使用 Word 中的資訊版權管理限制存取檔

資訊版權管理 (IRM) 可協助防止機密資訊被未經授權的人員列印、轉寄或複製。 許可權會儲存在檔中, 由 IRM server 驗證的檔。

在 Office中使用 IRM 時, 您可以使用 [許可權] 管理 XML 紙張規格 (.xps) 檔案及下列 Word 檔案類型:

  •    .doc

  • .Docx

  • 啟用巨集檔   .docm

  • 範本   .dot

  • 範本   Building blocks.dotx

  • 啟用巨集範本   normal.dotm

設定電腦以使用 IRM

若要在 Office 中使用 IRM,軟體的最低需求為 Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1)。 RMS 系統管理員可以設定公司專用的 IRM 原則,定義誰可以存取資訊,以及允許的電子郵件訊息編輯層級。 例如,公司系統管理員可能會定義一份名為「公司機密」的版權範本,指定只有位於公司網域內的使用者,才能開啟使用該原則的電子郵件訊息。

下載權限

當您第一次嘗試開啟具有限制許可權的檔時, 您必須連線至授權伺服器來驗證您的認證, 並下載使用授權。 使用授權會定義您擁有的檔案存取權層級。 對每個設有限制權限的檔案而言,這是必要的程序。 換句話說,如果沒有使用授權,就無法開啟設有限制權限的內容。 下載權限會要求 Office 傳送您的認證,這包括您的電子郵件地址,以及您的授權伺服器權限的相關資訊。 檔中所含的資訊不會傳送到授權伺服器。

限制檔案內容的權限

IRM 可讓您針對每個使用者、每個檔案或每個群組套用限制式 (群組式許可權需要適用于群組延伸的 Active Directory 目錄服務)。 例如, 在 [檔 Ranjit] 中建立的功能, 他可能會提供 [您可以閱讀但不能變更] 的 [使用者] 許可權。 Ranjit 會提供 [胡繼] 許可權來編輯檔。 Ranjit 也可能會決定將五天的限制套用到共同或胡的檔存取權。 

權限

  1. 儲存文件。

  2. 選取 [ 檔案] 索引標籤。

  3. 選取 [資訊], 選擇 [保護檔]、指向 [依人員限制許可權], 然後選取 [限制存取]。

  4. 在 [許可權] 對話方塊中, 選取 [限制此檔的許可權], 然後指派您想要的每個使用者的存取層級。

    • 如果系統管理員已設定個人無法變更的自訂權限原則,您的選擇可能會受到限制。

      權限等級

    • 閱讀     具有 [讀取] 許可權的使用者可以讀取檔, 但不具備編輯、列印或複製檔的許可權。

    • 切換     擁有 [變更] 許可權的使用者可以讀取、編輯及儲存檔變更, 但不具備列印檔案的許可權。

    • 完全控制     擁有 [完全控制] 許可權的使用者具有完整的撰寫許可權, 而且可以對檔進行作者可以執行的任何動作, 例如設定內容的到期日、防止列印, 以及給予使用者許可權。 在已授權的使用者已過期檔的許可權之後, 檔只能由作者開啟, 或由擁有該檔的 [完全控制] 許可權的使用者開啟。 作者則一律擁有完全控制權限。

  5. 若要為某人提供「完全控制」許可權, 請在 [許可權] 對話方塊中, 選取 [其他選項], 然後在 [存取層級] 欄中選取箭號, 然後選取 [存取層級] 清單中的 [完全控制]。

    [權限] 對話方塊

  6. 指派許可權等級之後, 請選取[確定]

    [訊息列] 隨即出現, 指出檔受版權管理。 如果您必須對檔進行任何存取許可權變更, 請選取 [變更許可權]。

    Word 中的訊息列

    如果有限制許可權的檔會轉寄給未獲授權的人員, 就會出現一則訊息, 其中包含作者的電子郵件地址或網站位址, 讓個別人可以要求檔的許可權。

    顯示具有限制權限之文件已轉寄給未獲授權者的 Word 對話方塊

    如果作者選擇不包含電子郵件地址,未經授權的使用者會收到錯誤訊息。

設定檔案的到期日
  1. 開啟檔案。

  2. 移至[檔案]。

  3. 在 [資訊] 索引標籤上, 選取 [保護檔]、指向 [依人員限制許可權], 然後選取 [限制存取]。

  4. 在 [許可權] 對話方塊中, 選取 [限制此檔的許可權] 核取方塊, 然後選取 [更多選項]。

  5. 在 [使用者的其他許可權] 底下, 選取 [此檔的到期日為] 核取方塊, 然後輸入日期。

  6. 選取[確定]兩次。

使用不同的 Windows 使用者帳戶對檔案進行版權管理

  1. 開啟文件、工作表或簡報。

  2. 選取 [ 檔案] 索引標籤。

  3. 在 [資訊] 索引標籤上, 選取 [保護檔]、指向 [依人員限制許可權], 然後選取 [管理認證]。

  4. 執行下列其中一個動作:

    • 在 [選取使用者] 對話方塊中, 選取您要使用之帳戶的電子郵件地址, 然後選取[確定]

    • 在 [選取使用者] 對話方塊中, 選取 [新增], 輸入您的新帳號憑證, 然後選取[確定]兩次。

      選取使用者對話方塊

檢視設有限制權限的內容

若要使用 Office來查看您擁有許可權的受版權管理內容, 只要開啟檔即可。

如果您想要查看您擁有的許可權, 請在 [訊息列] 中選取 [查看許可權], 或選擇 [此檔包含許可權原則] 顯示此文件包含權限原則的按鈕

Office for Mac 2011 和 Mac 版 Office 2016 中的 IRM 提供三種權限等級。

  • 讀取   閱讀

  • 變更   讀取、編輯、複製、儲存變更

  • 完全控制   讀取、編輯、複製、儲存變更、列印、設定內容到期日、授與權限給使用者、以程式控制方式存取內容

執行下列任一項作業:

手動設定權限等級

  1. 在 [審閱] 索引標籤的 [保護] 底下, 選取 [許可權], 然後選取 [限制存取]。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 如果這是您第一次存取授權伺服器,請輸入您的授權伺服器使用者名稱和密碼,然後選取 [將密碼儲存於 Mac OS 鑰匙圈] 核取方塊。

    附註: 如果您沒有選取 [將密碼儲存在 MAC OS 鑰匙圈], 您可能必須多次輸入您的使用者名稱和密碼。

  3. 在 [讀取]、[變更] 或 [完全控制] 方塊中,輸入要為其指派存取層級之個人或群組的電子郵件地址或名稱。

  4. 如果您想要在通訊錄中搜尋電子郵件地址或名稱, 請選取 [ 連絡人按鈕 ]。

  5. 如果您想要將存取層級指派給通訊錄中的所有人, 請選取 [新增所有人] 新增所有人

  6. 指派許可權等級之後, 請選取[確定]

    訊息列即會出現,並顯示文件已受版權管理的訊息。

使用範本來限制權限

系統管理員可以設定公司專屬的 IRM 原則,定義能夠存取資訊權限等級的人員。 這些版權管理內容是使用 Active Directory Rights Management Services (AD RMS) 伺服器範本所定義。 例如,公司系統管理員可定義稱為「公司機密」的權限範本,指定採用該原則的文件只能由公司網域內部的使用者開啟。

  • 在 [審閱] 索引標籤的 [保護] 底下, 選取 [許可權], 然後選取您想要的權限範本。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

變更或移除您所設定的權限等級

如已套用範本來限制權限,您將無法變更或移除權限等級;這些步驟只有在您手動設定權限等級時才有作用。

  1. 在訊息列上, 選取 [變更許可權]。

  2. 在 [讀取]、[變更] 或 [完全控制] 方塊中,輸入要為其指派存取層級之個人或群組的新電子郵件地址或名稱。

  3. 若要從存取層級移除人員或群組, 請選取電子郵件地址, 然後按 DELETE 鍵。

  4. 若要從許可權等級移除所有人, 請選取 [新增所有人] 新增所有人

設定受限檔案的到期日

作者可以使用 [設定權限] 對話方塊來設定內容的到期日。

  1. 在 [審閱] 索引標籤的 [保護] 底下, 選取 [許可權], 然後選取 [限制存取]。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 選取 [更多選項], 然後選取 [此檔的到期日], 然後輸入日期

    在授權人員的文件權限到期後,文件僅可由作者或具有「完全控制」權限的人員開啟。

允許具備「變更」或「讀取」權限的人員列印內容

根據預設,具備「變更」與「讀取」權限的人員無法列印。

  1. 在 [審閱] 索引標籤的 [保護] 底下, 選取 [許可權], 然後選取 [限制存取]。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 選取 [更多選項], 然後選取 [允許具備變更或讀取權限的人員列印內容]。

允許具備「讀取」權限的人員複製內容

根據預設,具備「讀取」權限的人員無法複製內容。

  1. 在 [審閱] 索引標籤的 [保護] 底下, 選取 [許可權], 然後選取 [限制存取]。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 選取 [更多選項], 然後選取 [允許具備讀取權限的人員複製內容]。

允許指令碼在受限檔案中執行

作者可以變更設定以允許 Visual Basic 巨集在文件開啟時執行,以及允許 AppleScript 指令碼存取受限文件中的資訊。

  1. 在 [審閱] 索引標籤的 [保護] 底下, 選取 [許可權], 然後選取 [限制存取]。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 選取 [更多選項], 然後選取 [以程式設計方式存取內容]。

需要連線以驗證權限

根據預設,人員必須在首次開啟受限文件時連線至 AD RMS 伺服器進行驗證。 然而,您可以將此設定變更為要求人員每次開啟受限文件時都要進行驗證。

  1. 在 [審閱] 索引標籤的 [保護] 底下, 選取 [許可權], 然後選取 [限制存取]。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 選取 [更多選項], 然後選取 [需要連線以驗證許可權]。

移除限制

  1. 在 [審閱] 索引標籤的 [保護] 底下, 選取 [許可權], 然後選取 [無限制]。

    Word [檢閱] 索引標籤、[保護] 群組

  2. 在對話方塊中, 選取 [移除限制]。

相關主題

限制檔案內容的許可權

新增認證以開啟版權管理
的檔案或可與 IRM 搭配使用的郵件檔案格式

在 iOS 版 Office 中,如果您以具有檔案權限的帳戶登入,將會開啟任何您收到受 IRM 保護的檔案。 當您開啟受 IRM 保護的檔案時,您會看見提供的頂端資訊列,可讓您檢視此檔案已獲派的權限。

如果您是具有 Azure 版權管理的 Office 365 訂閱者,而且您的 IT 部門已定義一些 IRM 範本供您使用,您可以將這些範本指派給 iOS 版 Office 中的檔案。

若要保護檔案, 請在您的 app 中按一下 [編輯] 按鈕 [編輯] 圖示 , 移至 [審閱] 索引標籤, 然後按一下 [限制許可權] 按鈕。 您會看到可用的 IRM 原則清單,請選取您想要的原則,然後點選 [完成] 以套用該原則。

附註: 如果您尚未啟用 App 中的 [限制權限] 按鈕,請開啟任何現有受 IRM 保護的文件以將它初始化。

在 Android 版的 Office中, 如果您是以具有檔案許可權的帳戶登入, 則會開啟您所收到的任何受 IRM 保護的檔案。 當您開啟受 IRM 保護的檔案時,您會看見提供的頂端資訊列,可讓您檢視此檔案已獲派的權限。

當您在 Android 版 Office 中開啟受 IRM 保護的檔案時,您可以檢視您已獲派的權限。

資訊版權管理 (IRM) 可協助執行下列功能:

  • 防止經授權的限制內容收件者轉寄、複製、變更、列印、傳真或貼上無權使用的內容

  • 無論內容的傳送位置為何,一律加上限制

  • 提供檔案到期功能,讓文件中的內容在指定的時間之後無法再檢視

  • 強制執行公司政策,控管公司內部內容的使用與傳播

IRM 無法防止受限制的內容免於:

  • 惡意程式 (例如特洛伊木馬程式、按鍵記錄程式與特定類型的間諜軟體) 清除、竊取或擷取與傳輸

  • 電腦病毒的動作所造成的遺失或損壞

  • 從收件者的螢幕手動複製或重新鍵入

  • 收件者以數位方式拍照 (顯示在螢幕上時)

  • 使用第三方廠商的畫面擷取程式進行複製

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×