備份信箱

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您可以使用 [匯入及匯出精靈] 將信箱匯出到檔案,藉此備份 (封存) 信箱。之後再將其從檔案匯入回信箱,即可還原資料。

匯入及匯出精靈

  • Outlook 有一個工具可以讓您用來備份及還原信箱,我們稱之為 [匯入及匯出精靈]。

  • 若要使用,請依序按一下 [檔案] 索引標籤 > [開啟和匯出] > [匯入/匯出]。

  • 您可以備份信箱 (將它匯出為檔案並儲存在電腦上),然後還原資料 (從檔案將它匯入回信箱中)。您匯出的檔案類型是 Outlook 資料檔,副檔名為 .pst。

  • 如果您決定要切換到手動封存,您可以關閉 [自動封存]。

  • 按一下 [檔案] 索引標籤 > [選項] > [進階] > [自動封存設定]。然後,取消選取 [每 X 天自動封存],然後按一下 [確定]。

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手動封存較舊的項目

Outlook 有一個工具可讓您備份和還原信箱,這個工具叫做 [匯入/匯出精靈]。

使用時,請按一下 [檔案] 索引標籤 >

[開啟和匯出] >

然後 [匯入/匯出]。

若要備份信箱,請將其匯出成電腦上的檔案,

若要還原資料,則將它從檔案匯入回信箱。

開始進行時,我們先選 [匯出至檔案],

再選 [下一步]。

您匯出至的檔案類型,是一個副檔名為 .pst 的 Outlook 資料檔。 接著按 [下一步]。

在這裡請決定要備份信箱哪些部分。

例如,您可以只備份 [收件匣] 或 [連絡人]。

按一下 [篩選],可以進一步指定您要匯出的內容。

舉個例說,如果您輸入 Contoso,

然後按一下 [位於] 和 [僅 [公司] 欄位],

這樣就只會備份為 Contoso 工作的連絡人。

按一下 [取消],可以移除篩選。

在這個案例中,我們要按一下上方的電子郵件帳戶,匯出整個信箱,

請務必包含子資料夾。

接著按 [下一步],

然後按一下 [瀏覽]。

瀏覽到資料檔所在的位置,輸入資料檔的名稱,

然後按 [確定]。

接著您可以選擇其中一個選項,指定您在匯出到現有的資料檔時,該如何處理重複的項目。

例如,下次您備份時,可以匯出到同一個檔案,並且選取 [不要匯出重複的項目]。

這樣 Outlook 就只會匯出新的信箱項目。

不過因為我們要建立的是新的資料檔,因此選擇哪一個選項都一樣。 按一下 [完成],

您也可以加上密碼,協助保護檔案,然後按一下 [確定]。

這樣整個信箱就下載到 Outlook 資料檔了。

請注意,如果信箱很大,下載時間可能會很長。

接下來要看的是還原資料。

假設您要擷取已從線上信箱永久刪除的郵件。

如果您有備份郵件,可以從備份檔案還原。

請依序按一下 [檔案] 索引標籤、[開啟和匯出] 以及 [匯入/匯出]。

選取 [從其他程式或檔案匯入],然後按 [下一步]。

選取 [Outlook 資料檔],然後按 [下一步]。 按一下 [瀏覽],

找出備份檔案,然後按一下 [開啟]。

接下來您要考慮的是如何處理重複的項目。

如果您只想匯入已刪除的項目,可以選取 [不要匯入重複的項目]。

這樣 Outlook 就不會匯入信箱中已有的項目。

接著按 [下一步]。

在這裡選取您要從哪一個資料夾匯入。

因為我們只會匯入不重複的項目,所以可以選擇整個檔案。

不過請想一下。 這麼做就會把您刻意刪除的項目代換掉。

也許您只是想從某一個資料夾匯入而已。

或者,您也可以使用篩選,進一步縮小範圍。

在這個案例中,我們要按一下上方的電子郵件帳戶,

並且務必核取 [包含子資料夾],

最後再選 [匯入項目到以下的資料夾],然後選擇您的電子郵件帳戶。

接著按一下 [完成]。

這些項目就會加到您的帳戶中。

如果您按一下 [完成] 之後,立刻接獲這則錯誤訊息,

這表示您的電子郵件提供者不支援在信箱新增項目。

如果是這樣,您可以按一下 [檔案] 索引標籤 > [開啟和匯出] >

然後按 [開啟 Outlook 資料檔]。

再選取備份檔案。

它就會在資料夾清單中,以個人資料夾的形式開啟。

現在您就可以存取備份檔案中的項目了。

接下來我們要看看另一個封存信箱用的工具 -- 自動封存。

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