使用 Windows SharePoint Services 技術讓您的小組透過網路共同作業

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

適用於

Microsoft Windows® SharePoint® Services 技術

沒有下列情況下聽起來很熟悉嗎?

  • 您的團隊必須通訊和共用文件與想法。

  • 您的組織想要將紙張、 行動電話、 電子郵件訊息及共用的資料夾移到與 Windows SharePoint Services 技術線上共同作業。

  • 已全新登出方塊 SharePoint 網站時,您擁有該,與您不確定如何進行。

如果這描述您的情況,您嘗試線上移動您的小組。線上移動您的小組可以看起來像複雜的程序,您可能不會知道開始的位置。以下說明如何開始使用您的小組線上移動 SharePoint 網站。

步驟 1 ︰ 取得網站

您的公司可能已經有網站,您可以使用設定。如果是這樣,您可以開始使用該網站。如果沒有出現,您需要建立網站,才能開始移動內容線上。當您建立網站時,使用 [小組網站範本的最大的彈性。此範本包含所有的預設清單和文件庫的類型,如此便最選擇。

如果您還沒有網站,請使用下列兩種方法之一來建立網站。

  • 使用自助網站架設功能來建立最上層的網站

    作法

    1. 前往網站集合中的頂層網站。

      附註: 此公告只會出現在根目錄虛擬伺服器的網站集合的頂層網站。如果您是在不同的網站集合中,您將不會看到這個連結。請嘗試下一個程序、 」 建立另一個 SharePoint 網站下的網站 」。

      如果您位於子網站,請按一下 [瀏覽至 [上層網站的上方連結列中的最 parent_site_name連結。重複此步驟,直到您到達最上層的網站。

    2. 在最上層網站的首頁上,按一下 [宣告]。

    3. 按一下標題自助網站架設宣告。

      附註: 如果通知不在清單中,請連絡您的伺服器管理員以取得自助網站架設頁面的網址 (URL)。

    4. 在郵件本文中,按一下 [建立網站頁面的連結。

    5. 在 [標題與描述] 區段中,輸入的名稱和新網站的描述。

    6. 在 [網站位址] 區段中,輸入使用者鍵入要移至新的網站網址 (URL)。

      為您提供的地址的第一個部分。

    7. 您的電子郵件地址] 區段中,輸入您想要用來接收網站提醒的電子郵件地址。

    8. 在 [語言] 區段中,選取要用於新網站的語言。

    9. 按一下 [確定]。

    10. 在 [範本選擇] 頁面上,按一下 [小組網站範本,,然後按一下[確定]

    附註: 搭配使用,這些步驟必須啟用自助網站架設,而且必須使用自助網站架設的適當權限。

  • 建立另一個 SharePoint 網站下網站

    作法

    1. 在上方連結列中,按一下 [建立]。

    2. 在 [網頁] 區段中,按一下 [網站和工作區]。

    3. 在 [標題與描述] 區段中,輸入的名稱和新網站的描述。

    4. 在 [網站位址] 區段中,輸入使用者鍵入要移至新的網站網址 (URL)。

      為您提供的地址的第一個部分。

    5. 在 [權限] 區段中,指定是否要讓網站以使用相同帳戶及網站群組資訊為目前的網站。

    6. 按一下 [建立]

    7. 在 [範本選擇] 頁面上,按一下 [小組網站範本,,然後按一下[確定]

      附註: 如果您啟用唯一權限,上層網站的使用者帳戶及網站群組複本就會與子網站。您可以刪除任何帳戶及網站群組,您不想要並視需要新增新的文件。子網站也會保留上層網站中,匿名 (訪客) 使用者的相同網站群組設定,除非您指定不同的網站群組。

    附註: 若要完成這些步驟,您必須具有 [建立子網站的權限的網站] 群組的成員。系統管理員的 [網站] 群組中的預設會包含建立子網站權限。

步驟 2 ︰ 找出您的小組需求

建立網站是一個快速的程序,它會決定內容之網站的需要一些時間。為小組的成員,您可能會知道哪些資訊與小組合作,以及其所處。需要一些時間來評估您已與您要放置線上。

考慮將線上部分資訊 ︰

  • 文件 (專案文件、 計劃、 提案、 簡報、 和出價等,任何您的小組需要閱讀或參與的項目)。

  • 小組排程 (包括假日時間表、 個別工作與休假排程、 專案排程等等)。您可以共用的事件記錄在您的網站,並顯示然後行事曆檢視中。

  • 連絡人 (小組成員、 合作夥伴、 客戶、 供應商和廠商等) 的詳細資訊。您可以建立個別的連絡人清單,對於內部和外部連絡人,或混合使用欄位,您可以排序和篩選。

  • 任務或工作分派 (在做什麼?)。

  • 經常使用的連結 (包括關於相關的專案或小組網站) 其他網站。

  • 重要公告或新聞您整個小組所獲得的資訊。

這是資訊的只有線上,您可能需要類型的開始。請洽詢您的小組,找出它們的需要。如果他們得到不符合的項目及設定的其中一個內建在 SharePoint 網站清單,沒問題 !您隨時都可以建立自訂包含該清單。

步驟 3 ︰ 建立,並將他們

線上移動涉及變更您的小組共同運作的方式,若要執行此變更成功,您需要建立的邀請,組織,和您的小組 (最重要的是) 相關網站。

附註: 您必須是群組的成員網站設計或管理員網站為您的網站,才能完成本節中的程序。

建立您的網站,開始預設網站,然後 ︰

自訂 !

您可以自訂的預設項目,以符合您的小組。您想要顯示行事曆上的事件?好 !變更行事曆檢視。

自訂 [首頁] 頁面,以顯示您組織標誌或套用至整個網站中新增自訂觸控式佈景主題。個別的清單中,新增或移除資料行,顯示您要的資料。例如,如果您想要包含內部和外部合作夥伴連絡人清單時,您可以新增內部/外部的資料行。然後,您可以變更該清單的欄位使用,或以更有意義的方式,為您的小組顯示資料的檢視。例如,您可以變更您在行事曆格式,而不是清單中顯示的 [事件] 清單。

  • 變更 [首頁] 頁面上的圖片

    作法

    1. 在您的網站首頁上,按一下 [修改共用的頁面,指向修改共用網頁組件,,然後按一下 [網站圖像

    2. 影像] 工具窗格的 [圖像連結] 欄位中,輸入您要使用,然後按一下[確定]圖像檔案的完整網址。

  • 套用佈景主題

    有選擇多個不同的佈景主題。例如,[小徑] 佈景主題看起來像這樣 ︰

    [小徑] 佈景主題預覽

    與 [艷陽天] 佈景主題看起來像這樣 ︰

    [艷陽天] 佈景主題預覽

    作法

    1. 在上方連結列中,按一下 [網站設定]。在 [網站設定] 頁面的 [在 [自訂] 區段中,按一下 [套用至網站的佈景主題

    2. 套用佈景主題到網站頁面上,選取佈景主題,然後再按一下 [套用

  • 新增或變更資料行

    作法

    1. 在頁面上顯示的清單、 文件庫或討論區,按一下 [修改設定和資料行

    2. 在 [] 區段中,若要編輯欄,按一下欄名稱。若要新增資料行按一下 [新增新的資料行

    3. 在表單中,填滿,然後按一下[確定]

    附註: 當您變更資料行類型時,無法轉換某些類型的資料。例如,如果您變更具有多行文字的欄數字的資料行時,現有文字資料會遺失。

  • 刪除欄

    作法

    1. 在頁面上顯示的清單、 文件庫或討論區,按一下 [修改設定和資料行

    2. 在 [] 區段中,在欄 ([按一下以編輯)清單中,按一下您想要刪除的資料行名稱。

    3. 在頁面底部,按一下 [刪除]。

    有某些內建的欄,例如,您無法刪除的標題。

  • 變更預設檢視,以包含新資料行

    作法

    1. 在頁面上顯示清單],按一下 [修改設定和資料行

    2. 在 [檢視] 區段中,按一下 [檢視名稱 (例如,在 [連絡人] 清單中,預設檢視是所有連絡人) 中檢視 ([按一下以編輯)欄。

    3. 在 [] 區段中,選取新的資料行名稱旁邊的 [顯示] 核取方塊。

    4. 按一下頁面底部的 [確定]

  • 建立清單的行事曆檢視

    根據預設,[事件] 清單有 [行事曆] 檢視,因此您不需要建立該清單的行事曆檢視。如果您想要建立包含日期及時間資訊的任何其他清單的行事曆檢視,您可以輕鬆地執行。

    行事曆檢視看起來像這樣 ︰

    行事曆檢視

    作法

    1. 在頁面上顯示清單],按一下 [修改設定和資料行

    2. 在 [檢視] 區段中,按一下建立新的檢視

    3. 在 [清單名稱 ︰ 建立檢視的頁面上,按一下 [行事曆檢視

    4. 每週或月檢視中,填寫表單,指定要根據行事曆,以及是否要每日、 顯示資料的資料行,然後按一下[確定]

      包含日期/時間資訊的任何資料行來產生 [根據行事曆基準行事曆上的下列間隔] 清單。例如,根據預設,[連絡人] 清單包含兩個資料行包含日期資訊 ︰ 修改而建立。您可以根據這些資料行,其中的行事曆,或顯示欄中的值之間的間隔。

建立 !

如果預設項目沒有足夠的您隨時可以建立您所需要的項目。建立自訂清單、 其他文件庫、 特殊專案等子網站。例如 ︰

  • 需要多個行事曆嗎?建立另一個 !在您的網站,您可以建立新的執行個體的任何預設清單或文件庫。

    作法

    1. 在您的網站的上方連結列,按一下 [建立]。

    2. 按一下您想要建立的清單的名稱。

    3. 填寫的表單,然後按一下 [建立

  • 要顯示不符合的標準清單的資料?建立自訂清單。

    作法

    1. 在您的網站的上方連結列,按一下 [建立]。

    2. 在 [自訂清單] 區段中,按一下 [自訂清單]。

    3. 填寫的表單,然後按一下 [建立

    4. 在 [List_Name] 頁面的 [動作] 區段中,按一下 [修改設定和資料行

    5. 在 [] 區段中,使用 [新增新的資料行以建立您需要在清單中,然後在 [檢視] 清單中,按一下 [所有項目,將欄新增至該檢視欄。

  • 需要完整的網頁嗎?建立網頁組件頁面包含自訂的 HTML 程式碼和清單資料。

    有多個網頁組件頁面配置可供選擇。例如,右側欄、 頁首、 頁尾、 頂端列 3 欄版面配置可讓您的頁面,其中的區域,看起來像這樣 ︰

    網頁組件頁面版面配置

    作法

    1. 在您的網站的上方連結列,按一下 [建立]。

    2. 在 [網頁] 區段中,按一下 [網頁組件頁面]。

    3. 填寫的表單,然後按一下 [建立

      附註: 在文件庫建立網頁組件頁面。但您可以從任何位置,包括從 [快速啟動] 列中,如果您自訂與 Windows SharePoint Services 技術,例如 Microsoft Office FrontPage 2003 相容網頁編輯器中的 [快速啟動] 列連結至網頁組件頁面。如需詳細資訊,請參閱本文稍後的 「 自訂 [快速啟動列]。

  • 需要組織您的文件?若要將相關文件放在一起的文件庫中建立資料夾。

    在文件庫中的資料夾看起來很像資料夾檔案系統中 ︰

    文件庫中的資料夾

    作法

    1. 按一下 [您想要變更,請在工具列] 上的文件庫的 [新增資料夾]。

    2. 在 [名稱] 方塊中,輸入資料夾名稱,,然後按一下 [儲存並關閉

  • 有側專案嗎?建立子網站的。

    作法

    1. 在您的網站的上方連結列,按一下 [建立]。

    2. 在 [網頁] 區段中,按一下 [網站和工作區]。

    3. 填寫的表單,然後按一下 [建立

重新排列其 !

您可以自訂 [首頁] 頁面,以顯示您要的資訊。您不需要保留預設的內容,並,您的小組最重要的資訊的方式公開 ![首頁] 頁面會只是另一個網頁組件頁面,您可以新增、 移除和重新排列要變更輕鬆地顯示在頁面上的網頁組件。

  • 將網頁組件新增至 [首頁] 頁面

    作法

    1. 您在網站上,按一下 [網站設定]。

    2. 在 [網站設定] 頁面的 [在 [自訂] 區段中,按一下 [自訂 [首頁] 頁面

    3. 在 [新增網頁組件] 窗格中,瀏覽以尋找網頁組件的清單、 文件庫或您想要新增其他項目。

    4. 按一下您想要新增的網頁組件的名稱,然後將其拖曳到您要出現在 [首頁] 頁面上的位置。

      您也可以按一下網頁組件的名稱,然後在 [新增網頁組件] 窗格中,在 [新增至] 方塊中選取您想要的網頁組件中,顯示的區域,然後按一下[確定]

    5. 當您完成新增網頁組件時,請按一下 [新增網頁組件] 窗格上的 [關閉] 按鈕 [關閉] 按鈕 ]。

  • 在 [首頁] 頁面上移動網頁組件

    作法

    1. 在 [首頁] 頁面上,按一下 [修改共用的頁面,然後再按一下設計此頁面輸入編輯模式。

      如果您看到修改我的頁面,而不是修改共用的頁面,您需要切換至 [共用] 檢視。按一下 [修改我的頁面],然後按一下 [共用] 檢視。再繼續執行下列步驟執行。

    2. 按一下您想要移動網頁組件的標題列,然後拖曳網頁組件至新位置。

    3. 完成後重新排列,按一下 [修改共用的頁面上,,然後按一下 [設計這個頁面,以返回檢視模式。

  • 從 [首頁] 頁面移除網頁組件

    作法

    1. 在 [首頁] 頁面上,按一下 [修改共用的頁面,然後再按一下設計此頁面進入編輯模式。

      如果您看到修改我的頁面,而不是修改共用的頁面,您需要切換至 [共用] 檢視。按一下 [修改我的頁面],然後按一下 [共用] 檢視。再繼續執行下列步驟執行。

    2. 在您想要移除的網頁組件標題列中,按一下網頁組件功能表] 按鈕 [網頁組件功能表] 按鈕 ,,然後按一下 [關閉]。

      附註: 請務必按一下 [關閉] 而不刪除

    3. 完成後重新排列,按一下 [修改共用的頁面上,,然後按一下 [設計這個頁面,以返回檢視模式。

  • 自訂 [快速啟動] 列

    您可以使用 Microsoft Office FrontPage 2003或其他相容於 SharePoint 的網頁編輯器中自訂 [快速啟動] 列。在 FrontPage 中,開啟您的網站的首頁 (default.aspx),然後按一下下方其中一個類別 (文件、 圖片、 清單、 討論區,問卷調查) 若要新增連結。如需詳細資訊,請參閱說明] 系統中的 「 變更 Windows SharePoint Services 快速啟動列利用 FrontPage 2003 」 的主題。

將其刪除 !

請繼續並刪除任何不需要的預設項目。不是需要的相關公告中?移除其中 !您永遠稍後再建立另一個 [宣告] 清單,如果您改變主意。

預設清單可以所有重新建立輕鬆地從 [建立] 頁面。因此,您可以刪除任何預設清單,您不需要而不需擔心您是否需要加以更新版本。請記住,這只適用於預設清單 (連結、 宣告、 連絡人、 事件、 工作和問題)。包含的資訊,或已自訂或完全自訂的任何清單無法建立,也因此 — 從此,他們會永遠不會再刪除之前。

附註: 如果您要刪除預設清單包含一或多個項目,最好先備份的清單。若要備份的清單,您可以將清單匯出至試算表,或儲存成清單範本的清單,並包含的內容。如需有關如何儲存為範本的清單的詳細資訊,請參閱 Windows SharePoint Services 說明系統中的 「 管理清單範本 」 的主題。

  • 刪除預設清單

    作法

    1. 從 [首頁] 頁面或文件及清單] 頁面,按一下您想要刪除的 [預設] 清單。

    2. 請確認清單包含任何資料。

      附註: 預設清單通常包含一個項目,就能作為範例,或開始的位置。例如,[宣告] 清單包含標題為 「 開始使用 Windows SharePoint Services。 」 的項目這是可以刪除這個項目] 清單中,以及,因為它可以重新建立如果您再次建立的清單。您不可以刪除 [宣告] 清單及所有的相關公告,如果您的小組成員所建立的項目。

    3. 在 [動作] 清單中,按一下 [修改設定和資料行

    4. 在 [自訂清單名稱] 頁面中 [一般設定] 區段中,按一下 [刪除此清單

    5. 在訊息方塊中的出現詢問是否要確認您要刪除的清單,請按一下[確定] 以刪除清單中,或 [取消] 以將其保留在您的網站上。

    Windows SharePoint Services不包含取消刪除的功能。您可以從清單或文件庫中刪除的自訂清單,或任何資料、 項目或文件,該清單或資料真的沒有,除非您有您可以從還原伺服器備份。

保護其安全性 !

如果您是系統管理員為您的網站,您負責決定誰有權存取的網站。您可以控制可以讀取、 新增及變更網站中的資料。藉由新增它們為成員的網站,並指派權限,不管是透過網站群組 (這用來存取權授與網站),或讓特定清單的個別權限,您可以控制網站的人員的存取權。

請記住,當您考慮的一些事項網站的安全性 ︰

  • 使用者是否需要哪些權限在網站上?

    最好的使用者真的需要指派人員下層的存取權 (例如,閱讀程式網站群組) 開始,並授與更進階的權限 (例如 「 參與者或網站設計網站群組)。新增您的使用者,並授與權限透過網站群組。

    作法

    1. 您在網站上,按一下 [網站設定]。

    2. 在 [管理] 區段中,按一下 [管理使用者]。

    3. 在 [管理使用者] 頁面中,按一下 [新增使用者]。

    4. 遵循精靈新增您的使用者,並將他們指派給網站群組中的步驟。

  • 所有使用者都需要有相同等級的存取權的所有清單嗎?請務必安全敏感或限制的資訊。

    如果您有只有些人應該存取的清單,可用於清單權限限制的讀取和寫入的清單。

    作法

    1. 在 [清單] 頁面的 [動作] 清單中,按一下 [修改設定和資料行

    2. 在自訂 List_Name 頁面上,按一下 [變更這份清單的權限

    3. 在 [變更權限 ︰ List_Name] 頁面上,請執行下列其中一項 ︰

      • 若要新增的清單中的特定權限的使用者,按一下 [新增使用者] ,然後依照精靈的指示,新增使用者並指派這些權限。

      • 若要移除使用者,請選取其名稱旁的核取方塊,然後按一下 [移除選取的使用者

      • 若要變更的使用者權限,請選取其名稱旁的核取方塊,然後按一下 [編輯選取使用者的權限

  • 是否需要經過核准新內容,再新增文件庫?

    如果是這樣,您可以使用的內容核准功能管理什麼會新增至文件庫。

    作法

    1. 在 [文件庫] 頁面的 [動作] 清單中,按一下 [修改設定和資料行

    2. 在自訂 List_Name 頁面上,按一下 [變更一般設定]

    3. 在文件庫設定 ︰ 文件庫名稱] 頁面,在 [核准內容] 區段底下提交項目是否需要核准內容?,按一下 []。

    4. 按一下 [確定]。

您的目標是要知道並控制誰正在存取您的網站,請在您公佈之前, 請確認您已新增正確的人員,並在網站上提供適當的權限。

步驟 4 ︰ 試試看

您已建立程序之後,請確定其運作您想要的方式。新增一些實數或暫時資訊清單。上傳文件或兩個。請參閱所需的資訊會顯示的方式是否您希望它。刪除您不想要資訊,新增遺失的資訊。在 [首頁] 頁面上,內移動項目。播放的檢視。為所有工作的說明,請參閱步驟 3 ︰ 建立,並將他們與 Windows SharePoint Services 的說明系統。

當您感到滿意後,網站行為您想要的方式,以取得相關的其他人的時間。

步驟 5 ︰ 使的人員

為大型推出。在此階段,您可以完成的人員新增至網站,並授與他們的適當權限。您準備好時,傳送電子郵件訊息給您的使用者 (如果您尚未新增您的使用者,您可以使用 [新增使用者] 精靈來傳送電子郵件訊息) 至公佈您的網站。在郵件中,告訴他們的新網站所在的位置,以及其預期看到。您自訂的 [首頁] 頁面,若要開始的好地方,將其新增使用者的電子郵件訊息中的預設會包含。

您也可以開始收集意見反應 ︰ 這是他們必須是嗎?需要?最好能讓人員提供網站的意見反應,並讓您知道他們的需要。若要建立的意見反應迴圈一些方法包括 ︰

  • 建立清單的表單中的建議] 方塊。

    提示: 建立自訂的清單和包含欄位的 [建議的建議,請依照下列 (或 [狀態)。通話清單 「 建議方塊 」,並確定 [快速啟動] 列上會出現。

  • 您可以使用表單網頁組件,在 [首頁] 頁面上建立的意見反應表單。

    如果您知道 HTML 和 JavaScript 熟悉,您可以程式自動時通知您,或記錄建議清單中的表單。

  • 將意見反應的電子郵件地址新增至 [首頁] 頁面中。

    使用內容編輯器網頁組件新增文字內容指出 「 與我們連絡: 」,然後在 [電子郵件地址的超連結。

  • 送出問卷

    您可以使用 [建立] 頁面來建立問卷要求其他人的意見。名稱問卷 「 網站意見反應 」,然後將其加入 [快速啟動列讓其他人可以看到它,檢視 [首頁] 頁面。

您可能會無法收到大量的意見反應,但您可能會對。與您想了解部分內容移動及連結無法運作,或者如果某人找不到文件張貼只昨天。

步驟 6 ︰ 保留最新

之後,您可以放寬而已。但是請記住,每個網站需要一些進行的維修作業。以下是保留您的網站全新的一些建議 ︰

  • 一般網站上存回,請確定在 [首頁] 頁面上仍保有重要的資訊。如果已變更您的小組 (無論是在 [成員資格或用途),請確定這會反映在網站上。

  • 您可以使用您的意見反應循環播放,判斷需要加以更新或修訂。如果人員保留詢問由下星期二會議點心誰,可能是為要新增 「 處理排程 」。

  • 查看 [使用狀況分析資料,請參閱什麼快速最使用與什麼快速至最低。如果尚未被用於 6 個月,您需要保留,或您可以封存它?

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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