匯入或連結至 SharePoint 清單中的資料

您可以從以下兩種方式中擇其一,將資料從 SharePoint 帶入 Access:匯入或連結。

匯入程序會在 Access 資料庫中建立 SharePoint 清單的複本。 在匯入作業過程中,您可以指定要複製的清單,然後針對每份選取的清單指定是否要匯入整份清單,還是只匯入特定檢視。

連結程序則會連接到另一個程式中的資料,讓您可以同時在 SharePoint 和 Access 中檢視及編輯最新的資料,而無須在 Access 中建立和維護資料的複本。如果您不想將 SharePoint 清單複製到 Access 資料庫中,而是要執行查詢並根據該清單的內容產生報表,您應該連結到資料。

本文說明從 SharePoint 清單匯入與連結到 SharePoint 清單的步驟。

附註: 本文內容不適用於 Access Web App (此為使用 Access 設計並於線上發佈的資料庫類型)。

您想要做什麼?

匯入 SharePoint 清單

關於匯入,我還需要知道些什麼?

匯入的相關工作

連結到 SharePoint 清單

您使用的是 Access 2007,而且想要尋找 [移至 SharePoint 網站] 精靈?若是如此,請參閱本文稍後的使用 Access 2007 中的移至 SharePoint 網站精靈一節。

匯入 SharePoint 清單

匯入資料時,Access 會建立一個資料表,並從來源清單 (或檢視) 將資料行與項目複製到該資料表做為欄位與記錄。 在匯入作業的最後,您可以選擇將匯入作業的詳細資料儲存成規格。 匯入規格可以幫助您將來重複匯入作業,而不需要每次逐步執行 [匯入精靈] 的步驟。

以下是將 SharePoint 清單匯入 Access 資料庫的常見原因:

  • 將資料 (例如連絡人清單) 永久移動到 Access 資料庫,因為 SharePoint 網站上已經不再需要該資訊。 您可以將該清單匯入 Access,然後從 SharePoint 網站刪除此清單。

  • 您的部門或工作群組使用的是 Access,但是您偶爾必須從 SharePoint 清單取得額外資料以併入其中一個資料庫。

完成下列步驟再匯入清單

  1. 找出包含要複製之清單的 SharePoint 網站,並記下該網址。

    有效網址是以 http://https:// 開頭,接著是伺服器名稱,最後是伺服器上特定網站的路徑。

  2. 識別要複製到資料庫的清單,然後決定要複製整份清單或只複製特定檢視。 您可以在單一匯入作業中匯入多份清單,但是每份清單只能匯入一個檢視。 如有必要,請建立只包含您感興趣之資料行與項目的檢視。

  3. 檢閱來源清單或檢視中的資料行。

    下表說明匯入不同元素時要留意的一些考量事項:

    元素

    考量

    資料行

    Access 只會匯入前 256 個資料行,因為在資料表中只支援 256 個欄位。 若要避免此問題,請建立檢視,並在其中只新增您要的資料行,以確保資料行的總數不超過 256 個。

    資料夾

    SharePoint 清單中的每個資料夾都會顯示為 Access 資料表中的一筆記錄。 資料夾內的項目也會顯示成記錄,緊跟在對應到該資料夾的記錄下面。

    查閱欄

    如果來源欄會查閱另一份清單中的值,您有兩個選擇:

    • 將顯示值匯入為欄位本身的一部分。 在這種情況下,您不需要匯入相關清單。

    • 強迫目標欄位查閱另一個資料表。 在這種情況下,如果該資料庫不包含可提供查閱值的資料表,您也必須匯入相關清單。

    附註: 類型為 [個人] 或 [群組] 的來源欄是一種特殊類型的查閱欄。 它會查閱 [使用者資訊] 清單中的值,所以您必須決定是否要與其他清單一起匯入 [使用者資訊] 清單。

    計算結果欄

    計算結果欄中的結果會複製到一個欄位中,而該欄位的資料類型取決於計算結果的資料類型。 不會複製執行此計算的運算式。

    附件

    清單的附件欄會複製到名為 [附件] 的欄位。

    多重值資料行

    類型為 [選擇] 或 [查閱] 的資料行可以包含多重值。 當您匯入支援多重值的資料行時,Access 會建立一個支援多重值的資料行。

    RTF 格式

    包含 RTF 格式設定的資料行會在 Access 中匯入成 [備忘] 欄位。[備忘] 欄位的 [文字格式] 屬性會設定為 [RTF 文字],並且格式設定會予以保留。請注意,自 Access 2013 起,[備忘] 資料欄位已重新命名為 [長文字] 欄位。

    ​​關聯

    Access 不會在匯入作業結束時自動建立相關資料表之間的關聯。您必須使用 [資料庫關聯圖] 索引標籤上的選項,手動建立各種新資料表與現有資料表之間的關聯。若要顯示 [資料庫關聯圖] 索引標籤,請在 [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [資料庫關聯圖] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

  4. 找出要匯入清單的目標資料庫。

    確定您有可將資料新增到資料庫所需的權限。如果您不想將資料儲存到任何現有資料庫,請建立空白資料庫。

  5. 檢閱資料庫中的資料表。

    匯入作業會建立一個與 SharePoint 清單同名的資料表。 如果該名稱已在使用中,Access 會在新資料表名稱上附加 “1”,例如 Contacts1,而如果 Contacts1 已經存在,Access 則會建立 Contacts2,依此類推。

附註: Access 不會在匯入作業期間覆寫資料庫中的資料表,而您也無法將清單或檢視的內容附加到現有資料表。

匯入清單

  1. 開啟要儲存匯入資料的 Access 資料庫。如果您不想將資料儲存到任何現有資料庫,請建立空白資料庫。

  2. 匯入/連結文字精靈的位置會根據您的 Access 版本而稍有不同。選擇符合您 Access 版本的步驟:

    • 如果您使用的是最新版 Office 365 的 Access 訂閱版本,請在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下 [新增資料來源] > [從線上服務] > [SharePoint 清單]。

    • 如果您使用的是 Access 2016、Access 2013 或 Access 2010,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯入與連結] 群組中的 [其他] 按鈕以顯示選項下拉式清單,然後按一下 [SharePoint 清單]。

    • 如果您使用的是 Access 2007,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯入] 群組中的 [SharePoint 清單]。

  3. Access 隨即開啟 [取得外部資料 – SharePoint 網站] 對話方塊。

    在 [取得外部資料 - SharePoint 網站] 對話方塊上,選取您要匯入或連結到哪個 SharePoint 網站。

  4. 在精靈中指定來源網站的位址。

  5. 選取 [匯入來源資料至目前資料庫的新資料表] 選項,然後按 [下一步]。

  6. 從精靈顯示的清單中選取要匯入的清單。

  7. 在 [要匯入的項目] 欄中,選取您要為每個選定清單使用的檢視。

  8. 標示為 [對於查詢其他清單中儲存值的欄位,匯入其顯示值而非識別碼] 的核取方塊,會控制要針對選定清單的查閱欄匯入哪些資料。 請執行下列其中一項操作:

    • 若要將顯示值匯入為該欄位本身的一部分,請選取此核取方塊。 在這種情形下,欄位不會查閱另一個資料表的值。

    • 若要讓目標欄位查閱另一個資料表的值,請清除此核取方塊。 這麼做會將顯示值資料列的識別碼複製到目標欄位。 必須要有識別碼才能在 Access 中定義查閱欄位。

    匯入識別碼時,除非目的資料庫已經有可以做為查閱資料表的資料表,否則您必須匯入目前提供值給查閱欄的清單。

    匯入作業會將識別碼放在對應欄位中,但不會完全設定好使該欄位能做為查閱欄位的所有必要屬性。 設定此類欄位之查閱屬性的步驟在本文的設定查閱欄位下有說明。

  9. 按一下 [確定]

Access 會匯入清單,然後在精靈的最後一頁顯示該作業的狀態。如果您打算稍後重複匯入作業,可以將詳細資料儲存為匯入規格。

關於匯入,我還該知道些什麼?

匯入的相關工作

完成匯入作業後,請考慮執行一些額外工作:

確認資料類型   :Access 會為對應到來源資料行的每個欄位選取適當的資料類型。確認每個欄位及其設定,確認所有欄位都已依照您想要的方式設定。

調查其他欄位    根據資料表所依據的清單類型而定,您可能也會發現資料表中出現幾個額外的欄位 (例如 [編輯]、[已修改] 和 [類型])。 如需這些欄位及其所含資訊的詳細資訊,請參閱 SharePoint 說明。 如果您在 Access 資料庫中不需要這些欄位,可以放心刪除。

設定查閱欄位    如果您匯入了查閱欄的識別碼,則必須手動設定對應欄位的查閱屬性。

  1. 在 [資料表設計檢視] 中,於欄位的 [資料類型] 清單內按一下 [查閱精靈]。

  2. 接受精靈的預設選項 ([我希望查閱欄查詢資料表或查詢中的值]),然後按 [下一步]。

  3. 選取會提供該欄位之查閱值的資料表或查詢,然後按 [下一步]。

    附註:  此資料表可以是全新匯入的資料表或現有資料表。

  4. 在 [欄位清單] 窗格中選取 [識別碼] 欄位及包含顯示值的欄位,然後按 [下一步]。

  5. 指定排序順序,然後按 [下一步]。

  6. 按一下 [完成],然後儲存您的設計變更。

頁面頂端

連結至 SharePoint 清單

連結至 SharePoint 清單時,Access 會建立新的資料表 (通常稱為連結資料表),而該資料表會反映來源清單的結構及內容。 與匯入不同的是,連結作業只會建立連至清單的連結,而不會連至清單的任何特定檢視。

就下列兩個層面而言,連結比匯入功能更為強大:

  • 新增與更新資料    若要變更資料,您可以瀏覽至 SharePoint 網站或是使用 Access 內的 [資料工作表檢視] 或 [表單檢視]。 在其中一處所做的變更會反映到另一處。 但是,如果您要進行結構變更,例如移除或變更資料行,則必須開啟 SharePoint 網站上的清單。 使用 Access 時,您無法新增、刪除或修改連結資料表中的欄位。

  • 查閱資料表    當您連結至 SharePoint 清單,Access 會自動替所有查閱清單建立連結資料表 (除非查閱清單已經連結至資料庫)。如果查閱清單包含會查閱其他清單的資料行,那些清單也會包含在連結作業中,如此一來,每個連結資料表的查閱清單就會在資料庫中擁有相對應的連結資料表。Access 也會在這些連結資料表之間建立關聯。

連結至 SharePoint 清單的常見案例

一般而言,您會從 Access 資料庫連結至 SharePoint 清單的理由如下:

  • 您的部門或工作群組使用 Access 執行大量的報表與查詢功能,並使用 Windows SharePoint Services 進行小組共同作業和通訊。 個別小組建立清單來追蹤各種事項 (例如連絡人和問題),但通常此清單資料必須納入資料庫才能彙總及報告。 此時,連結是理想的選擇,因為可以讓 SharePoint 網站與資料庫的使用者新增及更新資料,並且檢視和使用的永遠是最新的資料。

  • 您是 Access 使用者,最近才開始使用 Windows SharePoint Services。 您將數個資料庫移轉到了小組的 SharePoint 網站,而這些資料庫中大部分的資料表都是連結資料表。 從現在起,您不再建立本機資料表,而是 SharePoint 清單,並從資料庫連結至這些清單。

  • 您想要把清單繼續儲存在 SharePoint 網站上,但是也想使用 Access 內的最新資料來執行查詢及列印報表。

準備連結至 SharePoint 清單

  1. 找出內含欲連結清單的 SharePoint 網站,並記下網址。

    有效網址是以 http://https:// 開頭,接著是伺服器名稱,最後是伺服器上特定網站的路徑。

  2. 找出要連結的清單。 單一連結作業可以連結至多份清單,但無法連結到任何清單的特定檢視。

    附註:  您也無法連結至調查或討論。

  3. 檢閱來源清單中的資料行。下表說明連結到不同元素時要留意的一些考量事項。

    元素

    考量

    資料行

    Access 在資料表中僅支援 256 個欄位,所以連結資料表只能包含前 256 個資料行。

    資料夾

    SharePoint 清單中的每個資料夾都會顯示為 Access 資料表中的一筆記錄。 資料夾內的項目也會顯示成記錄,緊跟在對應到該資料夾的記錄下面。

    查閱欄

    如果來源欄會查閱另一份清單的值,而資料庫內並沒有相關的清單,Access 會自動替相關的清單建立連結資料表。

    附註: 類型為 [個人] 或 [群組] 的來源欄是一種特殊類型的查閱欄,會查閱 [使用者資訊] 清單中的值。 如果您連結至包含 [個人] 或 [群組] 資料行的清單,Access 就會自動為 [使用者資訊] 清單建立連結資料表。

    計算結果欄

    計算結果欄的結果會顯示在對應欄位中,但是您無法在 Access 中檢視或修改公式。

    附件

    清單的附件欄會顯示成名為 [附件] 的欄位。

    唯讀資料行

    SharePoint 清單中的唯讀資料行在 Access 中也會是唯讀狀態。 此外,您可能無法在 Access 中新增、刪除或修改資料行。

    多重值資料行

    類型為 [選擇] 或 [查閱] 的資料行可以包含多重值。 對於這類資料行,連結作業會建立支援多重值的欄位。 如果來源欄的類型是 [查閱],則會在連結資料表中建立多重值查閱欄。

  4. 找出您要在其中建立連結資料表的資料庫。 確定您有必要的權限可將資料新增到資料庫。 如果您不想將資料儲存至任何現有資料庫,請建立一個新的空白資料庫。

  5. 檢閱資料庫中的資料表。連結到 SharePoint 清單時,系統會建立與來源清單同名的資料表。如果該名稱已在使用中,Access 會在新資料表名稱上附加「1」,例如 Contacts1 (如果 Contacts1 已在使用中,Access 會建立 Contacts2,依此類推)。相同的規則也適用於相關的清單。

    附註: 請記住,繼續進行時,Access 絕不會在連結作業期間覆寫資料庫中的資料表。此外,您也無法將 SharePoint 清單的內容附加到現有資料表。

連結至資料

  1. 開啟目的資料庫。

  2. 匯入/連結文字精靈的位置會根據您的 Access 版本而稍有不同。選擇符合您 Access 版本的步驟:

    • 如果您使用的是最新版 Office 365 的 Access 訂閱版本,請在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下 [新增資料來源] > [從線上服務] > [SharePoint 清單]。

    • 如果您使用的是 Access 2016、Access 2013 或 Access 2010,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯入與連結] 群組中的 [其他] 按鈕以顯示選項下拉式清單,然後按一下 [SharePoint 清單]。

    • 如果您使用的是 Access 2007,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯入] 群組中的 [SharePoint 清單]。

  3. Access 隨即開啟 [取得外部資料 – SharePoint 網站] 對話方塊。

    在 [取得外部資料 - SharePoint 網站] 對話方塊上,選取您要匯入或連結到哪個 SharePoint 網站。

  4. 在精靈中指定來源網站的位址。

  5. 按一下 [以建立連結資料表的方式,連結至資料來源],然後按 [下一步]

    精靈會顯示可供連結的清單。

  6. 選取您要連結的清單,然後按一下 [確定]。

    附註:  如果有些清單已經連結至目前的資料庫,對應於這些清單的核取方塊就會是已選取狀態。 如果要移除任何連結,請清除要移除之連結的核取方塊。

    Access 會嘗試為此作業期間選取的清單及各個相關的清單建立連結資料表。 此外,Access 也會嘗試重新整理精靈中所選清單的相對應連結資料表。 Access 還會建立這些資料表之間的關聯。 與匯入作業不同的是,連結作業會維護查閱欄位與相關資料表之間的查閱屬性設定。 您不需要在 [資料表設計檢視] 中手動設定查閱欄位的屬性。

  7. 請在 [資料工作表檢視] 中檢閱新的連結資料表。 確定所有的欄位和記錄都已正確顯示。

    Access 會為每個對應到來源資料行的欄位選取正確的資料類型。請務必注意,每次開啟連結資料表或來源清單時,您會看到最新資料。但是,對清單進行的結構變更並不會自動反映在連結資料表中。若要套用最新的清單結構以更新連結資料表,請在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下資料表、指向 [其他選項],然後按一下 [重新整理清單]。

頁面頂端

請注意,本節僅適用於 Access 2007。

概觀

當您將 Access 的資料庫移至 SharePoint 網站時,您需在 SharePoint 網站上建立可維持連結到資料庫中之資料表的清單。移至 SharePoint 網站精靈可協助您同時移動所有資料表中的資料,並且維持其關聯。

建立 SharePoint 清單後,人員可以在 SharePoint 網站上或在 Access 的連結資料表中使用清單,同時使用 SharePoint 網站的功能來管理資料並持續獲得所做變更的更新。

SharePoint 清單的連結會儲存在 Access 資料庫中,而表單、查詢和報表也會保留在 Access 中。您可以使用 Access 中的資料表或表單輸入資料,或編輯 SharePoint 網站上的清單。

移動資料的方式

移至 SharePoint 網站精靈會盡可能將資料移至以 SharePoint 網站上之清單範本為基礎的清單,例如 [連絡人] 清單。如果資料表無法符合清單範本,在 SharePoint 網站上,資料表會變成資料工作表檢視中的自訂清單。

視資料庫大小、其物件數量及系統效能而定,作業可能需要一些時間。如果您在程序期間改變心意,您可以按一下 [停止] 取消程序。

精靈會在電腦上建立資料庫的備份複本。在 Access 中,它會從資料表建立清單連結,這樣就能在使用 Access 時輕鬆找到 SharePoint 網站上的資料。資料表間的關聯會盡可能以 SharePoint 清單間的連結形式表示。

如果發生任何問題,移至 SharePoint 網站精靈會回報問題,並將問題儲存在 Access 資料庫中,做為可用來協助您進行疑難排解的記錄檔資料表。

使用移至 SharePoint 網站精靈

  1. 在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [SharePoint 清單] 群組中的 [移至 SharePoint]。

  2. 依照移至 SharePoint 網站精靈中的步驟進行,包括指定 SharePoint 網站的位置。

    若要取消程序,請按一下 [停止]。

  3. 在精靈最後一頁,選取 [顯示詳細資料] 核取方塊,以便查看移轉詳細資料。

    此精靈頁面會描述哪些資料表已連結至清單,並提供備份位置和資料庫 URL 的相關資訊。如果發生移轉問題,它也會提供警告,並提供記錄資料表的位置,方便您查看該問題的相關詳細資訊。

  4. 當精靈完成動作後,按一下 [完成]。

    如果精靈顯示警告,您應檢閱記錄檔資料表並採取任何必要動作,確保資料已成功移轉。例如,某些欄位可能無法移動或轉換成與 SharePoint 清單相容的其他資料類型。

附註: 若要檢視 SharePoint 網站上的清單,請按一下 [快速啟動] 上的 [清單],或按一下 [檢視所有網站內容]。您可能需要重新整理網頁瀏覽器中的頁面。若要使清單出現在 SharePoint 網站的 [快速啟動] 中,或是變更其他設定 (例如啟用版本追蹤功能),您可以變更 SharePoint 網站上的清單設定。如需詳細資訊,請參閱 SharePoint 網站上的說明。

移轉限制

移至 SharePoint 網站精靈完成時,您會看見訊息指出 Access 是否遇到任何與資料有關的問題。Access 會建立一個名為 [移至 SharePoint 網站議題] 的記錄檔資料表,並將該資料表新增到資料庫。[移至 SharePoint 網站議題] 資料表會儲存在資料庫中,但不會發佈為 SharePoint 網站上的清單。

下表列出有關資料移轉方式的限制;當 Access 和 SharePoint 無法共用相同的功能時,或在某些情況下無法共用資料類型時,通常會發生問題。例如,如果 Access 資料表支援參考完整性,這項功能在 SharePoint 網站的清單中不會強制執行。下表中的資訊可能可以協助您決定是否要移轉資料,而且可能有助於檢閱 [移至 SharePoint 網站議題] 資料表中回報的任何問題。

資料或問題類型

問題

結果

COM 物件資料類型

SharePoint 網站不支援 COM 物件資料類型。

不會移動欄位。

二進位資料類型

SharePoint 網站不支援二進位資料類型。

不會移動欄位。

日期

SharePoint 網站不支援 1900 年之前的日期。

不會移動日期為 1900 年之前的資料。

文字欄位中的新行字元

SharePoint 網站在單行文字欄位中不支援新行字元。

欄位會轉換為 [多行文字] 欄位或 [備忘] 欄位。

十進位資料類型

SharePoint 網站不支援十進位資料類型。

會改用 [數字] 欄位或 [雙整數] 欄位。

複製識別碼資料類型

SharePoint 網站不支援複製識別碼資料類型。

將會改用單行文字資料類型 (視資料類型而定)。

參考完整性

SharePoint 網站不支援參考完整性。

不會在新清單中強制執行參考完整性。

SharePoint 清單中不支援的預設值

SharePoint 網站可接受靜態的預設值,例如文字或數字,以及標準日期。不會移轉 Access 中的動態預設值。

不會移動某些預設值屬性。

欄位或資料表上的資料驗證

不會將任何資料驗證規則移至 SharePoint 網站。

不會移動或強制執行欄位或資料表上的任何資料驗證。

唯一索引欄位

SharePoint 網站會將一個唯一索引欄位用於其清單中的識別碼資料行。

不會移動其他唯一索引欄位或其他組欄位。

與串聯刪除或更新的關聯

SharePoint 網站不支援相關記錄的串聯刪除。

刪除不會串聯到相關記錄,而且更新不會串聯到相關欄位。

強制執行參考完整性的關聯

SharePoint 網站不支援參考完整性。

不會在清單資料之間的關聯中強制執行參考完整性。

自動列舉的欄位 (除了識別碼欄位以外)

SharePoint 網站僅支援用於清單中識別碼資料行的欄位自動編號。

自動編號不會套用到識別碼資料行以外的資料行。

無法建立查閱的關聯

某些關聯在 SharePoint 網站中不受支援,例如主索引鍵與識別碼資料行無關或非整數時。

不會移動關聯。

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