刪除 Project Online 的使用者資料

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瞭解如何 Office 365 全域管理員可以從 Project Online 環境刪除使用者的資訊。

刪除使用者資料?

在 Project Online 中,管理員可以刪除使用者資料與資料 (可以用來識別使用者的資料),例如識別使用本文所述的步驟:

  • 顯示的名稱、 注音標示名稱,Guid -您可以選擇刪除或重新命名使用者的顯示名稱。

  • 使用者特定的檢視設定-例如,如果使用者擁有自訂上方格線頁面檢視 (例如資源中心,專案中心],排程網頁組件,與他們檢視設定檢視、 篩選、 群組、 表格、 地圖、 繪圖 (報表)等),這些會刪除。

  • 行事曆例外狀況的詳細資料-例如,如果使用者已取出一週年 1 月中因為他或她已病假或度假的情況下,就會移除例外狀況的名稱。 仍會維持例外狀況的日期。

  • 使用者權限-例如,如果使用者關聯類別] 群組或授予個別的全域管理員權限,我們將會移除所有關聯。使用者將也會設定為非作用中。

專案網站-例如問題、 風險、 交付項目及儲存文件的 SharePoint Online 中可能不會刪除瀏覽 Project Online 的使用者資料中所包含的使用者資訊刪除程序,因為這些使用者都可以存取專案網站,但不 PWA 使用者。您需要刪除完成程序在本文的 [刪除的使用者帳戶資訊新增至 SharePoint Online ] 區段中找到的資料。

重要: 我們建議您執行的 SharePoint Online 使用者資料刪除程序之前從 Project Online 中刪除相同的使用者資訊。這會防止中使用特定 SharePoint Online 的同步處理的項目 (例如問題或風險) 將會覆寫使用者資料在 Project Online 中已刪除的問題。

此何刪除透過企業物件刪除使用者?

本文所述的使用者資料刪除程序是不同的刪除 PWA 使用者透過企業物件刪除頁面中 PWA 伺服器設定數種方式:

  • 企業物件刪除,將會刪除使用者以企業資源。 不過,如果使用者/資源是下列其中一項動作,遭到封鎖刪除:

    • 專案擁有者

    • 時程表管理員

    • 在時程表管理員清單

    • 工作分派擁有者

    • 在 [資源計劃

    • 工作流程 proxy 使用者

  • 刪除使用者資料進行本文中的步驟,並不會刪除企業資源。 變更要停用的使用者帳戶、 移除使用者資料,以及您也可以變更資源的名稱為您選擇 (例如 「 刪除的使用者 」)。

刪除的分析藍本

根據您的需求,此程序可讓您刪除使用者資料列於上方,但也允許部分的控制對刪除中共用的項目,例如時程表、 專案和工作分派的使用者顯示名稱。有三種刪除情況,您可以執行:

情況 1: 使用者的資訊全部刪除 Project Online 除了的顯示名稱

在此案例中,所有使用者的資料已刪除,除了使用者的顯示名稱。

您可以選擇這種情況,如果您想要知道工作使用者已完成,例如透過其時程表和工作。

案例 2: 從 Project web App 中,刪除使用者的資訊,但更新所有位置的顯示名稱

在此案例中,所有使用者的資訊會刪除。在所有位置顯示使用者的顯示名稱的位置,將會取代與您所選擇的例如 「 刪除的使用者 」 的項目。仍會維持使用者的資源識別碼。

如果不有任何商務需要保留使用者顯示的名稱,即使是在共用的記錄,例如時程表和專案,您可以選擇這種情況。

情況 3: Project Online 中刪除使用者的資訊,但更新除了時程表記錄的所有位置的顯示名稱

在此案例中,使用者的資訊全部刪除,在 [時程表記錄] 中除外。您可以選擇將使用者的顯示名稱的項目您選擇,例如 「 刪除的使用者]。不過,但不會影響時程表記錄,其中的使用者名稱裡仍會保留。在時程表記錄中的顯示名稱會產生新的資源識別碼,以便瀏覽資料時程表記錄找不到更新的使用者名稱。

您可以選擇您需要進一步的使用者會出現的時程表記錄會檢閱這種情況。

處理程序概觀

以下是概略瞭解程序的管理員必須先瞭解如何刪除 Project Online 環境中的特定使用者的資訊:

  1. 下載您的 PowerShell 指令碼: 您需要下載並解壓縮本文中所需的 PowerShell 指令碼檔案。

  2. 尋找包含使用者資料的 PWA 網站: 尋找您的環境中的 [Project Web App 網站的清單。

  3. 尋找使用者的資源識別碼 (可省略) 每個 PWA 網站上: 在每個 Project Web App 的網站上尋找使用者的唯一的資源識別碼。您也可以選擇指定的使用者登入帳戶 (例如,adambarr@contoso.onmicrosoft...com)。

  4. 關閉,並檢查所有使用者的專案: 此需要才能執行匯出指令碼,以確保您的變更不覆寫。

  5. 執行匯出使用者的資料: 這個選擇性的步驟所述匯出的 Project Online 的使用者資訊

  6. 刪除使用者帳戶資訊新增至 SharePoint Online (選用): 這是步驟只需要如果您需要刪除非 PWA 使用者帳戶資訊,例如可能擁有存取權到專案網站的使用者。

  7. 刪除您的使用者資料從 PWA 網站: 執行指令碼,從每個 PWA 網站刪除使用者的資訊。

    透過指令碼,您可以選擇將使用者的顯示名稱變更為非的項目 (例如,「 刪除的使用者 」)。這是可讓您以使用者匿名,同時保留使用者資訊出現以往未變更的項目。

  8. 刪除 Project Professional 使用者的快取: 指令碼順利完成後,PWA 管理員必須先刪除 Project Professional 用來開啟連線到 Project Online 網站時的專案中每個裝置上的快取。清除快取可防止使用者資訊被已專案如果在裝置上快取。

使用您的專案管理員

根據您的公司,您的 Office 365 全域管理員可能瞭解管理 Office 365 系統管理工作,,但可能會知道小關於 Project Online 的管理。如果是這樣,我們建議的 Office 365 全域管理員使用共同完成這些工作其 PWA 網站管理員。全域管理員,例如,可能會適合用來執行的 PowerShell 指令碼,若要尋找所有 PWA 網站,但可能必須共同運作,完成其餘的步驟 PWA 管理員與關於商務規則與設定說明每個 PWA 網站。

重要: 最佳作法是確認刪除使用者資料從您的網站之前先備份您專案的資料庫。 確定您已成功後,您可以刪除您的備份。

步驟 1-下載刪除指令碼檔

您必須使用數個準備這份文件中的程序的 PowerShell 指令碼檔案。在Project Online 使用者內容匯出並刪除指令碼套件包含參考本文中的指令碼檔案。下載並 upzip 位置,您可以參考的檔案。

步驟 2-尋找您的 Office 365 環境中的 [Project Web App 網站

SharePoint Online 管理命令介面取得 Office 365 環境中的每個 PWA 網站的 Url 的清單中,全域管理員可以執行GetListOfPWAsForTenant PowerShell 指令碼。

GetListOfPWAsForTenant PowerShell 指令碼是隨附的Project Online 使用者內容匯出並刪除指令碼套件

附註: 若要執行的 GetListOfPWAsForTenant PowerShell 指令碼,您必須以全域管理員或 SharePoint 管理員角色中。

  1. 下載、 解壓縮,並將GetListOfPWAsForTenant.ps1檔案儲存到您的電腦。

  2. 開啟 SharePoint Online 管理命令介面,並出現提示時,請使用下列命令:

    .\GetListOfPWAsForTenant.ps1 -adminUsername <adminAccount> -adminSiteUrl <AdminCenterURL> 

    您將需要執行下列參數使用的命令:

    參數

    描述

    -adminUsername

    Office 365 全域管理員帳戶

    -adminSiteUrl

    您的 Office 365 系統管理中心的 URL

    例如,如果您的 Office 365 全域管理員帳戶是admin@contoso.onmicrosoft.com,且您系統管理中心網站的 URL 是https://contoso-admin.sharepoint.com,您想要輸入下列

    .\GetListOfPWAsForTenant.ps1 -adminUsername admin@contoso.onmicrosoft.com -adminSiteUrl https://contoso-admin.sharepoint 
  3. 執行命令之後,就會提示您輸入您的密碼,您的帳戶。輸入密碼,然後按一下 [Enter]。

    順利執行之後,會顯示您的 Office 365 環境中的所有 PWA 網站的清單。

您將需要 PWA 網站 Url 的兩個步驟。

步驟 3-尋找每個 PWA 網站上的使用者的資源識別碼 (選用)

重要: 如果您有使用者的登入帳戶,這是選用步驟。您需要有使用者的登入帳戶] 或 [資源識別碼的各個 PWA 網站,才能執行刪除指令碼。

如果您想要尋找使用者的資源識別碼,PWA 管理員必須先在上一個步驟中所找到的每個 PWA 網站上進行下列動作:

  1. 在 Project Online伺服器設定,請在 [企業資料] 區段中,按一下 [資源中心]。

  2. 在 [資源中心] 頁面的 [資源名稱] 欄中,找出使用者的名稱,然後尋找該資料列,若要查看是否您可以尋找一值中唯一識別碼] 資料行中]。此值是使用者的資源識別碼。例如下, 圖中,您可以看到李清複製的唯一識別碼欄中列出的資源識別碼值。

    唯一識別碼欄中的使用者的資源識別碼

    在某些情況下,您的資料表可能會自訂,使唯一識別碼] 資料行無法使用。如果是這樣,左邊的使用者名稱的核取方塊並再按一下 [編輯位於功能區的 [資源] 索引標籤,然後移的下一個步驟。

  3. 在特定使用者編輯資源]頁面上,移至 [系統識別資料] 區段並尋找GUID列的值。GUID 是此 PWA 網站的使用者資源識別碼。

    尋找使用者資源識別碼

附註: 如果您有多個 PWA 網站時,每個 PWA 網站會有不同的資源識別碼相同的使用者。請確定進行配對資源識別碼您尋找特定 PWA 網站 url 的使用者。

步驟 4-關閉,並核取 [所有使用者的專案

執行匯出之前,先指令碼,必須先確定所有使用者的專案已關閉,並由使用者 PWA 網站上存回。這樣就能確定刪除指令碼所做的變更會不會覆寫。

如有需要 PWA 管理員可以強制存回專案,透過 PWA 伺服器設定。

  1. 在 [伺服器設定] 頁面中佇列和資料庫管理] 區段中,按一下 [強迫跳回企業物件]。

  2. 強制存回企業物件在頁面上,從 [專案] 清單中,選取所要檢查,專案] 旁的核取方塊,然後按一下核取增益集

  3. 會顯示一則訊息,詢問您是否要強制存回。 按一下[確定]

附註: 強制存回專案正在修改由使用者可能會導致這些變更的影響。我們強烈建議的使用者核取專案中的一般的方式與您使用強制存回其時才能絕對必要。

步驟 5-匯出使用者資料 (選用)

在刪除之前使用者的資料,您應該知道的使用者已部分的所有專案。這可讓您稍後確認是否使用者的資料已移除,因為某些問題可能造成無法刪除的發生 (例如,專案已取出。您可以看到這些透過將使用者的資料匯出的專案。若要瞭解如何進行此動作,請參閱匯出從 Project Online (GDPR) 的使用者資訊

匯出指令碼也會告訴您如果有任何使用者的專案是目前取出,因為需要存回之前執行 RedactProjectUser 指令碼中的下一個步驟。

如有需要 PWA 管理員可以強制透過 PWA 伺服器設定專案的存回。

  1. 在 [伺服器設定] 頁面中佇列和資料庫管理] 區段中,按一下 [強迫跳回企業物件]。

  2. 強制存回企業物件在頁面上,從 [專案] 清單中,選取所要檢查,專案] 旁的核取方塊,然後按一下核取增益集

  3. 會顯示一則訊息,詢問您是否要強制存回。 按一下 [ [確定]。

重要: 如果您強制存回使用者已修改的專案,修改可能會遺失。

步驟 6-刪除使用者帳戶資訊新增至 SharePoint Online

附註: 如果您要刪除的使用者資料以及 SharePoint Online 中,我們建議之前先刪除 Project Online 的使用者資料,以防止可覆寫的同步處理問題刪除 SharePoint Online 使用者資料刪除內容。

在您的 Office 365 環境中沒有 Project Web App (PWA) 帳戶的使用者也可以在 Project Online 中有其名稱和帳戶資訊,並可能會想要將其刪除。如果使用者新增到專案網站的特定 SharePoint 物件,也可能會發生。專案網站是的 SharePoint 共同作業網站,您可以建立專案時建立的。不是 PWA 使用者的 SharePoint 使用者可以授與存取這些共同作業的網站。發生這種情況下,其帳戶資訊會儲存儲存為 PWA.如果系統管理員已刪除的使用者在 SharePoint Online 中的資料,他們也看起來應該若要查看如果需要刪除 Project Online 中的使用者資料以及其請注意,如果在 SharePoint Online 中下列任何一匯出資料:

  • 使用專案網站的相關問題

  • 專案網站與相關聯的風險

  • 專案網站與相關聯的文件

  • 專案網站與相關聯的交付項目

如果 SharePoint Online 使用者資料會顯示任何以上,所以您也可以刪除 Project Online 網站的使用者帳戶資訊執行 RedactProjectUser PowerShell 指令碼指定登入帳戶資訊 (因為使用者不能資源識別碼):

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url <PWASiteURL> -LoginName <logonName> -UpdateDisplayName "<newDisplayName>" -RedactTimesheet $true

例如,從 SharePoint Online 的匯出資料,您發現佩蓉 (帳戶名稱 evac@contoso.com),新增議題與風險至的專案網站在特定的 PWA 網站 (https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa1) 的一部分。執行下列動作,將會更新她的帳戶名稱,即可在特定的 PWA 網站上的 「 刪除的使用者 」 的所有執行個體。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa -LoginName evac@contoso.onmicrosoft.com -UpdateDisplayName "Deleted User" -RedactTimesheet $true

步驟 7-從 PWA 網站刪除您的使用者資料

SharePoint Online 管理命令介面從 PWA 網站移除使用者資料,您也可以更新使用者的顯示名稱中執行RedactProjectUser PowerShell 指令碼。

RedactProjectUser PowerShell 指令碼是隨附的Project Online 使用者內容匯出並刪除指令碼套件

附註: 才能執行 RedactProjectUser 指令碼,您必須是至少有下列其中一項動作:

  • PWA 網站您執行指令碼至網站集合管理員。

  • 如果您是在 Project 權限模式中,指定在 Project Online 的執行個體上管理使用者和群組的權限。如果您是在 SharePoint 權限模式,是全域管理員或 SharePoint 管理員角色。

在 SharePoint Online 管理命令介面,您會使用叫用cmdlet 執行 RedactProjectUser 指令碼:

Invoke-RedactProjectUser  

叫用指令程式會使用下列參數:

參數

描述

聽音樂

URL

Project Online 的執行個體的 URL。

必要

-佔用

登入的使用者名稱。

佔用或預設資格。

-預設

資源 GUID 的使用者。

佔用或預設資格。

-UpdateDisplayName

新使用者的顯示名稱

如果使用,則也需要 RedactTimesheet。

-RedactTimesheet

將變更套用至 [時程表嗎?($true$false

您可以透過下列方式使用叫用 cmdlet 和參數:

情況 1: 使用者的資訊全部刪除 Project Online 的執行個體,除了的顯示名稱

使用此命令會從 PWA 網站,除了的顯示名稱中移除使用者的資料。您的組織可能會想要保留供日後的查閱使用者的顯示名稱,以便在共用的項目,例如專案中的為任務擁有人或時程表中的項目。

請注意,您可以指定使用者登入名稱或資源識別碼。

使用的登入名稱

如果您登入名稱,指定使用者,使用 cmdlet 下列方式:

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url <PWASiteURL> -LoginName <loginName>

例如,下列移除整個https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa網站,除了使用者的顯示名稱的使用者evac@@contoso.onmicrosoft.com的所有資料

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa -LoginName evac@@contoso.onmicrosoft.com

當執行此命令時,郵件會顯示要求您確認是否要繼續進行。

您確認指令碼順利完成之後,將會顯示訊息指出:已移除資源 < 使用者的顯示名稱 > 的所有資料,除了資源的名稱。

使用資源識別碼

如果您要指定使用者的資源識別碼,使用 cmdlet 下列方式:

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url <PWASiteURL> -ResourceID <ResourceID>

例如,下列會移除所有使用者資料資源識別碼0c7cd3fb-a0be-e111-9fte-00155d022d022681整個https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa 網站,除了使用者的顯示名稱的使用者

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa -ResourceId 0c7cd3fb-a0be-e111-9fte-00155d022d022681

當執行此命令時,郵件會顯示要求您確認是否要繼續進行。

您確認指令碼順利完成之後,將會顯示訊息指出:已移除資源 < 使用者的資源識別碼 > 的所有資料,除了資源的名稱。

案例 2: Project Online 的執行個體,使用者的資訊全部刪除,但更新所有位置的顯示名稱

使用此命令會移除使用者的使用者資料從 Project Online 的執行個體,將使用者的顯示名稱變更為其所選擇的項目,並這也會發生的時程表記錄中。您的組織可能會想要變更內容,可讓使用者的身分識別匿名,例如 「 刪除的使用者 」 的使用者的顯示名稱。

請注意,您可以指定使用者登入名稱或資源識別碼。

使用的登入名稱

如果您登入名稱,指定使用者,使用 cmdlet 下列方式:

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url <PWASiteURL> -LoginName <logonName> -UpdateDisplayName "<newDisplayName>" -RedactTimesheet $true

例如,下列會移除所有使用者資料evac@contoso.onmicrosoft.com並會變更他的顯示名稱為 「刪除的使用者」 整個https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa網站。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa -LoginName evac@contoso.onmicrosoft.com -UpdateDisplayName "Deleted User" -RedactTimesheet $true

當執行此命令時,郵件會顯示要求您確認是否要繼續進行。

您確認指令碼順利完成之後,將會顯示訊息指出:已移除資源 < 使用者的登入名稱 > 的所有資料,並已變更資源的名稱為 < 更新的顯示名稱 > 所有位置包括時程表記錄。

使用資源識別碼

如果您要指定使用者的資源識別碼,使用 cmdlet 下列方式:

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url <PWASiteURL> -ResourceID <ResourceID> -UpdateDisplayName "<newDisplayName>" -RedactTimesheet $true

例如,下列會移除資源識別碼0c7cd3fb-a0be-e111-9fte-00155d022d022681為使用者的所有使用者資料和會變更為 「刪除的使用者」 的顯示名稱整個https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa網站。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa -ResourceId 0c7cd3fb-a0be-e111-9fte-00155d022d022681 -UpdateDisplayName "Deleted User" -RedactTimesheet $true

當執行此命令時,郵件會顯示要求您確認是否要繼續進行。

您確認指令碼順利完成之後,將會顯示訊息指出:已移除資源 < 使用者的資源識別碼 > 的所有資料,並已變更資源的名稱為 < 更新的顯示名稱 > 所有位置包括時程表記錄。

情況 3: 使用者的資訊全部刪除 Project Web App 網站,但變更除了時程表記錄的所有位置的顯示名稱

使用此命令將會移除使用者的資料從 Project Web App 網站上,並會為您指定,但這不會發生的時程表記錄中變更使用者的顯示名稱。您的組織可能會想要稍後分析如果有必要保留其時程表記錄中的使用者顯示名稱。

請注意,您可以指定使用者登入名稱或資源識別碼。

使用的登入名稱

如果您登入名稱,指定使用者,使用 cmdlet 下列方式:

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url <PWASiteURL> -LoginName <logonName> -UpdateDisplayName "<newDisplayName>" -RedactTimesheet $false

例如,下列將會移除evac@contoso.onmicrosoft.com的所有資料並會變更他的顯示名稱為 「刪除的使用者」 整個https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa網站,除了時程表記錄中。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa -LoginName evac@contoso.onmicrosoft.com -UpdateDisplayName "Deleted User" -RedactTimesheet $false

當執行此命令時,郵件會顯示要求您確認是否要繼續進行。

您確認指令碼順利完成之後,將會顯示訊息指出:您確認並指令碼順利完成後,會顯示訊息指出: 已移除資源 < 使用者的資源識別碼 > 的所有資料,以及名稱資源已變更為 < 更新的顯示名稱 > 所有位置的時程表記錄除了。

使用資源識別碼

如果您要指定使用者的資源識別碼,使用 cmdlet 下列方式:

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url <PWASiteURL> -ResourceID <ResourceID> -UpdateDisplayName "<newDisplayName>" -RedactTimesheet $false

例如,下列將會移除所有資源識別碼 0c7cd3fb-a0be-e111-9fte-00155d022d022681 為使用者的個人資料並會變更的顯示名稱為 「 刪除的使用者 」 整個 https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa 網站,除了中時程表記錄。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa -ResourceId 0c7cd3fb-a0be-e111-9fte-00155d022d022681 -UpdateDisplayName "Deleted User" -RedactTimesheet $false

當執行此命令時,郵件會顯示要求您確認是否要繼續進行。

您確認指令碼順利完成之後,將會顯示訊息指出: 已移除資源 < 使用者的登入名稱 > 的所有資料,並資源的名稱已變更為 < 更新的顯示名稱 > 所有位置除了時程表記錄。

步驟 8-清除專案用戶端使用者連線至 PWA 網站的快取

在 Project Professional 或 Project Online 桌面用戶端連線至 Project Online 的執行個體的所有裝置,IT 管理員必須清除快取。清除快取會防止使用者的資訊已遭刪除的更新後,會保留在系統上的快取資料的專案。您也需要確認使用者的專案都不是開啟在用戶端之前先清除快取。

若要清除快取 Project Professional 2016 和 Project Online 桌面用戶端中:

  1. 選取 [檔案] 功能表,然後按一下 [選項]

  2. 在 [專案選項] 頁面上選取 [儲存]。

  3. 在 [快取] 區段中,選取 [清除設定快取]。

另請參閱

從 Project Online 的使用者資料匯出

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