匯入或連結到另一個 Access 資料庫中的資料

匯入或連結到另一個 Access 資料庫中的資料

您可以使用許多方式將資料從一個 Access 資料庫帶至另一個。複製及貼上是最簡單的方法,但匯入和連結能讓您更容易控制帶入的資料以及帶往目標資料庫的方式,並提供更高的靈活度。

本文將說明如何匯入或連結到另一個 Access 資料庫中的資料。

您想要做什麼?

了解如何匯入和連結到另一個 Access 資料庫中的資料

從另一個 Access 資料庫匯入資料

連結到另一個 Access 資料庫中的資料

了解如何匯入和連結到另一個 Access 資料庫中的資料

當您從另一個資料庫進行匯入時,Access 會在目標資料庫中建立資料的複本,而不會變更來源的內容。在匯入操作期間,您可以選擇想要複製的物件、控制資料表及查詢的匯入方式、決定是否匯入資料表之間的關聯等等。

您可能會想要匯入資料,例如建立與另一個資料庫中現有之資料表類似的資料表。為了避免手動設計每個資料表,這時您可能會想複製整個資料表,或只複製資料表定義。選擇只匯入資料表定義,您會得到一份空白資料表。也就是說,系統會將欄位和欄位屬性複製到目標資料表中,但不會複製資料表中的資料。相較於複製貼上,匯入的另一個優點是您可以選擇是否要將資料表間的關聯與資料表本身一起匯入。

如果您的目的是要將資料庫中的記錄新增到另一個現有的資料庫,建議您考慮將記錄匯入新的資料表,然後建立新增查詢。您無法在匯出作業期間新增記錄到現有的資料表。如需新增查詢的詳細資訊,請參閱使用新增查詢將記錄新增至資料表一文。

如果貴組織使用多個 Access 資料庫,且部分資料表 (例如 [員工]) 中的資料需要在不同資料庫之間共用時,您可能會想要連結到另一個 Access 資料庫中的資料。您可以將資料表維持在單一資料庫中,並從其他資料庫進行連結,而不用在每個資料庫中都複製一個該資料表。另一個工作群組或部門需要能夠在您的資料庫中新增資料,並使用其中的資料,但您想要繼續保有資料表的結構。

從另一個 Access 資料庫匯入資料

匯入資料的程序會依循下列一般步驟:

  • 準備匯入作業

  • 執行匯入精靈

  • 您也可以選擇將匯入設定儲存為匯入規格以供日後重複使用。

下列各組步驟說明如何執行每個操作。

準備匯入作業

  1. 找到來源資料庫,並找出您要匯入的物件。

    如果來源資料庫為 .mdb 或 .accdb 檔案,您可以匯入資料表、查詢、表單、報表、巨集和模組。如果來源資料庫為 .mde 或 .accde 檔案,您只能匯入資料表。

  2. 如果這是您第一次從 Access 資料庫匯入資料,請參閱下表以獲得一些實用祕訣。

    元素

    描述

    多個物件

    您可以在單一匯入作業中一次匯入多個物件。

    新物件

    每項匯入作業會在目的資料庫中建立新的物件。您無法使用匯出作業來覆寫現有的物件,或新增記錄到現有的資料表。

    匯入連結資料表

    如果來源資料表 (例如 [銷售] 資料庫中的 [員工1]) 實際上為一張連結資料表 (表示該資料表連結到 [薪資] 資料庫內的 [員工] 資料表),則連結作業會取代此匯入作業。作業結束時,您會看到一張連結到原始來源資料表 ([薪資] 資料庫內的 [員工]) 的連結資料表 (舉例來說,它可能會名為 [員工1])。

    略過欄位和記錄

    從資料表或查詢匯入資料時,您無法略過特定欄位或記錄。不過,如果您不想要匯入資料表中的任何記錄,您可以選擇只匯入資料表定義。

    ​​關聯

    您可以選擇是否匯入來源資料表之間的關聯。

    資料表定義

    您可以選擇匯入整個資料表或只匯出資料表定義。當您只匯入定義時,Access 會建立一個欄位與來源資料表相同,但沒有任何資料的資料表。

    查閱欄位

    如果來源資料表中的欄位查閱另一個資料表或查詢中的值,如果您希望目的欄位顯示查詢值,則必須匯入相關的資料表或查詢。如果您不想匯入相關的資料表或查詢,則目標欄位只會顯示查閱識別碼。

    查詢

    您可以將查詢匯入成查詢或是資料表。如果將查詢匯入成查詢,您就必須匯入基礎資料表。

  3. 關閉來源資料庫。確定沒有使用者以獨佔模式開啟該資料庫。

  4. 開啟目標資料庫。確定資料庫並非唯讀,而且您擁有在資料庫中新增物件和資料的必要權限。

    如果來源資料庫受密碼保護,則每當您將它當做匯入作業的來源時,系統都會提示您輸入密碼。

    附註: 如果您想要將資料匯入至新資料庫,則必須在開始匯入作業之前,先建立一個空白資料庫 (不包含任何資料表、表單或報表)。

    匯入作業並不會覆寫或修改任何現有的資料表或物件。如果目標資料庫中已存在與來源物件中相同名稱的物件,Access 會在匯入物件的名稱上附加數字 (1、2、3 等等)。例如,如果您匯入 [問題] 資料表到一個資料庫,而該資料庫中已經有名為 [問題] 的表單,則匯入的資料表會命名為 [問題1]。如果名稱 [問題1] 已被使用,則新的資料表會命名為 [問題2],依此類推。

    請務必注意,如果您想要將來源資料表中的記錄新增到目標資料庫中的資料表,您必須使用新增查詢,而不是執行匯入作業。如需新增查詢的詳細資訊,請參閱使用新增查詢將記錄新增至資料表一文。

匯入資料

  1. 匯入精靈的位置會根據您的 Access 版本而稍有不同。選擇符合您 Access 版本的步驟:

    • 如果您使用的是最新版 Office 365 訂閱版的 Access,請在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下 [新增資料來源] > [從資料庫] > [Access]。

    • 如果您使用的是 Access 2016、Access 2013 或 Access 2010,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯入與連結] 群組中的 [Access]。

    • 如果您使用的是 Access 2007,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯入] 群組中的 [Access]。

  2. [取得外部資料 - Access 資料庫] 匯入和連結精靈會隨即開啟。

    [取得外部資料 - Access 資料庫] 匯入精靈的螢幕擷取畫面

  3. 在 [檔案名稱] 文字方塊中,輸入來源資料庫名稱,或按一下 [瀏覽] 以顯示 [開啟舊檔] 對話方塊。

  4. 選取 [將資料表、查詢、表單、報表、巨集和模組匯入至目前資料庫],並按一下 [確定]。

    [匯入物件] 對話方塊隨即開啟。

    在 [匯入物件] 對話方塊上選取要匯入的物件

  5. 在 [匯入物件] 對話方塊中的 [資料表] 索引標籤上,選取您要匯入的資料表。如果您想要匯入查詢,請按一下 [查詢] 索引標籤,並選取您要匯入的查詢。

    若要取消已選取的物件,請再次按一下該物件。

  6. 按一下 [選項] 以指定其他設定。

    下表說明每個選項如何影響作業的結果。

    元素

    描述

    [關聯] 核取方塊

    選取可匯入所選資料表之間的關聯。

    [功能表及工具列] 核取方塊

    選取可匯入存在來源資料庫的任何自訂功能表和工具列。功能表和工具列會顯示在名為 [增益集] 的索引標籤上。

    [匯入/匯出規格] 核取方塊

    選取可匯入存在來源資料庫中的任何已儲存匯入或匯出規格。

    [功能窗格群組] 核取方塊

    選取可匯入存在來源資料庫的任何自訂瀏覽窗格群組。

    [定義及資料] 選項按鈕

    選取可匯入所有所選資料表的結構和資料。

    [只有定義] 選項按鈕

    選取可僅匯入所選資料表中的欄位。不會匯入來源記錄。

    [當作查詢] 選項按鈕

    選取可將所選查詢匯入成查詢。在此情況下,請記得除了匯入查詢,還要匯入所有的基礎資料表。

    [當作資料表] 選項按鈕

    選取可將查詢匯入成資料表。在此情況下,您不需要匯入基礎資料表。

  7. 按一下 [確定] 以完成作業。

    Access 會開始複製資料,如果發生任何問題,則會顯示錯誤訊息。如果匯入資料的作業成功,精靈的最後一頁可讓您將作業的詳細資料儲存成匯入規格,以供日後使用。

連結到另一個 Access 資料庫中的資料

連結可讓您在不必匯入的情況下連線至另一個資料庫中的資料,以便同時檢視及修改來源與目標資料庫中的最新資料,而無需建立和維護兩份資料相同的複本。您只能連結到另一個 Access 資料庫中的資料表。您無法連結至查詢、表單、報表、巨集和模組。

當您連結至 Access 資料庫中的資料表時,Access 會建立一份含有指向來源記錄和欄位之連結的新資料表 (稱為連結資料表)。您對來源資料表之資料進行的任何變更,都會反映在目標資料庫的連結資料表中,反之亦然。不過,您無法變更目標資料庫中連結資料表的結構。也就是說,您無法對連結資料表進行變更,例如新增或刪除欄位,或是修改欄位的資料類型。

連結至另一個 Access 資料庫中資料的程序會依循下列一般步驟:

  • 準備連結作業

  • 執行連結精靈

下列各組步驟說明如何執行每個操作。

準備連結 Access 資料庫中的資料表

  1. 找到來源資料庫。

    檔案格式可以是 MDB、MDE、ACCDB 或 ACCDE。如果來源資料庫受密碼保護,系統會在連結作業期間提示您輸入密碼。

  2. 找出您要連結的資料表。您可以連結至資料表,但無法連結至查詢、表單、報表、巨集和模組。如果這是您第一次連結至另一個 Access 資料庫中的資料表,請參閱下表以獲得一些實用祕訣。

    元素

    描述

    多個物件

    您可以在單一連結作業中建立多個資料表的連結。系統會為每個來源資料表建立一個連結資料表。

    將連結資料表做為來源

    您無法連結至來源資料表中已經是連結資料表的資料表。

    例如,您想要連結至 [銷售] 資料庫中的 [員工1],但它實際上已經是連結資料表了 (連結至 [薪資] 資料庫內的 [員工] 資料表),那麼您就無法將 [銷售] 資料庫中的 [員工1] 資料表當做來源資料表。您應該改為直接至 [薪資] 資料庫中的 [員工] 資料表。

    新的或現有使用者

    每個連結作業都會為每個來源資料表建立一個新的連結資料表。您無法使用連結作業來覆寫或新增到現有的資料表。

    ​​關聯

    如果您選取多個來源資料表,系統會自動將資料表之間的關聯帶往目標資料庫。不過,您無法變更或刪除目標資料庫中的關聯。

    查閱欄位

    如果來源資料表中的欄位查閱另一個資料表中的值,而您希望目標欄位顯示查詢值,請務必記得要連結至相關的資料表。如果您不連結至相關的資料表或查詢,則目標欄位只會顯示查閱識別碼。

  3. 關閉來源資料庫。確定沒有其他使用者以獨佔模式開啟該資料庫。

  4. 開啟目標資料庫。確定目標資料庫並非唯讀,而且您擁有在資料庫中新增物件和資料的必要權限。

    附註: 如果您想要在新資料庫中建立連結,則必須在開始連結作業之前,先建立一個空白資料庫 (不包含任何資料表、表單或報表)。

    這項作業並不會覆寫或修改任何現有的資料表或物件。如果目標資料庫中已存在與來源物件中相同名稱的物件,Access 會在連結資料表的名稱上附加數字 (1、2、3 等等)。例如,如果您從一個已經有名為 [問題] 之表單的資料庫連結至 [問題] 資料表,則連結的資料表會命名為 [問題1]。如果名稱 [問題1] 已被使用,則新的資料表會命名為 [問題2],依此類推。

    請記得,如果您想要將來源資料表中的記錄新增到目標資料庫中的資料表,您必須使用新增查詢,而不是執行連結作業。

    如需新增查詢的詳細資訊,請參閱使用新增查詢將記錄新增至資料表一文。

連結至資料

  1. 連結精靈的位置會根據您的 Access 版本而稍有不同。選擇符合您 Access 版本的步驟:

    • 如果您使用的是最新版 Office 365 訂閱版的 Access,請在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下 [新增資料來源] > [從資料庫] > [Access]。

    • 如果您使用的是 Access 2016、Access 2013 或 Access 2010,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯入與連結] 群組中的 [Access]。

    • 如果您使用的是 Access 2007,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯入] 群組中的 [Access]。

  2. [取得外部資料 - Access 資料庫] 匯入和連結精靈會隨即開啟。

    [取得外部資料 - Access 資料庫] 匯入精靈的螢幕擷取畫面

  3. 在 [檔案名稱] 文字方塊中,輸入來源資料庫名稱,或按一下 [瀏覽] 以顯示 [開啟舊檔] 對話方塊。

  4. 按一下 [以建立連結資料表的方式,連結至資料來源],然後按一下 [確定]。

    [連結資料表] 對話方塊會隨即開啟。

    在 [連結資料表] 對話方塊上選取要連結的資料表

  5. 在 [連結資料表] 對話方塊中,選取要連結的資料表。

    若要取消選取,請再次按一下該資料表。

  6. 按一下 [確定] 以完成作業。

    Access 即會建立連結資料表。

  7. 以 [資料工作表] 檢視開啟連結資料表,確保資料正確。

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