共用 Access 桌面資料庫的方法

視您的需求和資源可用性而定,共用 Access 資料庫的方法有好幾種。在本文中,我們會探討可用的選項及其各自的優點,並針對您適用的方法提供資源以取得更多資訊。

若要對資料庫進行設計變更,您的電腦上必須安裝 Access。

本文內容

使用網路資料夾來共用資料

共用分割資料庫

在 SharePoint 網站上共用資料庫

連結至 SharePoint 清單來共用資料庫

使用伺服器來共用資料庫

決定方法時的考量事項

使用網路資料夾來共用資料

這是最簡單且需求最低的選項,但提供的功能也最少。在這個方法中,資料庫檔案會存放在共用的網路磁碟機中,讓所有使用者同時共用資料庫檔案。如果同時有多個使用者變更資料,則會有可靠性和可用性等限制,因為會共用所有的資料庫物件。而且,所有資料庫物件都是在網路上傳送,因此這個技術也可能降低效能。

如果預期只有少數幾個人會同時使用資料庫,而且使用者不需要自訂資料庫的設計,則此選項可能適合您使用。

附註: 比起其他共用資料庫的方法,這個方法的安全性較低,因為每一個使用者都有資料庫檔案的完整複本,而使得未經授權存取的風險提高。

若要使用網路資料夾共用資料庫:

  1. 如果尚無可用的共用網路資料夾,請設定一個。

    如需此步驟的說明,請參閱您要用來共用資料庫之電腦作業系統的說明系統。如果共用資料夾是位於網路伺服器上,您可能需要網路系統管理員的協助。

  2. 請確認所有使用者電腦上的 Access 都設定為在共用模式中開啟。這是預設設定,不過您應該檢查以確認無誤 (如果使用者以獨佔模式開啟資料庫,將會干擾其他人使用資料)。在每一台電腦上執行下列程序:

    1. 啟動 Access,然後按一下 [檔案] 底下的 [選項]。請注意,如果您使用的是 Access 2007,請按一下 Microsoft Office 按鈕,然後按一下 [Access 選項]。

    2. 在 [Access 選項] 方塊中,按一下 [用戶端設定]。請注意,如果您使用的是 Access 2007,請按一下 [進階]。

    3. 在 [進階] 區段的 [預設開啟模式] 底下,選取 [分享模式],按一下 [確定],然後結束 Access。

  3. 將資料庫檔案複製到共用資料夾。複製完檔案之後,確認檔案屬性已設為允許資料庫檔案的讀/寫存取權。使用者必須具備讀/寫存取權,才能使用資料庫。

  4. 在每一台使用者電腦上,建立資料庫檔案的捷徑。在 [捷徑內容] 對話方塊的 [目標] 屬性中,使用 UNC 位址輸入資料庫檔案路徑,而不要使用對應的磁碟機代號。例如,不要輸入 F:\sample.accdb,而改為輸入 \\電腦名稱\shared.accdb

    附註: 此步驟也可以由使用者自己執行。

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共用分割資料庫

如果您沒有 SharePoint 網站或資料庫伺服器,這是不錯的選擇。您可以透過網路或 SharePoint 網站使用共用的分割資料庫。分割資料庫時,您將它重新組織成兩個檔案:即內含資料表的後端資料庫,以及包含所有其他資料庫物件 (例如查詢、表單及報表) 的前端資料庫。每個使用者都是使用前端資料庫的本機複本與資料互動。

分割資料庫的優點

  • 提升效能   :只會透過網路共用資料,不會共用資料表、查詢、表單、報表、巨集和模組。

  • 提高可用性   :完成資料庫交易 (例如記錄編輯) 的速度更快。

  • 增強的安全性   :使用者透過連結資料表來存取後端資料庫,因此入侵者較不可能透過前端資料庫在未經授權下存取資料。

  • 改善可靠性   :如果使用者遇到問題且資料庫意外關閉,通常只有使用者開啟的前端資料庫複本會發生資料庫檔案毀損的情形。

  • 彈性的開發環境   :每個使用者都可以單獨開發查詢、表單、報表及其他資料庫物件,而不會影響其他使用者。您也可以在開發和發佈新版本前端資料庫的同時,繼續存取儲存在後端資料庫中的資料。

如果此選項適用,請查看分割 Access 資料庫中的相關指示。

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在 SharePoint 網站上共用資料庫

重要    Microsoft 不再建議您於 SharePoint 中建立和使用 Access Web App。請考慮改用 Microsoft PowerApps,來建置適用於網頁和行動裝置的無程式碼商務解決方案。

如果您的伺服器執行 SharePoint,尤其是執行 Access Services 的伺服器,則有幾個不錯的選項。與 SharePoint 多方面整合可使資料庫的存取更加便利。當您發佈 Web 資料庫時,Access Services 會建立一個包含該資料庫的 SharePoint 網站。所有的資料庫物件和資料,都會移至該網站的 SharePoint 清單中。

您發佈資料庫時,可以將其移至網站。您可以建立在瀏覽器視窗中執行的 Web 表單及報表,也可以建立標準 Access 物件 (為了與網頁物件區別,有時稱為「用戶端」物件)。您的電腦上必須安裝 Access,才能使用用戶端 Access 物件,但 SharePoint 上所有的資料庫物件都是共用的。

附註: 電腦上有安裝 Access 時,您可以使用 Web 資料庫中的用戶端物件,否則只能使用 Web 資料庫物件。

Access Services 所提供的平台可以讓您建立在 Web 上使用的資料庫。您可以使用 Access 2010 與 SharePoint 來設計及發佈 Web 資料庫,讓使用者在網頁瀏覽器中使用 Web 資料庫。

附註:  您需要 SharePoint 網站的設計工具權限,才能在該網站上發佈資料庫。

表單、報表和 UI 巨集會在瀏覽器中執行。

如果您使用 Web 資料庫,資料會儲存在 SharePoint 清單中:所有資料表都會變成 SharePoint 清單,而記錄會變成清單項目。您可以使用 SharePoint 權限來控制使用者對 Web 資料庫的存取。

查詢和資料巨集會在伺服器上執行:所有的 SQL 處理作業都會在伺服器上執行。這會將流量侷限在結果集,以提升網路效能。

將資料庫儲存至文件庫

您可以將資料庫儲存到任何 SharePoint 文件庫。這個方法類似於將資料庫儲存到網路資料夾,而且提供簡便的方式來管理資料庫的存取權。當您連結至 SharePoint 清單時,會共用資料,而非資料庫物件。每一個使用者都會使用自己的資料庫複本。

例如,如果您的 SharePoint 網站包含追蹤客戶服務問題及商店員工資訊的清單,您可以在 Access 中建立資料庫做為這些清單的前端。您可以建立 Access 查詢來分析這些問題,以及建立 Access 報表,針對小組狀態會議的書面報告設定格式及發佈。如果使用者的電腦上有 Access,您可以在 SharePoint 清單的 [檢視] 功能表提供 Access 查詢和報表。當使用者檢視 SharePoint 網站上的清單時,按一下 [檢視] 功能表就能尋找及開啟查詢、報表及其他 Access 物件。如果使用者沒有 Access,他們仍然可以使用 SharePoint 檢視來使用清單中的資料。

  1. 開啟您要共用的資料庫。

  2. 按一下 [檔案] 索引標籤底下的 [另存新檔]。

  3. 按一下 [將資料庫儲存為],在 [進階] 區段中,選取 [SharePoint],然後按一下 [另存新檔]。

    附註: 

    • 如果您使用的是 Access 2007,請按一下 Microsoft Office 按鈕 > [發佈] > [文件管理伺服器]。

    • 如果您使用的是 Access 2010,請按一下 [檔案] > [儲存並發佈] > [將資料庫儲存為] > [SharePoint]。

  4. 在 [儲存至 SharePoint] 對話方塊中,瀏覽至您要使用的文件庫。

  5. 檢閱資料庫檔案名稱和資料庫檔案類型、進行任何必要的變更,然後按一下 [儲存]。

如需詳細資訊,請參閱發佈至 Access Services從 SharePoint 清單匯入資料或連結資料到該清單

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連結至 SharePoint 清單來共用資料庫

這個方法的優點與使用分割資料庫相同,而且使用者可以修改自己的資料庫複本,因為資料會透過 SharePoint 網站共用。雖然沒有像將資料庫發佈至 SharePoint 網站一樣的優點,但是有資料集中放置的便利性。由於資料是在 SharePoint 清單中,您可以使用 SharePoint 功能在網路上分別提供資料。

這個方法包含三個主要步驟:

  1. 將資料移到 SharePoint 清單。

  2. 建立這些清單的連結。

  3. 散發資料庫檔案。

您可以使用「移至 SharePoint 網站精靈」來完成前兩個步驟,然後使用任何一種方式完成最後一個步驟。

使用 [匯出資料表至 SharePoint 精靈]

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤的 [移動資料] 群組中,按一下 [SharePoint]。

    附註: 

    • 唯有以 .accdb 檔案格式儲存的資料庫才能使用這個選項。

    • 如果您使用的是 Access 2007,請在 [外部資料] 索引標籤的 [SharePoint 清單] 群組中,按一下 [移至 SharePoint]。

  2. 依照 [匯出資料表至 SharePoint 精靈] 中的步驟執行,包括指定 SharePoint 網站的位置。如果要取消程序,請按一下 [取消]。

  3. 在精靈最後一頁,選取 [顯示詳細資料] 核取方塊,以便查看移轉詳細資料。

    此精靈頁面會描述哪些資料表已連結至清單,並提供備份位置和資料庫 URL 的相關資訊。如果發生移轉問題,它也會提供警告,並提供記錄資料表的位置,方便您查看該問題的相關詳細資訊。

  4. 當精靈完成動作後,按一下 [完成]。

    如果精靈顯示警告,請檢閱記錄檔資料表並採取必要動作。例如,某些欄位可能無法移動或轉換成與 SharePoint 清單相容的其他資料類型。

附註: 若要檢視 SharePoint 網站上的清單,請按一下 [快速啟動] 上的 [清單],或按一下 [檢視所有網站內容]。您可能需要重新整理網頁瀏覽器中的頁面。若要使清單出現在 SharePoint 網站的 [快速啟動] 中,或是變更其他設定 (例如啟用版本追蹤功能),您可以變更 SharePoint 網站上的清單設定。如需詳細資訊,請參閱 SharePoint 網站上的說明。

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使用伺服器來共用資料庫

您可以搭配使用 Access 資料庫伺服器產品 (例如 SQL Server) 來共用資料庫。這個方法有許多好處,但是需要額外的軟體 (資料庫伺服器產品)。

這個方法類似於分割資料庫,因為資料表會儲存在網路上,而且每個使用者都擁有 Access 資料庫檔案的本機複本 (資料庫檔案中包含資料表的連結,以及查詢、表單、報表和其他資料庫物件)。如果有資料庫伺服器可用,而且所有使用者都有安裝 Access,請使用這個選項。此共用方法的好處取決於您使用的資料庫伺服器軟體,但一般而言,好處包含使用者帳戶及選擇性資料存取、絕佳的資料可用性,以及整合完備的資料管理工具。此外,大部分的資料庫伺服器軟體都可搭配舊版的 Access 運作,所以並非所有使用者都必須使用相同版本。只有資料表會共用。

使用資料庫伺服器來共用資料庫的優點

  • 高效能與延展性   :在許多情況下,資料庫伺服器提供的效能優於單獨的 Access 資料庫檔案。許多資料庫伺服器產品也支援相當大型的 TB 大小資料庫,約是 Access 資料庫檔案目前限制 (2 GB) 的 500 倍。資料庫伺服器產品會平行處理查詢 (在單一處理程序中使用多重原生執行緒來處理使用者要求),並能將新增更多使用者時的額外記憶體需求降至最低,因此通常能非常有效率地運作。

  • 提高可用性   :大部分的資料庫伺服器產品都可以讓您在使用資料庫時同時備份資料庫。因此,您不需要強制使用者離開資料庫,即可備份資料。此外,資料庫伺服器產品通常可以非常有效率地處理並行編輯與記錄鎖定。

  • 增強安全性   :沒有資料庫是百分百安全的。不過,資料庫伺服器產品提供強大的安全性功能,可協助保護您的資料免於未經授權使用。大部分的資料庫伺服器產品都提供以帳戶為基礎的安全性,可讓您指定誰可以查看哪些資料表。即使 Access 前端遭他人不當取得,以帳戶為基礎的安全性可遏止未經授權使用資料。

  • 自動修復能力   :若系統失敗 (例如作業系統當機或電源中斷),某些資料庫伺服器產品具有自動復原的機制,可以在幾分鐘內將資料庫還原到最後的一致狀態,而不需資料庫系統管理員介入。

  • 以伺服器為基礎進行處理   :在用戶端/伺服器設定中使用 Access,可先在伺服器上處理資料庫查詢後,再將結果傳送到用戶端,而有助於減少網路流量。由伺服器進行處理通常比較有效率,尤其是在處理大型資料集時。

搭配使用 Access 與資料庫伺服器的基本步驟

  1. 搭配使用 Access 與資料庫伺服器的確切步驟視您使用的資料庫伺服器產品而定,不過基本步驟是一樣的:

  2. 將 Access 資料庫資料表中的資料移到資料庫伺服器上的資料表。

  3. 從 Access 資料庫檔案中連結到資料庫伺服器資料表。

  4. 在資料庫伺服器上建立適當的使用者帳戶。

  5. 散發 Access 資料庫檔案。

  6. 在使用者電腦上安裝任何必要的資料庫驅動程式。

  7. 如需搭配使用 Access 與 SQL Server 的特定資訊,請參閱使用轉換精靈將 Access 資料移到 SQL Server 資料庫

另請參閱連結至或匯入 SQL Server 資料庫中的資料

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決定方法時的考量事項

方法需求

分割資料庫

網路資料夾

SharePoint 網站

資料庫伺服器

需要資料庫伺服器軟體?

需要 SharePoint?

SharePoint Server 上需要執行 Access Services?

視您的狀況而定:

連結至清單和儲存至文件庫時,不需要 Access Services

發佈為 Web 資料庫或 Web App 時,不需要 Access Services

資料可用性

良好

足以讓小型群組進行少量的資料編輯工作

最佳。允許離線狀況。

最佳

安全性

視您是否有其他措施而定

最不安全的方法

最佳

最佳

彈性

富彈性。可以輕鬆開發新的資料庫功能,而不必中斷工作。使用者可以修改自己所擁有複本中的設計。

較不具彈性。可使用資料庫的離線複本進行開發,該複本接著會遭到取代。不允許使用者個別修改資料庫設計。

富彈性。運用 SharePoint 權限執行存取控制和設計變更。允許使用瀏覽器來使用一些資料庫物件,例如表單。

富彈性。可以輕鬆開發新的資料庫功能,而不必中斷工作。使用者可以修改自己所擁有複本中的物件設計。

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