使用 InfoPath 和 InfoPath Forms Services 的案例

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本文將告訴您的組織可能會使用 Microsoft Office InfoPath 和InfoPath Forms Services改善商務程序,例如費用補助或保險理賠報告的案例。

案例與本文中所討論的公司虛構,提供僅供說明。若要瞭解如何真實的商業環境中使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services ,您可以參考實際的案例研究。請參閱 一節中找到案例研究的詳細資訊的連結。

本文內容

情況 1: 費用報表

案例 2: 保險宣告

情況 3: 允許應用程式

案例 4: 庫存管理

案例 5: 市場研究

情況 1: 費用報表

費用報表部分表單 答: 材料 Corporation,國際電腦設備和 IT 服務提供者,銷售電腦、 網路硬體和 IT 服務合約。

答: 材料公司內的多個群組,包括行銷、 銷售,以及支援顧問,會造成與報表工作相關的費用。

材料各 IT 專業人員想要使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services簡化報告公司內的程序的費用。特別他們想要防止資料輸入錯誤,並不需要的管理人員到另一個,另一個資料庫中的費用報表重新輸入。答: 材料公司也想要提供員工的方式,若要檢視線上其費用報表的狀態。

InfoPath 之前

雖然 a 材料 Corporation 會用來產生費用報表的 Microsoft Office Excel 活頁簿,員工仍用手動程序來送出費用報表。例如,員工中的 Excel 活頁簿中,輸入其費用,然後列印活頁簿。她附加列印的報表,在紙張的傳閱名單,接著將報表透過既郵件傳送到她的管理員。

之後核准報表,管理員] 核取其名稱上傳閱名單,,然後再傳送給會計部門透過既郵件的 [報表。如果會計管理員核准報表,已發行補助檢查。週區域辦公室,可能會傳送之間的初始報表的傳送和員工時收到其補助核取的時間。

在 InfoPath 之後

當做切換紙的程序使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services自動化程序,a 材料公司已經降低時間和金錢它所花費的處理員工費用報表。員工現在可以填寫其在線上的表單,然後以電子形式傳送到他們的管理員。逐列核准報表之後,他們可以將其傳送到最後核准和補助會計部門的電子。

切換至 InfoPath 系統的優點包括:

  • 線上方便時觀看   在自己的電腦上安裝 infopath 的員工可以使用 InfoPath 來填寫並送出費用報表表單。沒有在自己的電腦上安裝 InfoPath 的員工可以填寫並送出其費用報表使用網頁瀏覽器。

  • 離線支援   如果員工填寫 InfoPath 中將費用報表表單中,他們可以儲存至自己的電腦,其部分完成表單處理表單,然後表單並提交出去完成到公司網路時將它們重新連線。這是間歇性發生或限制存取網路資源或至網際網路,例如對經常出差的員工的員工尤其有用。

  • 提高正確性   表單範本為了協助確保資料的完整性,因為較少的無效項目就會發生。例如,員工使用下拉式清單方塊從清單中選擇標準化的費用分類,而不必記住和手動輸入表單中的費用分類。

  • 效率    員工是由 Microsoft Windows SharePoint Services 網站上檢視的頁面上看到的核准程序的狀態。

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案例 2: 保險宣告

保險理賠表單 (部分) 大的保險是大型、 跨國公司購得保險產品船、 汽車,及常用的擁有者。這些產品的銷售消費者和公司的用戶端。

大的保險具有大型、 行動員工的 10000 個以上的人員,包含銷售人員,宣告 adjusters,律師 IT 人員、 人力資源員工與財務。

使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services允許客戶、 保險代理程式和相關的企業使用線上表單處理其保險理賠要大保險。

InfoPath 之前

使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services之前, 在大保險員工用手動、 紙宣告程序。之後面試客戶,代理程式會以手動方式,填寫理賠表單,然後傳真調節器宣告表單。如果調節器檢閱資訊,她通常需要通話代理程式的說明,取決於列印品質傳真。

在 InfoPath 之後

InfoPath 和InfoPath Forms Services紙宣告程序切換具有允許連線客戶、 代理程式和線上 adjusters 保險大。

例如,您就可以填寫瀏覽器使用的表單,透過網際網路檔案宣告大保險客戶。客戶可以移至大保險的網站,建立她的帳戶,登入,並在之後歸檔宣告。客戶送出表單之後,就會傳送至電子郵件訊息,調節器和電子郵件的副本會傳送至代理程式。如果需要調節器代理程式傳回的表單。系統自動降低處理成本,縮短的時間處理宣告,並增加整體客戶滿意度。

切換至 InfoPath 系統的優點包括:

  • 方便時觀看   除了透過電話提交宣告,客戶可以填寫的表單網頁提交宣告。這個選項可讓客戶提交表單在方便,而不只是在標準的上班時間。

  • 提高正確性   表單範本為了協助確保資料的完整性,因為較少的無效項目就會發生。例如,客戶或代理程式使用下拉式清單方塊而不不必查詢,並手動輸入表單中的 [宣告類型從標準宣告類型的清單中選擇。

  • 效率   此外,使用整合式的核准工作流程所允許的代理程式或調節器快速查看其他人處理宣告的狀態。雖然在大保險教職員先前用明確定義的工作流程,其程序的紙。因此,代理程式和 adjusters 無法快速判斷宣告的狀態而不會進行通話。現在,代理程式,例如,可以檢查表單以查看調節器是否已完成的核准程序中的儲存位置的 SharePoint 網站上的 [工作流程狀態] 頁面。

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情況 3: 允許應用程式

證照申請表單 (部分) 部門建置操作是 Springfield 的縣/市的縣/市政府版的 100 人員機構。

此機構負責檢閱要求已提交電子承包商,以允許然後核准或拒絕這些要求。

部門建置操作想承包商能夠填寫許可證網頁瀏覽器中,以便,許可程序會更容易且更方便。

InfoPath 之前

使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services之前, 部門建置操作會使用手動、 紙應用程式處理程序而導致重複的資料的項目。承包商填入政府版 office 的紙本表單。職員然後會傳送至資料輸入資料庫系統相對應接待員的手寫的表單。輸入資料後,產生的項目已比較至紙張表單,以確保正確性。如果發生無效或無法辨識的資料,表單傳回承包商至郵件,以及第二個表單包含指示修正不正確的項目。

承包商提交修訂的表單之後,請更新至資料庫],然後輸入,然後檢查新的項目已對原始和第二個形式的精確度。資料被視為有效之後,便會開始核准程序。在 「 核准 」 階段,檢查核准或拒絕允許要求根據各種不同的準則。「 核准 」 工作流程完成後,承包商前收到通知的決策的郵件。

在 InfoPath 之後

從紙許可程序移至使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services自動化程序,部門建置操作為能夠連線承包商職員,與線上偵測器。

例如,當承包商提交部門的建置操作網站上允許應用程式,表單資料送至位於部門的建置操作的網路的資料庫。送出應用程式之後,新允許邀請會自動出現在 SharePoint 網站中,接收代理程式會檢查有資訊的完整性及數位簽章確認信回條的應用程式表單的位置。

切換至 InfoPath 系統的優點包括:

  • 線上方便時觀看   承包商不再需要跑到公家申請許可到。承包商可以立即提交其允許要求透過網路填寫瀏覽器中,例如 Firefox、 Safari 或 Internet Explorer 瀏覽器使用的表單。

  • 提高正確性   允許表單範本為了協助確保資料的完整性,因為較少的無效項目就會發生。例如,承包商使用下拉式清單方塊從類別的標準清單時選擇其選取,示允許的類型而不必查詢,並手動輸入表單中的 [允許類型。

  • 更好的使用者體驗   送出資料之後,新的 [允許邀請表單會自動出現建置操作部門內部網路網站上。當顧客開啟表單時,他看見承包商的公司資料,並在表單中允許應用程式的資料。

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案例 4: 庫存管理

庫存表單 (部分) 寬全球匯入工具是巴爾的摩,MD.的國際公司公司從北美非洲匯入紡織品手工藝品,與消耗貨物特定強調。

寬全球匯入購買訂閱 [70 廠商位於 12 國家/地區。保留這些廠商的清單,而且想動態季節性,因為寬全球匯入想設計他們可以輕鬆地和有效查詢庫存的相關供應商的 InfoPath 表單範本。

InfoPath 之前

使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services之前, 寬全球匯入會使用手動、 紙問卷程序而導致重複的資料的項目。買方傳送給海外供應商全域 Express 保證郵件問卷調查。廠商想郵件上一步] 完成的問卷表單或它們。有時候,他們會電話寬全球匯入其回應。在某些情況中銷售人員,請從親自廠商收集問卷結果。一般而言,月傳遞寬全球匯入收到最終問卷結果。

問卷幾乎所有產生的重複資料的項目。紙張問卷已輸入秘書在寬全球匯入的資料庫。產生的資料庫記錄已比較至紙張表單,以確保正確性。發生任何不正確或無法辨識的資訊,待處理的面談廠商進行透過電話。如果不可能,釐清要求已傳送的郵件] 或 [傳真。寬全球匯入工具收到修正資訊後,已完成的資料。

在 InfoPath 之後

而非送出以郵件全球寬匯入至問卷,廠商現在送出問卷填寫網頁瀏覽器使用的表單。在表單中輸入的廠商的資料會立即填入庫存資料庫中。當做切換 InfoPath 和InfoPath Forms Services,寬全球匯入現在以外下列優點:

  • 線上方便時觀看   使用 InfoPath 系統,廠商可以使用瀏覽器完成問卷調查。廠商不再需要郵件或傳真寬全球匯入至問卷。

  • 時間表   在上一個、 紙系統中,沒有通常嚴重的延遲時間廠商填寫問卷及其回應一併輸入寬 Word 匯入工具資料庫中的時間。如此一來,庫存估算通常已過期。使用 InfoPath 瀏覽器使用的表單範本,廠商輸入表單中的資料會立即填入到庫存資料庫。

  • 提高正確性   表單範本為了協助確保資料的完整性,因為較少的無效項目就會發生。例如,廠商使用下拉式清單方塊時,選取產品類型,而不必查詢,並手動輸入表單中的 [產品類型選擇類別的標準清單。

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案例 5: 市場研究

市場研究表單 (部分) Proseware 國廣兌是軟體公司的開發的列印發佈產業產品的加拿大。

Proseware 國廣兌正在啟動其旗艦產品的下一個版本的開發週期。開發小組決定使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services協助市場研究活動。在與客戶的會議,開發小組計劃使用表單範本來收集和記錄客戶意見反應。表單的目的是要保留記錄的所有客戶,若要進一步瞭解客戶的需求,並確保會收集的資料是輕鬆地探索並可重複使用的互動。

表單範本會送出直接資料的資料庫,可讓員工擷取及分析收集的資料從許多不同的會議。Proseware 國廣兌想要在 SharePoint 網站上的文件庫中的儲存區完成表單。

InfoPath 之前

雖然記錄筆記時它們會收集意見反應的客戶及合作夥伴使用 Microsoft Office Word 或 Microsoft Office Excel 開發小組成員,分析及散佈資料通常會導致重複的資料的項目。小組成員可以撰寫筆記打算與文件間取得分佈的手繪多邊形,及相關資訊。當小組成員是想要將他們已將技術規格收集的資訊時,他們會花費太多時間搜尋尋找他們所需的非標準文件。

在 InfoPath 之後

切換至 [使用 InfoPath 和InfoPath Forms Services標準資料集合程序可讓 Proseware 國廣兌開發小組,以減少時間,花費的金錢來收集、 分析及內部傳播資料。

當會議與現有和未來的客戶,開發小組成員現在使用 InfoPath 表單收集客戶的需求與想法的相關資料。小組會使用文件庫的 SharePoint 網站上儲存及共用表單。此文件庫中,從小組成員可以填寫新客戶資料表單、 檢閱現有的表單中的資料、 完成表單資料匯出到 Microsoft Office Excel 2003 或Microsoft Office Excel 2007,或將表單合併來自多個表單的資料。

切換至 InfoPath 系統的優點包括:

  • 一致的資訊   若要確保一致的組織和形式的資訊,以設計表單範本。在表單上的清單中顯示的資料是來自標準化的 SharePoint 清單和.xml 檔案。例如,[營業類別] 清單中的項目來自直接預先定義的 XML 結構描述整個 Proseware 國廣兌用於標準化的各種系統之間的商務資料交換。

  • 與現有的系統整合   當送出表單時,它會儲存在 SharePoint 網站上的文件庫。從每個表單中顯示資料表單中,在文件庫中的資料行以外。如此可讓您輕鬆找出並排序表單中的資料文件庫,而不需要個別開啟每個表單的小組成員。

  • 多個檢視   客戶資料表單中包含的地址不同的需求,包括個別檢視來記錄客戶資訊、 小組發現、 研究方法和其他資源檢視。表單也包含專屬的摘要資料與其他檢視中方便、 列印格式列印檢視。

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