使用 FindTime 排程會議

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FindTime是 Outlook 增益集,可讓您更容易安排會議,藉由使用受邀者,若要投票的適當的時間。

若要在 Outlook 與 FindTime 中排程會議

  1. 建立新的電子郵件,或選取要回覆電子郵件。

  2. 清單的必要的會議受邀者,選擇性受邀者副本

  3. 在 [常用] 索引標籤選取 [回覆會議投票]。

    FindTime > 與會議投票回覆

  4. 選取 [會議設定

    FindTime 會議持續時間

    • 工期: 從清單中選取 [工期。

      • 選取 [全天會議 8 小時。

      • 使用自訂設定您自己的時間。最大的工期為 23 h 59 m。

        FindTime 自訂工期

    • 工作: 若要限制的核取 [建議的會議時間工作日和工作時間只。

      FindTime 工作時間

      附註: 使用預設的工作時間會從您組合管理設定 < 連結至使用 FindTime 組合管理儀表板 > 擷取組合管理設定 >,這些失敗,您的 Exchange 設定。其預設為 8 am 至 5 pm,如果找不到沒有任何設定。

    • 時區: 選取 時區] 圖示 變更會議的時區。

      編輯時區
      附註

      • 從您組合管理設定 < 連結至使用 FindTime 組合管理儀表板 > 擷取使用的時區組合管理設定 >,但您可以選取清單中的新節。

      • 日光節約時間納入考量,並且在每年的參數後面的會議顯示正確的時間。

  5. FindTime 透過受邀者排程 (如果有的話),並會建議合適的會議時間。

    附註: FindTime 使用 Office 365 企業版帳戶存取您的行事曆與您組織中的出席者決定可用的行事曆。行事曆不相關聯的 Office 365 帳戶不受支援。

    若要排序的會議選項中使用的連結。

    • 可用性: 第一次清單的最佳的選項 (所有必要受邀者是否免費提供的時間)。用來決定最佳的選項的因素包括多少出席者如何是否免費提供許多必要與選用的出席者是否免費提供是否發生衝突的出席者暫訂或忙碌承諾在他們的行事曆上。

      依顯示狀態排序的會議選項

    • 時間: 時間順序列出的選項。

      依據時間的會議選項

      注意: 您可以捲動日和使用<的月和>。可用的天會以綠色加上底線。深綠色表示使用大部分的選項,而 lighter 綠色和紅色表示大部分的衝突。週末日會標示為未選取 [工作時間,才能使用。

    • 人員圖示顯示受邀者是否需要,及他們的可用性

      • 藍色底線: 所需

      • 綠色: 可用

      • 黃色: 可能忙碌中

      • 紅色: 忙碌

      • 灰色: 未知

        人員圖示索引鍵

    • 您可以用來存取詳細資訊的圖示

      • 選取 [開啟受邀者狀態匣 受邀者狀態圖示 ]。

        受邀者狀態匣

      • 將游標放在每個人員圖示上,或若要檢視其顯示狀態資訊。

      • 選取 [ 行事曆圖示 若要檢視您的行事曆]。

        召集人的行事曆

  6. 選取幾個適當的會議時間。

    • 選取此選項時的綠色變更 [時間] 方塊。

    • 您可以選取 20 時間最大值。

      選取 [會議選項

  7. 選取 [下一步]。

  8. 輸入會議位置。

    • 依預設會啟用 Skype。選取 [Skype] 圖示,將它停用。

      設定位置
      附註:。在 [組合管理儀表板 < 連結至使用 FindTime 組合管理儀表板 > Skype 設定新增 Skype 設定 > 使用。如果您有設定橋 FindTime 可以只偵測到您的設定。如果沒有出現,您會收到新的 Skype 識別碼的每一個會議。

  9. 選取 [會議設定],然後切換開啟/關閉選項。

    • 通知: 受邀者投票時,您會收到電子郵件通知。

    • 自動排程: 會議排定自動在您的行事曆時所需的所有受邀者有投票的會議選項。請參閱自動排程的運作方式 < 連結 > 的詳細資訊。

    • 保留:新增您的行事曆,每個所選的會議選項的暫訂的約會。排程會議,或投票取消時,會移除保留。

      附註: 您可以仍刪除選取的會議時間此時,選取 [選取的時間]清單中的 [ X

      刪除的會議時間

  10. 選取插入電子郵件

  11. FindTime 會將您的電子郵件中插入的建議的會議時間。如有必要,請選取 [編輯選項],以變更會議設定]。

    編輯電子郵件中的選項
    附註: 如果您變更並重新插入的會議時間,您必須手動刪除原始的邀請。

  12. 選取 [傳送會議邀請,並開始投票的程序的 [傳送]。< 使用 FindTime 投票頁面的連結 >

  13. 您的會議,您會收到 < 使用投票頁面 FindTime > 投票頁面的直接連結。

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