保留原則的概觀

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

重要: 如果您已使用的保留原則,該原則已自動轉換成保留原則,它會保留原則的功能的所有項目是新功能及其他內容。使用並保留您的內容,而不需要任何變更,您會繼續保留原則。在 [安全性與規範中心,您可以在 [保留] 頁面上找到這些原則。如需詳細資訊,請參閱保留原則發生了什麼問題?

為了遵守業界規定或內部原則,組織會想要保留某些內容一段時間。藉由 Office 365 的保留原則,您可以無限期保留網站、信箱、公用資料夾的內容,或是保留一段特定時期。您也可以提供關鍵字或日期範圍來縮減結果數,以篩選要保留的內容。

例如,您可以先將屬於銷售部門的特定信箱和站台設定為保留內容七年,再指定您只要保留過去兩年內包含特定用戶端名稱的內容,以進一步縮小原則範圍。

當內容受限於保留原則時,人員可以繼續編輯及使用的內容,一樣不會變更,因為內容保留在其原始位置。但在某人編輯或刪除受限於原則的內容時,將會有複本儲存至安全位置,在原則仍然有效時會持續進行保留。

最後,可能需要在某些組織遵守法規例如證券和交易委員會 (秒) 規則 17a-4,會要求的保留原則已開啟後,無法關閉或做限制較少的主體所定義的規則。若要符合這項需求,您可以使用保留鎖定。原則的已鎖定之後,沒有人 — 包括系統管理員,可以關閉原則,或者讓它較少限制。

您建立及管理Office 365 安全性與合規性中心中的 [保留] 頁面上的保留原則。

Office 365 安全規範中心內的保留頁面

附註: 若要保留原則中包含Exchange Online信箱,信箱必須被指派Exchange Online 方案 2授權。如果信箱Exchange Online 方案 1授權指派,您必須將其指派另一個 Exchange Online 封存授權,以納入保留原則。

保留原則對原有內容的運作方式

當您在保留原則中包含網站、信箱或公用資料夾時,內容會保留在其原有的位置。使用者將可繼續處理其文件或郵件,但會有內容的複本依照您起始保留時的原狀保存下來。網站的內容會保存在 [文件保留庫];信箱和公用資料夾的內容則保存在 [可復原的項目] 資料夾中。大部分的人都無法看見這些安全的位置和保留的內容。在使用保留原則時,使用者甚至不必知道其內容受限於原則。

圖表顯示保留原則的運作方式

站台內容

保留原則會在站台層級套用。當您在保留原則中包含站台時若尚無文件保留庫存在,則會在此時建立。文件保留庫僅供站台集合擁有者檢視,大部分的使用者都無法檢視。

如有使用者嘗試變更或刪除受限於保留原則的站台內容,保留原則會先檢查內容在套用原則後是否有所變更。如果這是套用保留原則後的第一次變更,保留原則會先將內容複製到文件保留庫,然後允許使用者變更或刪除原始內容。請注意,站台中的任何內容都可複製到文件保留庫,即使內容不符合保留原則所使用的查詢篩選器亦然。

接著,計時器工作會清除文件保留庫。計時器工作會定期執行,並比較文件保留庫中的所有內容與站台的保留原則所使用的篩選器。除非內容至少符合一項篩選條件,否則計時器工作將從文件保留庫中永久刪除該內容。

前一個適用於存在時套用保留原則的內容。此外,刪除後,會保留已建立或新增至網站後的原則中包含的任何新內容。不過,新的內容沒有複製到編輯,就會刪除時,只保留保留文件庫第一個時間。若要保留的所有檔案的版本,您需要開啟 [版本設定,請參閱版本設定的 [更新] 區段。

信箱及公用資料夾伺服器

對於使用者的信箱和其他項目,保留原則會在信箱層級套用。對於公用資料夾,保留原則會套用在資料夾層級套用,而不是信箱層級。信箱和公用資料夾都是使用 [可復原的項目] 資料夾來保留項目。已指派 eDiscovery 權限的人員可以檢視其他使用者的 [可復原的項目] 資料夾。

根據預設,當使用者從 [刪除的郵件] 資料夾以外的資料夾刪除郵件時,該郵件會移至 [刪除的郵件] 資料夾。當使用者從 [刪除的郵件] 資料夾中刪除項目時,郵件會移至 [可復原的項目] 資料夾,並在使用者的檢視中消失。此外,使用者可以將任何資料夾中的項目虛刪除 (SHIFT+DELETE),這會略過 [刪除的郵件] 資料夾,並將項目直接放在 [可復原的項目] 資料夾中。

當信箱納入保留原則時,刪除的項目會移至 [可復原的項目] 資料夾中的 DiscoveryHold 資料夾。當信箱助理員定期處理信箱時,將會評估此資料夾中的郵件。除非內容至少符合一項保留原則所使用的篩選條件,否則信箱助理員將從 [可復原的項目] 資料夾中永久刪除該內容。

[可復原的郵件] 資料夾也包含版本資料夾。人員嘗試變更某些內容,信箱的項目,例如主旨、 本文中的附件、 寄件者和收件者],或傳送或接收郵件的日期,則原始項目複本會儲存到 [版本] 資料夾上,確認變更之前。發生這種情況的每一個後續的變更。保留原則移除後,在 [版本] 資料夾中的列印份數將會移除信箱小幫手。

儲存保留原則的位置

建立保留原則時,會將其集中儲存在安全性與合規性中心,然後部署至原則所包含的不同內容來源,例如網站、信箱和公用資料夾。

保留原則部署到這些內容來源之後,該原則的運作方式與 eDiscovery 就地保留完全相同。如需就地保留的詳細資訊,請參閱:

EDiscovery 保留與保留原則

雖然這些功能的同時按住內容,這些功能不應混淆因為他們有不同的用途︰

  • 如果您要保留內容做為資料保留要求的一部分,請使用保留原則。 例如,如果您要保留七幾年的內容,保留計劃的一部分,請使用保留原則。保留原則可以保留內容的特定期間,與該期間結尾的內容會自動從釋放原則。讓任何人可以關閉原則,或使其限制較少,也可以鎖定原則。EDiscovery 保留無法鎖定,或指定的時間範圍。此外,保留原則通常會有工期的年,當 eDiscovery 保留暫時且經常持續時間法律個案的工期。

    此外,您可以建立額外的步驟,可能需要 eDiscovery,例如建立的情況下,新增成員],或執行內容搜尋不保留原則。

  • 如果您要保留內容法律或 eDiscovery 要求的一部分,請使用 [eDiscovery 保留。例如,如果您需要在特定位置的內容保留為法律要求的一部分,請使用 [eDiscovery 保留。在 eDiscovery 案例相關的內容會通常是區分或有權限,因此不同的情況下可以限制其他成員。此外,eDiscovery 支援內容的搜尋,可以儲存、 預覽、 分析與進階 eDiscovery,或匯出結果。

    與保留原則,不同的 eDiscovery 保留無法指定的時間間隔,-eDiscovery 保留生效,直到您將其關閉,或將其刪除。此外,您無法鎖定 eDiscovery 保留。

保留原則對站台中各文件版本的運作方式

保留原則不會自動保留所有版本的文件中的網站。若要這麼做,必須開啟網站中的文件庫的版本設定。如需詳細資訊,請參閱啟用和設定清單或文件庫的版本設定

如果您從保留的站台中刪除文件,且文件庫已開啟文件版本設定,則會保存已刪除之文件的所有版本。

如果您未開啟文件版本設定,而且項目受限於數個保留原則,則保存的版本將會是每個保留原則生效時當下的版本。例如,如果某項目的第 27 版是站台第一次設為保留時的最新版本,而第 51 版是站台第二次設為保留時的最新版本,則會保存第 27 和 51 版。

篩選保留原則

您可以在原則中新增關鍵字或日期範圍,以縮減受限於保留原則的內容數。

建立保留原則時,使用關鍵字和日期範圍做為篩選條件

使用關鍵字篩選

保留原則支援關鍵字查詢語言 (KQL)。例如,您可以使用基本的運算子 like 與,或,您可以執行鄰近範圍搜尋 「 wingtip NEAR(30) 行銷 」 識別結果的位置中的 「 行銷 」 的 30 個字元 「 wingtip 」 在哪裡。關鍵字查詢可協助您找出並保留的相關內容。

使用日期範圍篩選

您也可以篩選保留原則,使其僅保存特定日期範圍內的內容。郵件的日期會與接收日期相關聯,文件和站台的日期則與修改日期相關聯。這表示,內容中若包含在特定日期範圍內、或是開始或結束日期之前或之後接收到的郵件和修改過的文件,就是您可以保存的內容。

將內容保留特定的一段時間

在保留原則中,您可以無限期地保留內容,或保留特定的數天、月或年。請注意,保留內容的持續期間會從內容的存留期計算出來,而不是從保留原則的建立日期起算。

例如,如果您在將站台中的內容保留七年,而該站台中的某文件已有六年未曾修改,如果該文件後續仍未修改,則只會再保留一年。如果該文件重新編輯,則其存留期將會從新的前次修改日期起算,因而會再保留七年。

同理,如果您要將信箱中的內容保留七年,而某郵件是六年前送入信箱的,則該郵件只會再保留一年,除非其接收日期經過修改。接收日期修改後,郵件的新版本會依照其進行編輯前的原狀保存在 [可復原的項目] 資料夾中,而郵件的存留期則會從新的接收日期起算,因而會再保留七年。

新保留原則的持續時間設定

鎖定保留原則

在某些組織可能必須遵守法規例如證券和交易委員會 (秒) 規則 17a-4,會要求的保留原則已開啟後,無法關閉或做限制較少的主體所定義的規則。保留鎖定,您也可以鎖定原則,因此沒有,包括系統管理員,可以關閉原則,或使其成為較少限制。

原則的已鎖定之後,沒有人可以將其關閉,或移除原則的內容。並不能修改或刪除保留期間受到原則的內容。原則的已鎖定後,您可以修改的保留原則的唯一方式是由加上內容或延長其工期。鎖定的原則可提高或擴充,但無法精簡或已關閉。

因此,在您鎖定保留原則之前,務必了解您組織的法規需求,並且不要鎖定原則,除非您確定它是您需要的原則。

開啟 [保留鎖定] 的選項

關閉 [保留原則

如果您選擇不鎖定的保留原則,您可以在任何時間,包括原則指定的時間期間結束之前發行。若要這麼做,只要關閉原則。

[安全規範中心] 內的 [保留] 頁面上,關閉保留原則的選項

不過,您無法刪除的保留原則原則的仍在使用中。若要刪除的保留原則,請先關閉,然後刪除原則。

您關閉保留原則之後,符合資格的標準清理程序之前所述,保留保留文件庫或可復原的郵件] 資料夾中的原則約束的所有項目。請注意,這表示的項目從原則發行並不會立即刪除。不過,他們會保留在保留保留文件庫或可復原的郵件] 資料夾,直到程序會定期清除文件庫或資料夾。

將保留原則 (preservation policy) 與保留原則 (retention policy) 和文件刪除原則搭配使用

保留原則 (preservation policy) 可確保內容能無限期或在特定的一段時間內保存,而信箱的保留原則 (retention policy) 和站台的文件刪除原則則可確保內容會在特定的一段時間後刪除。如果您需要在固定的一段時間內保有內容,您可以將保留原則 (preservation policy) 與保留原則 (retention policy) 或刪除原則搭配使用。

站台內容

對於站台,您可以搭配使用保留原則與文件刪除原則。例如,您可以在文件修改後將其保留五年,然後設定會在文件前次修改的五年之後加以刪除的刪除原則。

如果文件刪除原則所刪除的是受限於保留原則的內容,該內容仍會保存在文件保留庫中。例如,如果保留原則會將內容保存兩年,但文件刪除原則會在一年後刪除內容,則任何被刪除的內容仍將會保存下來。如需詳細資訊,請參閱Overview of document deletion policies

信箱內容

信箱,您可以結合具有單一預設原則標記的保留原則的保留原則。例如,您可以保留七年的信箱項目,然後設定保留原則七年收到 (適用於郵件) 或 (適用於不傳送,例如筆記的項目) 建立之後,將它們刪除。保留原則可確保,刪除的項目會保留的至少在指定期間內時保留原則可確保將信箱項目會刪除該期間的結尾。如需詳細資訊,請參閱保留標記和保留原則

權限

您的法規小組成員會使用安全性與合規性中心,對下列項目建立保留原則必要權限:

  • Office 365 安全性與合規性中心

  • 具有需要保留內容的站台

  • 具有需要保留內容的信箱

Office 365 安全性與合規性中心

身為租用戶管理員,您想要能夠讓法務與其他人的存取權安全性與合規性中心,不讓所有的租用戶管理員權限如需詳細資訊,請參閱在 Office 365 的安全性與規範中心的權限

網站

您的法規小組成員 (建立保留原則) 需要套用原則的網站集合的權限。此外,如果法務人員也建立文件刪除原則,則他們需要在其中建立和儲存文件刪除原則的規範原則中心網站集合的權限。我們建議您:

  1. 建立包含規範原則中心的所有使用者的安全性群組,很可能是您法規遵循的原則管理小組。如需詳細資訊,請參閱Manage Mail-Enabled 安全性群組

  2. 在規範原則 Center 中,加入網站集合擁有人] 群組中的 [安全性] 群組。如需詳細資訊,請參閱網站集合管理員的權限

  3. 在您需要指派保留原則的每個站台集合中,將安全性群組新增至站台集合訪客群組 (讀取權限)。

信箱與公用資料夾

若要將保留原則套用至信箱,法務人員至少需要該信箱的讀取權限。

若要將保留原則套用至公用資料夾,法務人員至少需要所有公用資料夾的讀取權限。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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