使用 Excel 試算表合併列印

以下是準備 Excel 試算表進行合併列印的一些祕訣。 請務必確認:

  • 試算表的欄名稱符合您要插入合併列印的欄位名稱。 例如,若要在文件中以讀者的名字稱呼他們,您需要在分開的欄輸入名字和姓氏。

  • 所有要合併的資料都在試算表的第一個工作表中。

  • 試算表中包含百分比、貨幣和郵遞區號的資料項目都要有正確的格式,這樣 Word 才能正確讀取其值。

  • 合併列印中要使用的 Excel 試算表儲存在本機電腦上。

  • 若要變更試算表或增加項目,必須在連線至 Word 的合併列印文件之前完成。

附註: 

  • 您可以透過匯入逗號分隔值 (.csv) 或文字 (.txt) 檔案中的資訊,接著使用文字匯入精靈建置新的試算表,從 Excel 試算表匯入資訊。

  • 如需詳細資訊,請參閱準備 Word 合併列印用的 Excel 資料來源

連線並編輯郵寄清單

連線至您的資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

編輯您的郵寄清單

  1. 選擇 [編輯收件者清單]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已加上醒目提示的 [編輯收件者清單] 命令的螢幕擷取畫面。

  2. 在 [合併列印收件者] 中,在您不希望收到您郵件的人員名稱旁,清除其核取方塊。

    選取該核取方塊以選取列

    附註: 您也可以排序或篩選清單,以便更容易找到名稱和地址。 如需詳細資訊,請參閱排序資料以進行合併列印篩選資料以進行合併列印

您可以插入一個或多個合併列印功能變數,從試算表提取資訊並放入文件中。

在信封、標籤、電子郵件訊息或信件上插入合併功能變數

  1. 移至 [郵件] > [地址區塊]。

    [插入地址區塊] 合併功能變數

    如需詳細資訊,請參閱插入地址區塊

  2. 若要新增問候行,請選擇 [問候行]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已加上醒目提示的 [問候行] 命令的螢幕擷取畫面。

    如需詳細資訊,請參閱插入問候行

  3. 若要新增其他合併功能變數,例如發票編號,請參閱插入合併列印功能變數

  4. 選擇 [確定]。

  5. 選擇 [檔案] > [儲存]。

如果您想要深入了解設定電子郵件訊息的選項,請參閱 Word 的電子郵件合併

插入所需的合併欄位之後,預覽結果以確認內容無誤。 接著,就能完成合併程序。

  1. 移至 [郵件] > [預覽結果]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [預覽結果] 群組的螢幕擷取畫面。

  2. 選擇 [下一個] 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 或 [上一個] 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 ,在資料來源的記錄間移動,然後檢視記錄在文件中顯示的方式。

  3. 移至 [完成與合併] > [列印文件] 或 [傳送電子郵件訊息]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [完成與合併] 命令及其選項的螢幕擷取畫面。

當您儲存合併列印文件時,該文件會保持連接至資料來源。 您可以重複使用合併列印文件,以便在下次傳送大宗郵件時使用。

  • 開啟合併列印文件,當 Word 提示您是否保留連線時,選擇 [是]。

以下是準備 Excel 試算表進行合併列印的一些祕訣。 請務必確認:

  • 試算表的欄名稱符合您要插入合併列印的欄位名稱。 例如,若要在文件中以讀者的名字稱呼他們,您需要在分開的欄輸入名字和姓氏。

  • 所有要合併的資料都在試算表的第一個工作表中。

  • 試算表中包含百分比、貨幣和郵遞區號的資料項目都要有正確的格式,這樣 Word 才能正確讀取其值。

  • 合併列印中要使用的 Excel 試算表儲存在本機電腦上。

  • 若要變更試算表或增加項目,必須在連線至 Word 的合併列印文件之前完成。

如需詳細資訊,請參閱準備 Word 合併列印用的 Excel 資料來源

連線並編輯郵寄清單

連線至您的資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

  1. 選擇 [編輯收件者清單]

    如需詳細資訊,請參閱合併列印:編輯收件者

    如需排序以及篩選的詳細資訊,請參閱排序資料以進行合併列印篩選資料以進行合併列印

  2. 選取 [確定]

您可以插入一個或多個合併列印功能變數,從試算表提取資訊並放入文件中。

  1. 移至 [郵件] > [插入合併功能變數]

  2. 新增您要的欄位。

  3. 視需要重複步驟 1 和 2。

  4. 選擇 [檔案] > [儲存]。

如果您想要深入了解設定電子郵件訊息的選項,請參閱 Word 的電子郵件合併

插入所需的合併欄位之後,預覽結果以確認內容無誤。 接著,就能完成合併程序。

  1. 移至 [郵件] > [預覽結果]。

  2. 選擇 [下一個][上一個],在資料來源的記錄間移動,然後檢視記錄在文件中顯示的方式。

  3. 移至 [完成與合併] > [列印文件][合併到電子郵件]

當您儲存合併列印文件時,該文件會保持連接至資料來源。 您可以重複使用合併列印文件,以便在下次傳送大宗郵件時使用。

  • 開啟合併列印文件,當 Word 提示您是否保留連線時,選擇 [是]。

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×