修改從範本建立新資料庫

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隨附於Access每個範本是包含預先定義的資料表、 表單、 報表、 查詢、 巨集,以及關聯的完整追蹤應用程式。 這些範本的設計是立即有用的-現成,,可讓您可以建立新的資料庫為基礎的範本與取得啟動並執行快速。 不過,有可能是當您想来修改新資料庫 — 例如,若要新增或重新命名欄位,或變更報表。

本文說明如何執行最常見的修改可能會想要套用至資料庫所建立的範本。 請參閱為特定區域的相關詳細資訊的文章連結。

您想要做什麼?

資料表和欄位的基本概念

在資料表中插入、加入或建立新欄位

從資料表刪除欄位

重新命名欄位或資料表

將欄位新增至表單或報表

新增儲存文件、 檔案或影像的欄位

變更欄位的顯示方式

資料表和欄位的基本概念

在資料表中建立資料庫時,儲存您的資料 — 主旨為基礎的清單中的列與欄。 您儲存您想要追蹤 (也稱為資料行)] 欄位中的資訊項目。 比方說,在 [連絡人] 資料表中,您可能會建立欄位姓氏、 名字、 電話號碼和地址。 [產品] 資料表中,您可能會建立欄位的產品名稱]、 [產品識別碼和價格。

請務必謹慎選擇欄位。 例如,通常是很好的做法,來建立欄位以儲存計算的值。 在大部分情況下,您可以讓Access需要時,計算值。 當您選擇欄位時,請嘗試將儲存其最小實用組件的資訊。 例如,而不是在單一欄位中的完整名稱,請考慮分別儲存的第一個和最後一個名稱。 一般而言,如果您需要報告、 排序、 搜尋,或資訊的項目上執行計算,請將它放在欄位中本身。

如需設計資料庫及選擇欄位的詳細資訊,請參閱資料庫設計的基本概念一文。

欄位有某些定義的特性。 例如,每個欄位具有唯一識別資料表中的欄位的名稱。 欄位也具有選擇要符合的資訊會儲存的資料類型。 資料類型會決定可儲存的值,這些值,可以執行的作業也多少儲存空間的空間以設定為每個值的方式。 每個欄位也有相關聯] 群組中的設定稱為定義外觀或行為的特性欄位的內容。 例如,[格式] 屬性定義欄位的顯示版面配置,也就是它應該時的顯示方式顯示。

在資料表中插入、加入或建立新欄位

您可以輕鬆地新增欄位,在資料工作表檢視中為表格。 不過,您也可以新增欄位至資料表設計] 檢視中。 在資料工作表檢視中,您可以新增欄位在 [按一下以新增欄標題下方的儲存格輸入一些資料。 您也可以新增至資料表設計檢視] 中的欄位。

若要進一步瞭解新增欄位至資料工作表檢視中的表格,請參閱新增或刪除資料工作表中的欄

若要進一步瞭解新增欄位至資料表設計檢視] 中,請參閱建立表格並新增欄位

附註: 當您新增欄位至資料表時,該欄位是不會自動新增至現有表單及報表。 您必須手動將欄位這些表單和報表中會出現在工作的順序。

從資料表刪除欄位

如果可能的話,您應該避免欄位刪除其中所提供的範本所產生的資料庫,很可能欄位採用其他資料庫物件,例如表單和報表中。 因此,刪除欄位將會建立後果當您嘗試使用其他資料庫物件使用功能變數時,資料庫物件會無法如預期般運作。 您將必須先移除任何參照至欄位全部採用它才能正確運作這些其他物件的物件。

如果您認為您必須從資料庫範本所產生刪除欄位,您可以在 [資料工作表檢視] 或 [設計] 檢視中執行。 請記住,是否其他資料庫物件參考的已刪除的欄位,您必須修改這些其他物件中移除該參考。 例如,如果報表包含控制項繫結到已刪除的欄位,而且您執行報表,出現錯誤訊息,因為 Access 找不到欄位的資料。

當您刪除欄位時,您永久刪除所有儲存在該欄位的資訊。 基於這個原因,刪除欄位時,您應謹慎小心,您應該建立資料庫的備份複本之前刪除該欄位。

您可以刪除欄位之前,您必須確定它不會參與資料表中的任何關聯性。 如果您嘗試刪除的欄位存在關聯性,Access 對您提出警告您必須先刪除關聯性。

如需如何刪除資料表關聯,請參閱建立、 編輯或刪除關聯性的逐步指示。

如需如何從資料表刪除欄位的逐步指示,請參閱刪除欄位一文。

重新命名欄位或資料表

如果可能的話,您應該避免重新命名欄位或已產生的其中一個提供範本資料庫中的資料表,很可能的欄位或資料表採用其他資料庫物件,例如表單和報表中。 因此,重新命名的欄位或資料表時,即可建立後果您嘗試使用其他的資料庫物件,採用的欄位或資料表。 其他物件可能不如預期如果仍然參考舊名稱。 其他物件正確運作,必須舊名稱變更為新的名稱。 如果已在 [ Access 選項] 對話方塊的 [目前資料庫] 類別中選取 [執行名稱自動校正] 核取方塊,大部分的這項工作會為您自動完成。

您可能會想要變更顯示在資料工作表檢視中的欄標題中的文字。 您可以執行而不需要重新命名欄位。 如果您想要變更文字在欄標題中,而且您不想要重新命名欄位,請參閱變更顯示在欄標題的文字一節。

必要時,您可以重新命名 [功能窗格] 中的表格,或重新命名 [資料工作表檢視] 或 [設計] 檢視中的欄位。 您這麼做之前,您應該考慮開啟名稱自動校正] 選項中,它是未已經開啟。

開啟 [名稱自動校正選項

當您重新命名的資料庫物件,例如欄位、 資料表、 表單或報表,您通常會想會傳播到整個資料庫的名稱變更。 否則,請參考舊名稱的物件會無法如預期般運作。 Access提供名稱自動校正功能,以協助傳播的名稱變更。 根據預設,名稱會開啟 [自動校正Access中的所有新資料庫。 不過,如果它關閉狀態,您可以執行下列動作,將它開啟。

開啟 [名稱自動校正選項

  1. 按一下 [檔案] > [選項]。 

  2. 在 [存取選項] 對話方塊的左窗格中,按一下 [目前資料庫]。

  3. 名稱自動校正選項] 底下選取 [追蹤名稱自動校正資訊] 核取方塊,然後按一下 [執行名稱自動校正] 核取方塊。

  4. 如果您想要保留表格的記錄由名稱自動校正執行每一個變更,請選取 [記錄名稱自動校正變更] 核取方塊。

  5. 按一下 [確定]。

  6. 若要儲存變更,按一下快速存取工具列] 上的 [儲存

附註: 名稱自動校正功能不相同,[自動校正] 功能。 名稱自動校正功能來校正物件之間的參考。 [自動校正] 功能來校正經常拼錯的單字或片語。

重新命名資料工作表檢視中的欄位

  1. 在 [功能窗格] 中按兩下您要重新命名欄位的資料表。

    在 [資料工作表檢視中開啟資料表。

  2. 以滑鼠右鍵按一下您想要重新命名欄位的欄標題,然後按一下捷徑功能表上的 [重新命名的欄位

  3. 輸入新欄位的名稱,然後按 enter 鍵。

重新命名 [設計] 檢視中的欄位

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下您要重新命名欄位的資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [設計] 檢視

    在 [設計檢視] 中開啟資料表。

  2. 按一下您想要重新命名欄位的欄位名稱] 欄中的儲存格。

    提示: 若要選取整個欄位名稱,直到指標變更為箭號,指向名稱的第一個字元的左側,然後按一下。

  3. 編輯文字以重新命名欄位。

  4. 若要儲存變更,按一下快速存取工具列] 上的 [儲存

重新命名資料表

您可以重新命名資料表與大部分其他資料庫物件,直接從 [功能窗格。

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下您想要重新命名的資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [重新命名

    附註: 您必須關閉所有開啟的物件之前,您可以重新命名該參考該資料表。

  2. 輸入新名稱,然後按 enter 鍵。

  3. 若要儲存變更,按一下快速存取工具列] 上的 [儲存

變更欄標題中出現的文字

標號是標題 」 或 「 您可以藉由設定欄位的標題屬性來指定欄位的標題。 標題無關的欄位名稱,每個欄位的欄位名稱,並且也可以有標題。 比方說,您可能會想您能夠單字不含內嵌空格的欄位名稱。 您接著可以使用 [標題] 屬性來建立更具描述性名稱包含空格的。 在資料工作表檢視和標籤和在查詢、 表單和報表中的標題,access 就會顯示取代該欄位名稱的標題。

如果您沒有提供文字 [標題] 屬性,預設會使用該欄位名稱。

如果您想要變更出現在資料工作表檢視中的欄標題中的名稱,您可以這麼做不藉由設定欄位的標題屬性來變更欄位名稱。 若要變更欄位的 [標題] 屬性,請執行下列動作:

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下您要變更的標題的表格,然後按一下捷徑功能表上的 [設計] 檢視

    在 [設計檢視] 中開啟資料表。

  2. 按一下 [欄位名稱] 欄中的您想要設定標題屬性的欄位中的儲存格]。

  3. 在下方區段中,在 [欄位屬性] 底下,在 [一般] 索引標籤上 [標號]。

  4. 輸入新欄位的標題。

  5. 若要儲存變更,按一下快速存取工具列] 上的 [儲存

下次當您在資料工作表檢視] 中開啟資料表,而不是欄位名稱的標題會出現在欄標題。

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將欄位新增至表單或報表

當您建立您的範本為基礎的資料庫時,您的資料庫會包含內建、 預先設計的表單和報表,您可以立即使用的數的字。 不過,您可能會發現您想要新增額外的欄位至表單或報表。 當您新增欄位至表單或報表時,您可以建立稱為控制項

控制項是顯示資料、執行動作,以及讓您檢視及處理可提升使用者介面之資訊 (例如標籤和影像) 的物件。 控制項可以繫結,繫結,且計算。

您可以使用表單和報表中的控制項類型的完整清單,請參閱控制項簡介一文。

新增欄位至表單或報表版面配置] 檢視

表單或報表建立後,您可以輕鬆使用 [版面配置檢視] 微調其設計。 藉由使用實際的即時資料作為您的輔助線,您可以調整欄位寬度及重新排列欄位。 您可以將新欄位放在表單或報表,並設定表單或報表和控制項的屬性。

若要切換至 [版面配置檢視中,在 [功能窗格] 中的表單或報表,以滑鼠右鍵按一下,然後按一下捷徑功能表上的 [版面配置檢視。 或者,您可以按一下 [版面配置檢視] 按鈕,存取狀態列上,或您可以以滑鼠右鍵按一下表單或報表的 [文件] 索引標籤,然後按一下捷徑功能表上的 [版面配置檢視

開啟屬性工作表

  • 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [屬性表]。

    鍵盤快速鍵 按 F4。

您可以使用 [欄位清單] 窗格將欄位從基礎資料表或查詢新增至您的設計。 若要顯示 [欄位清單] 窗格中,[格式] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [新增現有欄位。 接著,您可以拖曳直接從 [欄位清單] 窗格欄位至您的設計。

顯示 [欄位清單] 窗格

  • 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。

從 [欄位清單] 窗格新增欄位

  • 若要新增單一欄位,將欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳至您想將顯示在表單或報表的節。

  • 若要一次新增多個欄位,請按住 CTRL,然後按一下您想要的欄位。 將選取的欄位拖曳到表單或報表。

當您將欄位放節時,Access 會建立繫結的文字方塊控制項的每一個欄位,並自動每個欄位旁邊置放一個標籤控制項。

如需詳細了表單和報表的詳細資訊,請參閱新增欄位至表單或報表建立 access 表單中,建立簡易報表的文章。

新增儲存文件、 檔案或影像的欄位

您可以使用Access新增欄位以儲存一或多個文件、 檔案或影像為附件資料類型。 若要在單一欄位中儲存多個檔案,您可以使用附件欄位。 您甚至可以在該欄位中儲存多個檔案的類型。 比方說,在年資候選資料庫中,您可以附加一或多個履歷表,除了相片,每一位連絡人的記錄。

在資料表中新增附件欄位

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下您要在其中新增欄位的資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [設計] 檢視

    在 [設計檢視] 中開啟資料表。

  2. 在 [欄位名稱] 欄中,按一下第一個空白列,輸入新欄位的名稱。

  3. 按一下 [資料類型] 欄的相鄰儲存格,然後選取 [附件] 清單中。

  4. 若要儲存變更,按一下快速存取工具列] 上的 [儲存

    Access 可能會顯示一則訊息,指出您無法復原您的變更之後您儲存資料表。 也就是說,您無法將欄位轉換為其他資料類型,但您可以刪除該欄位中,如果您認為您所做的錯誤。

  5. 按一下 [ ]以確認變更。

[附件] 欄位新增至表格之後,您可以使用 [附件] 對話方塊將文件、 檔案或圖像新增至一筆記錄。

新增附件欄位

  1. 在 [功能窗格] 中按兩下您要新增附件的資料表。

    在 [資料工作表檢視中開啟資料表。

  2. 在資料表中,按兩下附件欄位。

    [附件] 對話方塊隨即出現。

  3. 按一下 [新增]。

    [選擇檔案] 對話方塊就會出現。

  4. 使用 [查詢] 清單中,瀏覽至您要附加至記錄,選取的檔案,然後再按一下 [開啟的檔案。

    請注意,您可以選取任何支援的資料類型的多個檔案。

  5. 按一下 [附件] 對話方塊中的 [確定],將檔案新增至資料表。

    Access 會將檔案的欄位並號碼遞增的方式,據此指出附件。

  6. 視需要重複這些步驟,將檔案新增至資料表中目前的欄位或其他欄位。

如需有關附件欄位的詳細資訊,請參閱附加檔案與圖形以您的資料庫中的記錄

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變更欄位的顯示方式

您可以自訂顯示時,在欄位的顯示方式。 例如,您可以設定,在表單和報表,或資料工作表檢視] 中開啟資料表時,用於整個資料庫,例如顯示格式。 若要設定的顯示格式,您可以設定欄位的Format屬性。 欄位的Format屬性然後繼承的自動以新的表單和報表 [您建立的。

在資料工作表檢視中設定的顯示格式

  1. 在 [功能窗格] 中按兩下包含您想要設定其格式的欄位的資料表。
    在 [資料工作表檢視中開啟資料表。

  2. 按一下您想要設定其顯示格式的欄位。

  3. 在 [欄位] 索引標籤中 [格式化] 群組中,按一下 [格式] 旁的下拉式清單中的箭號,然後選取格式。

    欄位會顯示新的顯示格式。

在 [設計] 檢視中設定的顯示格式

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下包含您想要變更其顯示格式的欄位的資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [設計] 檢視

    在 [設計檢視] 中開啟資料表。

  2. 按一下您想要設定其顯示格式的欄位。

  3. [欄位屬性] 下的 [在 [一般] 索引標籤上,按一下 [格式] 方塊。

  4. 按一下下拉式清單,然後選取 [顯示格式。

  5. 若要儲存變更,按一下快速存取工具列] 上的 [儲存

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