修改、編輯或變更報表

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本主題即說明您可以修改現有的 Access 報表中使用的技巧。Access提供可用來變更您的報表的兩種檢視: 版面配置檢視和 [設計] 檢視。您所選擇的使用哪個檢視取決於哪些特定任務您嘗試完成的工作。您可能會得到使用這兩種檢視,讓您的變更。

您想做什麼?

了解版面配置檢視

了解在 [設計檢視

檢視之間切換

修改版面配置] 檢視報表

修改您在 [設計] 檢視中的報表

了解版面配置檢視

版面配置檢視最直覺式的檢視,來進行報表修改而可供您想要對Access報表的幾乎所有變更。在版面配置檢視中,報表實際執行,可以就像列印時,它會出現,您可以看到您的資料。不過,您也可以在此檢視中的報表設計中進行變更。您要修改報表時,您可以看到資料,因為它非常實用的檢視設定欄寬,新增群組層次,或執行幾乎所有其他工作會影響的外觀和報表的可讀性。下圖顯示客戶電話簿報表版面配置檢視中。

版面配置檢視中的報表

您在 [版面配置檢視中看到的報表看起來不完全相同列印報表。例如,版面配置檢視中有不分頁線。此外,如果您使用 [版面設定格式的報表與欄,欄不會顯示在 [版面配置檢視中。不過,版面配置檢視可讓您列印報表的非常接近估計值。如果您想要查看報表列印時的外觀,請使用 [預覽列印]。

某些工作版面配置檢視中,無法執行,並要求您切換至 [設計] 檢視。在某些情況下,Access 會顯示訊息,告訴您,您必須切換到 [設計] 檢視,讓特定的變更。

了解在 [設計檢視

[設計] 檢視可讓您更詳細的報表的結構。您可以看到頁首及頁尾群組列的報表、 頁面和群組。報表不實際上執行設計檢視] 中,讓您無法看到基礎資料時使用。然而,有一些您可以更輕鬆地執行比版面配置檢視中的設計檢視] 中的工作。您可以:

  • 新增更多不同類型的控制項至報表,例如標籤、 圖像、 線條及矩形。

  • 不需要使用屬性表,可直接在文字方塊中編輯文字方塊控制項資料來源。

  • 變更特定內容的版面配置檢視中無法使用。

下圖顯示在 [設計] 檢視中的客戶電話簿報表。

設計檢視中的報表

檢視之間切換

Access 提供各種不同的方法檢視之間切換。如果報表已開啟,您可以切換到另一個檢視,請執行下列其中一項:

  • 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下 [您要在快顯功能表的檢視。

  • 以滑鼠右鍵按一下報表的文件] 索引標籤或標題列,然後按一下 [您要在快顯功能表的檢視。

  • 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視] 按鈕,可用的檢視之間切換。或者,您可以在 [檢視] 中,按一下箭號,然後從功能表中選取其中一個可用的檢視。

  • 以滑鼠右鍵按一下報表本身的空白區域,然後按一下 [您要的檢視。在 [設計] 檢視中開啟報表時,您必須以滑鼠右鍵按一下外部設計格線。

  • 按一下其中一個 Access 狀態列中的小型檢視圖示。

如果尚未開啟報表,請按兩下 [報表檢視] 中開啟 [功能窗格] 中的報表。若要在另一個檢視中開啟報表,請以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,,然後按一下 [您要在快顯功能表的檢視。

附註: 如果您要修改的報表,您必須在此用來建立多個資料行 (例如,郵寄標籤報表) 的版面設定,您只能在 [預覽列印中檢視欄。當您在報表檢視] 或 [版面配置檢視中檢視報表時,Access 會顯示在單一資料行中的資料。

修改版面配置] 檢視報表

本節說明一些您可以在 [版面配置檢視中執行的常見報表修改。

變更版面配置檢視中的資料行或欄位寬度

  1. 按一下您想要調整欄中的項目。

    指出選取的項目周圍繪製框線。

  2. 拖曳框線的左或向右邊緣,直到資料行是您想要的寬度。

變更版面配置檢視中的列或欄位高

  1. 按一下您想要調整的資料列中的項目。

    指出選取的項目周圍繪製框線。

  2. 拖曳框線的頂端或底端的邊緣,直到資料列都是您想要的高度。

在 [版面配置檢視中新增欄位

  • 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。

    會顯示可用欄位的清單。如果有在其他資料表中可用的欄位,這些會顯示在在其他資料表中可用的欄位:

  • 欄位清單]拖曳到報表中拖曳欄位。當您移動欄位時,醒目提示的區域會指出當您放開滑鼠按鈕時放置欄位位置。

    附註: 若要一次新增多個欄位,請按住 CTRL 鍵並按一下您想要的欄位清單中的每一個欄位。然後放開 CTRL 鍵,並將欄位拖曳至報表。欄位會放在相鄰。

頁面頂端

了解控制項版面配置

控制項版面配置的水平或垂直對齊控制項的輔助線,讓報表統一的外觀。您可以將控制項版面配置為表格,表格的每個儲存格包含控制項的位置。下列程序顯示如何新增、 移除或重新排列控制項的版面配置中的控制項。

控制項版面配置兩種: 表格式和堆疊。

  • 在表格式控制項版面配置,控制項的排列的列與欄,例如試算表] 頂端的標籤。表格式控制項版面配置永遠橫跨報表; 兩個的區段控制項是,不論節標籤的 [上方] 區段中。下圖顯示的基本表格式控制項版面配置。

    基本表格式控制項版面配置

  • 在堆疊式版面配置,控制項的排列垂直您可能會看到與左邊的每一個控制項標籤紙張表單上的一樣。堆疊式版面配置一律會包含在單一報表] 區段中。下圖顯示的基本堆疊式的控制項版面配置。

    基本堆疊式控制版面配置

您可以在報表上有兩種類型的多個控制項版面配置。例如,您可能必須表格式版面配置建立一列的資料,每一筆記錄,與下方,其中包含同一筆記錄的詳細資料的然後一或多個堆疊式版面配置。

建立新的控制項版面配置

Access 會在下列情況下,會自動建立單欄式控制項版面配置:

  • 您可以按一下 [建立] 索引標籤上的 [報表] 群組中的報表 按鈕影像 ,以建立新的報表。

  • 您按一下 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中的空白報表 按鈕影像 ,然後從 [欄位清單] 窗格的欄位拖曳至報表中建立新的報表。

在現有的報表,您可以建立新的控制項版面配置執行以下操作:

  1. 選取您要新增至版面配置的控制項。

  2. 如果要將其他控制項新增至相同的版面配置,請按住 SHIFT 鍵,然後也選取這些控制項。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 在 [排列] 索引標籤的 [表格] 群組中按一下表格式堆疊

    • 以滑鼠右鍵按一下選取的控制項,指向版面配置],再按一下 [表格式堆疊

Access 會建立控制項版面配置,並將選取的控制項。

切換控制項版面配置從表格式堆疊直條圖,或以表格式堆疊直條圖

切換到另一種版面配置類型從整個版面配置:

  • 按一下左上角的 [版面配置的橘色版面配置選取器,以選取控制項版面配置。

    選取版面配置中的所有儲存格。

  • 請執行下列其中一項操作:

    • 按一下 [排列] 索引標籤的 [表格] 群組中的 [版面配置類型 (表格式堆疊)。

    • 以滑鼠右鍵按一下控制項版面配置,指向版面配置],然後按一下您要的版面配置類型。

Access 會將所選取的版面配置類型,重新排列控制項。

分成兩個版面配置中的一個控制項版面配置

您可以使用下列程序來分割成兩個版面配置的控制項版面配置:

  1. 按住 SHIFT 鍵,然後按一下您要移至新的控制項版面配置的控制項。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • [排列] 索引標籤中 [表格] 群組中,按一下您要新增的版面配置 (表格式堆疊) 的版面配置類型。

    • 以滑鼠右鍵按一下選取的控制項,指向版面配置],然後按一下您想要用於新的版面配置的版面配置類型。

Access 會建立新的控制項版面配置,並將選取的控制項。

重新排列控制項的控制項版面配置

  • 您可以將控制項版面配置中的控制項移拖曳到您要的位置。當您將欄位拖曳水平或垂直列指出其放置當您放開滑鼠按鈕時。

  • 您可以從一個控制項版面配置控制項移到另一個類型相同的控制項版面配置。例如,您可以從一個堆疊式版面配置拖曳控制項至另一個堆疊式版面配置,而非表格式版面配置。

將控制項新增至控制項版面配置

若要從 [欄位清單] 窗格中新增欄位至現有的控制項版面配置   

  • 只要將欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳至版面配置。水平或垂直列會指出當您放開滑鼠按鈕時放置欄位位置。

若要將現有的控制項新增至現有的控制項版面配置   

  1. 選取您想要新增控制項版面配置的第一個控制項。

  2. 如果要將其他控制項新增至相同的版面配置,請按住 SHIFT 鍵,然後也選取這些控制項。您可以在其他控制項版面配置選取的控制項。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • [設計檢視] 中開啟報表時,請將所選取的欄位拖曳至版面配置。水平或垂直列會指出當您放開滑鼠按鈕時放置欄位位置。

    • 如果版面配置檢視] 中開啟報表:

      1. [排列] 索引標籤中 [表格] 群組中,按一下您要新增到版面配置的類型。如果您要新增至表格式版面配置,請按一下 [表格式]。如果您要新增到堆疊式版面配置,請按一下 [堆疊]。

        Access 會建立新的版面配置,並將選取的控制項。

      2. 將新的版面配置拖曳至現有的版面配置。水平或垂直列會指出當您放開滑鼠按鈕時放置欄位位置。

移除控制項版面配置中的控制項

移除控制項版面配置中的控制項,可讓您將任何一處報表而不會影響其他任何控制項的位置。

  1. 選取您想要移除的版面配置中的控制項。若要選取多個控制項,請按住 SHIFT 鍵,然後按一下您想要移除的控制項。若要選取所有控制項的版面配置中,請按一下 [版面配置選取器] 方塊左上角的 [版面配置。

  2. 以滑鼠右鍵按一下其中一個選取的控制項,指向版面配置],再按一下 [移除版面配置

    Access 會移除選取的控制項版面配置。

提示: 若要防止控制項當您在移動插入控制項的版面配置,請按下並按住 CTRL 鍵,,然後拖曳控制項到所要的位置。

頁面頂端

刪除欄位或欄

  1. 按一下要刪除的欄的欄位或按一下其標籤或欄標題。

    Access 繪製指出它已選取的項目周圍的框線。

  2. 按 DELETE。

變更版面設定

使用 [版面設定] 索引標籤上的 [頁面大小版面配置] 群組,若要變更大小、 方向、 邊界等。

  1. 按一下 [版面設定] 索引標籤。

  2. 頁面大小] 群組中,按一下以選取不同的紙張大小的大小

  3. 頁面大小] 群組中,按一下 [邊界],調整報表的邊界。

  4. 在 [版面配置] 群組中,按一下 [直向橫向,若要變更紙張方向]。

變更欄位的格式設定

  1. 選取要設定格式的功能變數。

  2. 在 [格式] 索引標籤上 [字型] 群組中使用的工具,套用您要的格式設定。

將文字方塊繫結至不同的欄位 (變更控制項的控制項資料來源)

  1. 按一下欄或您要變更的控制項資料來源的欄位。

    指出選取的項目周圍繪製框線。

  2. 如果目前並未顯示屬性工作表,請按 f4 鍵以顯示它。

  3. 在 [資料] 索引標籤的屬性工作表上將 [控制項資料來源] 屬性設為新欄位。您可以從下拉式清單中,選取欄位或您可以在] 方塊中輸入運算式。

變更報表的記錄來源

  1. 如果沒有顯示屬性表,請按 f4 鍵以顯示它。

  2. 在下拉式清單頂端的屬性工作表中,按一下 [報告]。

  3. 按一下屬性表中的 [資料] 索引標籤。

  4. 在 [記錄來源] 下拉式清單中,選取資料表或查詢,您想要使用記錄來源的資料,或按一下 [建立器] 按鈕 以顯示 [查詢建立器。

    附註: 如果報表目前依據資料表,Access 會詢問是否要建立資料表為基礎的查詢。按一下 [ ]以顯示 [查詢建立器建立查詢,或按一下 [] 以取消作業。如果您選擇要建立查詢,新的查詢會變成報表的記錄來源。將會建立為 「 內嵌 」 查詢,也就是儲存在報表的記錄來源] 屬性中,而不是以不同的查詢物件的查詢。

文字自動換行] 欄位

  1. 如果沒有顯示屬性表,請以滑鼠右鍵按一下您想要的文字換行,的欄位,然後按一下 [屬性。否則,只要按一下以選取該欄位。

  2. 在 [格式] 索引標籤的屬性工作表上設定為 [是]的 [循列] 屬性。

新增格線

如果控制項包含控制項版面配置中,您可以新增格線以提供更多控制項之間的視覺分隔。

  1. 按一下 [控制項版面配置中的任何欄位]。

    指出已選取的欄位周圍繪製框線。

  2. [排列] 索引標籤中 [表格] 群組中,按一下 [格線]。

  3. 從下拉式清單中選取您想要的格線的樣式。

附註: 您也可以新增格線,以滑鼠右鍵按一下控制項版面配置中的任何欄位、 指向 [版面配置、 指向 [格線],然後選取您想要的格線的類型。

頁面頂端

新增或修改標誌或其他圖像

下列程序會告訴您如何將標誌新增至報表中,使用 [標誌] 工具,以及如何調整圖像控制項或圖像控制項內圖像的大小。

新增商標

  • 在 [設計] 索引標籤的 [頁首/頁尾] 群組中按一下 [標誌]。

    [插入圖片] 對話方塊隨即出現。

  • 瀏覽到您的標誌檔案的儲存位置,然後按兩下該檔案。

    Access 會新增至報表的左上角的標誌。

調整大小包含標誌或其他圖像控制項

  1. 按一下包含圖像的控制項。

    指出已選取的控制項周圍繪製框線。

  2. 將指標放在框線。當指標變成雙向箭號時,您可以將它拖曳箭號,以使圖像控制項,放大或縮小所指出的方向。

請注意,圖像的大小模式屬性的預設值是美工圖案,也就是說,圖像會保持相同的大小,無論大,或者讓圖像控制項小。若要取得放大或縮小調整控制項的圖像,請執行下列動作:

調整標誌或控制項內的圖像大小

  1. 選取 [圖像]。

  2. 如果沒有顯示屬性表,請按 F4 以顯示屬性表。

  3. 在 [格式] 索引標籤的屬性工作表上的調整大小模式屬性設定到您要的選項:

設定

描述

美工圖案

圖像保持為相同大小,讓您無論如何大型或小型進行圖像控制項。如果您的圖像控制項小於圖像,則會被裁剪圖像。

縮放

圖像垂直和水平自動縮放以符合圖像控制項的大小。不會保留原始的長寬比,圖像的方式,讓此設定可能會導致扭曲圖像除非您精確地設定的高度及寬度圖像控制項。

縮放

為圖像控制項大小會經過調整,圖像會調整為越而不影響原始的長寬比的圖像。

頁面頂端

新增或編輯報表標題

下列程序顯示如何新增或編輯標籤包含報表的標題。

新增標題至報表

  • 在 [設計] 索引標籤的 [頁首/頁尾] 群組中按一下 [標題]。

    新的標籤會新增至報表標題,並為您輸入的報表名稱,是將它做為報表標題。

  • 建立標籤時,標籤中的文字會為您選取,因此如果您想要變更的文字,您就可以開始輸入您想要的標題。

  • 當您完成之後,請按下 ENTER。

編輯報表標題

  1. 按兩下包含報表標題,將游標置於標籤中的標籤。

  2. 輸入您想要作為報表標題中,使用的文字,然後按 ENTER,當您完成。

新增頁碼,目前的日期或目前時間

下列程序說明如何將頁碼新增至報表,以及如何新增目前日期或目前時間。

新增頁碼

  • 按一下 [設計] 索引標籤的 [頁首/頁尾] 群組中的 [頁碼

    [頁碼] 對話方塊隨即出現。

  • 選擇 [格式、 位置,以及您要的頁碼的對齊方式]。

  • 如果您不想在第一頁的數字,請清除 [顯示數字的第一頁] 核取方塊。

  • 按一下 [確定]。

    頁碼會新增至報表。切換至 [預覽列印] 以查看列印報表時數字看起來的方式。

新增日期或時間

  • 在 [設計] 索引標籤的 [頁首/頁尾] 群組中按一下 [日期及時間

    [日期及時間] 對話方塊隨即出現。

  • 如果您不想要包含的日期,請清除 [包含日期] 核取方塊。

  • 如果您想要包含的日期,按一下您要的日期格式。

  • 如果您不想要包含時間,請清除 [包含時間] 核取方塊。

  • 如果您想要包含的時間,按一下您要的時間格式。

    日期及時間,請在您選擇的格式範例會出現在對話方塊的 [範例] 區域。

  • 按一下 [確定]。

修改您在 [設計] 檢視中的報表

在某些情況下,您無法執行某些修改報表版面配置檢視中,並必須改為使用 [設計] 檢視。

新增行號

  1. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [文字方塊]。

  2. 按一下 [您要顯示的列數字] 區段的 [開啟] 區域中。在大部分情況下,這是 [詳細資料] 區段。您會稍後將 [文字] 方塊移到最後一個位置。

    當您按一下報表時,Access 會建立新的繫結的文字方塊。

  3. 按一下 [標籤 (只到新的 [文字] 方塊的左側),然後按 DELETE。

  4. 在加以選取,新的 [文字] 方塊中按一下,然後再按一次將游標放在 [文字] 方塊中。

  5. 輸入= 1 ,然後按 enter 鍵。

  6. 如果沒有顯示屬性表,請按 F4 以顯示屬性表。

  7. 在 [資料] 索引標籤的屬性工作表上執行的加總將屬性設定為在所有

    附註: 如果這是群組的報表,且您想要在每個群組的 1 開始編號,設定為 [對群組的屬性。

  8. 將游標放置在 [文字] 方塊的右邊緣縮放控點向左拖曳調整大小為較小的寬度的 [文字] 方塊。有足夠的空間,您會看到此報表上的最大行號的。

  9. 如有需要請詳細區段的 [文字] 方塊最左邊的空間,將現有的控制項在該節拖曳到右側,或調整大小的區段中最左邊的控制項。

  10. 將新的文字方塊拖曳到您希望在報表上的位置。

  11. 切換至 [報表檢視、 列印預覽] 或版面配置檢視以查看 [行號。

讓每一頁的頂端顯示群組標題

橫跨多個頁面的群組,還是有幫助具有群組首中,讓您可以輕鬆地查看資料是在哪一個群組,每一頁的頂端顯示項目。您可以選取群組標題版面配置] 檢視中,但很容易在 [設計] 檢視中這麼做。

  1. 按兩下群組頁首區段選取器 (在群組首區段上方的水平列)。

  2. 在 [格式] 索引標籤的屬性工作表上重複區段將屬性設定為[是]

開啟 [自己設計檢視] 視窗中 [子報表

當您在 [設計] 檢視中開啟報表時,同時設計檢視] 中開啟報表中所包含任何子報表。不過,每一個子報表會在其子報表控制項,顯示不是個別的視窗。因為子報表控制項,通常會太小,輕鬆地在中工作時,就會在其本身的視窗中開啟子報表,然後編輯該通常會更方便。若要在新視窗中開啟子報表,請執行下列其中一項:

  • 選取 [子報表中,,然後按一下 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中的 [在新視窗中的子報表

  • 按一下後,請確定子報表控制項外,沒有選取,然後子報表控制項內按一下滑鼠右鍵,然後按一下新視窗中的子報表

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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