 [來源檔案,請參閱 [來源] 欄位中的對應值出現是否正確。如果您看到的錯誤值或不支援的值,請修正來源],然後再再次匯出。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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