使用 Outlook 行事曆的最佳作法

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Outlook 行事曆與電子郵件、連絡人及其他功能完全整合。 這項整合使行事曆元件成為 Outlook 最熱門的功能。 在本文中,我們會帶領您使用並了解行事曆各項功能的用途。 此外,我們會介紹行事曆在針對提升使用體驗一致性上所做的改良。

附註: 多個行事曆增強功能已新增至 Outlook 2007 service pack。因此,我們第一個建議您確定要使用 Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) 或更新版本。以下各節假設您使用 Outlook 2007 SP3、 Outlook 2010、 Outlook 2013 或 Outlook 2016。

轉寄會議要求

如果您使用的是 Outlook 2007,請勿轉寄會議要求。 這樣做可能會導致會議遺失或不相符。 您可以改為要求會議召集人在原始會議要求中新增出席者。

如果您使用的 Outlook 2010 或更新版本,您是會議出席者,您可以在另一個人員使用的 Outlook 2010 或更新版本使用會議轉寄通知功能轉寄會議。當您使用 Outlook 2010 或更新版本轉寄給未原始會議邀請的人的會議時,Outlook 會將會議轉寄通知傳送會議召集人。當召集人收到會議通知時,新的出席者就會新增到組合管理會議。如果現有的出席者必須知道已新增至會議的其他出席者,然後組合管理必須開啟會議,然後傳送會議更新至所有與會者。

附註: 如果您想要讓其他人知道會議,但不是邀請他們,直接從您的行事曆上的 Outlook 左下方,將會議邀請中拖曳至 [郵件] 圖示。這會將電子郵件開啟的會議,您可以傳送的資訊。請注意,這封電子郵件不會將收件者新增至會議,它只包含會議資訊,例如日期、 時間、 主旨及議程。

對於 Microsoft Exchange 使用者

Microsoft Exchange Server 2007 也引進了會議轉寄通知行事曆語音應答功能的一部分。如果您使用 Outlook 連線到 Exchange Server 組織信箱時,會議轉寄通知 」 行為可能會受到 Exchange 設定],如果設定由 Exchange 系統管理員。例如,Exchange 系統管理員可以防止會議轉寄通知傳送到遠端網域。

如果與會者位於與召集人不同的 Exchange 組織中,我們通常不建議與會者轉寄會議,除非滿足以下所有條件:

  • 與會者使用 Microsoft Outlook 2010 或更新版本。

  • 與會者的 Exchange 管理員允許會議轉寄通知傳送到遠端網域。

  • 召集人使用 Microsoft Outlook 用戶端。

如果與會者使用的不是 Exchange 郵件系統的使用者,我們通常不建議轉寄會議,除非滿足所有下列條件︰

  • 與會者使用 Microsoft Outlook 2010 或更新版本。

  • 召集人使用 Microsoft Outlook 用戶端。

如果基於任何原因組合管理不會收到會議轉寄通知,會議出席者便不會加入組合管理會議。如果組合管理] 就會變更會議,並送出更新,更新會只會傳送給原始的受邀者。出席者先前收到會議轉寄的複本不會收到更新。

如果上述限制會讓您無法成功且一致的方式轉寄會議邀請,最好問會議召集人才能新增所需的出席者。請務必要求會議召集人才能新增所需的出席者,如果您不是特定的同時您和您要出席者的環境符合上述條件。

附註: Outlook 代理人不會收到會議轉寄通知。

處理所有會議要求與取消通知

雖然您可以直接從您的收件匣刪除會議邀請,您應該正確接受或拒絕其來處理會議邀請。使用行事曆] 命令移除來處理從您的收件匣的會議取消通知。避免處理會議直接從 [行事曆] 模組。

處理週期性會議

設定週期性要事的結束時間與限制其發生次數

Outlook 讓您更容易排程的會議,具有多個一般的項目。我們建議您永遠設定的結束日期,限制為特定次數的週期性數列。最有可能、 週期性的會議會要求有些時候修改。例如,會新增至或從單一項目],移除出席者或會議位置或時間會變更假期日期或無法預料的情況的功能。Outlook 會儲存每個唯一變更為會議例外狀況。使用大量的例外狀況的會議會導致很難管理會議系列。此外,也可能導致非預期的行為。目前的結束時,您永遠可以建立新的會議系列。當思考次數,請考慮頻率。在一年的期間,按兩次每週的會議會有關於 90 符合的項目超過每月會議的相同的期間。

在原訂結束日期前結束週期性會議

雖然您可以取消週期性會議,但更好的選項是變更系列的結束日期。這可讓您和與會者保留過去會議的記錄。如果您取消所有週期性會議,則該歷程記錄都會遺失。最佳選項是設定新的結束日期,然後傳送更新給所有與會者。這樣會提早結束會議系列,但同時會保留先前會議的記錄。

附註: 如果您提早結束會議系列,與此週期性會議相關的例外狀況都會遺失。若要深入瞭解例外,請參閱上方的 「 設定結束日期和限制發生次數 」。

如需取消會議系列未來所有會議的詳細資訊,請參閱:取消系列中所有未來的會議

變更召集人

Outlook 未提供變更會議召集人的方式。若要變更週期性會議的會議召集人,請結束週期性會議。若要這麼做,請設定較早的結束日期並傳送更新給所有與會者。完成此步驟後,新的召集人應該建立新的週期性會議。

如需有關如何設定結束日期提前的詳細資訊,請參閱取消會議

請避免使用週期性會議來共用附件

附件會使週期性會議的例外狀況變得更加複雜。每個例外均包含其本身的附件複本。當您新增例外到週期性會議時,系統會建立新的附件複本。如果您對其中一組附件進行變更,這些變更不會散佈到其他例外。對於任何特定會議的變更,如果您想要所有與會者都能收到最新複本,請透過共用服務 (例如 OneDrive) 來共用文件。企業使用者可以利用 SharePoint 或網路上的其他共用檔案伺服器。

避免複製會議

根據設計,Outlook 會移除任何之間複製的會議與原始會議的連結。這可協助防止不一致性。較新版本的 Outlook 新增的文字字串 「 複製: 「 主旨。如此可讓您輕鬆找出會議複本。

相關動作複製的會議產生非預期的結果,因此我們建議您避免複製會議。這適用於同時從另一個使用者的行事曆] 中,複製的會議,以及從複製的另一個您擁有自己的行事曆資料夾。

如需如何將您組織之會議移動到其他行事曆資料夾的詳細資訊,請參閱:

如何移動 Outlook 會議而不遺失 [傳送更新] 選項

維護連線到您行事曆的裝置

請確定任何連線到您的行事曆的裝置已安裝最新的更新的所有。某些裝置使用 Exchange ActiveSync 同步處理行事曆及其他資料夾。這些裝置包括 Windows Phone、 Windows RT、 Apple iOS 和 Android 裝置。在 [移動參考資料 (緣) BlackBerry 裝置和其他人也可以使用行事曆同步處理。

如需部分已知問題的詳細資訊,請參閱︰及 Microsoft Exchange ActiveSync 和協力廠商裝置問題目前。

附註: 在某些情況下,多個 Outlook 用戶端與裝置可能在同一時間,可能會導致衝突修改項目。最小化機率,不要相當短時間內處理相同的項目,在兩個或多個用戶端或裝置上。

維護與 Outlook 整合的增益集

最,如果不是全部,Outlook 增益集存取 Outlook 資料。增益集可能會變更是否在 Outlook 中或另一個裝置上,同時,編輯您的 Outlook 項目。這會導致衝突。若要最小化的可能性,請務必安裝的增益集或程式與 Outlook 整合的最新的更新。解除安裝,或停用任何這些程式與您不要使用或不需要的與 Outlook 整合的增益集。

附註: 在某些情況下,多個 Outlook 用戶端與裝置可能在同一時間,可能會導致衝突修改項目。最小化機率,不要相當短時間內處理相同的項目,在兩個或多個用戶端或裝置上。

給 Microsoft Exchange 使用者的其他建議

在管理員/代理人情境中操作

如果您的組織允許,請使用 [快取 Exchange 模式] 設定 Outlook 連線到您的 Exchange 信箱。 此方法可提供最佳效能。

新版本的 Microsoft Outlook、Microsoft Entourage 及 Microsoft Mac 版 Outlook 包含多項對代理人功能的改良功能。 如需這些版本的詳細資訊,請參閱:

Outlook 代理人的 Microsoft Outlook 與 Entourage 混合版本中的功能

限制代理人的人數

Outlook 不會限制您能夠新增的代理人人數。 然而,建議您僅授與 [編輯者] 權限給一 (1) 位代理人。 此方法可讓您追蹤會議的處理時間及方式。 由於代理人可以使用多部裝置存取您的資料,授與多位代理人 [編輯者] 權限將會讓您更難以判斷會議遺失或過期的原因。

即使您只授與編輯者權限一代理人,避免新增大量的檢閱者參與者的權限的代理人。這是因為新增大量代理人可能會耗盡其他資源。例如,可能達到規則資料的大小限制。當您新增代理人時,各種不同的變更進行︰

  • Outlook 會套用權限到相關資料夾。

  • PublicDelegates Active Directory 屬性會更新,為代理人新增 [代理傳送者] 權限。

  • Outlook 會新增代理人到管理員信箱的轉寄規則中。 如此會轉寄會議要求給代理人。

  • Outlook 會在管理員信箱中儲存額外的代理資訊。

每一個元件區域的限制有所不同。 接近這些限制可能會影響效能與穩定性。

附註: 

  • 在產品開發與測試期間,Microsoft 最多使用 四 (4) 位代理人。 此外,代理人僅使用 Outlook。 裝置並不包括在測試之中。

  • 如果您需暫時或永久替換掉具有 [編輯者] 權限的代理人,請將他的權限從 [編輯者] 變更為 [檢閱者][無]。 然後,將 [編輯者] 權限授與新的或備選代理人。

另請參閱

Office 設定分析器工具資訊

行事曆檢查工具 (CalCheck) 的 Outlook 的相關資訊

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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