儲存或轉換成 PDF

您可以使用 Office 程式將檔案儲存或轉換為 PDF,這樣您就能將它們共用或使用商業印表機列印出來。而且不需任何其他軟體或增益集。

請在您想要檔案能達到下列目的時,使用 PDF 格式︰

  • 在大部分電腦上呈現相同外觀。

  • 檔案大小較小。

  • 符合產業格式。

範例包括:履歷表、法律文件、新聞稿、僅限讀取 (而非編輯) 和列印的檔案,以及供專業印刷的檔案。

若要匯出或儲存為 PDF,請在您的 Office 檔案中,按一下 [檔案] 功能表上的 [匯出] 或 [另存新檔]。若要查看逐步指示,請從下拉式清單中選取一種 Office 程式。

  1. 開啟您想要發佈成 PDF 的資料表或報表。

  2. 在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯出] 群組中的 [PDF 或 XPS]

    PDF XPS 功能區圖示

  3. 在 [檔案名稱] 欄位中,鍵入或選取文件的名稱。

  4. 在 [檔案類型] 清單中按一下 [PDF (*.pdf)]。

    • 如果文件需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  5. 按一下 [選項] 設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記,並選取輸出選項。按一下 [確定]。

  6. 按一下 [發佈]。

此資訊也適用於 Microsoft Excel Starter 2010。

附註: 您無法將 Power View 工作表儲存為 PDF 檔案。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。
    若要在 Excel 2013 或 Excel 2016 中查看 [另存新檔] 對話方塊,必須選擇位置和資料夾。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的名稱 (如果尚未輸入的話)。

  4. 在 [檔案類型] 清單中按一下 [PDF (*.pdf)]。

    • 如果想要在儲存檔案後以選取的格式開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。

    • 如果文件需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  5. 按一下 [選項] 設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記,並選取輸出選項。完成之後,請按一下 [確定]。

  6. 按一下 [儲存]。

OneNote 2013 和 OneNote 2016

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [匯出]。

  3. 在 [匯出內容] 底下,按一下要儲存為 PDF 的筆記本部分。

  4. 在 [選取格式] 底下,按一下 [PDF (*.pdf)],然後按一下 [匯出]。

  5. 在 [另存新檔] 對話方塊中,於 [檔案名稱] 欄位內鍵入筆記本的名稱。

  6. 按一下 [儲存]。

OneNote 2010

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔],然後按一下代表您要儲存成 PDF 之筆記本範圍的選項。

  3. 在 [另存新節] 底下,按一下 [PDF (*.pdf)],然後按一下 [另存新檔]。

  4. 在 [檔案名稱] 欄位中鍵入筆記本的名稱。

  5. 按一下 [儲存]。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。
    若要在 PowerPoint 2013 和 PowerPoint 2016 中查看 [另存新檔] 對話方塊,必須選擇位置和資料夾。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的名稱 (如果尚未輸入的話)。

  4. 在 [檔案類型] 清單中按一下 [PDF (*.pdf)]。

    • 如果想要在儲存檔案後以選取的格式開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。

    • 如果文件需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  5. 按一下 [選項] 設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記,並選取輸出選項。完成之後,請按一下 [確定]。

  6. 按一下 [儲存]。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。
    若要在 Project 2013 或 Project 2016 中查看 [另存新檔] 對話方塊,必須選擇位置和資料夾。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的名稱 (如果尚未輸入的話)。

  4. 在 [檔案類型] 清單中,按一下 [PDF (.pdf)],然後按一下 [儲存]。

  5. 在 [文件匯出選項] 對話方塊中,選取 [發佈範圍]、是否 [包含非列印資訊],以及 [ISO 19500-1 標準] (僅限 PDF)。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。
    若要在 Publisher 2013 或 Publisher 2016 中查看 [另存新檔] 對話方塊,必須選擇位置和資料夾。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的名稱 (如果尚未輸入的話)。

  4. 在 [檔案類型] 清單中按一下 [PDF (*.pdf)]。

  5. 如果您想要變更文件最佳化的方式,請按一下 [變更]。(在 Publisher 2013 或 Publisher 2016 中按一下 [選項])。

    • 視需要變更圖片解析度和非列印資訊。

    • 按一下 [列印選項] 以變更文件的列印選項。

    • 完成之後,請按一下 [確定]。

  6. 如果想要在儲存檔案後以選取的格式開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。

  7. 按一下 [儲存]。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。
    若要在 Visio 2013 或 Visio 2016 中查看 [另存新檔] 對話方塊,必須選擇位置和資料夾。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的名稱 (如果尚未輸入的話)。

  4. 在 [檔案類型] 清單中按一下 [PDF (*.pdf)]。

    • 如果您要在儲存檔案之後,以選取的格式開啟這個檔案,請選取 [儲存之後自動檢視檔案] 核取方塊。

    • 如果文件需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  5. 按一下 [選項] 設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記,並選取輸出選項。按一下 [確定]。

  6. 按一下 [儲存]。

Word 2013 和 Word 2016

  1. 選擇 [檔案] > [匯出] > [建立 PDF/XPS]。

    Word 2016 中 [匯出] 索引標籤上的 [建立 PDF/XPS] 按鈕。
  2. 如果您的 Word 文件屬性含有您不想要包含在該 PDF 檔的資訊,請選擇 [發佈成 PDF 或 XPS] 視窗中的 [選項]。然後選取 [文件] 並清除 [文件屬性]。設定任何其他您想要的選項,然後選擇 [確定]。

    清除文件屬性以避免共用 PDF 檔案中的資訊。

    如需有關文件屬性的詳細資訊,請參閱檢視或變更 Office 2016 檔案的摘要資訊

  3. 在 [發佈成 PDF 或 XPS] 中,瀏覽至您要儲存檔案的位置。此外,如果想要不同的名稱,您也可以修改檔案名稱。

  4. 按一下 [發佈]。

深入了解 PDF 選項

  • 若只要將文件中的部分頁面製作成 PDF 檔案,請選擇 [頁面範圍] 底下的選項。

  • 若要在 PDF 檔中包含追蹤修訂,請在 [發佈內容] 底下選取 [顯示文件標記]。否則,請確定已選取 [文件]。

  • 若要在 PDF 檔案中建立一組書籤,請選取 [使用下列項目建立書籤]。然後選擇 [標題],或者如果您已在文件中新增書籤,則請選擇 [Word 書籤]。

  • 若要在 PDF 中包含文件屬性,請確定已選取 [文件屬性]。

  • 若要讓文件更適合在螢幕閱讀軟體中閱讀,請選取 [協助工具的文件結構標籤]。

  • ISO 19005-1 相容的 (PDF/A):此選項將 PDF 文件輸出為版本 1.7 PDF,此為封存標準。PDF/A 可協助確保文件日後在其他電腦開啟時外觀仍然相同。

  • 無法內嵌字型時,使用點陣圖文字:如果無法將字型內嵌至文件中,PDF 會使用文字的點陣圖影像,以讓 PDF 看起來與原始文件相同。如果未選取此選項,而檔案使用無法內嵌的字型,則 PDF 閱讀程式可能會以其他字型替代。

  • 使用密碼將文件加密:若要限制存取,只讓具有密碼的人員開啟 PDF 檔,則請選取此選項。當您按一下 [確定] 時,Word 會開啟 [加密 PDF 文件] 方塊,您可於其中輸入及重新輸入密碼。

使用 Word 開啟並複製 PDF 內容

您可以在 Word 中開啟 PDF,並從 PDF 複製您要的任何內容。

移至 [檔案] > [開啟],並瀏覽至 PDF 檔案。Word 會在新檔案中開啟 PDF 內容。您可以從中複製所需的任何內容,包括影像和圖表。

Word 2010

此資訊也適用於 Microsoft Word Starter 2010。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。
    若要在 Word 2013 和 Word 2016 中查看 [另存新檔] 對話方塊,必須選擇位置和資料夾。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的名稱 (如果尚未輸入的話)。

  4. 在 [檔案類型] 清單中按一下 [PDF (*.pdf)]。

    • 如果想要在儲存檔案後以選取的格式開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。

    • 如果文件需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  5. 按一下 [選項] 設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記,並選取輸出選項。完成之後,請按一下 [確定]。

  6. 按一下 [儲存]。

從下拉式清單中選取您的 Office 程式。

  1. 開啟您想要發佈成 PDF 的資料表或報表。

  2. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 、指向 [另存新檔] 旁邊的箭號,然後按一下 [PDF 或 XPS]。

  3. 在 [檔案名稱] 清單中,為檔案輸入或選取名稱。

  4. 在 [存檔類型] 清單中,按一下 [PDF]。

  5. 若要在儲存檔案後立即開啟檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有在您的電腦已安裝 PDF 閱讀器的情況下,此核取方塊才能使用。

  6. 在 [最佳化] 旁邊,執行下列其中一項操作 (視檔案大小或列印品質何者對您而言更重要而定):

    • 如果表格或報表需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小比列印品質重要,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  7. 若要指定檔案的各種選項,請按一下 [選項]。(您可以在<另請參閱>一節中,找到有關這些選項的詳細資訊之連結)。按一下 [確定]。

  8. 在 [發佈成 PDF 或 XPS] 對話方塊中,按一下 [發佈]。

    若要在儲存之後對 PDF 變更,請返回您用來建立 PDF 的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,然後再次將檔案儲存成 PDF。若要深入了解,請參閱了解 PDF 和 XPS 檔案格式

  1. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 、指向 [另存新檔] 旁邊的箭號,然後按一下 [PDF 或 XPS]。

  2. 在 [檔案名稱] 清單中,為活頁簿輸入或選取名稱。

  3. 在 [存檔類型] 清單中,按一下 [PDF]。

  4. 若要在儲存檔案後立即開啟檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有在您的電腦已安裝 PDF 閱讀器的情況下,此核取方塊才能使用。

  5. 在 [最佳化] 旁邊,執行下列其中一項操作 (視檔案大小或列印品質何者對您而言更重要而定):

    • 如果活頁簿需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小比列印品質重要,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  6. 若要指定檔案的各種選項,請按一下 [選項]。(您可以在<另請參閱>一節中,找到有關這些選項的詳細資訊之連結)。按一下 [確定]。

  7. 按一下 [發佈]。

若要在儲存之後對 PDF 變更,請返回您用來建立 PDF 的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,然後再次將檔案儲存成 PDF。若要深入了解,請參閱了解 PDF 和 XPS 檔案格式

  1. 在 [檔案] 功能表上,指向 [匯出至],然後按一下 [PDF 或 XPS]。

  2. 在 [檔案名稱] 清單中,為表單輸入或選取名稱。

  3. 在 [存檔類型] 清單中,按一下 [PDF]。

  4. 若要在儲存檔案後立即開啟檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有在您的電腦已安裝 PDF 閱讀器的情況下,此核取方塊才能使用。

  5. 在 [最佳化] 旁邊,執行下列其中一項操作 (視檔案大小或列印品質何者對您而言更重要而定):

    • 如果表單需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小比列印品質重要,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  6. 按一下 [發佈]。

若要在儲存之後對 PDF 變更,請返回您用來建立 PDF 的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,然後再次將檔案儲存成 PDF。若要深入了解,請參閱了解 PDF 和 XPS 檔案格式

  1. 在 [檔案] 功能表上,按一下 [發佈成 PDF 或 XPS]。

  2. 在 [檔案名稱] 清單中,為檔案輸入或選取名稱。

  3. 在 [存檔類型] 清單中,按一下 [PDF]。

  4. 在 [頁面範圍] 旁邊,按一下代表您要儲存成 PDF 之筆記本範圍的選項。

  5. 按一下 [發佈]。

若要在儲存之後對 PDF 變更,請返回您用來建立 PDF 的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,然後再次將檔案儲存成 PDF。若要深入了解,請參閱了解 PDF 和 XPS 檔案格式

  1. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 、指向 [另存新檔] 旁邊的箭號,然後按一下 [PDF 或 XPS]。

  2. 在 [檔案名稱] 清單中,為簡報輸入或選取名稱。

  3. 在 [存檔類型] 清單中,按一下 [PDF]。

  4. 若要在儲存檔案後立即開啟檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有在您的電腦已安裝 PDF 閱讀器的情況下,此核取方塊才能使用。

  5. 在 [最佳化] 旁邊,執行下列其中一項操作 (視檔案大小或列印品質何者對您而言更重要而定):

    • 如果簡報需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小比列印品質重要,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  6. 若要指定檔案的各種選項,請按一下 [選項]。(您可以在<另請參閱>一節中,找到有關這些選項的詳細資訊之連結)。按一下 [確定]。

  7. 按一下 [發佈]。

若要在儲存之後對 PDF 變更,請返回您用來建立 PDF 的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,然後再次將檔案儲存成 PDF。若要深入了解,請參閱了解 PDF 和 XPS 檔案格式

儲存為 PDF 以共用或 Web 發佈

若要以固定格式在 Web 或網路上共用出版物,請執行下列操作:

  1. 在 [檔案] 功能表上,按一下 [發佈成 PDF 或 XPS]。

  2. 在 [檔案名稱] 清單中,為出版物輸入或選取名稱。

  3. 在 [存檔類型] 清單中,按一下 [PDF]。

  4. 在 [最佳化] 旁邊,按一下 [變更]。

  5. 在 [發佈選項] 對話方塊中,於 [指定要如何列印或發佈此出版物] 清單中按一下符合出版物需求的最佳化選項。例如,如果出版物將於線上發佈,且小型的檔案大小比列印品質更重要,則請按一下 [最小的大小]。如果列印品質比檔案大小更重要,請按一下 [高品質列印]。

  6. 按一下 [進階] 以顯示完整對話方塊,然後選取您需要的設定。(您可以在<另請參閱>一節中,找到有關這些選項的詳細資訊之連結)。

  7. 按一下 [確定]。

  8. 在 [另存新檔] 對話方塊中,若要在儲存檔案後立即開啟檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有在您的電腦已安裝 PDF 閱讀器,且未選取 [發佈選項] 對話方塊中的 [商業印刷] 選項的情況下,此核取方塊才能使用。

  9. 按一下 [儲存]。

儲存為 PDF 以供商業印刷

如果出版物要傳送至商業印表機,請執行下列操作:

  1. 在 [檔案] 功能表上,指向 [隨身出版],然後按一下 [攜帶至商業印刷服務]。

  2. 在左窗格的 [要如何列印此出版物?] 清單中,按一下您要的選項。如果您的用途將為膠印服務,請按一下 [商業印刷]。如果您的用途將為高階影印店,請按一下 [高品質列印]。

  3. 按一下 [列印選項]。

  4. 在 [列印選項] 對話方塊中,選取您需要的選項。(您可以在<另請參閱>一節中,找到有關這些選項的詳細資訊之連結)。按一下 [確定]。

  5. 在 [選擇要修復的項目] 底下,修復 Publisher 已發現的任何問題。

  6. 在 [匯出] 底下,選取 [建立 PDF] 核取方塊。

  7. 按一下 [儲存]。

  8. 在隨身出版精靈中,選取您要將檔案匯出到哪個位置,然後按一下 [下一步]。

若要在儲存之後對 PDF 變更,請返回您用來建立 PDF 的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,然後再次將檔案儲存成 PDF。若要深入了解,請參閱了解 PDF 和 XPS 檔案格式

  1. 在 [檔案] 功能表上,按一下 [發佈成 PDF 或 XPS]。

  2. 在 [檔案名稱] 清單中,為繪圖輸入或選取名稱。

  3. 在 [存檔類型] 清單中,按一下 [PDF]。

  4. 若要在儲存檔案後立即開啟檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有在您的電腦已安裝 PDF 閱讀器的情況下,此核取方塊才能使用。

  5. 在 [最佳化] 旁邊,執行下列其中一項操作 (視檔案大小或列印品質何者對您而言更重要而定):

    • 如果繪圖需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小比列印品質重要,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  6. 若只要列印選取的頁面,或指定其他發佈選項,請按一下 [選項],然後選取您需要的設定 (您可以在<另請參閱>一節中,找到有關這些選項的詳細資訊之連結)。按一下 [確定]。

  7. 按一下 [發佈]。

若要在儲存之後對 PDF 變更,請返回您用來建立 PDF 的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,然後再次將檔案儲存成 PDF。若要深入了解,請參閱了解 PDF 和 XPS 檔案格式

  1. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 、 指向 [另存新檔] 旁邊的箭號,然後按一下 [PDF 或 XPS]。

  2. 在 [檔案名稱] 清單中,為文件輸入或選取名稱。

  3. 在 [存檔類型] 清單中,按一下 [PDF]。

  4. 若要在儲存檔案後立即開啟檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。只有在您的電腦已安裝 PDF 閱讀器的情況下,此核取方塊才能使用。

  5. 在 [最佳化] 旁邊,執行下列其中一項操作 (視檔案大小或列印品質何者對您而言更重要而定):

    • 如果文件需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小比列印品質重要,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  6. 按一下 [選項] 設定要列印的頁面範圍、選擇是否要列印標記,並選取輸出選項 (您可以在<另請參閱>一節中,找到有關這些選項的詳細資訊之連結)。按一下 [確定]。

  7. 按一下 [發佈]。

若要在儲存之後對 PDF 變更,請返回您用來建立 PDF 的原始 2007 Microsoft Office system 檔案,然後再次將檔案儲存成 PDF。若要深入了解,請參閱了解 PDF 和 XPS 檔案格式

若要在 iOS 裝置上將您的 Word 文件或 Excel 活頁簿匯出為 PDF 格式,請點選左上角的 [檔案] 按鈕,然後依序選擇 [匯出] 和 [PDF]。

點選 [檔案] > [匯出] 來將您的文件匯出為 PDF

可攜式文件格式 (PDF)   :可保存文件格式,而且方便共用檔案。於線上檢視或列印 PDF 格式檔案時,會保留您想要的格式。如果要以商業印刷的方式輸出文件,PDF 格式也相當實用。相較於 XPS,PDF 格式廣為許多機構與組織所接受,檢視器也能用於多種平台。

重要: 若要檢視 PDF 檔案,電腦上必須安裝 PDF 讀取程式,例如由 Adobe Systems 所提供的 Acrobat Reader

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